Gedeelde contactpersonen voor Gmail®
Probeer het 15 dagen gratis uit
Migreren naar Google Workspace vanuit een ander systeem (zoals Microsoft, Lotus Notes, Zimbra enz.) is altijd een groot project, en het is een goed idee om het proces goed te begrijpen voordat je erin springt.
In dit artikel worden de belangrijkste stappen van de migratie naar Google Workspace doorgenomen, wie hierin geïnteresseerd zou moeten zijn en hoe dit zo soepel mogelijk kan verlopen.
Als we het hebben over een “Google Workspace-migratie”, bedoelen we eigenlijk de overgang van een ouder e-mailsysteem (of gegevenssysteem) en kantoortools naar de cloud van Google (Google Workspace).
Eigenlijk, nu we het geheel definiëren, zouden we kunnen zeggen dat deze overgang naar Google uit drie grote pijlers bestaat.
Google Workspace is een ecosysteem van tools, en alles is geïntegreerd op hetzelfde platform.
Elke gebruiker in uw organisatie heeft echter zijn eigen specifieke behoeften, werkwijzen en verantwoordelijkheden.
Bij een migratieproces is het van cruciaal belang ervoor te zorgen dat de omgeving geschikt is voor elke persoon of elk type gebruiker, zodat u optimaal kunt profiteren van de nieuwe suite die u aanschaft.
Dit heeft te maken met het daadwerkelijk migreren van e-mailberichten, documenten, agenda’s, contacten, enzovoort naar Google Workspace van een andere dienstverlener.
Dit is meestal het onderdeel waar de meeste mensen aan denken als het gaat om de migratie naar een nieuw systeem; het is echter maar één onderdeel van het proces.
Het eerste deel van deze pijler is in wezen het minimaliseren van de schok die de verandering teweegbrengt.
Nieuwe instrumenten kunnen intimiderend zijn, dus gebruikers moeten eom de nieuwe instrumenten uit te proberen. Door iedereen vanaf het begin aan boord te hebben, kunt u er ook voor zorgen dat er geen extra tijd verloren gaat in de overgangsperiode.
Om dit te laten slagen, moeten de gegevens goed worden gemigreerd en moet de omgeving op de juiste manier worden ingericht volgens de profielen van uw gebruikers. Uw medewerkers moeten alles wat ze nodig hebben – zoals e-mails, documenten en agenda’s – meteen in hun nieuwe systeem kunnen vinden.
Wanneer het nieuwe systeem soepel functioneert en de gegevens beschikbaar zijn, verbetert het de productiviteit van uw team, worden de processen soepeler en wordt het dagelijks werk een stuk eenvoudiger.
Als we het hebben over een succesvolle migratie naar Google Workspace, bedoelen we niet alleen het verplaatsen van de gegevens van uw oude systeem naar het nieuwe, maar ook ervoor zorgen dat elke gebruiker de werkomgeving heeft die hij nodig heeft.
U moet er ook voor zorgen dat aanpassing aan het nieuwe systeem in de hele organisatie wordt aangemoedigd en gewaardeerd.
Lees meer:
Dit artikel is nuttig voor iedereen die Google Workspace overweegt of uitprobeert – of het nu gaat om een gratis proefperiode of als proof of concept.
Het is ook bedoeld voor mensen die net zijn of worden gemigreerd naar Google Workspace en hebben ontdekt dat ze problemen hebben met contactpersonen of andere gemigreerde gegevens.
Of u nu migreert vanuit Outlook, Exchange, Office 365, Lotus Notes, Domino of een ander systeem, dit is iets voor u.
Het is ook nuttig voor iedereen die verantwoordelijk is voor de productiviteit en het geluk van werknemers of voor de inzet van nieuwe hulpmiddelen op organisatieniveau.
En dan natuurlijk iedereen die verantwoordelijk is voor de architectuur van de gegevens, de organisatie en de integriteit van de gegevens in uw organisatie.
Laten we eens kijken naar een voorbeeldsituatie.
Uw organisatie is gemigreerd naar Google Workspace en ontdekt nu problemen met de gemigreerde gegevens: u kunt sommige van uw gedeelde contactpersonen niet vinden in het nieuwe systeem.
De inzet is in deze situatie al hoog, omdat u het migratieproces al hebt doorlopen en het nieuwe systeem nu is ingevoerd. Het probleem in kwestie is dus geen contactprobleem – het is nu een Google Workspace-probleem, dat veel groter is.
U hebt waarschijnlijk aanvankelijk besloten te migreren om productiever te zijn, een eenvoudiger en intuïtiever systeem te hebben en alles veilig in dezelfde cloud op te slaan. En nu werkt het niet?
Dit is een situatie die u helemaal wilt vermijden, dus het is beter om het hele proces van binnen en van buiten te kennen en potentiële hobbels in de weg te vermijden voordat u ze tegenkomt.
Laten we eerst enkele van de meest voorkomende redenen doornemen waarom organisaties besluiten over te stappen van hun legacy-systeem naar het Google Workspace-ecosysteem.
Dit is waarschijnlijk de meest voorkomende reden waarom veel organisaties besluiten over te stappen op een ander systeem.
U hebt misschien al uw cruciale gegevens verspreid op verschillende locaties en niet gecentraliseerd.
Dit wordt vooral lastig naarmate je op je werk meer contacten, accounts en apps hebt.
Het grote voordeel van Google Workspace is dat alles is geïntegreerd op één enkel platform met onbeperkte capaciteit, dus dit betekent dat alle beperkingen die u misschien had op opslagruimte of de hoeveelheid gegevens die u had, zullen verdwijnen, samen met de silo’s.
Een andere veel voorkomende reden zijn de kosten. Ofwel de kosten van het oude systeem ofwel helemaal geen cloudsysteem.
Het onderhouden van on-premise servers kost op de lange termijn veel geld, en alles in de cloud hebben is kosteneffectiever.
Als het om de veiligheid van uw gegevens gaat, is het zinvol om voorzichtig te zijn.
Maar het is gewoon verstandiger om je geld op de bank te zetten, niet onder je matras.
Google Cloud is de veiligste ter wereld. Uw gegevens zijn veilig.
Google Workspace is bedoeld voor u als uw team worstelt met de samenwerking tussen teamleden en teams.
Google tools zijn gewoon erg collaboratief. Het ecosysteem van Google bevat de essentiële tools die uw team elke dag nodig heeft, en het integreert naadloos met vele andere nuttige tools die u misschien aan uw arsenaal wilt toevoegen.
En u weet het net zo goed als wij: door samenwerking kunnen mensen efficiënter samenwerken, silo’s vermijden en productiever zijn.
Lees meer:
Het is duidelijk dat we niet over dit onderwerp zouden schrijven als het zo eenvoudig en simpel was als we het in het vorige hoofdstuk deden voorkomen.
Vaak zijn er onderweg uitdagingen, en dat is niet erg – zolang je maar weet hoe je die kunt vermijden of oplossen. Laten we er een paar doornemen om na te gaan wat voor uitdagingen we eerder bij migraties hebben gezien.
Mensen zullen waarschijnlijk geïntimideerd zijn door het idee om nieuwe hulpmiddelen te krijgen – vooral als ze moeten worden ingewerkt om een heel nieuw systeem te gebruiken.
Alles wat nieuw is, is eng, en dat is gewoon de menselijke natuur. Het is frustrerend om een nieuw systeem te leren kennen, het niet volledig te begrijpen, niet alles rond je eigen baan te kunnen controleren, enzovoort.
Het inwerken in het nieuwe instrument kost tijd, en soms zien mensen de waarde niet meteen.
Dit kan worden opgelost met duidelijke communicatie, transparantie en leiderschap. Het moet worden onderschreven door het topmanagement van de organisatie en niet alleen door de IT.
Zorg ervoor dat u de concrete voordelen voor uw organisatie al vóór het migratieproces uitlegt.
Soms gaan migraties gewoon niet zoals gepland.
Op een bepaald moment in het proces kan er iets misgaan, en de technische problemen kunnen grote gevolgen hebben voor uw bedrijfsactiviteiten.
Het goede nieuws is echter dat technische problemen doorgaans relatief eenvoudig op te lossen zijn met de juiste partner, met ervaring in migratiediensten, die weet wat hij doet en kan helpen.
Wees voorbereid op technische problemen onderweg, en weet met wie u contact moet opnemen als u extra hulp nodig hebt.
Zelfs wanneer iedereen het nieuwe systeem onder de knie heeft, kan het nog steeds niet genoeg zijn.
Het probleem is vaak gewoon dat de nieuwe hulpmiddelen niet zijn uitgerust om op precies dezelfde manier te functioneren als het legacysysteem.
Gebruikers zullen hun werkomgeving in hun Google Workspace-account niet meer hetzelfde vinden als voorheen, en gegevens kunnen verspreid zijn.
Dit kan moeilijk zijn en veel frustratie veroorzaken, vooral als je nieuwe werkwijzen en nieuwe processen moet bedenken voor alle dingen die voorheen naadloos werkten.
Sommige migraties zijn hierdoor desastreus, vooral als de gebruikers niet weten hoe dit kan worden opgelost.
Neem de nieuwe processen en systemen al met een focusgroep door voordat u met de migratie begint, en zorg ervoor dat u uw teamleden tijdens en na het proces ondersteuning biedt.
Voordat u begint met het plannen van een migratieproject, moet u ervoor zorgen dat deze zaken zijn geregeld.
Zorg ervoor dat iedereen in uw organisatie weet waarom de verandering wordt doorgevoerd en wat ervan komt.
Zorg ervoor dat de communicatie met uw mensen in alle procesfasen naadloos verloopt om de kiem te leggen dat er iets gebeurt. Communicatie is de sleutel, en mensen willen graag weten wat er gebeurt.
Maar al te vaak doet de IT-afdeling gewoon iets en vertelt het iedereen op het laatste moment zonder de oplossing aan hen te “verkopen”.
Maak een officiële aankondiging door het topmanagement, en laat zien dat er een momentum is om deze verandering door te voeren.
Laat zien hoe het in overeenstemming is met de langetermijnvisie van uw organisatie. Focus op de leuke dingen die mogelijk worden zodra de verandering plaatsvindt, en hoe het ieders werkleven positief zal beïnvloeden.
Op bedrijfsniveau, hoe gebruikt u uw huidige hulpmiddelen?
Begrijp dat het hoofddoel van de migratie niet is om precies hetzelfde systeem dat u al in de cloud hebt, opnieuw te creëren.
Het gaat meer om anders denken over werk om uw team te helpen hun doelen efficiënter te bereiken en productiever te zijn.
Dan, op individueel niveau: Hoe gebruiken uw mensen hun e-mail, documenten, contacten, enzovoort?
Op welke apparaten? Hoe krijgen ze toegang? Hoe gebruiken ze contacten? Documenten, e-mail? Waar komen hun contacten vandaan?
Hoe wordt iemand een contactpersoon? Lees je gewoon hun visitekaartje en voeg je ze toe aan je telefooncontacten? Scan je ze?
Gebruikt u een specifieke interface op uw computer om handmatig contacten aan te maken? Maken uw mensen contacten van mensen die hen e-mailen? Of slaan ze een inkomend nummer op in hun telefoon, waardoor het een contact wordt?
Stel je voor dat er geen enkele limiet of beperking is. Wat zou de ideale situatie zijn? Hoe willen uw gebruikers communiceren, samenwerken, centraliseren of toegang krijgen tot gegevens?
U moet de omgeving voor deze verschillende gebruikersprofielen binnen uw bedrijf onderzoeken. Zorg ervoor dat mensen beter dan voorheen kunnen werken met deze nieuwe hulpmiddelen.
Als je dat gedaan hebt, schrijf je de blauwdruk van je nieuwe omgeving door alles te beschrijven wat mogelijk moet zijn. Als u eenmaal weet wat u mogelijk wilt maken, wordt het eenvoudig om de configuraties die moeten worden gemaakt, de add-ons die moeten worden toegevoegd en de gegevens die al dan niet moeten worden gemigreerd, te definiëren.
Verhuizen naar de cloud kan een klein project zijn, zoals het simpelweg veranderen van e-mailprovider, of een uitgebreide migratie.
U moet zich bewust zijn van de reikwijdte en realistische verwachtingen en doelstellingen voor het project voor ogen hebben.
Pro tip: Organiseer een workshop of een vergadering met uw hele team waar u elke fase van het project transparant doorneemt, en zorg ervoor dat alles van de scope tot de afronding van het project goed gedocumenteerd is.
Wij raden u ook aan om in het begin een minimalistisch toepassingsgebied te bepalen. U kunt namelijk werken met een hybride systeem en stap voor stap hulpmiddelen inzetten. Dit voorkomt dat uw gebruikers gek worden van te veel veranderingen.
Probeer in ieder geval niet uw gebruikers te trainen in het gebruik van alle Google Workspace-tools tegelijk. Zorg beter voor thematische opleidingen of webinars die mensen kunnen volgen wanneer ze daar behoefte aan hebben.
Niet alles zal hetzelfde zijn met het nieuwe systeem, dus wees voorbereid om uw team te ondersteunen met de nieuwe tools en eventuele uitdagingen die zich voordoen.
Maar de taak om gebruikers te helpen mag niet alleen op de schouders van uw helpdesk rusten.
Train Google champions in elk team voor het oplossen van use cases, die de referentie van de oplossing op de vloer zullen zijn.
Raadpleeg echter externe partners als u hulp nodig hebt met uw nieuwe tools.
Laten we tot slot eens kijken hoe wij bij Shared Contacts for Gmail® u kunnen ondersteunen bij het migratieproces.
Zoals we hierboven zagen, is Google Workspace een aanpasbaar platform. Dus wat uit de doos komt in een systeem als Office 365 zou als plugin moeten worden toegevoegd in Google for Business.
Google ondersteunt geen volledig geïntegreerd delen van contacten zoals sommige andere systemen zoals Office 365.
Mensen kunnen adresboeken aanmaken, maar ze niet vrijelijk delen met wie ze willen.
Dit is een probleem: Na de migratie zullen veel gebruikers snel ontdekken dat contacten die in hun oude systeem werden gedeeld, niet langer beschikbaar zijn in een gecentraliseerde opslagplaats.
Wij zorgen ervoor dat uw gebruikers de gemeenschappelijke contacten vinden, waar ze zich ook bevinden (e-mails, documenten, mobiel enz.), dat de eigenaar van de gedeelde adresboeken volledige toegangscontrole heeft, en dat al uw systemen (zoals uw Active Directory) worden gesynchroniseerd en beschikbaar zijn voor al uw domeingebruikers.
Google gaat niet goed om met meerdere directories. Als uw organisatie meerdere domeinen telt, is het een uitdaging om al uw gebruikers toegang te geven tot de contactgegevens van hun collega’s die tot andere domeinen in de organisatie behoren.
Dit is een uitdaging die Shared Contacts for Gmail® u helpt op te lossen door al uw gebruikers te verenigen in één directory, die voor iedereen overal toegankelijk is.
Bij Google is er geen synchronisatie tussen LDAP (uw bedrijfsdirectory) en mobiele apparaten of apps van derden.
We zorgen ervoor dat je er overal toegang toe hebt – mobiel, e-mail, WhatsApp, Zoom en honderden andere apps. U kunt uw contacten overal vinden, bewerken en openen. Zelfs offline, wat niet mogelijk is via Google Cloud zelf.
Naast mappen kan elke gebruiker zijn eigen gedeelde adresboek maken, en dit delen met wie hij maar wil in zijn team, door hem specifieke toegangsrechten te geven.
Uw gedeelde contacten worden in real time gesynchroniseerd. Het autocomplete systeem van Gmail, Google Drive, Agenda, Zoom, uw CRM, enzovoort zal ze onmiddellijk tonen.
Wanneer u ergens in uw omgeving een e-mailadres behandelt, kunt u rechts op uw scherm alle informatie over dit contact zien en er met één klik meer details aan toevoegen.
Dankzij Shared Contacts for Gmail® worden de IP-telefoons van uw gebruikers automatisch gevuld met de gedeelde contacten, zelfs als ze er nog nooit contact mee hebben gehad.
Alle contacten in het bedrijf zijn in real time toegankelijk, overal, op alle apparaten, op alle platforms.
De migratie creëert een hoop rotzooi die verspreid wordt.
Shared Contacts for Gmail® helpt u bij het opschonen van de gegevens en zorgt ervoor dat alle informatie veilig en volgens de GDPR en andere regelgeving inzake gegevensprivacy wordt opgeslagen.
Uw gegevens worden veilig opgeslagen op een gecentraliseerde locatie en kunnen indien nodig worden gewist.
En er is een onbeperkte back-up van contacten – Google biedt slechts 30 dagen back-up – om ervoor te zorgen dat elk per ongeluk verwijderd contact altijd kan worden hersteld als dat nodig is.
Shared Contacts for Gmail® brengt uw contactbeheer op een hoger niveau.
U kunt alles weten over een contactpersoon, deze delen met uw collega’s, opmerkingen toevoegen en uw collega’s taggen, een contactpersoon toewijzen, enzovoort, allemaal vanaf één plek.
U kunt uw contacten bekijken per organisatie, afdeling, enzovoort, waardoor ze gemakkelijker te navigeren zijn dan de interface van Google Contacts, die relatief beperkt is.
Bovendien hebt u altijd een 360-zicht op al uw contacten – samen met de rest van uw team, waar u ook bent.
Lees meer:
Migreren naar Google Workspace vanuit een ander systeem is iets waar u op voorbereid moet zijn voordat u begint.
Uw team en medewerkers staan in de voorhoede van deze verandering, dus u moet ervoor zorgen dat u hen aanmoedigt om zich aan te passen aan het nieuwe systeem en hen ondersteuning bieden tijdens het hele proces.
Er zullen zich waarschijnlijk enkele uitdagingen voordoen – zo is het leven nu eenmaal – maar als u goed voorbereid bent, kan uw migratieproces soepel en naadloos verlopen.
