La migración a Google Workspace desde otro sistema (como Microsoft, Lotus Notes, Zimbra, etc.) es siempre un gran proyecto, y es una buena idea entender el proceso adecuadamente antes de lanzarse a él.
Este artículo repasará los principales pasos de la migración a Google Workspace, quién debería estar interesado en este tema y cómo superarlo de la mejor manera posible.
Cuando hablamos de una “migración a Google Workspace”, nos referimos básicamente a la transición desde cualquier sistema de correo electrónico (o sistema de datos) y herramientas ofimáticas heredadas a la nube de Google (Google Workspace).
En realidad, ahora que estamos definiendo todo el asunto, podríamos decir que esta transición a Google se compone de tres grandes pilares.
Google Workspace es un ecosistema de herramientas, y todo está integrado en la misma plataforma.
Sin embargo, cada usuario de su organización tiene sus propias necesidades, formas de trabajar y responsabilidades.
Con un proceso de migración, es crucial asegurarse de que el entorno es adecuado para cada persona o tipo de usuario para maximizar los beneficios de la nueva suite que está adquiriendo.
Esto tiene que ver con la migración real de mensajes de correo electrónico, documentos, calendarios, contactos, etc. a Google Workspace desde otro proveedor de servicios.
Normalmente, ésta es la parte en la que más piensa la gente cuando se trata de migrar a un nuevo sistema; sin embargo, es sólo una parte del proceso.
La primera parte de este pilar consiste esencialmente en minimizar el impacto del cambio.
Las nuevas herramientas pueden ser intimidantes, por lo que los usuarios deben ser enes para probar las nuevas herramientas. Si todo el mundo está de acuerdo desde el principio, también puedes asegurarte de que no se pierde tiempo extra en el periodo de transición.
Para que esto tenga éxito, hay que migrar los datos adecuadamente y configurar el entorno de acuerdo con los perfiles de los usuarios. Sus empleados tienen que encontrar todo lo que necesitan -como correos electrónicos, documentos y calendarios- en su nuevo sistema de inmediato.
Cuando el nuevo sistema funciona sin problemas y los datos están ahí, mejora la productividad de su equipo, suaviza sus procesos y facilita mucho el trabajo diario.
Cuando hablamos de una migración exitosa a Google Workspace, nos referimos no sólo a trasladar los datos de tu antiguo sistema al nuevo, sino también a asegurarte de que cada usuario tenga el entorno de trabajo que necesita.
También hay que asegurarse de que la adaptación al nuevo sistema se fomenta y valora en toda la organización.
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Este artículo es útil para cualquier persona que esté considerando o probando Google Workspace, ya sea como prueba gratuita o como prueba de concepto.
También es para las personas que acaban de migrar o están migrando a Google Workspace y han descubierto que se enfrentan a problemas relacionados con los contactos u otros datos migrados.
Ya sea que esté migrando desde Outlook, Exchange, Office 365, Lotus Notes, Domino u otro sistema, esto es para usted.
También es útil para todos los responsables de la productividad y la felicidad de los empleados o para el despliegue de nuevas herramientas a nivel de la organización.
Y luego, por supuesto, todos los responsables de la arquitectura de los datos, la organización y la integridad de los datos en su organización.
Veamos una situación de ejemplo.
Tu organización ha migrado a Google Workspace y ahora está descubriendo problemas con sus datos migrados: no puedes encontrar algunos de tus contactos compartidos en el nuevo sistema.
Lo que está en juego en esta situación es que ya has pasado por el proceso de migración y el nuevo sistema ya está en marcha. Por lo tanto, el problema en cuestión no es un problema de contactos, ahora es un problema de Google Workspace, que es mucho más grande.
Probablemente, en un principio, decidiste migrar para ser más productivo, tener un sistema más sencillo e intuitivo y tener todo almacenado de forma segura en la misma nube. ¿Y ahora no funciona?
Esta es una situación que se quiere evitar por completo, por lo que es mejor conocer todo el proceso por dentro y por fuera y evitar los posibles baches en el camino antes de llegar a ellos.
En primer lugar, repasemos algunas de las razones más comunes por las que las organizaciones deciden pasar de su sistema heredado al ecosistema de Google Workspace.
Esta es probablemente la razón más común por la que muchas organizaciones deciden cambiar de sistema.
Es posible que tenga todos sus datos cruciales dispersos en diferentes lugares y no centralizados.
Esto se vuelve especialmente complicado cuantos más contactos, cuentas y aplicaciones tengas que manejar en el trabajo.
La gran ventaja de Google Workspace es que todo está integrado en una única plataforma con capacidad ilimitada, lo que significa que todos los límites que hayas podido tener en cuanto a espacio de almacenamiento o cantidad de datos habrán desaparecido, junto con los silos.
Otra razón común es el coste. Ya sea por los costes del sistema antiguo o por no tener un sistema en la nube.
Mantener los servidores locales cuesta mucho dinero a largo plazo, y tener todo en la nube es más rentable.
Cuando se trata de la seguridad de sus datos, tiene todo el sentido del mundo ser precavido.
Sin embargo, simplemente tiene más sentido poner el dinero en el banco, no bajo el colchón.
Google Cloud es la más segura del mundo. Tus datos están a salvo.
Google Workspace está diseñado para ti si tu equipo tiene problemas con la colaboración entre miembros y equipos.
Las herramientas de Google son simplemente muy colaborativas. El ecosistema de Google incluye las herramientas esenciales que tu equipo necesita cada día, y se integra perfectamente con muchas otras herramientas útiles que puedes querer añadir a tu arsenal.
Y usted lo sabe tan bien como nosotros: la colaboración ayuda a las personas a trabajar juntas de forma más eficiente, les ayuda a evitar los silos y les permite ser más productivos.
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Está claro que no estaríamos escribiendo sobre este tema si fuera tan simple y sencillo como lo hemos hecho parecer en el capítulo anterior.
A menudo, puede haber desafíos en el camino, y eso está bien, siempre que sepas cómo evitarlos o resolverlos. Vamos a repasar un par de ellas para identificar qué tipo de retos hemos visto anteriormente con las migraciones.
Lo más probable es que la gente se sienta intimidada por la idea de adquirir nuevas herramientas, sobre todo si hay que incorporarse para utilizar un sistema completamente nuevo.
Todo lo que es nuevo da miedo, y eso es simplemente la naturaleza humana básica. Es frustrante conocer un nuevo sistema, no entenderlo del todo, no poder controlar todo lo que rodea a tu propio trabajo, etc.
La incorporación a la nueva herramienta lleva tiempo, y a veces la gente no ve el valor de inmediato.
Esto puede resolverse con una comunicación clara, transparencia y liderazgo. Debe ser respaldado por la alta dirección de la organización y no sólo por los informáticos.
Asegúrese de explicar los beneficios concretos para su organización incluso antes del proceso de migración.
A veces, las migraciones no salen como estaba previsto.
Algo puede salir mal en algún momento del proceso, y los problemas técnicos pueden tener un gran impacto en sus actividades empresariales.
Sin embargo, la buena noticia es que los problemas técnicos suelen ser relativamente fáciles de resolver con el socio adecuado, con experiencia en servicios de migración, que sabe lo que hace y puede ayudar.
Prepárate para encontrarte con problemas técnicos a lo largo del camino y saber a quién dirigirte si necesitas ayuda adicional.
Incluso cuando todo el mundo se haya acostumbrado al nuevo sistema, puede que no sea suficiente.
El problema suele ser simplemente el hecho de que las nuevas herramientas no están equipadas para funcionar exactamente igual que el sistema heredado.
Los usuarios no encontrarán su entorno de trabajo en su cuenta de Google Workspace igual que antes, y los datos pueden estar dispersos.
Esto puede ser difícil y causar mucha frustración, sobre todo si hay que idear nuevas formas de trabajar y nuevos procesos para todas las cosas que han funcionado sin problemas antes.
Algunas migraciones son desastrosas por este motivo, sobre todo si los usuarios desconocen cómo se puede solucionar.
Repase los nuevos procesos y sistemas con un grupo de discusión ya antes de iniciar la migración, y asegúrese de ofrecer apoyo a los miembros de su equipo a lo largo del proceso y también después.
Antes de empezar a planificar un proyecto de migración, asegúrese de tenerlos cubiertos.
Asegúrese de que todos los miembros de su organización sepan por qué se está realizando el cambio y qué se obtendrá de él
Asegúrese de que la comunicación con su gente sea fluida en todas las etapas del proceso para implantar la semilla de que algo está sucediendo. La comunicación es la clave, y a la gente le encanta saber lo que está pasando.
Con demasiada frecuencia, el departamento de TI se limita a hacer algo y se lo comunica a todo el mundo en el último momento sin “venderles” la solución.
Haga un anuncio oficial por parte de la alta dirección y demuestre que existe un impulso para llevar a cabo este cambio.
Muestre cómo está en línea con la visión a largo plazo de su organización. Concéntrese en las cosas geniales que serán posibles una vez que se produzca el cambio, y en cómo repercutirá positivamente en la vida laboral de todos.
En el ámbito de la empresa, ¿cómo están utilizando sus herramientas actuales?
Entienda que el objetivo principal de la migración no es recrear exactamente el mismo sistema que ya tiene en la nube.
Se trata más bien de pensar en el trabajo de forma diferente para ayudar a su equipo a alcanzar sus objetivos de forma más eficiente y ser más productivo.
Luego, a nivel individual: ¿Cómo utiliza su gente su correo electrónico, sus documentos, sus contactos, etc.?
¿En qué dispositivos? ¿Cómo acceden a ellos? ¿Cómo utilizan los contactos? ¿Documentos, correo electrónico? ¿De dónde proceden sus contactos?
¿Cómo se convierte alguien en un contacto? ¿Te limitas a leer su tarjeta de visita y a añadirla a tus contactos telefónicos? ¿Los escaneas?
¿Utilizas una interfaz específica en tu ordenador para crear contactos manualmente? ¿Su gente crea contactos a partir de las personas que les envían correos electrónicos? ¿O guardan un número entrante en su teléfono, transformándolo en un contacto?
Imagina que no hay ningún límite ni restricción. ¿Cuál sería la situación ideal? ¿Cómo quieren sus usuarios comunicarse, colaborar, centralizar o acceder a los datos?
Debe investigar el entorno de estos diferentes perfiles de usuario dentro de su empresa. Asegúrese de que la gente podrá trabajar mejor que antes con estas nuevas herramientas.
Una vez hecho esto, escriba el plano de su nuevo entorno describiendo todo lo que debería ser posible. Una vez que sepa lo que quiere que se haga, será fácil definir las configuraciones que se harán, los complementos que se añadirán y los datos que se migrarán o no.
Pasar a la nube puede ser un proyecto pequeño, como un simple cambio de proveedor de correo electrónico, o una migración completa.
Hay que ser consciente del alcance y tener en mente expectativas y objetivos realistas para el proyecto.
Consejo profesional: Organiza un taller o una reunión con todo tu equipo en la que repases cada etapa del proyecto de forma transparente, y asegúrate de que todo, desde el alcance hasta la finalización del proyecto, esté bien documentado.
También le recomendamos que defina un alcance mínimo al principio. De hecho, puede funcionar con un sistema híbrido y desplegar herramientas paso a paso. Esto evitará que sus usuarios se asusten por tener que hacer demasiados cambios.
En cualquier caso, no intentes formar a tus usuarios para que utilicen todas las herramientas de Google Workspace a la vez. Es mejor proporcionar formación temática o seminarios web a los que la gente pueda asistir cuando lo necesite.
No todo va a ser igual con el nuevo sistema, así que prepárese para apoyar a su equipo con las nuevas herramientas y los retos que puedan surgir.
Pero la tarea de ayudar a los usuarios no debe recaer únicamente sobre los hombros de su servicio de asistencia.
Formar a los campeones de Google en cada equipo para la resolución de casos de uso, que serán el referente de la solución en la planta.
Sin embargo, asegúrese de consultar a socios externos si necesita ayuda con sus nuevas herramientas.
Por último, veamos cómo podemos ayudarte en el proceso de migración desde Shared Contacts for Gmail®.
Como hemos visto anteriormente, Google Workspace es una plataforma personalizable. Así que lo que viene de fábrica en un sistema como Office 365 tendría que ser añadido como un plugin en Google for Business.
Google no admite el uso compartido de contactos totalmente integrado, como otros sistemas como Office 365.
La gente puede crear libretas de direcciones, pero no puede compartirlas libremente con quien quiera.
Esto es un problema: Tras la migración, muchos usuarios descubrirán rápidamente que los contactos que se compartían en su sistema heredado ya no están disponibles en un repositorio centralizado.
Nos aseguramos de que sus usuarios encuentren los contactos comunes estén donde estén (correos electrónicos, documentos, móviles, etc.), de que el propietario de las libretas de direcciones compartidas tenga un control total de acceso y de que todos sus sistemas (como su Directorio Activo) estén sincronizados y disponibles para todos los usuarios de su dominio.
Google no maneja muy bien los directorios múltiples. Si su organización cuenta con varios dominios, existe el reto de que todos sus usuarios accedan a la información de contacto de sus compañeros pertenecientes a otros dominios de la organización.
Este es un reto que Shared Contacts for Gmail® te ayuda a resolver unificando a todos tus usuarios en un único directorio, al que puede acceder cualquier persona desde cualquier lugar.
En Google, no hay sincronización entre LDAP (el directorio de tu empresa) y los dispositivos móviles o las aplicaciones de terceros.
Nos aseguramos de que puedas acceder a ellos en todas partes: móvil, correo electrónico, WhatsApp, Zoom y cientos de otras aplicaciones. Puedes encontrar tus contactos, editarlos y acceder a ellos, en cualquier lugar. Incluso sin conexión, lo que no es posible a través de la propia Google Cloud.
Además de los directorios, cada usuario puede crear su propia libreta de direcciones compartida, y compartirla con quien quiera de su equipo, dándole permisos de acceso específicos.
Tus contactos compartidos se sincronizan en tiempo real. El sistema de autocompletar de Gmail, Google Drive, Calendar, Zoom, tu CRM, etc., los mostrará inmediatamente.
Cada vez que tratas una dirección de correo electrónico en cualquier lugar de tu entorno, puedes ver toda la información relacionada con este contacto en la parte derecha de tu pantalla y añadir más detalles con un solo clic.
Gracias a Shared Contacts for Gmail®, los teléfonos IP de tus usuarios se llenan automáticamente con los contactos compartidos aunque nunca hayan interactuado con ellos.
Todos los contactos de la empresa son accesibles en tiempo real, en todas partes, en todos los dispositivos y en todas las plataformas.
La migración crea un montón de datos basura que se dispersarán.
Shared Contacts for Gmail® te ayuda a limpiar los datos y se asegura de que toda la información se almacene de forma segura y de acuerdo con el GDPR y otras normas de privacidad de datos.
Sus datos se almacenan de forma segura en una ubicación centralizada y pueden ser eliminados si es necesario.
Y hay una copia de seguridad ilimitada de los contactos -Google sólo ofrece 30 días de copia de seguridad- para garantizar que cualquier contacto borrado por error pueda ser restaurado en cualquier momento si es necesario.
Contactos compartidos para Gmail® facilita la gestión de tus contactos a un nivel superior.
Puedes saber todo sobre un contacto, compartirlo con tus compañeros, añadir comentarios y etiquetar a tus colegas, asignar un contacto, etc., todo desde un solo lugar.
Puedes ver tus contactos por organización, departamento, etc., lo que facilita la navegación en comparación con la interfaz de contactos de Google, que es relativamente limitada.
Y lo que es más, siempre tendrás una visión de 360º de todos tus contactos, junto con el resto de tu equipo, estés donde estés.
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Comparta los contactos con su equipo y acceda a ellos desde cualquier lugar
La migración a Google Workspace desde otro sistema es algo para lo que debes estar preparado antes de empezar.
Su equipo y sus empleados están al frente de este cambio, por lo que debe asegurarse de animarles a adaptarse al nuevo sistema y ofrecerles apoyo durante todo el proceso.
Es probable que se produzcan algunos problemas -así es la vida-, pero cuando se está debidamente preparado para afrontarlos, el proceso de migración puede ser fluido y sin contratiempos.