Contacts partagés pour Gmail™ propose des champs personnalisés que vous pouvez utiliser pour organiser et adapter les informations de contact essentielles. L’ajout de champs de contact personnalisés peut contribuer à transformer votre espace de travail Google en un mini-CRM.
Cet article vous permet de découvrir comment améliorer la gestion des contacts grâce à des champs de contact personnalisés.
Apprenez à créer des champs personnalisés
Qu’est-ce qu’un champ personnalisé ?
Les champs personnalisés sont des catégories supplémentaires, définies par l’utilisateur, dans une carte de contact, qui vont au-delà des champs standard tels que le nom, le numéro de téléphone et l’adresse électronique. Ces champs vous permettent de stocker des informations pertinentes sur votre contact, telles que le type d’abonnement, les dates de renouvellement du contrat ou les noms des comptes de médias sociaux.
Quels sont les avantages des champs de contact personnalisés pour votre organisation ?
Voilà plusieurs façons pour votre entreprise de maximiser l’utilisation du champ de contact personnalisé de ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™).
Remplacement du CRM
Vous n’avez pas besoin d’abonnements CRM coûteux pour personnaliser votre base de données de contacts. Grâce à la fonctionnalité de champs personnalisés de Contacts partagés pour Gmail™, vous pouvez transformer votre espace de travail Google en un mini-CRM.
Par exemple, un atelier de réparation automobile peut facilement consulter des détails tels que le type, la marque et le modèle du véhicule, ou la dernière visite de l’atelier directement dans l’entrée de contact – il n’est pas nécessaire de vérifier une feuille de calcul séparée.
En savoir plus : Comment utiliser G Suite/Google Workspace comme CRM : Un guide pratique
Amélioration de l’organisation des données de contact
Les noms de champs personnalisables permettent aux entrées de contact d’afficher des détails plus pertinents. Des données claires et structurées renforcent la précision et la fiabilité, améliorant ainsi l’hygiène générale des données.
Par exemple, vous pouvez réduire l’encombrement des notes en ajoutant des champs dédiés aux informations couramment enregistrées, ce qui améliore l’organisation.
En savoir plus : Meilleures pratiques pour l’hygiène des données de contact
Contrôle de l’administrateur sur la création de champs personnalisés
L’administrateur du compte crée des champs de contact personnalisés et les applique automatiquement à toutes les entrées de contact. Les utilisateurs n’ont plus qu’à sélectionner le champ approprié et à saisir la valeur, ce qui évite de créer des champs individuellement.
Par exemple, dans la liste des contacts d’un tournoi de bowling, l’administrateur peut définir des champs tels que “Taille de la chaussure”, “Poids de la boule préféré” et “Niveau de compétence” une seule fois, et ils apparaîtront pour chaque contact.
Cohérence entre les contacts
Contacts partagés pour Gmail™ permet de créer des champs personnalisés dans l’ensemble du carnet d’adresses, contrairement à Google Contacts où ils doivent être définis individuellement. Tous les membres de l’équipe utilisent la même liste standardisée lorsqu’ils créent ou mettent à jour des contacts, ce qui permet d’éviter les erreurs et de conserver des données propres et uniformes.
Cela élimine la redondance et les étiquettes incohérentes telles que “préférence de poids de balle”, “poids de balle” ou “poids de balle préféré”.
Réduction de la charge de travail de l’utilisateur
Grâce aux champs personnalisés prédéfinis, l’ajout d’informations aux nouveaux contacts est plus rapide et plus facile. Au lieu de créer des champs à partir de zéro, les utilisateurs remplissent les champs préexistants. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire le risque d’erreur.
Comment Contacts partagés pour Gmail met à jour les champs personnalisés de Google Contacts
| Détail | Dans Google Contacts | Dans Contacts partagés pour Gmail™ |
| Création de champs personnalisés | Le nom du champ personnalisé doit être saisi par l’utilisateur à chaque entrée de contact. | Création unique par l’administrateur. |
| Où apparaissent les champs personnalisés nouvellement créés | Chaque nom de champ personnalisé est lié à un seul contact, à moins qu’il ne soit réintroduit manuellement pour d’autres contacts. | Une fois le nom du champ personnalisé créé, il apparaîtra dans tous les contacts de l’annuaire. |
| Uniformité des noms de champs | Le risque d’incohérence existe lorsque différents utilisateurs créent des noms de champs à des moments différents. | Assure l’uniformité de l’ensemble du répertoire. |
| Saisie des valeurs des champs | Cliquez sur “Champ personnalisé” pour saisir la valeur du champ, puis cliquez sur “Étiquette” pour ajouter le nom du champ personnalisé. | Saisissez la valeur du champ pour le nom du champ prédéterminé. |
FAQ pour les champs personnalisés de ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™)
Non. Seuls les administrateurs de l’application peuvent créer le nom du champ personnalisé.
Tout collaborateur disposant d’une autorisation suffisante sur le contact ou l’étiquette peut définir la valeur du champ personnalisé (éditeur, peut supprimer, gestionnaire et propriétaire). Pour en savoir plus sur les autorisations , cliquez ici.
Tous les collaborateurs ayant accès à l’entrée du contact peuvent voir le champ personnalisé s’il y a une valeur définie.
Conclusion : Champs personnalisés pour une gestion des contacts sur mesure
Les champs de contact personnalisés sont essentiels pour les entreprises dont les besoins en données sont uniques. Notre fonction améliorée de champs personnalisés simplifie le processus et permet à votre équipe de se concentrer sur l’essentiel, c’est-à-dire l’établissement de bonnes relations avec les clients.
