Como propietario y gestor de una empresa, mantener un buen sistema para su contabilidad aporta mucha seguridad adicional. Es decir, saber cómo van tus beneficios, qué gastos son los más esenciales, qué hay que pagar y cuándo es una parte clave de la gestión.
Con esto en mente, tendrá una mejor noción de su situación financiera y de lo que debe aplicarse para que la empresa siga creciendo. En el futuro, estos datos podrán utilizarse para desarrollar nuevas estrategias y proyectos.
Pero, la mayoría de las veces, los directivos son multitarea y tienen poco tiempo para ocuparse de cosas como la contabilidad. Y cuando los departamentos tienen que remitir sus propios asuntos monetarios a otro equipo, puede haber pérdidas de datos, archivos perdidos y otros problemas, que provocan retrasos en los pagos, multas y otros problemas financieros.
Por lo tanto, es importante comprender cuáles son las prioridades contables y cómo puede utilizar la tecnología para crear un sistema digital y eficaz que satisfaga las principales necesidades de su empresa.
¿Por qué una pequeña empresa necesita un sistema de contabilidad?
Digamos, por ejemplo, que su empresa está creciendo y necesita subcontratar a nuevas personas para ofrecer sus servicios a los clientes. ¿Cómo puede su contabilidad cumplir con sus pagos? ¿Está la empresa preparada para recibir y pagar las facturas a tiempo, comprar las herramientas necesarias, pagar los impuestos adeudados?
O, por ejemplo, si su empresa trabaja con logística y exige a los camioneros que mantengan sus vehículos al día. ¿Dónde envían los recibos del servicio de mantenimiento? ¿Quién y cómo organiza estos documentos?
Otra situación en la que el tiempo es un factor sensible es el pago a los empleados. Además de cumplir las leyes y las buenas prácticas, pagar a tiempo crea un ambiente de trabajo mucho mejor, ya que la gente sabe que su empresa cumple con sus obligaciones. Con las herramientas adecuadas, puede configurar pagos automáticos y solicitudes de facturas, lo que reduce el tiempo dedicado a estas tareas.
Conozca su saldo
Llevar una buena contabilidad tiene una gran ventaja: el balance. De hecho, muchos gestores de empresas pierden dinero porque no prestan mucha atención a todo lo que se gasta y al rendimiento de las inversiones.
Por ejemplo, es posible que sepa lo que gasta en programas informáticos, pero no en qué medida benefician a los empleados ni qué porcentaje de su gasto mensual representa. Por otro lado, sabes cuánto paga cada cliente, pero quizá no tienes una buena comparación de horas dedicadas a cada uno.
Si se añade todo a un balance y otra documentación, se pueden comparar visualmente cosas como los activos de la empresa, los informes financieros mensuales y semanales, el gasto medio por tipo y por proyecto, etc.
Esto tiene un enorme impacto en la salud de su empresa. Con datos financieros, es mucho más fácil desarrollar planes de futuro y crear una estrategia de crecimiento. Desde el desarrollo de nuevos productos y servicios hasta la contratación de un equipo mayor, disponer de balances documentados da peso a tus decisiones.
¿Cómo puede ayudarle la tecnología a llevar mejor la contabilidad?
Aunque un buen sistema de contabilidad es esencial, parece difícil de llevar a cabo, dadas las variables. Hay mucho que saber a la hora de llevar la contabilidad. Tienes que ordenar las prioridades: ¿vas a contratar a contratistas? ¿Operar en lugares diferentes? – y adaptar el sistema a las necesidades de su empresa.
La tecnología puede ayudar mucho: con funciones como el almacenamiento en la nube para guardar los balances, la coedición de documentos y las bandejas de entrada compartidas, puedes crear el espacio de trabajo digital ideal que permita a tu equipo de contabilidad trabajar mejor y más rápido.
5 formas de racionalizar su sistema
¿Sabe qué tipo de contabilidad necesita su empresa? Aquí tienes los cinco pasos para configurarlo.
Obtener una bandeja de entrada compartida como DragApp
Una bandeja de entrada compartida es una bandeja de entrada de correo electrónico colectiva a la que pueden acceder todos los miembros del equipo. Por ejemplo, supongamos que tiene una dirección de correo electrónico invoices@companyname a la que reenvía todos los documentos de los subcontratistas.
Normalmente, los empleados del equipo de contabilidad tendrían que conectarse a esta cuenta y clasificar las tareas en su bandeja de entrada o reenviarse el correo entrante para trabajar en él.
Esto puede ser motivo de preocupación, ya que podría ralentizar el proceso. Además, compartir la información de acceso significa que tu cuenta es más propensa a problemas de seguridad y fallos, un gran problema para los datos financieros sensibles.
La solución consiste en configurar una bandeja de entrada compartida directamente desde tus propias cuentas de Gmail. Con una herramienta de bandeja de entrada compartida como DragApp, puede transformar una dirección de correo electrónico existente en una bandeja de entrada que los usuarios autorizados puedan ver directamente desde sus propias cuentas. De este modo, no tendrás que compartir tus datos de acceso ni cambiar de una cuenta a otra. En su lugar, todos los usuarios ven los mensajes entrantes en tiempo real y ajustan el flujo de trabajo por niveles en consecuencia.
Otra característica que hace que Drag sea ideal para los equipos de Finanzas es que incluye tableros y asignaciones. Es decir, los usuarios pueden transformar los correos electrónicos en fichas de tareas y organizarlas en un tablón de tareas pendientes. A continuación, pueden asignar estas tareas a su equipo. Esto crea un tipo de trabajo en equipo más colaborativo y eficiente, que es esencial para las pequeñas empresas.
Hacer revisiones frecuentes
Con una herramienta como Drag, que incluye la gestión de tareas, se evitan las pérdidas de correo entrante y los fallos de comunicación. Esto es clave para un equipo financiero, ya que no incumplirá plazos ni pagará recargos por demora. El flujo de trabajo mejora y repercute directamente en sus finanzas.
A medida que desarrolle su sistema, es importante que dedique tiempo a analizar los informes y balances para saber adónde va el dinero y cómo planificar mejor el futuro.
Ser puntual con los pagos y las facturas
Desde la declaración de la renta hasta el pago a los proveedores, una respuesta puntual es clave para una contabilidad sana. Esto suele ser un reto para los propietarios de pequeñas empresas, ya que tienen que realizar varias tareas a la vez, pero es esencial.
La tecnología puede ser tu aliada en esta situación. En primer lugar, la documentación. Si trabajas con una empresa de contabilidad externa, crea un Google Drive con los estados financieros y otros archivos y añádelos en cuanto los recibas. Así, podrá consultarlas rápidamente y enviarlas a su contable cuando lo necesite.
Además de tenerlo todo documentado y claro, debes reservar un tiempo cada mes para organizar los pagos y repasar los estados financieros. Márcalo en tu calendario como una obligación recurrente. A continuación, aproveche este tiempo para conocer mejor la situación de su balance: ahora, ya no habrá sorpresas al final del trimestre.
Mantener el contacto
Con el auge de los equipos globales y remotos, es posible que usted y el responsable de contabilidad ni siquiera se encuentren en el mismo lugar. Y puede que algunos de sus empleados, contratistas y proveedores tampoco. Pero la contabilidad y la teneduría de libros requieren muchas idas y venidas, a menudo con las mismas personas. Entonces, ¿cómo solucionarlo?
Con herramientas como un gestor de contactos compartidos, puedes propagar los contactos de tus equipos a través de tus herramientas de comunicación, con contactos internos y externos.
Por ejemplo, si un subcontratista pregunta por WhatsApp a quién debe enviar la factura, basta con compartir los datos de contacto del gestor de facturas. Por otro lado, si tu empresa de contabilidad te solicita la información de contacto de un empleado, puedes compartirla, aunque la empresa de contabilidad no forme parte de tu dominio de Google.
Es decir, en lugar de que los contactos sólo sean accesibles dentro del dominio, su directorio se comparte de forma fácil y segura a través de otras plataformas y entre empresas.
Tener todo preparado desde cualquier lugar
Una de las mayores preocupaciones de los propietarios y directivos de empresas es que necesitan acceder al directorio de contactos desde cualquier lugar. Y es posible que no tengan guardados en sus dispositivos móviles todos y cada uno de los números de teléfono y direcciones de correo electrónico de contacto.
Con Contactos compartidos para Gmail, puedes acceder a esta información desde tu propia cuenta, ya sea en el navegador, a través de una aplicación móvil o en otras herramientas, como Google Drive. No importa cuándo o dónde estés cuando tengas que llegar a la gente, no estás limitado a tus propios contactos. En su lugar, puede simplemente buscar en el directorio y encontrar a quien necesita.
Por ejemplo, si estás reunido con un cliente y necesitas enviar su contrato a tus archivos de contabilidad y legales, puedes simplemente guardarlo en tu aplicación Google Drive. A continuación, busca al equipo contable y jurídico en el directorio y reenvíaselo. No se requieren pasos adicionales.
¿Está listo para implantar un sistema de contabilidad mejor y más accesible? Más información sobre cómo la tecnología ayuda a crecer a las pequeñas empresas.
