Mejorar la visibilidad del directorio: Un gran avance para la colaboración en equipo

Un directorio de empresa fomenta una colaboración fluida e impulsa la productividad. Simplifica la incorporación de nuevos empleados, mientras que incluso los empleados con experiencia se benefician de un fácil acceso a la información de contacto actualizada. Esto ahorra tiempo de búsqueda de compañeros en otros departamentos, garantizando flujos de trabajo fluidos.

Anteriormente, Contactos Compartidos para Gmail ofrecía una visibilidad limitada del directorio. Aunque los usuarios podían autocompletar los contactos de su directorio, no podían ver la lista completa del directorio directamente desde el panel.

En este post, nos sumergiremos en las recientes actualizaciones de la función Directorio. También se abordarán los retos de la versión antigua. Además, hablaremos de cómo estas mejoras mejorarán la experiencia del usuario y la colaboración.

El problema: El directorio está oculto al equipo

En la versión anterior de nuestra plataforma, la función Directorio, una valiosa herramienta para la colaboración y la comunicación en equipo, solía estar oculta. Sólo los administradores podían ver y activar el Directorio, e incluso si estaba activado, permanecía invisible para todos los demás, incluidos los demás administradores. Esta falta de visibilidad hacía que muchos usuarios se perdieran las ventajas que podía ofrecer el Directorio.

Caso práctico: Historia de dos administradores

Piensa en un administrador llamado Adán que instala la aplicación y decide explorar la función Directorio. Hace clic en “Activar Directorio” y todo el directorio del dominio se hace visible, pero sólo para él. Para todos los demás, incluidos otros administradores como Eva, el Directorio es totalmente invisible. Esto significa que cuando la administradora Eva se hace cargo de la gestión de la aplicación, no tiene forma de saber que el Directorio existe, y mucho menos que Adán ya lo ha activado.

Además, aunque Eva conozca el Directorio, no puede verlo ni compartirlo con otros usuarios a menos que Adán lo comparta explícitamente con ella. Esta limitación supuso una importante barrera para la colaboración y disminuyó la eficacia general de la función. En consecuencia, el Directorio pasó desapercibido y fue infrautilizado por la mayoría de los usuarios del dominio, por lo que no se aprovechó todo su potencial.

La solución: Aumentar el conocimiento del directorio

Para solucionar este problema y asegurarnos de que todo el mundo conoce la función Directorio, hemos realizado importantes actualizaciones para mejorar su visibilidad:

Vista previa del directorio cuando la sincronización está desactivada

Ahora, todo el mundo, no sólo el administrador que lo activó, puede ver una pantalla de vista previa del Directorio, incluso cuando la sincronización del Directorio está desactivada. Esta vista previa muestra una instantánea de una docena de usuarios, dando a todos una idea de lo que es el Directorio y de cómo pueden utilizarlo.

  • Para los administradores, la vista previa incluye un mensaje invitándoles a activar la función Directorio completo. Este simple empujón garantiza que todos los administradores conozcan la función y puedan tomar medidas para activarla cuando sea necesario.
  • Para los no administradores, la pantalla de vista previa incluye un mensaje animándoles a pedir a su administrador que active el Directorio. Esta comunicación garantiza que los usuarios que no tienen permiso para activar el Directorio sepan de su existencia y puedan tomar medidas para habilitarlo para su uso.

Visibilidad total del directorio para todos los administradores

Una vez que un administrador activa el Directorio, éste se hace visible para todos los demás administradores. Ahora, cualquier administrador puede ver cuándo está activo el Directorio, ver los miembros del Directorio y compartirlo con los demás. Esta visibilidad compartida garantiza que todos los administradores estén al corriente y puedan gestionar y utilizar colectivamente la función Directorio.

Visibilidad del directorio para no administradores

Para los usuarios que no son administradores, el Directorio permanece en modo de vista previa incluso después de activarlo. Sin embargo, ahora un mensaje claro les invita a solicitar acceso a su administrador. Esto mejora la experiencia del usuario al garantizar que los usuarios no administradores son conscientes de la función.

Además, ahora también saben cómo acceder a ella en caso necesario. Aunque no pueden activar la función por sí mismos, ahora tienen una vía clara para solicitarla. Esto reduce la confusión y promueve un uso más amplio de la base de datos de contactos.

El Impacto: Sensibilización y colaboración

Estos cambios tienen un impacto significativo en la experiencia general del usuario y en la colaboración en equipo:

  • Mayor conocimiento: Todo el mundo dentro de la organización conocerá ahora la función Directorio, lo que conducirá a una mayor adopción y utilización.
  • Colaboración mejorada: Al hacer que el Directorio sea fácilmente accesible y compartible, los equipos pueden conectarse, comunicarse y colaborar más eficazmente.
  • Productividad mejorada: El Directorio puede agilizar varias tareas, como encontrar miembros del equipo y compartir información, lo que en última instancia aumenta la productividad.

Conclusión:

La mejora de la visibilidad de la función Directorio supone un gran paso adelante en el desarrollo de nuestra plataforma. Al asegurarnos de que todo el mundo conoce esta valiosa herramienta, capacitamos a los equipos para que colaboren y alcancen sus objetivos con mayor eficacia.

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