ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™) biedt aangepaste velden die je kunt gebruiken om essentiële contactgegevens te organiseren en aan te passen. Door aangepaste velden voor contactpersonen toe te voegen, kunt u uw Google Workspace omtoveren tot een mini-CRM.
In dit artikel ontdek je manieren om het beheer van contactpersonen te verbeteren door aangepaste contactpersonenvelden.
Wat zijn aangepaste velden?
Aangepaste velden zijn extra, door de gebruiker gedefinieerde categorieën in een contactkaart die verder gaan dan de standaardvelden zoals naam, telefoonnummer en e-mailadres. Met deze velden kun je relevante informatie over je contactpersoon opslaan, zoals het type abonnement, de verlengdatum van het contract of de namen van sociale media-accounts.
Wat zijn de voordelen van aangepaste contactvelden voor uw organisatie?
Dit zijn verschillende manieren waarop uw bedrijf het gebruik van het aangepaste contactveld van ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™) kan maximaliseren.
Vervanging voor CRM
Je hebt geen dure CRM-abonnementen nodig om je contactendatabase aan te passen. Met de functie ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™) aangepaste velden kunt u van uw Google Workspace een mini-CRM maken.
Een autoreparatiewerkplaats kan bijvoorbeeld gemakkelijk details zoals voertuigtype, merk en model, of laatste werkplaatsbezoek direct in de contactinvoer bekijken-het is niet nodig om een aparte spreadsheet te controleren.
Lees meer: Hoe u G Suite/Google Workspace kunt gebruiken als uw CRM: Een bruikbare gids
Verbeterde organisatie van contactgegevens
Aanpasbare veldnamen zorgen ervoor dat contactvermeldingen meer relevante details weergeven. Duidelijke, gestructureerde gegevens vergroten de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid en verbeteren de algehele gegevenshygiëne.
Je kunt bijvoorbeeld de wirwar van notities verminderen door speciale velden toe te voegen voor veelgebruikte informatie, wat de organisatie verbetert.
Lees meer: Best Practices voor contactgegevenshygiëne
Beheerderscontrole over het maken van aangepaste velden
De accountbeheerder maakt aangepaste contactvelden en past deze automatisch toe op alle contactvermeldingen. Gebruikers hoeven alleen maar het juiste veld te selecteren en de waarde in te voeren, zodat ze geen velden afzonderlijk hoeven aan te maken.
In een lijst met contactpersonen voor een bowlingbaantoernooi kan de beheerder bijvoorbeeld velden als “Schoenmaat”, “Voorkeur voor balgewicht” en “Behendigheidsniveau” één keer instellen, waarna ze voor elk contact verschijnen.
Consistentie tussen contacten
ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™) maakt het mogelijk om aangepaste velden aan te maken in het hele adresboek, in tegenstelling tot Google Contacts waar ze individueel moeten worden ingesteld. Alle teamleden gebruiken dezelfde gestandaardiseerde lijst bij het maken of bijwerken van contactpersonen, waardoor fouten worden voorkomen en schone, uniforme gegevens worden behouden.
Dit elimineert redundantie en inconsistente labels zoals “voorkeursbalgewicht”, “balgewicht” of “voorkeursbalgewicht”.
Minder werkbelasting voor de gebruiker
Met vooraf gedefinieerde aangepaste velden is het toevoegen van informatie aan nieuwe contactpersonen sneller en eenvoudiger. In plaats van velden vanaf nul aan te maken, vullen gebruikers de reeds bestaande velden in. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verkleint ook de kans op fouten.
Hoe Gedeelde contactpersonen voor Gmail aangepaste velden van Google-contactpersonen upgradet
| Detail | In Google Contacten | In Gedeelde contactpersonen voor Gmail™ |
| Aangepaste velden maken | De naam van het aangepaste veld moet door de gebruiker worden ingevoerd bij elke invoer van een contactpersoon. | Eenmalig aangemaakt door de beheerder. |
| Waar de nieuw aangemaakte aangepaste velden verschijnen | Elke naam voor een aangepast veld is gebonden aan één contactpersoon, tenzij deze handmatig opnieuw wordt ingevoerd voor andere contactpersonen. | Zodra de aangepaste veldnaam is gemaakt, wordt deze weergegeven voor alle contactpersonen in het telefoonboek. |
| Uniformiteit van veldnamen | De kans op inconsistentie ontstaat wanneer verschillende gebruikers op verschillende momenten veldnamen maken. | Zorgt voor consistente uniformiteit in het hele telefoonboek. |
| Veldwaarden invoeren | Klik op “Aangepast veld” om de veldwaarde in te voeren en klik vervolgens op “Label” om de naam van het aangepaste veld toe te voegen. | Typ de veldwaarde voor de vooraf bepaalde veldnaam. |
FAQ voor gedeelde contactpersonen voor Gmail™ aangepaste velden
Nee. Alleen app-admins kunnen de aangepaste veldnaam maken.
Elke medewerker met voldoende rechten op de contactpersoon of het label kan de aangepaste veldwaarde definiëren (redacteur, kan verwijderen, beheerder en eigenaar). Lees hier meer over rechten.
Alle medewerkers met toegang tot de contactpersoon kunnen het aangepaste veld zien als er een gedefinieerde waarde is.
Conclusie: Aangepaste velden voor contactbeheer op maat
Aangepaste contactvelden zijn essentieel voor bedrijven met unieke gegevensvereisten. Onze verbeterde functie voor aangepaste velden vereenvoudigt het proces, zodat uw team zich kan concentreren op wat belangrijk is: het opbouwen van goede klantrelaties.
