Contactos compartidos para Gmail™ ofrece campos personalizados que puedes utilizar para organizar y adaptar la información esencial de los contactos. Añadir campos de contacto personalizados puede ayudarte a transformar tu Espacio de Trabajo de Google en un mini-CRM.
Este artículo te permite descubrir formas de mejorar la gestión de contactos mediante campos de contacto personalizados.
Aprende a crear campos personalizados
¿Qué son los campos personalizados?
Los campos personalizados son categorías adicionales definidas por el usuario en una tarjeta de contacto que van más allá de los campos estándar como nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico. Estos campos te permiten almacenar información relevante sobre tu contacto, como el tipo de suscripción, las fechas de renovación del contrato o los nombres de las cuentas de las redes sociales.
¿Cómo benefician a tu organización los campos de contacto personalizados?
Éstas son varias formas en que tu empresa puede maximizar el uso del campo de contacto personalizado Contactos compartidos para Gmail™.
Sustituto de CRM
No necesitas costosas suscripciones a CRM para personalizar tu base de datos de contactos. Con la función de campos personalizados de Contactos compartidos para Gmail™, puedes convertir tu espacio de trabajo de Google en un mini CRM.
Por ejemplo, un taller de reparación de automóviles puede ver fácilmente detalles como el tipo de vehículo, la marca y el modelo, o la última visita al taller directamente en la entrada de contacto, sin necesidad de consultar una hoja de cálculo aparte.
Más información: Cómo utilizar G Suite/Google Workspace como CRM: Guía práctica
Mejor organización de los datos de contacto
Los nombres de campo personalizables permiten que las entradas de contactos muestren detalles más relevantes. Los datos claros y estructurados aumentan la precisión y fiabilidad, mejorando la higiene general de los datos.
Por ejemplo, puedes reducir el desorden de las notas añadiendo campos específicos para la información registrada con más frecuencia, mejorando así la organización.
Más información: Buenas prácticas para la higiene de los datos de contacto
Control del administrador sobre la creación de campos personalizados
El administrador de la cuenta crea campos de contacto personalizados y los aplica automáticamente a todas las entradas de contacto. Los usuarios sólo tienen que seleccionar el campo adecuado e introducir el valor, eliminando la necesidad de crear campos individualmente.
Por ejemplo, en la lista de contactos de un torneo de bolos, el administrador puede configurar campos como “Talla de zapato”, “Preferencia de peso de la bola” y “Nivel de habilidad” una vez, y aparecerán para cada contacto.
Coherencia entre contactos
Contactos compartidos para Gmail™ permite crear campos personalizados en toda la libreta de direcciones, a diferencia de los Contactos de Google, donde deben configurarse individualmente. Todos los miembros del equipo utilizan la misma lista estandarizada al crear o actualizar contactos, lo que evita errores y mantiene los datos limpios y uniformes.
Esto elimina la redundancia y las etiquetas incoherentes como “preferencia de peso de bola”, “peso de bola” o “peso de bola preferido”.
Reducción de la carga de trabajo del usuario
Con los campos personalizados predefinidos, añadir información a los nuevos contactos es más rápido y sencillo. En lugar de crear campos desde cero, los usuarios rellenan los campos preexistentes. Esto no sólo ahorra tiempo, sino que también reduce el riesgo de error.
Cómo Contactos compartidos para Gmail actualiza los campos personalizados de Contactos de Google
| Detalle | En Contactos de Google | En Contactos compartidos para Gmail™. |
| Creación de campos personalizados | El usuario debe introducir el nombre del campo personalizado en cada entrada de contacto. | Creación única por el administrador. |
| Dónde aparecen los campos personalizados recién creados | Cada nombre de campo personalizado está vinculado a un único contacto, a menos que se vuelva a introducir manualmente para otros contactos. | Una vez creado el nombre del campo personalizado, aparecerá en todos los contactos del directorio. |
| Uniformidad de los nombres de los campos | La posibilidad de incoherencia surge cuando distintos usuarios crean nombres de campo en momentos diferentes. | Garantiza una uniformidad coherente en todo el directorio. |
| Introducir valores de campo | Haz clic en “Campo personalizado” para introducir el valor del campo y, a continuación, haz clic en “Etiqueta” para añadir el nombre del campo personalizado. | Escribe el valor de campo para el nombre de campo predeterminado. |
Preguntas frecuentes sobre los campos personalizados de ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™) (Contactos compartidos para Gmail™)
No. Sólo los administradores de la aplicación pueden crear el nombre del campo personalizado.
Cualquier colaborador con permiso suficiente sobre el contacto o etiqueta puede definir el valor del campo personalizado (editor, puede eliminar, administrador y propietario). Más información sobre permisos aquí.
Todos los colaboradores con acceso a la entrada del contacto pueden ver el campo personalizado si hay un valor definido.
Conclusión: Campos personalizados para una gestión de contactos a medida
Los campos de contacto personalizados son esenciales para las empresas con requisitos de datos únicos. Nuestra función mejorada de Campos personalizados simplifica el proceso, ayudando a tu equipo a centrarse en lo que importa: crear excelentes relaciones con los clientes.
