Os seres humanos são criaturas sociais. Desde os festivais de colheita do meio do outono na China, aos Jogos Olímpicos iniciados pelos gregos e às celebrações do Ano Novo em meses diferentes consoante a cultura ou a religião, as pessoas reúnem-se. Um planeamento cuidadoso e uma atenção meticulosa aos pormenores contribuem para as estratégias do organizador para um evento de sucesso.
Este artigo dar-lhe-á dicas, desde a viabilidade até às cenas finais de cortina, sobre como executar um evento frutuoso.
Fase de planeamento
Defina os seus objectivos
Eventos diferentes têm objectivos diferentes. Os lançamentos de produtos pretendem geralmente o maior número possível de pessoas do mercado-alvo, enquanto as conferências empresariais têm um número limitado de participantes.
O método clássico dos 5 Ws e H (quem, o quê, onde, quando, porquê e como) funciona bem para simplificar o esquema. No entanto, os 5 Cs podem ajudá-lo a ser mais detalhado na definição dos seus objectivos para cada fase do evento:
- Conceito. O estabelecimento do conceito é a base do evento. Inclui o tema geral e o objetivo do caso.
- Coordenação. É necessária muita coordenação para que o evento seja bem sucedido. Assegure-se de que os canais de comunicação, a logística, o orçamento e até os planos de emergência estão devidamente cobertos.
- Multidão. Esta parte envolve todas as pessoas que participam na ocasião. Desde os VIPs, oradores e contínuos até aos participantes em geral, o organizador do evento tem de antecipar as necessidades de todos antes, durante e, por vezes, mesmo depois do programa.
- Culminação. O evento em si. Ter uma ideia clara de como o conceito deve ser executado. Considerar todos os riscos e a forma de os eliminar.
- Encerramento. Quando o assunto estiver concluído, o organizador do evento pode ainda estar ocupado com as limpezas, a recolha de feedback e a análise de dados.
Orçamento sensato
A criação de um orçamento sólido permite aos organizadores de eventos gerar ideias dentro de parâmetros realistas. Por conseguinte, o orçamento deve ser estabelecido desde o início. Seguem-se várias abordagens à forma como os eventos são orçamentados e como se pode adaptar em conformidade.
- Orçamentação incremental. Se se tratar de um evento anual, o orçamento pode basear-se na situação anterior. Pode ser necessário um pequeno ajustamento com base nos custos inesperados que devem agora ser contabilizados, nos fornecimentos excessivos que podem agora ser eliminados e no aumento dos preços dos recursos.
- Orçamentação baseada em actividades. Os fundos para eventos como exposições, feiras comerciais e palestras podem variar consoante o número de participantes, patrocinadores ou assistentes. Existem custos gerais, mas algumas despesas, como a dimensão do local, o número de pessoal de segurança ou a qualidade dos brindes, devem ser ajustadas em conformidade.
- Orçamentação fixa. Se o evento que está a planear tiver um orçamento rígido, as despesas devem ser atribuídas em conformidade. A orçamentação dependeria dos objectivos pragmáticos definidos. Estabelecer uma prioridade para as despesas.
- Orçamento de base zero. Este tipo de orçamentação ascendente começa com o planeador do evento a justificar primeiro cada despesa aos financiadores. Não é certo que sejam aprovadas quaisquer despesas, a menos que sejam consideradas necessárias. Pode ser um método fastidioso mas, pelo menos, os responsáveis pelo dinheiro sabem exatamente o que vão receber.
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Aspectos a ter em conta na elaboração do orçamento:
- Local do evento
- Oradores e outro pessoal-chave
- Arrumadores e outro pessoal
- Entretenimento (artista, atividade)
- Decorações (palco, sinalética, tema geral)
- Despesas tecnológicas (luzes, sons, AVP)
- Marketing (folhetos, anúncios pagos, comunicados de imprensa, campanhas nas redes sociais)
- Fundo de emergência (oradores de substituição, custo mais elevado, maior afluência de convidados)
- Despesas de alimentação
- Gratificações, lembranças e brindes (caso existam)
- Autorizações e licenças
- Transportes e outras logísticas
- Segurança
- Seguros
Criar uma linha cronológica
Formule um calendário realista que inclua todas as actividades que antecedem o evento. Um diagrama de Gantt pode ajudá-lo a ver as actividades que se sobrepõem e toda a sequência.
É importante manter-se organizado e no bom caminho. A realização de todas as tarefas necessárias é essencial para o êxito de um evento.
Selecionar o local certo
Encontrar um local adequado para o seu evento pode ser um desafio. Encontrar um local que corresponda a todos os requisitos da ocasião pode ser assustador. Ao escolher um local, considere os seguintes factores:
- Acessibilidade para os participantes
- Orçamento
- Capacidade
- Estacionamento
- Regras sobre alimentos e bebidas
- Acústica
- Serviços e comodidades
- Segurança
Compreender o seu público
Uma vez que quase todos os eventos têm a ver com o público, você e a sua equipa devem garantir o bem-estar dos participantes. Pesquise as preferências, necessidades e expectativas do seu público.
Conhecer o seu convidado ajuda os organizadores a transmitir melhor o objetivo do evento. Além disso, o evento obtém resultados positivos e críticas favoráveis de participantes satisfeitos.
Desenvolver um plano de marketing
Dependendo da dimensão do evento, do seu público-alvo e do seu orçamento, pode utilizar um destes meios para promover o seu evento:
- Marketing nas redes sociais
- Campanhas de correio eletrónico
- Publicidade paga em linha
- Anúncios impressos
- Cartazes e folhetos localizados
- Campanhas de relações públicas
Garantir tempo suficiente para publicitar a ocasião e alargar o seu alcance a um público mais vasto. Além disso, faça uma publicidade regular antes da data do evento para criar entusiasmo.
Coordenação da equipa de instalação
Uma comunicação fluida e eficaz é fundamental para o êxito de um evento. Uma base de dados de contactos partilhada de vendedores, fornecedores e outros contratantes para a sua equipa cria um ambiente de trabalho eficiente.
Os Contactos partilhados para Gmail permitem à sua equipa aceder facilmente a uma base de dados de contactos colaborativa em qualquer dispositivo e aplicação. Além disso, este gestor de contactos cumpre os programas de segurança e privacidade, como o GDPR e a CCPA. Assim, os seus contactos partilhados estão seguros e protegidos.
Envolver patrocinadores e parceiros
Para além da razão óbvia de aumentar o orçamento, a procura de patrocínios ou parcerias funciona também como uma forma de marketing. Pode acrescentar ao acordo que os seus patrocinadores anunciem o seu evento nas suas próprias contas nas redes sociais.
A incorporação de promoções nas redes sociais por parte deles seria praticamente gratuita. Isto não só aumenta o seu alcance instantaneamente, como também promove uma estratégia de publicidade mutuamente benéfica.
Criar um plano de contingência
Um planeamento adequado evita um mau desempenho. Inclui avaliações de risco e estratégias de atenuação. As emergências mais comuns e a forma de se preparar para elas são as seguintes
- Condições climatéricas adversas. Se não for possível um local alternativo no interior, o equipamento elétrico deve poder ser protegido contra as intempéries.
- Força maior. Devem ser estabelecidos planos de evacuação, números de contacto de emergência e outros protocolos de segurança em caso de incêndio, terramoto ou debandada.
- Mau funcionamento do equipamento. Este aspeto é maioritariamente da responsabilidade do fornecedor (iluminação, som, efeitos especiais, etc.), pelo que deve ser incluído no contrato. No entanto, artigos básicos de reparação como fita adesiva, fita eléctrica e algumas cordas podem ser úteis.
- Emergências sanitárias. Alguns eventos podem ser fisicamente desgastantes para os participantes. Nestes casos, deve ser instalado um posto de primeiros socorros e uma ambulância deve estar de prevenção. Caso contrário, deve ser disponibilizado um número de contacto de emergência e o hospital mais próximo deve ser indicado.
- Cancelamento de fornecedor ou vendedor. Os organizadores do evento devem ter uma lista de reserva ou uma opção alternativa para cada serviço que contrataram. Deverá igualmente ser atribuída uma dotação orçamental para as taxas de prémio.
- Perturbações nas deslocações. No caso de eventos com oradores principais, deve ser prevista a possibilidade de transporte alternativo. Isto também se aplica a eventos realizados em locais especiais onde os organizadores organizam as chegadas e partidas dos convidados.
Fase de preparação
Registo fácil e acolhedor
Alguns eventos beneficiam de uma pré-inscrição para se ter uma boa estimativa do número de participantes. Nesses casos, o processo de registo deve ser simples e compatível com dispositivos móveis.
Pode aumentar o número de inscrições oferecendo taxas de inscrição antecipada, descontos por referência ou para grupos, ou artigos especiais para quem se inscrever antecipadamente.
Supervisão da logística
Monitorizar a forma como as coisas estão a ser implementadas no local. Algumas configurações precisam de estar presentes com antecedência, como a iluminação, o som e outras decorações ou tecnologias do palco. Verificar se todos os sistemas funcionam bem em conjunto, com bastante antecedência em relação ao evento real, de modo a permitir ajustes.
Além disso, preste atenção a pormenores como o estacionamento, a sinalização e a disposição dos lugares. Assegurar um fluxo regular de participantes para um evento bem sucedido.
Fornecer pessoal adequado e competente
Ter uma equipa competente é indispensável para o sucesso de um evento. Asseguram que o plano é bem executado e, por conseguinte, uma experiência positiva para os participantes. Também compensa que sejam bem tratados para que, em eventos futuros, já tenha uma equipa fiável e testada.
Por outro lado, a falta de pessoal pode levar à insatisfação dos participantes. Pode dar origem a longas filas de espera e a um mau serviço. Estas provações podem refletir-se negativamente no evento.
Integração de tecnologias adequadas
Projecções mapeadas, ecrãs LED e ecrãs tácteis interactivos são exemplos de avanços tecnológicos de que dispomos atualmente e que podem melhorar a experiência dos hóspedes. Vale a pena explorar estas configurações para acrescentar um fator de surpresa ao seu evento, especialmente se o orçamento o permitir.
Pode também tirar partido das numerosas aplicações disponíveis para a gestão de eventos, o registo e até o envolvimento. No entanto, certifique-se de que a cibersegurança também está em vigor.
Considerações sobre o catering
Alguns eventos não necessitam de alimentos para o público em geral, mas apenas para os organizadores e o pessoal. Noutras ocasiões, seria vantajoso convidar bancas de comida à volta do local do evento. Mas, em caso de necessidade de um fornecedor de catering para eventos, os seguintes pontos devem ser considerados:
Certos eventos podem não necessitar de alimentos para o público em geral, sendo o catering limitado aos organizadores e ao pessoal. No entanto, há casos em que ter bancas de comida estrategicamente colocadas à volta do local do evento pode oferecer vantagens distintas.
Se for necessário contratar um fornecedor de catering para eventos, considere cuidadosamente os seguintes pontos:
- Capacidade e qualidade. Encontre um fornecedor que ofereça os requisitos alimentares do seu evento (buffet, jantar empratado, cocktails) e certifique-se de que pode servir o número de convidados. Faça também um teste de degustação do seu menu para evitar desilusões.
- Considerar a distância. As despesas de transporte podem afetar significativamente os custos se o fornecedor de refeições estiver localizado longe do local do evento. Além disso, o congestionamento do tráfego pode impedir a sua chegada atempada. Assim, é crucial comunicar previamente este potencial problema ao fornecedor.
- Flexibilidade. Dadas as diversas restrições alimentares, requisitos religiosos e preferências pessoais que podem estar presentes numa multidão, os fornecedores de refeições têm de demonstrar capacidade de adaptação. As suas ofertas de menu devem ser suficientemente abrangentes para acomodar eficazmente estes vários limites.
Evento propriamente dito
Encontrar entretenimento e envolvimento adequados
O entretenimento é uma das melhores formas de fazer com que o seu evento seja falado dias depois de ter ocorrido. O tema escolhido não só entretém como também serve de reflexo da imagem da empresa. Por conseguinte, os organizadores de eventos devem certificar-se de que o mestre de cerimónias e os animadores são escolhidos corretamente.
Além disso, a integração de actividades interactivas, como máquinas de venda automática de fotografias, experiências espaciais de realidade aumentada e jogos de stand cativantes, não só cativa os participantes, como também os mergulha nos objectivos do evento. Como os hóspedes se divertem, tendem a criar melhores ligações com os outros. Isto aumenta a energia e o ambiente geral da ocasião.
Oferecer oportunidades de trabalho em rede
Mesmo que o seu evento não tenha como objetivo principal a criação de redes, proporcionar proactivamente oportunidades de socialização aos participantes pode melhorar significativamente a experiência geral. Os convidados ficam não só satisfeitos com o objetivo principal do evento, mas também encantados por estabelecerem novos contactos.
Pode facilitar o estabelecimento de contactos entre os participantes através de vários meios, tais como quebra-gelos, sessões dedicadas ao estabelecimento de contactos ou utilização de plataformas em linha concebidas para ligar os participantes.
Manter-se flexível
Mesmo que tenha planeado bem o evento, podem ocorrer imprevistos. Deve ser capaz de se adaptar e resolver este tipo de situações. É vantajoso dispor de um orçamento suplementar para o efeito.
Uma mentalidade flexível ajudá-lo-á a navegar tranquilamente pelas mudanças. Mantenha a calma e encare os desafios como uma oportunidade para melhorar.
Dar prioridade à segurança e proteção
Garantir uma presença alargada de pessoal a patrulhar o local ajuda a mitigar quaisquer riscos potenciais que possam surgir. Não só servem de dissuasão, como também desempenham um papel crucial na resolução imediata de quaisquer problemas de segurança que possam surgir.
Além disso, são essenciais na aplicação diligente das medidas de segurança e proteção, incluindo a garantia de que as saídas de emergência permanecem desobstruídas e a resolução de qualquer comportamento perturbador dos hóspedes. A sua supervisão vigilante ajuda a manter um ambiente seguro e protegido para todos os participantes durante todo o evento.
Pós-evento
Mecanismo de feedback
Inquéritos incentivados, estações de feedback ou até mesmo pessoal flutuante a perguntar são algumas formas de recolher avaliações do público. Os dados recolhidos podem ser utilizados para compreender o que funcionou bem e quais as áreas que necessitam de ser melhoradas.
Ver muitas etiquetas, gostos e comentários também pode indicar um evento bem sucedido. Responder diligentemente ao feedback também aumenta a sua presença nas redes sociais durante mais tempo.
Conduzir o acompanhamento
Pode enviar uma mensagem eletrónica de agradecimento em massa aos participantes e às partes interessadas. Junte-o a um anúncio do próximo evento ou a uma colagem dos destaques.
Em alternativa, pode simplesmente publicar nas redes sociais fotografias e bobinas memoráveis. Incentive os participantes a partilharem também os seus.
Avaliar e aprender
A avaliação fornece aos organizadores provas tangíveis de um evento bem sucedido. Esta fase ajuda a determinar se os objectivos foram atingidos. Consequentemente, ajuda a decidir se se deve repetir o evento no próximo ano com algumas melhorias ou abandonar completamente esta estratégia.
Tomar medidas dos seguintes parâmetros:
1. Realização do conceito central
- A direção e os organizadores manifestaram satisfação com a execução global do evento?
- Os objectivos foram atingidos de forma eficaz?
- Houve algum desenvolvimento ou descoberta surpreendente?
2. Gestão orçamental
- Como é que as despesas se comparam com o orçamento inicial?
- Existiam áreas de poupança para o próximo evento?
- O evento tem um bom retorno do investimento?
3. Envolvimento do público
- Os participantes participaram ativamente durante o evento?
- Qual foi o sentimento geral expresso?
- O evento foi muito falado nas redes sociais?
4. Fornecedores
- Conseguiram obter ofertas especiais ou descontos dos fornecedores?
- A qualidade dos bens e serviços justificou o seu custo?
- Houve algum problema digno de nota, como atrasos ou preocupações com os fornecedores?
5. Patrocinadores
- Qual o grau de satisfação dos patrocinadores relativamente ao seu envolvimento no evento?
- Os patrocinadores obtiveram informações mensuráveis sobre o seu investimento?
- Foram estabelecidas ou reforçadas relações fortes com os patrocinadores ao longo do evento?
Conclusão
A organização de um evento de sucesso requer um planeamento detalhado, um orçamento sólido, uma execução eficaz e uma avaliação exaustiva. Cada etapa exige atenção aos pormenores, uma colaboração harmoniosa e uma preocupação com a qualidade.
Ao definir objectivos claros, envolver as partes interessadas e adaptar-se a desafios imprevistos, os organizadores podem criar experiências memoráveis que ressoam com os participantes. Estes deixarão toda a gente satisfeita com o resultado.
