Contactos compartidos para Gmail
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La gestión de contactos significa almacenar, organizar, asegurar y hacer un seguimiento de la información de contacto sobre sus clientes potenciales y clientes, clientes potenciales de ventas, proveedores, socios, partes interesadas, empleados, (la lista continúa) y hacerlos fácilmente disponibles para todos los miembros de su organización.
Así que, básicamente, todos los que están en contacto con su empresa.
En su forma más simple, la gestión de contactos puede hacerse con cualquier cosa (como una hoja de Excel), pero muchas empresas deciden utilizar un software específico como un CRM para este fin, sólo para hacer las cosas más fáciles y eficientes.
La gestión de contactos concierne a todas las empresas, organizaciones e incluso individuos que necesitan, por una u otra razón, llevar el control y el uso de un número grande o creciente de contactos.
También es crucial asegurarse de que todos los datos personales que se recopilan están a salvo, y por eso hay que contar con las herramientas adecuadas.
En este artículo, repasaremos todo lo relacionado con la gestión de contactos, desde el por qué hasta el cómo práctico.
Las razones son múltiples, pero la más importante desde el punto de vista empresarial es: Tener los contactos almacenados en un sistema centralizado (preferiblemente en la nube) hace que toda la organización funcione de forma más eficiente.
¿Cómo? Bueno, para empezar, su equipo no necesita perder tiempo buscando la ubicación correcta para encontrar la información de contacto que necesitan o manejar contactos que ya son manejados por otros miembros de su organización, lo que resulta en que cada miembro del equipo retenga información parcial sobre un solo contacto. Por ejemplo, uno tendrá el número de móvil del contacto, otro tendrá el teléfono fijo y otro tendrá notas preciosas sobre el contacto, pero nadie en la organización tendrá toda esta información en conjunto.
Cuando una organización gestiona los contactos, todos los contactos -y su información- están centralizados y disponibles para que todos los miembros de su equipo los vean y los actualicen.
Los datos de contacto de una persona concreta estarán siempre actualizados y los usuarios autorizados podrán actualizarlos continuamente en tiempo real.
Cuando la información de contacto se difunde entre los usuarios, la organización puede perder fácilmente el control de estos datos y posteriormente ser robados o perdidos. Centralizar la información con un sistema fiable de copias de seguridad le ayuda a asegurarse de que sabe exactamente dónde están almacenados los datos y quién puede acceder a ellos.
Gracias a ello, facilita la gestión del GDPR y de otras normativas de privacidad. Al tener todos los datos en una ubicación centralizada en la que sabes exactamente quién puede acceder a ellos, puedes asegurarte de que permanezcan seguros. Por ejemplo, si alguien quiere que se elimine su información, basta con eliminarla de un solo lugar sin tener que recorrer diez libretas de direcciones y repositorios individuales.
También acabará entendiendo mejor a sus clientes.
Si almacena algunos datos sobre sus clientes, como los datos demográficos y sus interacciones anteriores con usted, podrá comprender mejor el comportamiento de sus clientes en cada paso del embudo de ventas.
Por otro lado, también es una gran responsabilidad para su organización almacenar toda esa información y garantizar su seguridad.
Sin embargo, disponer de información sobre sus clientes también le ayudará a mejorar la experiencia general del cliente. Puede añadir fácilmente un toque personalizado a todas las interacciones cuando sepa cómo ha interactuado un cliente con usted en el pasado.
Por no hablar de que la gestión de contactos puede ahorrarle a su equipo tiempo y dinero.
Si se ponen en marcha las herramientas de sincronización adecuadas, se consigue que todo el equipo sea más productivo al poder acceder a la información de los contactos y actualizarla, desde cualquier software o dispositivo.
De este modo, no tendrá que copiar y pegar la información de contacto ni perder el tiempo actualizando la información en varios lugares diferentes.
Cuando todos los contactos, y su información, están a salvo en un solo lugar, tu equipo puede alinearse fácilmente y colaborar en los contactos sin problemas.
Digámoslo: La gestión de contactos es esencial para cualquier organización.
Desde las pequeñas empresas hasta las de la lista Fortune 500, todo el mundo necesita gestionar y organizar sus contactos. Especialmente si quiere garantizar el gran rendimiento de sus equipos y mantener sus datos a salvo.
No es sólo para grandes organizaciones o empresas. En realidad, es una parte integral de un gran número de campos diferentes, entre ellos:
Como ya se ha mencionado, la gestión de los contactos puede realizarse fácilmente con una hoja de cálculo compartida como Google Sheets o Microsoft Excel. Esto es especialmente útil si su organización no tiene muchos contactos en su base de datos.
Puedes añadir fácilmente la información pertinente a las ranuras correspondientes de tu hoja de cálculo y actualizarla sobre la marcha, asegurándote de que todos puedan acceder al documento cuando lo necesiten.
Sin embargo, con más contactos y diferentes listas de contactos y libretas de direcciones, es posible que necesites algo más.
Repasemos un par de las formas más comunes en que las empresas y organizaciones gestionan sus contactos.
Esto se refiere principalmente a un directorio de Active Directory, LDAP o un directorio de dominio de Google Workspace.
El departamento de TI de la organización suele mantener este tipo de directorio de la empresa, y suele contener la información de los empleados, las listas de correo y algunos contactos externos.
Estos contactos suelen estar accesibles en los correos electrónicos y en las intranets, pero rara vez en las apps de contactos para móviles u otras aplicaciones.
Tampoco suelen estar disponibles cuando el usuario está desconectado.
Otra limitación importante es que sólo pueden ser creados, editados y actualizados por los administradores o el personal informático.
En este escenario, un sistema tan rígido puede resultar bastante complicado, y la implementación de la compartición de contactos externos puede ser costosa. Y cuando se trata de varios dominios o sucursales/localizaciones, la cosa se complica aún más.
La gestión de los contactos es más fácil con un CRM porque está diseñado para la gestión de contactos. Por lo tanto, ofrecen muchas características funcionales para ayudarle.
Puede, por ejemplo:
Sin embargo, no todo es sol y flores.
Lo que hace que los CRM sean algo más complejos es que se centran más en las operaciones de marketing y ventas.
En primer lugar, es necesario que todo el equipo se familiarice con el nuevo software y, a veces, el proceso de familiarización y formación puede resultar bastante costoso, ya que la mayoría de los CRM tienen cientos de funciones que hay que conocer, por no mencionar el coste de cada puesto de CRM que se compra.
Además, los CRM no suelen estar sincronizados con todas las demás aplicaciones que utilizas, como tu sistema de correo electrónico, WhatsApp, los contactos de tu teléfono móvil, etc.
Los diferentes tipos de CRM están diseñados para diferentes tipos de organizaciones. Por ejemplo, HubSpot puede utilizarse para equipos más pequeños que quieran crecer, y Salesforce es una buena opción para grandes organizaciones con grandes equipos y necesidades de mayor escala para la gestión de contactos.
Otra solución por la que apuestan muchas organizaciones es un sistema de gestión de contactos o un gestor de contactos compartido diseñado específicamente para este fin.
Con este tipo de sistemas, puedes:
Y, por lo general, algunas de ellas están integradas en muchas de las herramientas que su equipo ya utiliza, por lo que no requieren ninguna formación ni una transformación organizativa.
Con este tipo de herramienta, puede obtener los beneficios de un CRM para toda su organización sin tener que pagar mucho dinero por asientos de CRM.
Una herramienta como Contactos compartidos para Gmail® es una forma sencilla de centralizar, compartir y gestionar los contactos de Google con todo el equipo.
Todo el mundo puede acceder a estos contactos en las herramientas que ya utiliza, como los contactos de Google, Gmail, la agenda de contactos de su móvil, Google Drive o Docs, WhatsApp, su sistema de VoIP, etc. De este modo, su equipo puede ahorrarse la adquisición de nuevas herramientas o la incorporación de todo el equipo al uso de un nuevo sistema.
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“Alternativas de CRM para impulsar la productividad de sus equipos de ventas”
A continuación, vamos a repasar un par de buenas prácticas. Son una parte integral del proceso de almacenamiento y gestión de tus contactos de forma adecuada.
De este modo, siempre tendrá la misma información sobre todas las personas de su base de datos y no tendrá que buscar información adicional cuando la necesite.
Cuando no existe un proceso adecuado para la gestión de los contactos, las cosas suelen quedar aisladas.
Es posible que los miembros de tu equipo tengan sus propias libretas de direcciones y, cuando el número de teléfono de uno de sus contactos cambia, sólo una persona lo actualiza en su propia libreta de direcciones, dejando al resto del equipo con un número de teléfono obsoleto.
Para evitar esto asegúrate de que tu equipo tiene un sistema que sincroniza toda la información de contacto (y las actualizaciones de la misma), para que esté disponible para todos los que la necesiten.
No restrinja el intercambio de contactos sólo a su equipo de ventas. La compartición de contactos suele hacerse a través de herramientas de CRM, limitando el acceso a estos contactos sólo al personal que tiene una licencia de pago.
Los CRMs pueden ser costosos, y si no quieres comprar asientos de CRM para todo tu equipo, deberías considerar herramientas alternativas e integradas que te permitan compartir contactos con todo tu equipo, independientemente de si tienen un asiento de CRM o no.
Piensa en cosas como los sistemas de correo electrónico más comunes, las agendas de teléfonos móviles, las aplicaciones de mensajería instantánea como Whatsapp o Telegram, o los sistemas de VoIP como RingCentral o Twilio.
Implantar soluciones que obliguen a sus usuarios a utilizar sólo una aplicación o software específico no suele ser una buena idea, ya que no se integran con sus otras herramientas.
Reglamentos como el GDPR hacerla responsable de los datos personales que posee. Debe saber y comprender exactamente dónde se almacenan estos datos en su infraestructura de TI si una persona quiere que se elimine su información de la instancia.
Con los contactos duplicados en diferentes cuentas de usuario, es imposible mantener todos estos datos bajo control. Aquí es donde un sistema de gestión de contactos le ayudará.
Es esencial asegurarse de que las personas adecuadas acceden a los contactos correctos y los actualizan para evitar fugas de datos o el abuso de la información personal de tus contactos.
Las tarjetas de memoria, las llaves USB, los dispositivos móviles o las hojas de Excel almacenadas en discos duros pueden parecer excelentes lugares para guardar cosas, pero ¿qué pasa si los dispositivos se rompen o se pierden? También dificulta enormemente el cumplimiento del GDPR y otras normativas similares.
Muchas organizaciones se olvidan de sus contactos una vez que se han añadido a la base de datos. Asegúrate de hablar con tus contactos y mantener una buena relación con ellos.
Aquí tienes una práctica lista de control para cuando quieras empezar a gestionar tus contactos de forma estructurada.
✅ Averigua cómo se utilizan tus contactos en tu organización.
Concéntrese en: ¿Quién los utiliza? ¿Quién almacena y qué contactos? ¿Cómo se utilizan? ¿Con qué fin? ¿En qué tipo de software y dispositivos?
Concéntrese en: ¿Están creando y actualizando los mismos contactos diferentes usuarios de su organización? ¿Los usuarios a veces añaden los mismos contactos a diferentes programas? ¿Hay situaciones en las que los usuarios pierden contactos?
¿Hay situaciones en las que los usuarios no pueden acceder a los contactos o tienen que pedir constantemente información de contacto a sus colegas?
¿Hay situaciones en las que los usuarios no pueden acceder a los contactos o tienen que pedir constantemente información de contacto a sus colegas?
✅ Conozca sus prácticas actuales de gestión de contactos.
Concéntrese en: ¿Qué información sobre los contactos almacenas? ¿Tiene un depósito central de contactos? Si lo hace, ¿quién lo gestiona y quién puede contribuir a él? ¿Quién puede acceder a ella? ¿Cuáles son sus límites? ¿Permite el acceso a estos contactos en todas partes?
¿Cómo clasifica sus contactos? ¿Contactos de clientes, proveedores, clientes potenciales, socios, etc.? ¿Sabe dónde se encuentra la información de contacto y los datos personales?
¿Cuál es la naturaleza de la información que almacena sobre sus contactos? (información básica, notas, interacciones y similares).
Centrarse en: ¿Necesitas acceder a tus contactos en varios dispositivos y programas? ¿Necesita automatizar sus procesos -como correos electrónicos, presupuestos o facturas- con sus contactos? ¿Cuántos usuarios lo necesitan?
¿Quién y cuántas personas de tu organización necesitan acceder a los contactos compartidos? ¿Necesitas compartir sólo los contactos de Google (si estás en Google Workspace)? ¿Qué tipo de contactos necesitas compartir: internos, externos o ambos?
Centrarse en: ¿Necesitan sus equipos de ventas y marketing automatizar sus procesos? Considere la posibilidad de instalar un CRM -como Salesforce, Zoho o HubSpot CRM, por ejemplo-.
Un CRM puede ayudarle con muchas acciones cotidianas, como las configuraciones, la creación de pedidos de venta y facturas, la gestión de sus campañas de marketing, etc. Esto significa que sólo los usuarios que necesitan realizar estas acciones necesitan una licencia de CRM, y el resto puede prescindir de ella.
Otros miembros de su organización pueden necesitar un conector sencillo para acceder a todos los contactos compartidos, no sólo clientes y prospectos, sino también otros miembros del equipo, proveedores, socios, etc.
Un error común es tratar de construir una base de datos de contactos limpia antes de implementar un sistema de gestión de contactos. Esto es una causa perdida, ya que una base de datos de contactos está en constante evolución.
Recomendamos empezar por crear una o dos listas de contactos, como “clientes” o “equipo A”, y compartirlas con el resto de la organización de inmediato. Si se detecta el mismo contacto en varios lugares, el plugin de Contactos Compartidos lo fusionará automáticamente.
Cuando hayas elegido la herramienta que prefieras, sube un CSV para tu CRM o simplemente comparte las etiquetas de tus contactos de Google.
Esto se puede hacer fácilmente con un sistema como Shared Contacts for Gmail®.
Por ejemplo, cuando actualices los contactos de la agenda de tu dispositivo móvil y el contacto sea compartido, el plugin de Contactos Compartidos lo actualizará automáticamente para todos. Puedes olvidarte de preocuparte de actualizar todos los contactos por separado.
Y de paso, aproveche la mejora de la experiencia del cliente que está creando para sus clientes.
Shared Contacts for Gmail® es una herramienta de gestión y compartición de contactos basada en la nube y diseñada para facilitar tus procesos diarios.
Usted y los miembros de su equipo pueden compartir, acceder, comentar y actualizar fácilmente los contactos centralizados. Si quieres que tu organización tenga una base de contactos limpia y organizada, puedes probar gratuitamente Contactos compartidos para Gmail®.
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