Der Mensch ist ein soziales Lebewesen. Von den Mittherbstfesten in China über den Beginn der Olympischen Spiele in Griechenland bis hin zu den Neujahrsfeiern, die je nach Kultur oder Religion in verschiedenen Monaten stattfinden, kommen die Menschen zusammen. Eine sorgfältige Planung und die Liebe zum Detail tragen zu den Strategien des Veranstalters für eine erfolgreiche Veranstaltung bei.
In diesem Artikel finden Sie Tipps für eine gelungene Veranstaltung, von der Durchführbarkeit bis hin zu den letzten Szenen vor dem Vorhang.
Planungsphase
Definieren Sie Ihre Ziele
Verschiedene Veranstaltungen haben unterschiedliche Ziele. Bei Produkteinführungen sind in der Regel möglichst viele Teilnehmer aus dem Zielmarkt erwünscht, während Unternehmenskonferenzen eine begrenzte Anzahl von Teilnehmern haben.
Die klassische Methode der 5 Ws und Hs (wer, was, wo, wann, warum und wie) funktioniert gut, um die Gliederung zu vereinfachen. Die 5 Ks können Ihnen jedoch helfen, Ihre Ziele für jede Phase der Veranstaltung genauer zu definieren:
- Konzept. Die Erarbeitung des Konzepts ist die Grundlage der Veranstaltung. Dazu gehören das allgemeine Thema und das Ziel der Angelegenheit.
- Koordinierung. Für eine erfolgreiche Veranstaltung muss viel koordiniert werden. Stellen Sie sicher, dass Kommunikationskanäle, Logistik, Budget und sogar Notfallpläne angemessen berücksichtigt werden.
- Die Menge. Dieser Teil umfasst alle Personen, die an der Veranstaltung teilnehmen. Von VIPs, Rednern und Platzanweisern bis hin zu den allgemeinen Teilnehmern muss der Veranstaltungsplaner die Bedürfnisse aller vor, während und manchmal sogar nach dem Programm berücksichtigen.
- Vollendung. Die Veranstaltung selbst. Machen Sie sich ein klares Bild davon, wie das Konzept umgesetzt werden muss. Überlegen Sie, welche Risiken bestehen und wie Sie diese beseitigen können.
- Schließung. Am Ende der Veranstaltung kann der Organisator noch mit den Aufräumarbeiten, dem Sammeln von Feedback und der Datenanalyse beschäftigt sein.
Kluges Budget
Die Erstellung eines soliden Budgets ermöglicht es den Veranstaltern, Ideen innerhalb realistischer Parameter zu entwickeln. Daher muss das Budget frühzeitig festgelegt werden. Nachfolgend finden Sie verschiedene Ansätze für die Budgetierung von Veranstaltungen und wie Sie diese entsprechend anpassen können.
- Inkrementelle Budgetierung. Wenn es sich um eine jährliche Veranstaltung handelt, kann das Budget auf der Grundlage der vorherigen Situation festgelegt werden. Aufgrund der unerwarteten Kosten, die jetzt berücksichtigt werden sollten, der übermäßigen Vorräte, die jetzt beseitigt werden können, und der gestiegenen Rohstoffpreise kann eine kleine Anpassung erforderlich sein.
- Aktivitätsbasierte Budgetierung. Die Mittel für Veranstaltungen wie Ausstellungen, Messen und Vorträge können je nach Anzahl der Teilnehmer, Sponsoren oder Zuhörer variieren. Es gibt Gemeinkosten, aber einige Ausgaben wie die Größe des Veranstaltungsortes, die Anzahl des Sicherheitspersonals oder die Qualität der Werbegeschenke sollten entsprechend angepasst werden.
- Feste Budgetierung. Wenn die von Ihnen geplante Veranstaltung ein festes Budget hat, müssen die Ausgaben entsprechend aufgeteilt werden. Die Budgetierung würde von den festgelegten pragmatischen Zielen abhängen. Legen Sie eine Priorität für die Ausgaben fest.
- Null-Budgetierung. Diese Art der Bottom-up-Budgetierung beginnt damit, dass der Veranstaltungsplaner den Geldgebern zunächst jede einzelne Ausgabe rechtfertigt. Es ist nicht sicher, dass Ausgaben genehmigt werden, wenn sie nicht als notwendig erachtet werden. Das mag zwar eine mühsame Methode sein, aber zumindest wissen die Geldgeber genau, was sie bekommen.
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Dinge, die bei der Budgetierung zu berücksichtigen sind:
- Veranstaltungsort
- Referenten und anderes Schlüsselpersonal
- Platzanweiser und sonstiges Personal
- Unterhaltung (Künstler, Aktivität)
- Dekoration (Bühne, Beschilderung, Gesamtthema)
- Ausgaben für Technik (Licht, Ton, AVP)
- Marketing (Flugblätter, bezahlte Anzeigen, Pressemitteilungen, Kampagnen in den sozialen Medien)
- Notfallfonds (Ersatzlautsprecher höhere Kosten, höhere Gästezahlen)
- Ausgaben für Lebensmittel
- Trinkgelder, Souvenirs und Werbegeschenke (falls vorhanden)
- Genehmigungen und Lizenzen
- Transport und sonstige Logistik
- Sicherheit
- Versicherung
Erstellen einer Zeitleiste
Formulieren Sie einen realistischen Zeitplan, der alle Aktivitäten im Vorfeld der Veranstaltung umfasst. Ein Gantt-Diagramm kann Ihnen helfen, die sich überschneidenden Aktivitäten und die gesamte Abfolge zu erkennen.
Es ist wichtig, organisiert zu sein und den Überblick zu behalten. Die Bewältigung aller notwendigen Aufgaben ist für eine erfolgreiche Veranstaltung unerlässlich.
Wählen Sie den richtigen Veranstaltungsort
Es kann schwierig sein, einen geeigneten Ort für Ihre Veranstaltung zu finden. Die Suche nach einem Veranstaltungsort, der allen Anforderungen des Anlasses gerecht wird, kann entmutigend sein. Beachten Sie bei der Wahl des Standorts die folgenden Faktoren:
- Zugänglichkeit für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer
- Haushalt
- Kapazität
- Parken
- Vorschriften für Lebensmittel und Getränke
- Akustik
- Dienstleistungen und Annehmlichkeiten
- Sicherheit
Verstehen Sie Ihr Publikum
Da es bei fast allen Veranstaltungen um das Publikum geht, müssen Sie und Ihr Team für das Wohlbefinden der Teilnehmer sorgen. Informieren Sie sich über die Vorlieben, Bedürfnisse und Erwartungen Ihres Publikums.
Wenn Sie Ihre Gäste kennen, können die Organisatoren das Ziel der Veranstaltung besser vermitteln. Außerdem erhält die Veranstaltung positive Ergebnisse und positive Bewertungen von zufriedenen Teilnehmern.
Einen Marketingplan entwickeln
Je nach Größe der Veranstaltung, Ihrer Zielgruppe und Ihrem Budget können Sie eine dieser Möglichkeiten nutzen, um Ihre Veranstaltung zu bewerben:
- Marketing für soziale Medien
- E-Mail-Kampagnen
- Bezahlte Online-Werbung
- Print-Anzeigen
- Lokalisierte Poster und Flugblätter
- Kampagnen zur Öffentlichkeitsarbeit
Sorgen Sie dafür, dass genügend Zeit zur Verfügung steht, um den Anlass bekannt zu machen und ihn einem breiteren Publikum zugänglich zu machen. Werben Sie außerdem regelmäßig vor dem Veranstaltungstermin, um die Spannung zu erhöhen.
Koordination des Aufbauteams
Eine reibungslose und effektive Kommunikation ist für eine erfolgreiche Veranstaltung von zentraler Bedeutung. Eine gemeinsame Kontaktdatenbank mit Anbietern, Lieferanten und anderen Auftragnehmern für Ihr Team schafft eine effiziente Arbeitsumgebung.
Shared Contacts für Google Mail ermöglicht Ihrem Team den nahtlosen Zugriff auf eine gemeinsame Kontaktdatenbank über alle Geräte und Anwendungen hinweg. Außerdem hält sich dieser Kontaktmanager an Sicherheits- und Datenschutzprogramme wie GDPR und CCPA. Ihre gemeinsamen Kontakte sind also sicher und geschützt.
Sponsoren und Partner einbinden
Abgesehen von dem offensichtlichen Grund, dass es das Budget aufbessert, dient die Suche nach Sponsoren oder Partnerschaften auch als Marketinginstrument. Sie können die Vereinbarung dahingehend ergänzen, dass Ihre Sponsoren Ihre Veranstaltung auf ihren eigenen Social-Media-Konten ankündigen.
Die Einbindung von Social-Media-Aktionen auf deren Seite wäre für Sie fast kostenlos. Dies vergrößert nicht nur sofort Ihre Reichweite, sondern fördert auch eine für beide Seiten vorteilhafte Werbestrategie.
Erstellen Sie einen Notfallplan
Richtige Planung verhindert schlechte Leistungen. Er umfasst Risikobewertungen und Strategien zur Risikominderung. Häufige Notfälle und wie Sie sich darauf vorbereiten können, sind die folgenden:
- Ungünstige Wetterbedingungen. Wenn ein alternativer Standort in einem Innenraum nicht möglich ist, muss die Möglichkeit bestehen, die elektrischen Geräte wetterfest zu machen.
- Höhere Gewalt. Für den Fall eines Brandes, eines Erdbebens oder einer Massenpanik müssen Evakuierungspläne, Notfallkontaktnummern und andere Sicherheitsprotokolle erstellt werden.
- Fehlfunktion der Ausrüstung. Dies fällt größtenteils in den Verantwortungsbereich des Anbieters (Beleuchtung, Ton, Spezialeffekte usw.), so dass Sie sich vergewissern sollten, dass dies in den Vertrag aufgenommen wurde. Grundlegende Reparaturmaterialien wie Klebeband, Isolierband und einige Seile können jedoch sehr nützlich sein.
- Gesundheitliche Notfälle. Einige Veranstaltungen können für die Teilnehmer körperlich anstrengend sein. In solchen Fällen muss eine Erste-Hilfe-Station eingerichtet werden, und ein Krankenwagen muss in Bereitschaft sein. Andernfalls sollte eine Notrufnummer zur Verfügung stehen, während das nächstgelegene Krankenhaus ausfindig gemacht wird.
- Stornierung des Lieferanten oder Verkäufers. Die Organisatoren der Veranstaltung müssen für jede beauftragte Dienstleistung eine Ersatzliste oder eine alternative Option bereithalten. Es sollte auch eine Haushaltszulage für Prämiensätze vorgesehen werden.
- Reiseunterbrechungen. Bei Veranstaltungen mit Hauptrednern sollten alternative Transportmöglichkeiten vorgesehen werden. Dies gilt auch für Veranstaltungen, die an besonderen Orten stattfinden und bei denen die Organisatoren die An- und Abreise der Gäste organisieren.
Vorbereitungsphase
Einfache und freundliche Registrierung
Bei einigen Veranstaltungen ist eine Voranmeldung sinnvoll, um die Teilnehmerzahl gut einschätzen zu können. In solchen Fällen muss der Anmeldeprozess einfach und mobilfreundlich sein.
Sie können die Zahl der Anmeldungen erhöhen, indem Sie Frühbucherpreise, Empfehlungs- oder Gruppenrabatte oder spezielle Merchandise-Artikel für diejenigen anbieten, die sich im Voraus anmelden.
Logistik beaufsichtigen
Überwachen Sie, wie die Dinge am Veranstaltungsort eingesetzt werden. Einige Vorbereitungen müssen im Voraus getroffen werden, z. B. Beleuchtung, Tontechnik und andere Bühnendekorationen oder -technik. Prüfen Sie rechtzeitig vor der Veranstaltung, ob alle Systeme gut zusammenarbeiten, damit Sie die Möglichkeit haben, Anpassungen vorzunehmen.
Achten Sie außerdem auf Details wie Parkplätze, Beschilderung und Sitzordnung. Sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf der Teilnehmer und eine erfolgreiche Veranstaltung.
Angemessenes und kompetentes Personal bereitstellen
Eine fähige Crew ist für eine erfolgreiche Veranstaltung unerlässlich. Sie sorgen dafür, dass der Plan gut ausgeführt wird und somit ein positives Erlebnis für die Teilnehmer darstellt. Es zahlt sich auch aus, dass sie gut behandelt werden, damit Sie bei künftigen Veranstaltungen bereits über ein zuverlässiges und erprobtes Team verfügen.
Andererseits kann eine Unterbesetzung zu Unzufriedenheit bei den Teilnehmern führen. Dies kann zu langen Warteschlangen und schlechtem Service führen. Diese Torturen können ein schlechtes Licht auf die Veranstaltung werfen.
Geeignete Technologie-Integration
Projection Mapping, LED-Displays und interaktive Touchscreens sind Beispiele für den technologischen Fortschritt, den wir heute genießen und der das Erlebnis der Gäste verbessern kann. Es lohnt sich, diese Möglichkeiten auszuloten, um Ihrer Veranstaltung einen “Wow-Faktor” zu verleihen, vor allem, wenn es das Budget erlaubt.
Sie können auch die Vorteile der zahlreichen Apps nutzen, die für das Veranstaltungsmanagement, die Registrierung und sogar für das Engagement zur Verfügung stehen. Stellen Sie jedoch sicher, dass auch die Cybersicherheit gegeben ist.
Überlegungen zum Catering
Bei einigen Veranstaltungen ist keine Verpflegung für das allgemeine Publikum erforderlich, sondern nur für die Organisatoren und das Personal. Bei anderen Gelegenheiten wäre es von Vorteil, Essensstände rund um den Veranstaltungsort einzuladen. Bei der Suche nach einem Event-Caterer sollten jedoch folgende Punkte beachtet werden:
Bei bestimmten Veranstaltungen ist es nicht erforderlich, das Publikum zu verpflegen, und die Verpflegung ist auf die Organisatoren und das Personal beschränkt. Es gibt jedoch Fälle, in denen strategisch um den Veranstaltungsort herum platzierte Essensstände deutliche Vorteile bieten können.
Wenn es notwendig wird, einen Caterer für eine Veranstaltung zu engagieren, sollten Sie die folgenden Punkte beachten:
- Kapazität und Qualität. Suchen Sie einen Caterer, der die für Ihre Veranstaltung erforderlichen Speisen anbietet (Buffet, Tellergericht, Cocktails), und vergewissern Sie sich, dass er die entsprechende Anzahl von Gästen bedienen kann. Machen Sie auch einen Geschmackstest für die Speisekarte, um Enttäuschungen zu vermeiden.
- Bedenken Sie die Entfernung. Die Transportkosten können die Kosten erheblich beeinflussen, wenn der Caterer weit vom Veranstaltungsort entfernt ist. Außerdem könnten Verkehrsstaus ihre rechtzeitige Ankunft behindern. Daher ist es wichtig, dieses Problem im Vorfeld mit dem Caterer zu besprechen.
- Flexibilität. Angesichts der verschiedenen diätetischen Einschränkungen, religiösen Anforderungen und persönlichen Vorlieben, die in einer Menschenmenge vorkommen können, müssen die Caterer Anpassungsfähigkeit beweisen. Das Angebot auf der Speisekarte sollte so umfangreich sein, dass es diesen verschiedenen Einschränkungen gerecht wird.
Richtige Veranstaltung
Geeignete Unterhaltung und Engagement finden
Unterhaltung ist eine der besten Möglichkeiten, um dafür zu sorgen, dass man noch Tage später von Ihrer Veranstaltung spricht. Das gewählte Thema ist nicht nur unterhaltsam, sondern spiegelt auch das Image des Unternehmens wider. Daher müssen die Organisatoren von Veranstaltungen sicherstellen, dass der Moderator und die Entertainer richtig ausgewählt werden.
Die Integration interaktiver Aktivitäten wie Fotoautomaten, räumliche Augmented-Reality-Erlebnisse und fesselnde Standspiele fesseln die Teilnehmer nicht nur, sondern lassen sie auch in die Ziele der Veranstaltung eintauchen. Wenn die Gäste sich amüsieren, pflegen sie bessere Beziehungen zu anderen. Dies hebt die Gesamtenergie und das Ambiente des Anlasses.
Vernetzungsmöglichkeiten anbieten
Selbst wenn Ihre Veranstaltung nicht in erster Linie auf das Knüpfen von Kontakten ausgerichtet ist, kann das Angebot von Gelegenheiten zum Knüpfen von Kontakten für die Teilnehmer das Gesamterlebnis erheblich verbessern. Die Gäste sind nicht nur mit dem Hauptzweck der Veranstaltung zufrieden, sondern freuen sich auch darüber, neue Kontakte zu knüpfen.
Sie können die Vernetzung der Teilnehmer durch verschiedene Maßnahmen fördern, z. B. durch Eisbrecher, spezielle Networking-Sitzungen oder die Nutzung von Online-Plattformen, die die Teilnehmer miteinander verbinden sollen.
Flexibel bleiben
Auch wenn Sie die Veranstaltung sorgfältig geplant haben, kann es zu unvorhergesehenen Ereignissen kommen. Sie sollten in der Lage sein, sich an solche Situationen anzupassen und darauf zu reagieren. Es zahlt sich aus, wenn Sie ein zusätzliches Budget für solche Dinge zur Verfügung haben.
Eine flexible Denkweise wird Ihnen helfen, Veränderungen reibungslos zu bewältigen. Bleiben Sie ruhig und betrachten Sie Herausforderungen als Chance zur Verbesserung.
Vorrang für Sicherheit und Schutz
Die Sicherstellung einer ausreichenden Personalpräsenz am Veranstaltungsort trägt dazu bei, potenzielle Risiken zu minimieren, die entstehen können. Sie dienen nicht nur der Abschreckung, sondern spielen auch eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, eventuell auftretende Sicherheitsbedenken umgehend zu beseitigen.
Darüber hinaus sind sie für die sorgfältige Durchsetzung von Sicherheitsmaßnahmen unerlässlich. Sie sorgen unter anderem dafür, dass die Notausgänge frei bleiben und gehen gegen störendes Verhalten von Gästen vor. Ihre wachsame Aufsicht trägt dazu bei, dass alle Teilnehmer während der gesamten Veranstaltung in einem sicheren Umfeld leben können.
Nach der Veranstaltung
Feedback-Mechanismus
Angeregte Umfragen, Feedback-Stationen oder sogar das Umhergehen von Mitarbeitern, die sich umhören, sind einige Möglichkeiten, um Bewertungen vom Publikum zu erhalten. Anhand der gesammelten Daten lässt sich feststellen, was gut funktioniert hat und welche Bereiche verbessert werden müssen.
Viele Tags, Likes und Kommentare können ebenfalls auf eine erfolgreiche Veranstaltung hindeuten. Die sorgfältige Beantwortung des Feedbacks stärkt auch Ihre Präsenz in den sozialen Medien länger.
Durchführung von Follow-Ups
Sie können eine Massen-Dankeschön-E-Mail an die Teilnehmer und Interessengruppen senden. Kombinieren Sie es mit einer Ankündigung der nächsten Veranstaltung oder einer Collage der Highlights.
Alternativ können Sie auch einfach Erinnerungsfotos und -filme in den sozialen Medien veröffentlichen. Ermutigen Sie die Anwesenden, auch ihre Erfahrungen mitzuteilen.
Auswerten und lernen
Die Evaluierung liefert den Organisatoren einen greifbaren Beweis für eine erfolgreiche Veranstaltung. In dieser Phase können Sie feststellen, ob die Ziele erreicht wurden. Sie hilft also bei der Entscheidung, ob die Veranstaltung im nächsten Jahr mit einigen Verbesserungen wiederholt werden soll oder ob diese Strategie ganz aufgegeben werden soll.
Messen Sie die folgenden Parameter:
1. Realisierung des Kernkonzepts
- Waren die Leitung und die Organisatoren mit der Gesamtdurchführung der Veranstaltung zufrieden?
- Wurden die Ziele effizient erreicht?
- Gab es irgendwelche überraschenden Entwicklungen oder Entdeckungen?
2. Haushaltsführung
- Wie sehen die Ausgaben im Vergleich zum ursprünglichen Budget aus?
- Gab es Möglichkeiten für Einsparungen bei der nächsten Veranstaltung?
- Hat die Veranstaltung eine gute Kapitalrendite?
3. Engagement des Publikums
- Waren die Teilnehmer während der Veranstaltung aktiv beteiligt?
- Wie war der allgemeine Tenor?
- Wurde die Veranstaltung von den sozialen Medien stark beachtet?
4. Lieferanten
- Konnten Sie besondere Angebote oder Rabatte von den Anbietern erhalten?
- War die Qualität der Waren und Dienstleistungen ihren Preis wert?
- Gab es bemerkenswerte Probleme wie Verzögerungen oder Probleme mit Lieferanten?
5. Förderer
- Wie zufrieden waren die Sponsoren mit ihrer Beteiligung an der Veranstaltung?
- Haben die Sponsoren messbare Erkenntnisse über ihre Investitionen gewonnen?
- Wurden während der Veranstaltung enge Beziehungen zu den Sponsoren aufgebaut oder verstärkt?
Schlussfolgerung
Die Ausrichtung einer erfolgreichen Veranstaltung erfordert eine detaillierte Planung, eine solide Budgetierung, eine effektive Durchführung und eine umfassende Auswertung. Jede Etappe erfordert Liebe zum Detail, eine reibungslose Zusammenarbeit und ein hohes Maß an Qualität.
Durch die Festlegung klarer Ziele, die Einbeziehung von Interessengruppen und die Anpassung an unvorhergesehene Herausforderungen können Organisatoren unvergessliche Erlebnisse schaffen, die bei den Teilnehmern Anklang finden. So sind alle mit dem Ergebnis zufrieden.
