Um diretório da empresa promove a colaboração sem problemas e aumenta a produtividade. Simplifica a integração de novas contratações, enquanto até os funcionários experientes beneficiam de um acesso fácil a informações de contacto actualizadas. Poupa tempo à procura de colegas noutros departamentos, assegurando fluxos de trabalho contínuos.
Anteriormente, os Contactos partilhados para Gmail ofereciam uma visibilidade limitada do diretório. Embora os utilizadores pudessem preencher automaticamente os contactos da sua diretoria, não podiam ver a lista completa da diretoria diretamente a partir do painel de controlo.
Nesta publicação, vamos analisar as recentes actualizações da funcionalidade Diretório. Os desafios da versão antiga também serão abordados. Além disso, iremos discutir a forma como estas melhorias irão melhorar a experiência do utilizador e a colaboração.
O problema: O diretório está escondido da equipa
Na versão anterior da nossa plataforma, a funcionalidade Diretório, uma ferramenta valiosa para a colaboração e comunicação entre equipas, estava muitas vezes escondida. Apenas os administradores podiam ver e ativar o Diretório e, mesmo que estivesse ativado, permanecia invisível para todos os outros, incluindo outros administradores. Esta falta de visibilidade levou a que muitos utilizadores perdessem os benefícios que o Diretório podia oferecer.
Estudo de caso: A história dos dois administradores
Considera um administrador chamado Adam que instala a aplicação e decide explorar a funcionalidade Diretório. Clica em “Ativar diretório” e todo o diretório do domínio fica visível, mas apenas para ele. Para todos os outros, incluindo outros administradores como a Eva, o Diretório é totalmente invisível. Isto significa que quando a administradora Eve assume a gestão da aplicação, não tem forma de saber que o Diretório existe, muito menos que o Adam já o activou.
Além disso, mesmo que a Eva tenha conhecimento do Diretório, não pode vê-lo e partilhá-lo com outros utilizadores, a não ser que o Adão o partilhe explicitamente com ela. Essa limitação representou uma barreira significativa para a colaboração e diminuiu a eficácia geral do recurso. Como resultado, o Diretório passou despercebido e foi subutilizado pela maioria dos utilizadores do domínio, deixando todo o seu potencial por realizar.
A solução: Aumentar a sensibilização para o diretório
Para resolver este problema e garantir que todos têm conhecimento da funcionalidade Diretório, implementámos actualizações significativas para melhorar a sua visibilidade:
Pré-visualização do diretório quando a sincronização está desactivada
Agora, todos, e não apenas o administrador que o activou, podem ver um ecrã de pré-visualização do Diretório, mesmo quando a sincronização do Diretório está desactivada. Esta pré-visualização mostra um instantâneo de cerca de uma dúzia de utilizadores, dando a todos uma ideia do que é o Diretório e de como o podem utilizar.
- Para os administradores, a pré-visualização inclui uma mensagem convidando-os a ativar a funcionalidade de Diretório completo. Este simples incentivo garante que todos os administradores estão cientes da funcionalidade e podem tomar medidas para a ativar quando necessário.
- Para os não administradores, o ecrã de pré-visualização inclui uma mensagem que os encoraja a pedir ao administrador para ativar o Diretório. Esta comunicação garante que os utilizadores que não têm permissão para ativar o Diretório ainda estão cientes da sua existência e podem tomar medidas para o ativar para sua utilização.
Visibilidade total do diretório para todos os administradores
Quando um administrador ativa o Diretório, este torna-se visível para todos os outros administradores. Agora, qualquer administrador pode ver quando o Diretório está ativo, ver os membros do Diretório e partilhá-lo com outros. Esta visibilidade partilhada garante que todos os administradores se mantêm informados e podem gerir e utilizar coletivamente a funcionalidade do Diretório.
Visibilidade do diretório para não-administradores
Para os utilizadores não administradores, o Diretório permanece em modo de pré-visualização, mesmo depois de ser ativado. No entanto, uma mensagem clara convida-os agora a pedir acesso ao seu administrador. Isto melhora a experiência do utilizador, garantindo que os utilizadores não administradores estão cientes da funcionalidade.
Além disso, agora também sabem como obter acesso a ela, se necessário. Embora não possam ativar a funcionalidade por si próprios, têm agora um caminho claro para a solicitar. Isto reduz a confusão e promove uma utilização mais ampla da base de dados de contactos.
O impacto: Sensibilização e colaboração
Estas alterações têm um impacto significativo na experiência geral do utilizador e na colaboração em equipa:
- Aumenta a consciencialização: Todos dentro da organização estarão agora cientes da funcionalidade do Diretório, levando a uma maior adoção e utilização.
- Melhora a colaboração: Ao tornar o Diretório facilmente acessível e partilhável, as equipas podem ligar-se, comunicar e colaborar de forma mais eficaz.
- Aumenta a produtividade: O Diretório pode simplificar várias tarefas, tais como encontrar membros da equipa e partilhar informações, aumentando assim a produtividade.
Conclusão:
A visibilidade melhorada da funcionalidade Diretório marca um grande passo em frente no desenvolvimento da nossa plataforma. Ao assegurar que todos estão cientes desta valiosa ferramenta, damos às equipas a possibilidade de colaborar e atingir os seus objectivos de forma mais eficiente.
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