Gemeinsame Kontakte für Gmail®
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Die Migration zu Google Workspace von einem anderen System (wie Microsoft, Lotus Notes, Zimbra usw.) ist immer ein großes Projekt, und es ist eine gute Idee, den Prozess genau zu verstehen, bevor man sich darauf stürzt.
In diesem Artikel werden die wichtigsten Schritte der Migration zu Google Workspace erläutert, wer sich für dieses Thema interessieren sollte und wie man es so reibungslos wie möglich durchführt.
Wenn wir von einer “Google Workspace-Migration” sprechen, meinen wir im Grunde den Übergang von einem beliebigen älteren E-Mail-System (oder Datensystem) und Office-Tools in die Google-Cloud (Google Workspace).
Wenn wir schon dabei sind, das Ganze zu definieren, könnten wir sagen, dass dieser Übergang zu Google aus drei großen Säulen besteht.
Google Workspace ist ein Ökosystem von Tools, die alle auf derselben Plattform integriert sind.
Jeder einzelne Benutzer in Ihrem Unternehmen hat jedoch seine eigenen spezifischen Bedürfnisse, Arbeitsweisen und Verantwortlichkeiten.
Bei einem Migrationsprozess muss sichergestellt werden, dass die Umgebung für jede Person bzw. jeden Benutzertyp geeignet ist, um den Nutzen der neuen Suite zu maximieren, die Sie erwerben.
Dabei geht es um die Migration von E-Mail-Nachrichten, Dokumenten, Kalendern, Kontakten usw. von einem anderen Dienstanbieter zu Google Workspace.
In der Regel ist dies der Teil, an den die meisten Menschen am meisten denken, wenn es um die Migration auf ein neues System geht; es ist jedoch nur ein Teil des Prozesses.
Der erste Teil dieser Säule besteht im Wesentlichen darin, den Schock zu minimieren, den die Veränderung verursacht.
Neue Tools können einschüchternd wirken, daher sollten die Nutzer edie neuen Werkzeuge auszuprobieren. Wenn alle Beteiligten von Anfang an mit an Bord sind, können Sie auch sicherstellen, dass in der Übergangsphase keine zusätzliche Zeit verloren geht.
Damit dies gelingt, müssen die Daten ordnungsgemäß migriert und die Umgebung entsprechend den Profilen Ihrer Benutzer eingerichtet werden. Ihre Mitarbeiter müssen alles, was sie brauchen – wie E-Mails, Dokumente und Kalender – sofort in ihrem neuen System finden.
Wenn das neue System reibungslos funktioniert und die Daten vorhanden sind, verbessert es die Produktivität Ihres Teams, vereinfacht die Abläufe und erleichtert die tägliche Arbeit.
Wenn wir von einer erfolgreichen Migration zu Google Workspace sprechen, meinen wir damit nicht nur die Übertragung der Daten von Ihrem alten System in das neue, sondern auch die Sicherstellung, dass jeder Nutzer die Arbeitsumgebung hat, die er benötigt.
Sie müssen auch sicherstellen, dass die Anpassung an das neue System im gesamten Unternehmen gefördert und geschätzt wird.
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Dieser Artikel ist für jeden hilfreich, der Google Workspace in Erwägung zieht oder ausprobiert – sei es als kostenlose Testversion oder als Proof of Concept.
Es richtet sich auch an Personen, die gerade zu Google Workspace migriert haben oder migrieren und feststellen, dass sie mit Problemen im Zusammenhang mit Kontakten oder anderen migrierten Daten konfrontiert sind.
Egal, ob Sie von Outlook, Exchange, Office 365, Lotus Notes, Domino oder einem anderen System migrieren, dies ist genau das Richtige für Sie.
Es ist auch für alle nützlich, die für die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter oder für die Einführung neuer Tools auf Unternehmensebene verantwortlich sind.
Und dann natürlich alle, die in Ihrem Unternehmen für die Architektur der Daten, die Organisation und die Integrität der Daten verantwortlich sind.
Schauen wir uns eine Beispielsituation an.
Ihr Unternehmen hat zu Google Workspace migriert und stößt nun auf Probleme mit den migrierten Daten: Sie können einige Ihrer freigegebenen Kontakte im neuen System nicht finden.
In dieser Situation steht bereits viel auf dem Spiel, denn Sie haben den Migrationsprozess bereits durchlaufen und das neue System ist nun in Betrieb. Es handelt sich also nicht um ein Kontaktproblem, sondern um ein Google Workspace-Problem, das viel größer ist.
Wahrscheinlich haben Sie sich ursprünglich für die Migration entschieden, um produktiver zu sein, ein einfacheres und intuitiveres System zu haben und alles sicher in derselben Cloud zu speichern. Und jetzt funktioniert es nicht mehr?
Das ist eine Situation, die Sie auf jeden Fall vermeiden wollen. Deshalb ist es besser, den gesamten Prozess in- und auswendig zu kennen und mögliche Stolpersteine zu vermeiden, bevor Sie sie treffen.
Gehen wir zunächst einige der häufigsten Gründe durch, warum sich Unternehmen für einen Wechsel von ihrem Altsystem zum Google Workspace-Ökosystem entscheiden.
Dies ist wahrscheinlich der häufigste Grund, warum sich viele Unternehmen für einen Wechsel zu einem anderen System entscheiden.
Es kann sein, dass Sie alle wichtigen Daten an verschiedenen Orten verstreut und nicht zentralisiert haben.
Dies wird umso schwieriger, je mehr Kontakte, Konten und Anwendungen Sie bei der Arbeit verwalten müssen.
Der große Vorteil von Google Workspace ist, dass alles auf einer einzigen Plattform mit unbegrenzter Kapazität integriert ist. Das bedeutet, dass alle Beschränkungen, die Sie bisher in Bezug auf Speicherplatz oder Datenmenge hatten, zusammen mit den Silos wegfallen.
Ein weiterer häufiger Grund sind die Kosten. Entweder die Kosten für das alte System oder das Nichtvorhandensein eines Cloud-Systems.
Der Unterhalt von Servern vor Ort kostet auf Dauer viel Geld, und alles in der Cloud zu haben ist kostengünstiger.
Wenn es um die Sicherheit Ihrer Daten geht, ist es sehr sinnvoll, vorsichtig zu sein.
Aber es ist einfach sinnvoller, sein Geld auf die Bank zu legen und nicht unter die Matratze.
Google Cloud ist die sicherste Cloud der Welt. Ihre Daten sind sicher und zuverlässig.
Google Workspace ist für Sie gedacht, wenn Ihr Team Probleme mit der Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und Teams hat.
Google-Tools sind einfach sehr kollaborativ. Das Google-Ökosystem umfasst die wichtigsten Tools, die Ihr Team täglich benötigt, und lässt sich nahtlos in viele andere nützliche Tools integrieren, die Sie vielleicht zu Ihrem Arsenal hinzufügen möchten.
Und Sie wissen es genauso gut wie wir: Zusammenarbeit hilft Menschen, effizienter zusammenzuarbeiten, Silos zu vermeiden und produktiver zu sein.
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Es ist klar, dass wir nicht über dieses Thema schreiben würden, wenn es so einfach und unkompliziert wäre, wie wir es im vorherigen Kapitel dargestellt haben.
Oftmals gibt es auf dem Weg dorthin Herausforderungen, und das ist in Ordnung – solange man weiß, wie man sie vermeiden oder lösen kann. Gehen wir einige von ihnen durch, um festzustellen, welche Art von Herausforderungen wir bisher bei Migrationen erlebt haben.
Die Menschen sind wahrscheinlich eingeschüchtert von der Vorstellung, neue Werkzeuge zu bekommen – vor allem, wenn sie in ein völlig neues System eingewiesen werden müssen.
Alles, was neu ist, macht Angst, und das liegt in der menschlichen Natur. Es ist frustrierend, ein neues System kennen zu lernen, es nicht vollständig zu verstehen, nicht alles rund um die eigene Arbeit kontrollieren zu können usw.
Die Einarbeitung in das neue Tool braucht Zeit, und manchmal erkennen die Mitarbeiter den Nutzen nicht sofort.
Dieses Problem kann durch klare Kommunikation, Transparenz und Führung gelöst werden. Sie sollte von der obersten Führungsebene des Unternehmens und nicht nur von der IT-Abteilung unterstützt werden.
Vergewissern Sie sich, dass Sie die konkreten Vorteile für Ihr Unternehmen bereits vor der Migration erläutern.
Manchmal verlaufen Migrationen einfach nicht wie geplant.
Irgendwann kann etwas schief gehen, und die technischen Probleme können große Auswirkungen auf Ihre Geschäftsaktivitäten haben.
Die gute Nachricht ist jedoch, dass technische Probleme in der Regel relativ leicht zu lösen sind, wenn man den richtigen Partner hat, der Erfahrung mit Migrationsdiensten hat, weiß, was er tut und helfen kann.
Seien Sie darauf gefasst, dass Sie unterwegs auf technische Probleme stoßen werden, und wissen Sie, an wen Sie sich wenden können, wenn Sie zusätzliche Hilfe benötigen.
Selbst wenn sich alle mit dem neuen System vertraut gemacht haben, kann es sein, dass es noch nicht ausreicht.
Das Problem besteht oft einfach darin, dass die neuen Werkzeuge nicht so ausgestattet sind, dass sie genau so funktionieren wie das Altsystem.
Die Nutzer werden ihre Arbeitsumgebung in ihrem Google Workspace-Konto nicht mehr so vorfinden wie zuvor, und die Daten können verstreut sein.
Das kann schwierig sein und viel Frustration verursachen, vor allem, wenn man neue Arbeitsweisen und neue Prozesse für all die Dinge entwickeln muss, die bisher reibungslos funktioniert haben.
Manche Migrationen sind deshalb katastrophal, vor allem, wenn die Benutzer nicht wissen, wie man das Problem lösen kann.
Gehen Sie die neuen Prozesse und Systeme mit einer Fokusgruppe durch, bevor Sie mit der Migration beginnen, und bieten Sie Ihren Teammitgliedern während des gesamten Prozesses und auch danach Unterstützung an.
Bevor Sie mit der Planung eines Migrationsprojekts beginnen, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie diese Punkte berücksichtigen.
Vergewissern Sie sich, dass jeder in Ihrem Unternehmen weiß, warum die Änderung vorgenommen wird und was sie bewirken wird.
Stellen Sie sicher, dass die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern in allen Phasen des Prozesses nahtlos verläuft, um den Keim dafür zu legen, dass etwas passiert. Kommunikation ist das A und O, und die Menschen wollen wissen, was los ist.
Allzu oft unternimmt die IT-Abteilung einfach etwas und teilt es allen in letzter Minute mit, ohne ihnen die Lösung zu “verkaufen”.
Machen Sie eine offizielle Ankündigung durch die oberste Führungsebene und zeigen Sie, dass es eine Eigendynamik für diese Veränderung gibt.
Zeigen Sie, wie es mit der langfristigen Vision Ihrer Organisation übereinstimmt. Konzentrieren Sie sich auf die coolen Dinge, die nach der Veränderung möglich sein werden, und wie sie sich positiv auf das Arbeitsleben aller auswirken werden.
Wie nutzen Sie auf Unternehmensebene Ihre derzeitigen Instrumente?
Machen Sie sich klar, dass das Hauptziel der Migration nicht darin besteht, genau das gleiche System, das Sie bereits in der Cloud haben, neu zu erstellen.
Es geht vielmehr darum, die Arbeit anders zu denken, um Ihrem Team zu helfen, seine Ziele effizienter zu erreichen und produktiver zu sein.
Und dann, auf individueller Ebene: Wie nutzen Ihre Mitarbeiter ihre E-Mails, Dokumente, Kontakte usw.?
Auf welchen Geräten? Wie haben sie Zugang zu ihnen? Wie werden die Kontakte genutzt? Dokumente, E-Mail? Woher kommen ihre Kontakte?
Wie wird jemand zu einem Kontakt? Lesen Sie einfach die Visitenkarte und fügen Sie sie zu Ihren Telefonkontakten hinzu oder scannen Sie sie ein?
Verwenden Sie eine bestimmte Schnittstelle auf Ihrem Computer, um Kontakte manuell zu erstellen? Erstellen Ihre Mitarbeiter Kontakte aus Personen, die ihnen E-Mails schicken? Oder speichern sie eine eingehende Nummer in ihrem Telefon und verwandeln sie in einen Kontakt?
Stellen Sie sich vor, es gäbe keine Grenzen oder Einschränkungen. Wie sähe die ideale Situation aus? Wie möchten Ihre Benutzer kommunizieren, zusammenarbeiten, Daten zentralisieren oder darauf zugreifen?
Sie müssen die Umgebung für diese verschiedenen Benutzerprofile in Ihrem Unternehmen untersuchen. Sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeiter mit diesen neuen Instrumenten besser arbeiten können als zuvor.
Schreiben Sie dann den Entwurf Ihrer neuen Umgebung, indem Sie alles beschreiben, was möglich sein soll. Sobald Sie wissen, was Sie ermöglichen wollen, ist es einfach, die vorzunehmenden Konfigurationen, hinzuzufügenden Add-ons und die zu migrierenden oder nicht zu migrierenden Daten zu definieren.
Die Umstellung auf die Cloud kann ein kleines Projekt wie ein einfacher Wechsel des E-Mail-Anbieters oder eine umfassende Migration sein.
Sie müssen sich des Umfangs bewusst sein und realistische Erwartungen und Ziele für das Projekt vor Augen haben.
Pro-Tipp: Organisieren Sie einen Workshop oder eine Sitzung mit Ihrem gesamten Team, bei dem Sie jede Phase des Projekts transparent durchgehen, und stellen Sie sicher, dass alles vom Umfang bis zum Abschluss des Projekts gut dokumentiert ist.
Wir empfehlen Ihnen außerdem, zu Beginn einen minimalen Umfang festzulegen. In der Tat können Sie mit einem hybriden System arbeiten und Tools schrittweise einsetzen. So vermeiden Sie, dass Ihre Nutzer ausflippen, weil sie zu viele Änderungen vornehmen müssen.
Versuchen Sie auf keinen Fall, Ihre Nutzer für die Verwendung aller Google Workspace-Tools auf einmal zu schulen. Bieten Sie besser thematische Schulungen oder Webinare an, die die Teilnehmer bei Bedarf besuchen können.
Mit dem neuen System wird nicht mehr alles so sein wie vorher. Seien Sie also darauf vorbereitet, Ihr Team bei den neuen Werkzeugen und allen auftretenden Herausforderungen zu unterstützen.
Aber die Aufgabe, den Benutzern zu helfen, sollte nicht nur auf den Schultern Ihres Helpdesks liegen.
Bilden Sie in jedem Team Google-Champions für die Lösung von Anwendungsfällen aus, die dann als Referenten für die Lösung vor Ort fungieren.
Wenden Sie sich jedoch unbedingt an externe Partner, wenn Sie Hilfe bei der Nutzung Ihrer neuen Tools benötigen.
Lassen Sie uns zum Schluss noch einen Blick darauf werfen, wie wir von Shared Contacts for Gmail® Sie bei der Migration unterstützen können.
Wie wir oben gesehen haben, ist Google Workspace eine anpassbare Plattform. Was also in einem System wie Office 365 standardmäßig enthalten ist, müsste in Google for Business als Plugin hinzugefügt werden.
Google unterstützt keine vollständig integrierte Kontaktfreigabe wie einige andere Systeme wie Office 365.
Die Menschen können zwar Adressbücher anlegen, aber sie können sie nicht frei mit beliebigen Personen teilen.
Dies ist ein Problem: Nach der Migration werden viele Benutzer schnell feststellen, dass Kontakte, die in ihrem Altsystem freigegeben waren, nicht mehr in einem zentralen Repository verfügbar sind.
Wir sorgen dafür, dass Ihre Benutzer die gemeinsamen Kontakte finden, wo immer sie sich befinden (E-Mails, Dokumente, Mobiltelefone usw.), dass der Eigentümer der gemeinsamen Adressbücher volle Zugriffsrechte hat und dass alle Ihre Systeme (wie Ihr Active Directory) synchronisiert und für alle Benutzer Ihrer Domäne verfügbar sind.
Google kann mit mehreren Verzeichnissen nicht besonders gut umgehen. Wenn Ihr Unternehmen mehrere Domänen umfasst, besteht die Herausforderung darin, dass alle Benutzer auf die Kontaktinformationen ihrer Kollegen zugreifen können, die zu anderen Domänen im Unternehmen gehören.
Shared Contacts for Gmail® hilft Ihnen, diese Herausforderung zu meistern, indem es alle Ihre Benutzer in einem einzigen Verzeichnis zusammenfasst, auf das jeder von überall aus zugreifen kann.
Bei Google gibt es keine Synchronisierung zwischen LDAP (Ihrem Unternehmensverzeichnis) und mobilen Geräten oder Anwendungen von Drittanbietern.
Wir sorgen dafür, dass Sie überall darauf zugreifen können – mobil, per E-Mail, über WhatsApp, Zoom und Hunderte von anderen Apps. Sie können Ihre Kontakte finden, bearbeiten und überall darauf zugreifen. Auch offline, was über Google Cloud selbst nicht möglich ist.
Neben Verzeichnissen kann jeder Benutzer sein eigenes gemeinsames Adressbuch erstellen und es mit allen Mitgliedern seines Teams teilen, indem er ihnen bestimmte Zugriffsrechte erteilt.
Ihre freigegebenen Kontakte werden in Echtzeit synchronisiert. Das Autovervollständigungssystem von Google Mail, Google Drive, Kalender, Zoom, Ihrem CRM usw. zeigt sie sofort an.
Wann immer Sie mit einer E-Mail-Adresse irgendwo in Ihrer Umgebung zu tun haben, können Sie alle Informationen zu diesem Kontakt auf der rechten Seite Ihres Bildschirms sehen und mit einem Klick weitere Details hinzufügen.
Dank Shared Contacts for Gmail® werden die IP-Telefone Ihrer Benutzer automatisch mit den freigegebenen Kontakten bestückt, auch wenn sie nie mit ihnen interagiert haben.
Alle Kontakte im Unternehmen sind in Echtzeit zugänglich, überall, auf allen Geräten, auf allen Plattformen.
Bei der Migration entsteht eine Menge Datenmüll, der verstreut wird.
Shared Contacts for Gmail® hilft Ihnen bei der Bereinigung der Daten und stellt sicher, dass alle Informationen sicher und gemäß GDPR und anderen Datenschutzbestimmungen gespeichert werden.
Ihre Daten werden sicher an einem zentralen Ort gespeichert und können bei Bedarf gelöscht werden.
Und es gibt eine unbegrenzte Kontaktsicherung – Google bietet nur eine 30-Tage-Sicherung an – um sicherzustellen, dass jeder versehentlich gelöschte Kontakt bei Bedarf jederzeit wiederhergestellt werden kann.
Shared Contacts for Gmail® vereinfacht Ihre Kontaktverwaltung auf einer höheren Ebene.
Sie können alles über einen Kontakt wissen, ihn für Ihre Kollegen freigeben, Kommentare hinzufügen und Ihre Kollegen markieren, einen Kontakt zuweisen usw. – alles von einem Ort aus.
Sie können Ihre Kontakte nach Unternehmen, Abteilung usw. anzeigen, was die Navigation im Vergleich zur relativ eingeschränkten Google-Kontaktoberfläche erleichtert.
Außerdem haben Sie immer einen 360°-Blick auf alle Ihre Kontakte – zusammen mit dem Rest Ihres Teams, egal wo Sie sind.
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Teilen Sie Kontakte mit Ihrem Team – und greifen Sie darauf zu, wo immer Sie sind
Die Migration zu Google Workspace von einem anderen System aus ist etwas, auf das Sie vorbereitet sein sollten, bevor Sie überhaupt anfangen.
Ihr Team und Ihre Mitarbeiter stehen bei dieser Veränderung an vorderster Front. Daher sollten Sie sie ermutigen, sich an das neue System anzupassen, und ihnen während des gesamten Prozesses Unterstützung anbieten.
Es ist wahrscheinlich, dass einige Herausforderungen auftreten werden – so ist das Leben nun einmal – aber wenn Sie richtig darauf vorbereitet sind, kann Ihr Migrationsprozess reibungslos und nahtlos verlaufen.
