Les êtres humains sont des créatures sociales. Qu’il s’agisse des fêtes de la mi-automne en Chine, des Jeux olympiques organisés par les Grecs ou des célébrations du Nouvel An qui ont lieu à des mois différents selon la culture ou la religion, les gens se rassemblent. Une planification soigneuse et une attention méticuleuse aux détails contribuent aux stratégies de l’organisateur pour un événement réussi.
Cet article vous donnera des conseils sur la manière de réaliser un événement fructueux, de la faisabilité à la dernière scène de rideau.
Phase de planification
Définissez vos objectifs
Des événements différents ont des objectifs différents. Les lancements de produits s’adressent généralement au plus grand nombre possible de personnes du marché cible, tandis que les conférences d’entreprise ont un nombre limité de participants.
La méthode classique des 5 W et H (qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment) fonctionne bien pour simplifier les grandes lignes. Cependant, les 5 C peuvent vous aider à définir plus précisément vos objectifs pour chaque étape de l’événement :
- Concept. L’établissement du concept est la base de l’événement. Il s’agit notamment du thème général et de l’objectif de l’affaire.
- Coordination. Pour que l’événement soit réussi, il faut beaucoup de coordination. Veillez à ce que les canaux de communication, la logistique, le budget et même les plans d’urgence soient correctement couverts.
- La foule. Cette partie implique toutes les personnes qui participent à l’événement. Qu’il s’agisse des VIP, des conférenciers, des huissiers ou de l’ensemble des participants, le planificateur d’événements doit anticiper les besoins de tous avant, pendant et parfois même après le programme.
- Aboutissement. L’événement lui-même. Avoir une idée claire de la manière dont le concept doit être mis en œuvre. Examinez tous les risques et la manière de les éliminer.
- Fermer. Lorsque l’affaire se termine, l’organisateur de l’événement peut encore être occupé par les nettoyages, la collecte des commentaires et l’analyse des données.
Un budget judicieux
L’établissement d’un budget solide permet aux organisateurs d’événements de générer des idées dans le cadre de paramètres réalistes. C’est pourquoi le budget doit être établi dès le départ. Vous trouverez ci-dessous plusieurs approches de la budgétisation des événements et de la manière dont vous pouvez vous adapter en conséquence.
- Budgétisation progressive. S’il s’agit d’un événement annuel, le budget peut être basé sur la situation précédente. Un léger ajustement peut s’avérer nécessaire en fonction des coûts imprévus qui doivent maintenant être pris en compte, des fournitures excessives qui peuvent maintenant être éliminées et de l’augmentation des prix des ressources.
- L’établissement du budget sur la base des activités. Le financement d’événements tels que les expositions, les salons et les conférences peut varier en fonction du nombre de participants, de sponsors ou d’auditeurs. Il y a des frais généraux, mais certaines dépenses comme la taille de la salle, le nombre de membres du personnel de sécurité ou la qualité des cadeaux doivent être adaptées en conséquence.
- Budgétisation fixe. Si l’événement que vous organisez est assorti d’un budget rigide, les dépenses doivent être réparties en conséquence. La budgétisation dépendrait des objectifs pragmatiques définis. Établir une priorité pour les dépenses.
- Budget base zéro. Ce type de budgétisation ascendante commence par le fait que l’organisateur de l’événement justifie d’abord chaque dépense auprès des financiers. Aucune dépense ne sera certainement approuvée si elle n’est pas jugée nécessaire. Cette méthode peut être fastidieuse, mais au moins, les personnes en charge de l’argent savent exactement ce qu’elles obtiendront.
Lire la suite : 5 étapes pour améliorer la comptabilité de votre entreprise
Éléments à prendre en compte dans l’établissement du budget :
- Lieu
- Orateurs et autres personnes clés
- Les huissiers et autres membres du personnel
- Divertissement (artiste, activité)
- Décorations (scène, signalisation, thème général)
- Dépenses liées à la technologie (lumières, sons, AVP)
- Marketing (dépliants, annonces payantes, communiqués de presse, campagnes dans les médias sociaux)
- Fonds d’urgence (remplacement des intervenants, coût plus élevé, participation plus importante des invités)
- Dépenses alimentaires
- Pourboires, souvenirs et cadeaux (le cas échéant)
- Permis et licences
- Transports et autres logistiques
- Sécurité
- Assurance
Créer un calendrier
Formulez un calendrier réaliste qui inclut toutes les activités précédant l’événement. Un diagramme de Gantt peut vous aider à visualiser les activités qui se chevauchent et l’ensemble de la séquence.
Il est important de rester organisé et sur la bonne voie. La réalisation de toutes les tâches nécessaires s’avère essentielle pour la réussite de l’événement.
Choisir le bon lieu
Il peut être difficile de trouver un lieu approprié pour votre événement. Trouver un lieu qui corresponde à toutes les exigences de l’occasion peut s’avérer décourageant. Pour choisir un lieu d’implantation, tenez compte des facteurs suivants :
- Accessibilité aux participants
- Budget
- Capacité
- Parking
- Règles concernant les aliments et les boissons
- Acoustique
- Services et équipements
- Sécurité
Comprendre son public
Étant donné que presque tous les événements concernent le public, vous et votre équipe devez veiller au bien-être des participants. Étudiez les préférences, les besoins et les attentes de votre public.
Connaître son invité permet aux organisateurs de mieux faire passer l’objectif de l’événement. En outre, l’événement obtient des résultats positifs et des commentaires favorables de la part des participants satisfaits.
Élaborer un plan de marketing
En fonction de l’ampleur de l’événement, de votre public cible et de votre budget, vous pouvez utiliser l’un de ces outils pour promouvoir votre événement :
- Marketing des médias sociaux
- Campagnes par courrier électronique
- Publicité payante en ligne
- Annonces imprimées
- Affiches et dépliants localisés
- Campagnes de relations publiques
Prévoyez suffisamment de temps pour faire connaître l’événement et l’étendre à un public plus large. En outre, faites régulièrement de la publicité avant la date de l’événement afin de susciter l’enthousiasme.
Coordination de l’équipe de montage
Une communication fluide et efficace est essentielle à la réussite d’un événement. Une base de données partagée de vendeurs, de fournisseurs et d’autres prestataires pour votre équipe crée un environnement de travail efficace.
Shared Contacts for Gmail permet à votre équipe d’accéder en toute transparence à une base de données de contacts collaborative, quel que soit l’appareil ou l’application utilisé. En outre, ce gestionnaire de contacts respecte les programmes de sécurité et de confidentialité tels que le GDPR et le CCPA. Ainsi, vos contacts partagés sont en sécurité.
Engager les sponsors et les partenaires
Outre la raison évidente de l’augmentation du budget, la recherche de parrainages ou de partenariats constitue également un moyen de marketing. Vous pouvez ajouter à l’accord que vos sponsors annoncent votre événement sur leurs propres comptes de médias sociaux.
L’intégration de la promotion des médias sociaux de leur côté ne vous coûterait pratiquement rien. Cela permet non seulement d’élargir instantanément votre champ d’action, mais aussi de favoriser une stratégie publicitaire mutuellement bénéfique.
Créer un plan d’urgence
Une bonne planification permet d’éviter les mauvaises performances. Il comprend des évaluations des risques et des stratégies d’atténuation. Les situations d’urgence les plus courantes et la manière de s’y préparer sont les suivantes :
- Conditions météorologiques défavorables. S’il n’est pas possible de trouver un autre emplacement à l’intérieur, l’équipement électrique doit pouvoir être protégé contre les intempéries.
- Force majeure. Des plans d’évacuation, des numéros de contact en cas d’urgence et d’autres protocoles de sécurité doivent être établis en cas d’incendie, de tremblement de terre ou de bousculade.
- Dysfonctionnement de l’équipement. Cet aspect relève principalement de la responsabilité du prestataire (éclairage, son, effets spéciaux, etc.) et il convient donc de s’assurer qu’il est inclus dans le contrat. Toutefois, des articles de réparation de base tels que du ruban adhésif, du ruban électrique et des cordes peuvent s’avérer utiles.
- Urgences sanitaires. Certains événements peuvent être physiquement éprouvants pour les participants. Dans ce cas, un poste de secours doit être installé et une ambulance doit être prête à intervenir. Dans le cas contraire, un numéro de contact d’urgence doit être disponible et l’hôpital le plus proche doit être indiqué.
- Annulation du fournisseur ou du vendeur. Les organisateurs de l’événement doivent disposer d’une liste de sauvegarde ou d’une option alternative pour chaque service qu’ils ont contracté. Une enveloppe budgétaire pour les taux de primes devrait également être allouée.
- Perturbations des voyages. Pour les événements auxquels participent des orateurs de marque, il convient de prévoir des moyens de transport alternatifs. Il en va de même pour les événements qui se déroulent dans des lieux particuliers et pour lesquels les organisateurs organisent l’arrivée et le départ des invités.
Phase de préparation
Une inscription facile et accueillante
Certains événements bénéficient d’une préinscription afin d’avoir une bonne estimation du nombre de participants. Dans ce cas, le processus d’inscription doit être simple et adapté aux mobiles.
Vous pouvez stimuler les inscriptions en proposant des tarifs pour les premiers inscrits, des réductions pour les parrainages ou les groupes, ou des articles de merchandising spéciaux pour ceux qui s’inscrivent à l’avance.
Superviser la logistique
Contrôler la façon dont les choses sont déployées sur le site. Certaines installations doivent être prêtes à l’avance, comme l’éclairage, la sonorisation et d’autres décorations ou technologies de scène. Vérifiez que tous les systèmes fonctionnent bien ensemble suffisamment longtemps avant l’événement pour pouvoir procéder à des ajustements.
En outre, soyez attentif aux détails tels que le stationnement, la signalisation et la disposition des places assises. Veillez à ce que les participants circulent sans encombre pour que l’événement soit couronné de succès.
Fournir un personnel adéquat et compétent
Il est indispensable de disposer d’une équipe compétente pour assurer la réussite de l’événement. Ils veillent à ce que le plan soit bien exécuté et à ce que les participants vivent une expérience positive. Il est également avantageux de bien les traiter, de sorte qu’à l’avenir, vous disposerez déjà d’une équipe fiable et éprouvée.
D’autre part, un manque de personnel peut entraîner le mécontentement des participants. Il peut en résulter de longues files d’attente et un service médiocre. Ces épreuves peuvent donner une mauvaise image de l’événement.
Intégration d’une technologie appropriée
La cartographie par projection, les écrans LED et les écrans tactiles interactifs sont des exemples d’avancées technologiques dont nous bénéficions aujourd’hui et qui peuvent améliorer l’expérience des visiteurs. Il vaut la peine d’explorer ces configurations pour ajouter un facteur de surprise à votre événement, surtout si le budget le permet.
Vous pouvez également tirer parti des nombreuses applications disponibles pour la gestion des événements, l’inscription et même l’engagement. Toutefois, il convient de s’assurer que la cybersécurité est également en place.
Considérations sur la restauration
Certains événements ne nécessitent pas de provisions alimentaires pour le grand public, mais seulement pour les organisateurs et le personnel. Dans d’autres cas, il serait avantageux d’inviter des stands de nourriture autour du lieu de réunion. Mais si vous avez besoin d’un traiteur pour un événement, les points suivants doivent être pris en considération :
Certains événements peuvent ne pas nécessiter la fourniture de nourriture au grand public, la restauration étant limitée aux organisateurs et au personnel. Cependant, dans certains cas, la présence de stands de nourriture stratégiquement placés autour du lieu de réunion peut présenter des avantages indéniables.
S’il s’avère nécessaire de faire appel à un traiteur pour un événement, il convient d’examiner attentivement les points suivants :
- Capacité et qualité. Trouvez un traiteur qui réponde aux exigences alimentaires de votre événement (buffet, dîner à l’assiette, cocktails) et assurez-vous qu’il peut servir le nombre d’invités. Pour éviter toute déception, faites un test de dégustation de leur menu.
- Tenez compte de la distance. Les frais de transport peuvent avoir une incidence considérable sur les coûts si le traiteur est situé loin du lieu de l’événement. En outre, les embouteillages pourraient les empêcher d’arriver à temps. Il est donc essentiel de communiquer ce problème potentiel au traiteur à l’avance.
- Flexibilité. Compte tenu de la diversité des restrictions alimentaires, des exigences religieuses et des préférences personnelles qui peuvent être présentes dans une foule, les traiteurs doivent faire preuve d’adaptabilité. Leur offre de menus doit être suffisamment complète pour répondre efficacement à ces différentes limites.
Événement propre
Trouver le divertissement et l’engagement qui conviennent
Le divertissement est l’un des meilleurs moyens de faire en sorte que l’on parle de votre événement plusieurs jours après qu’il ait eu lieu. Le thème choisi ne sert pas seulement à divertir, mais aussi à refléter l’image de l’entreprise. C’est pourquoi les organisateurs d’événements doivent s’assurer que le maître de cérémonie et les animateurs sont choisis correctement.
En outre, l’intégration d’activités interactives telles que des distributeurs automatiques de photos, des expériences de réalité augmentée dans l’espace et des jeux de stands captivants permet non seulement de captiver les participants, mais aussi de les immerger dans les objectifs de l’événement. Lorsque les invités s’amusent, ils ont tendance à établir de meilleures relations avec les autres. Cela renforce l’énergie et l’ambiance générales de l’événement.
Offrir des possibilités de mise en réseau
Même si votre événement n’est pas principalement axé sur le réseautage, le fait d’offrir proactivement aux participants des occasions de socialiser peut améliorer considérablement l’expérience globale. Les invités sont non seulement satisfaits de l’objectif principal de l’événement, mais aussi ravis de nouer de nouvelles relations.
Vous pouvez faciliter la mise en réseau des participants par différents moyens, tels que des activités brise-glace, des sessions de mise en réseau spécifiques ou l’utilisation de plateformes en ligne conçues pour mettre les participants en relation.
Rester flexible
Même si vous avez bien planifié l’événement, des imprévus peuvent survenir. Vous devez être capable de vous adapter et de faire face à ce type de situation. Cela vaut la peine de disposer d’un budget supplémentaire à cet effet.
Un état d’esprit souple vous aidera à faire face aux changements en douceur. Gardez votre calme et considérez les défis comme une opportunité d’amélioration.
Priorité à la sûreté et à la sécurité
La présence d’un grand nombre de personnes patrouillant sur le site permet d’atténuer les risques potentiels. Non seulement ils ont un effet dissuasif, mais ils jouent également un rôle crucial en répondant rapidement à tout problème de sécurité qui pourrait survenir.
En outre, ils sont essentiels pour appliquer avec diligence les mesures de sûreté et de sécurité, notamment en veillant à ce que les issues de secours ne soient pas obstruées et en s’attaquant à tout comportement perturbateur de la part des hôtes. Leur surveillance vigilante permet de maintenir un environnement sûr et sécurisé pour tous les participants pendant toute la durée de l’événement.
Après l’événement
Mécanisme de retour d’information
Des sondages incitatifs, des stations de retour d’information, ou même un personnel flottant qui pose des questions sont autant de moyens de recueillir des évaluations de la part du public. Les données collectées peuvent être utilisées pour comprendre ce qui a bien fonctionné et ce qui doit être amélioré.
La présence d’un grand nombre de tags, de likes et de commentaires peut également indiquer que l’événement a été couronné de succès. En répondant avec diligence aux commentaires, vous renforcez votre présence sur les médias sociaux plus longtemps.
Effectuer des suivis
Vous pouvez envoyer un courriel de remerciement groupé aux participants et aux parties prenantes. Ajoutez-y l’annonce d’un prochain événement ou un collage des faits marquants.
Vous pouvez également publier sur les médias sociaux des photos et des bobines mémorables. Encouragez les participants à partager les leurs également.
Évaluer et apprendre
L’évaluation fournit aux organisateurs des preuves tangibles de la réussite de l’événement. Cette phase permet de déterminer si les objectifs ont été atteints. Par conséquent, il aide à décider s’il convient de répéter l’événement l’année suivante en y apportant quelques améliorations ou d’abandonner complètement cette stratégie.
Prendre les mesures des paramètres suivants :
1. Réalisation du concept de base
- La direction et les organisateurs se sont-ils déclarés satisfaits du déroulement général de l’événement ?
- Les objectifs ont-ils été atteints de manière efficace ?
- Y a-t-il eu des développements ou des découvertes surprenants ?
2. Gestion du budget
- Comment les dépenses se comparent-elles au budget initial ?
- Existe-t-il des possibilités d’économies pour le prochain événement ?
- L’événement a-t-il un bon retour sur investissement ?
3. Engagement du public
- Les participants ont-ils participé activement à l’événement ?
- Quel a été le sentiment général exprimé ?
- L’événement a-t-il fait l’objet d’un engouement important dans les médias sociaux ?
4. Fournisseurs
- Avez-vous pu obtenir des offres spéciales ou des réductions de la part des vendeurs ?
- La qualité des biens et des services justifie-t-elle leur coût ?
- Y a-t-il eu des problèmes notables, tels que des retards ou des problèmes avec les fournisseurs ?
5. Parrains et marraines
- Dans quelle mesure les sponsors ont-ils été satisfaits de leur participation à la manifestation ?
- Les sponsors ont-ils obtenu des informations mesurables sur leur investissement ?
- Des relations solides ont-elles été établies ou renforcées avec les sponsors tout au long de la manifestation ?
Conclusion
L’organisation d’un événement réussi nécessite une planification détaillée, un budget solide, une exécution efficace et une évaluation complète. Chaque étape exige une attention particulière aux détails, une collaboration harmonieuse et un souci de qualité.
En fixant des objectifs clairs, en impliquant les parties prenantes et en s’adaptant aux défis imprévus, les organisateurs peuvent créer des expériences mémorables qui trouvent un écho auprès des participants. Tout le monde sera satisfait du résultat.
