Mensen zijn sociale wezens. Van de Mid-Autumn oogstfeesten in China, de Grieken die de Olympische Spelen beginnen, en nieuwjaarsvieringen in verschillende maanden afhankelijk van de cultuur of religie, mensen komen samen. Zorgvuldige planning en nauwgezette aandacht voor details dragen bij aan de strategieën van de organisator voor een succesvol evenement.
Dit artikel geeft je tips, van de haalbaarheid tot de laatste taferelen, over hoe je een vruchtbaar evenement kunt organiseren.
Planningsfase
Je doelen bepalen
Verschillende evenementen hebben verschillende doelen. Productlanceringen willen over het algemeen zoveel mogelijk mensen uit de doelmarkt, terwijl bedrijfsconferenties een beperkt aantal deelnemers hebben.
De klassieke 5 W’s en H-methode (wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe) werkt prima om het overzicht te vereenvoudigen. De 5 C’s kunnen je echter helpen om je doelen voor elke fase van het evenement gedetailleerder te definiëren:
- Concept. Het vaststellen van het concept is de basis van het evenement. Dit omvat het algemene thema en doel van de affaire.
- Coördinatie. Er moet veel gecoördineerd worden om een succesvol evenement te hebben. Zorg ervoor dat communicatiekanalen, logistiek, budget en zelfs noodplannen goed geregeld zijn.
- Drukte. Bij dit onderdeel zijn alle mensen betrokken die deelnemen aan de gelegenheid. Van VIP’s, sprekers en bodes tot de algemene aanwezigen, de evenementplanner moet anticiperen op de behoeften van iedereen voor, tijdens en soms zelfs na het programma.
- Culminatie. Het evenement zelf. Heb een duidelijk beeld van hoe het concept moet worden uitgevoerd. Overweeg alle risico’s en hoe je ze kunt elimineren.
- Afsluiting. Terwijl de zaak afloopt, kan de organisator van het evenement nog steeds bezig zijn met het opruimen, verzamelen van feedback en analyseren van gegevens.
Verstandig budgetteren
Met een solide budget kunnen organisatoren van evenementen ideeën genereren binnen realistische grenzen. Daarom moet het budget in een vroeg stadium worden vastgesteld. Hieronder vind je verschillende benaderingen van de manier waarop evenementen worden gebudgetteerd en hoe je je daaraan kunt aanpassen.
- Incrementeel budgetteren. Als dit een jaarlijks evenement is, kan het budget gebaseerd worden op de vorige situatie. Er kan een kleine aanpassing nodig zijn op basis van de onverwachte kosten die nu in rekening moeten worden gebracht, overtollige voorraden die nu kunnen worden geëlimineerd en gestegen grondstofprijzen.
- Op activiteiten gebaseerde budgettering. De fondsen voor evenementen zoals tentoonstellingen, beurzen en spreekbeurten kunnen variëren afhankelijk van het aantal deelnemers, sponsors of deelnemers. Er zijn overheadkosten, maar sommige uitgaven, zoals de grootte van de locatie, het aantal beveiligingsmedewerkers of de kwaliteit van de giveaways, moeten dienovereenkomstig worden aangepast.
- Vaste budgettering. Als het evenement dat je plant een strak budget heeft, moeten de uitgaven dienovereenkomstig worden toegewezen. De budgettering zou afhankelijk zijn van de gedefinieerde pragmatische doelen. Stel een prioriteit vast voor de uitgaven.
- Nulbudgettering. Dit soort bottom-up budgettering begint met de evenementenplanner die elke uitgave eerst verantwoordt aan de financiers. Uitgaven worden alleen goedgekeurd als ze noodzakelijk worden geacht. Dit is misschien een vervelende methode, maar degenen die het geld beheren weten tenminste precies wat ze krijgen.
Lees meer: 5 stappen om de boekhouding van uw bedrijf te verbeteren
Dingen waarmee je rekening moet houden bij het budgetteren:
- Locatie
- Sprekers en ander belangrijk personeel
- Ushers en ander personeel
- Amusement (artiest, activiteit)
- Decoraties (podium, bewegwijzering, algemeen thema)
- Uitgaven voor technologie (licht, geluid, AVP)
- Marketing (folders, betaalde advertenties, persberichten, campagnes op sociale media)
- Noodfonds (vervanging sprekers hogere kosten, hogere opkomst gasten)
- Voedingskosten
- Bedankjes, souvenirs en weggevertjes (indien aanwezig)
- Vergunningen en licenties
- Transport en andere logistiek
- Veiligheid
- Verzekering
Een tijdlijn maken
Stel een realistisch tijdschema op met alle activiteiten in de aanloop naar het evenement. Een Gantt-diagram kan je helpen om de overlappende activiteiten en de hele volgorde te zien.
Georganiseerd en op schema blijven is belangrijk. Het uitvoeren van alle noodzakelijke taken is essentieel voor een succesvol evenement.
Selecteer de juiste locatie
Het kan een uitdaging zijn om een geschikte locatie te vinden voor je evenement. Het kan ontmoedigend zijn om een locatie te vinden die aan alle eisen van de gelegenheid voldoet. Houd bij het kiezen van een locatie rekening met de volgende factoren:
- Toegankelijkheid voor de deelnemers
- Budget
- Capaciteit
- Parkeren
- Regels voor eten en drinken
- Akoestiek
- Diensten en voorzieningen
- Veiligheid
Begrijp je publiek
Omdat het bij bijna alle evenementen om het publiek draait, moeten jij en je team zorgen voor het welzijn van de aanwezigen. Onderzoek de voorkeuren, behoeften en verwachtingen van je publiek.
Als je je gast kent, kunnen organisatoren het doel van de gelegenheid beter overbrengen. Bovendien krijgt het evenement positieve resultaten en lovende kritieken van tevreden deelnemers.
Een marketingplan ontwikkelen
Afhankelijk van de omvang van het evenement, je doelgroep en je budget kun je een van deze middelen gebruiken om je evenement te promoten:
- Marketing via sociale media
- E-mailcampagnes
- Online betaalde reclame
- Advertenties afdrukken
- Lokale posters en folders
- PR-campagnes
Zorg voor voldoende tijd om de gelegenheid bekend te maken en een breder publiek te bereiken. Adverteer bovendien regelmatig in de aanloop naar de datum van het evenement om spanning op te bouwen.
Coördinatie installatieteam
Vlotte en effectieve communicatie is cruciaal voor een geslaagd evenement. Een gedeelde contactendatabase van verkopers, leveranciers en andere aannemers voor je team creëert een efficiënte werkomgeving.
Shared Contacts for Gmail geeft je team naadloze toegang tot een gezamenlijke database met contactpersonen op elk apparaat en in elke app. Bovendien houdt deze contactmanager zich aan beveiligings- en privacyprogramma’s zoals GDPR en CCPA. Je gedeelde contacten zijn dus veilig.
Sponsors en partners betrekken
Naast de voor de hand liggende reden dat het bijdraagt aan het budget, fungeert het zoeken naar sponsoring of partnerschappen ook als een marketingkanaal. Je kunt aan de deal toevoegen dat je sponsors je evenement aankondigen op hun eigen sociale media-accounts.
Het opnemen van promoties via sociale media zou voor jou bijna geen kosten met zich meebrengen. Dit vergroot niet alleen onmiddellijk je bereik, maar bevordert ook een wederzijds voordelige reclamestrategie.
Een noodplan opstellen
Een goede planning voorkomt slechte prestaties. Het omvat risicobeoordelingen en risicobeperkende strategieën. Veelvoorkomende noodsituaties en hoe je je erop kunt voorbereiden zijn de volgende:
- Ongunstige weersomstandigheden. Als een alternatieve locatie binnenshuis niet mogelijk is, moet het mogelijk zijn om elektrische apparatuur verder weerbestendig te maken.
- Overmacht. Er moeten evacuatieplannen, contactnummers voor noodgevallen en andere veiligheidsprotocollen worden opgesteld voor het geval er brand, een aardbeving of een stormloop uitbreekt.
- Storing in apparatuur. Dit valt meestal onder de verantwoordelijkheid van de leverancier (licht, geluid, speciale effecten, enz.), dus zorg ervoor dat dit in het contract staat. Basisreparatiespullen zoals duct tape, elektrische tape en wat touw kunnen echter van pas komen.
- Gezondheidscrises. Sommige evenementen kunnen fysiek belastend zijn voor de deelnemers. In dergelijke gevallen moet er een eerstehulppost worden ingericht en moet er een ambulance stand-by staan. Anders moet er een contactnummer voor noodgevallen beschikbaar zijn terwijl het dichtstbijzijnde ziekenhuis in kaart wordt gebracht.
- Annulering van leverancier of verkoper. De organisatoren van evenementen moeten een reservelijst of alternatieve optie hebben voor elke dienst die ze gecontracteerd hebben. Er moet ook een begrotingstoewijzing voor premietarieven worden toegekend.
- Reisonderbrekingen. Bij evenementen met hoofdsprekers moet er rekening worden gehouden met alternatieve vervoersmogelijkheden. Dit geldt ook voor evenementen die op speciale locaties worden gehouden en waarbij de organisatoren de aankomst en het vertrek van de gasten regelen.
Voorbereidingsfase
Gemakkelijke en gastvrije registratie
Sommige evenementen hebben baat bij voorinschrijving om een goede schatting te hebben van het aantal deelnemers. In dergelijke gevallen moet het aanmeldingsproces eenvoudig en mobielvriendelijk zijn.
Je kunt de registratie stimuleren door vroegboektarieven, verwijzingskortingen of groepskortingen aan te bieden, of speciale merchandise-artikelen voor degenen die zich van tevoren inschrijven.
Logistiek begeleiden
Controleer hoe dingen worden ingezet op de locatie. Een aantal opstellingen moeten van tevoren aanwezig zijn, zoals licht, geluid en andere podiumdecoraties of -technologieën. Controleer ruim voor het evenement of alle systemen goed samenwerken, zodat er ruimte is voor aanpassingen.
Let ook op details zoals parkeergelegenheid, bewegwijzering en zitplaatsen. Zorg voor een vlotte doorstroming van de bezoekers voor een geslaagd evenement.
Zorg voor voldoende en bekwaam personeel
Een capabele crew is onmisbaar voor een geslaagd evenement. Ze zorgen ervoor dat het plan goed wordt uitgevoerd en dus een positieve ervaring is voor de aanwezigen. Het loont ook dat ze goed worden behandeld, zodat je bij toekomstige evenementen al een betrouwbaar en getest team hebt.
Aan de andere kant kan onderbezetting leiden tot ontevredenheid onder de aanwezigen. Dit kan leiden tot lange wachtrijen en slechte service. Deze beproevingen kunnen een slechte indruk geven van het evenement.
Geschikte integratie van technologie
Projectiemapping, LED-schermen en interactieve touchscreens zijn voorbeelden van technologische ontwikkelingen die de ervaring van gasten kunnen verbeteren. Het is de moeite waard om deze opstellingen te verkennen om een wow-factor aan je evenement toe te voegen, vooral als het budget het toelaat.
Je kunt ook gebruik maken van de vele apps die beschikbaar zijn voor evenementbeheer, registratie en zelfs betrokkenheid. Zorg echter ook voor cyberbeveiliging.
Catering
Sommige evenementen hebben geen voedselvoorzieningen nodig voor het grote publiek, dus alleen voor de organisatoren en het personeel. Bij andere gelegenheden zou het een voordeel zijn om eetkraampjes uit te nodigen rond de locatie. Maar als je een evenementcateraar nodig hebt, moet je de volgende punten in overweging nemen:
Bij bepaalde evenementen is het misschien niet nodig om voedsel te voorzien voor het grote publiek en blijft de catering beperkt tot de organisatoren en het personeel. Er zijn echter gevallen waarin het hebben van eetkraampjes die strategisch rond de locatie zijn geplaatst duidelijke voordelen kan bieden.
Als het nodig is om een evenementcateraar in te huren, denk dan goed na over de volgende punten:
- Capaciteit en kwaliteit. Zoek een cateraar die aan de vereisten voor het eten van je evenement voldoet (buffet, plate dinner, cocktails) en zorg ervoor dat ze het aantal gasten kunnen bedienen. Doe ook een smaaktest voor hun menu om teleurstelling te voorkomen.
- Denk aan de afstand. Transportkosten kunnen de kosten aanzienlijk beïnvloeden als de cateraar ver van de locatie van het evenement gevestigd is. Bovendien kunnen verkeersopstoppingen hun tijdige aankomst belemmeren. Het is dus cruciaal om dit potentiële probleem van tevoren met de cateraar te bespreken.
- Flexibiliteit. Gezien de diverse dieetbeperkingen, religieuze vereisten en persoonlijke voorkeuren die binnen een menigte aanwezig kunnen zijn, moeten cateraars blijk geven van aanpassingsvermogen. Hun menu-aanbod moet uitgebreid genoeg zijn om effectief aan deze verschillende beperkingen tegemoet te komen.
Eigen evenement
Zoek geschikt amusement en betrokkenheid
Entertainment is een van de beste manieren om dagen na je evenement nog over je evenement te praten. Het gekozen thema zorgt niet alleen voor vermaak, maar is ook een weerspiegeling van het imago van het bedrijf. Daarom moeten organisatoren van evenementen ervoor zorgen dat de ceremoniemeester en entertainers goed gekozen worden.
Bovendien zorgt de integratie van interactieve activiteiten zoals fotoautomaten, ruimtelijke augmented reality-ervaringen en boeiende standspellen er niet alleen voor dat bezoekers geboeid worden, maar ook dat ze ondergedompeld worden in de doelstellingen van het evenement. Als gasten zich vermaken, hebben ze de neiging om een betere band met anderen op te bouwen. Dit verhoogt de algehele energie en sfeer van de gelegenheid.
Bied netwerkmogelijkheden
Zelfs als je evenement niet in de eerste plaats gericht is op netwerken, kan het proactief voorzien van mogelijkheden voor deelnemers om te socializen de algehele ervaring aanzienlijk verbeteren. Gasten zijn niet alleen tevreden over het hoofddoel van het evenement, maar zijn ook blij dat ze nieuwe contacten kunnen leggen.
Je kunt netwerken tussen deelnemers op verschillende manieren faciliteren, zoals ijsbrekers, speciale netwerksessies of het gebruik van online platforms die ontworpen zijn om deelnemers met elkaar in contact te brengen.
Flexibel blijven
Zelfs als je het evenement grondig hebt gepland, kunnen er zich onvoorziene gebeurtenissen voordoen. Je moet in staat zijn om je aan te passen en dit soort situaties aan te pakken. Het loont als je daarvoor een extra budget bij de hand hebt.
Een flexibele instelling helpt je om soepel door veranderingen te navigeren. Blijf kalm en behandel uitdagingen als een kans voor verbetering.
Prioriteit geven aan veiligheid en beveiliging
Door ervoor te zorgen dat er voldoende personeel op de locatie patrouilleert, kunnen mogelijke risico’s worden beperkt. Ze dienen niet alleen als afschrikmiddel, maar spelen ook een cruciale rol bij het snel aanpakken van eventuele veiligheidsproblemen.
Bovendien zijn ze van essentieel belang bij het handhaven van veiligheids- en beveiligingsmaatregelen, zoals ervoor zorgen dat nooduitgangen onbelemmerd blijven en het aanpakken van storend gedrag van gasten. Hun waakzame toezicht draagt bij aan een veilige omgeving voor alle deelnemers tijdens het evenement.
Post-event
Terugkoppelingsmechanisme
Gestimuleerde enquêtes, feedbackstations of zelfs rondvragende medewerkers zijn enkele manieren om evaluaties van het publiek te verzamelen. De verzamelde gegevens kunnen worden gebruikt om te begrijpen wat goed werkte en welke gebieden verbetering behoeven.
Het zien van veel tags, likes en opmerkingen kan ook duiden op een geslaagd evenement. Als je de feedback ijverig beantwoordt, boost je ook je aanwezigheid in de sociale media langer.
Follow-ups uitvoeren
Je kunt een bulksgewijze bedankmail sturen naar deelnemers en belanghebbenden. Bundel het samen met een aankondiging van het volgende evenement of een collage van de hoogtepunten.
Je kunt ook gewoon memorabele foto’s en rollen op sociale media plaatsen. Moedig de aanwezigen aan om die van hen ook te delen.
Evalueren en leren
Evaluatie biedt organisatoren tastbaar bewijs van een geslaagd evenement. In deze fase kun je bepalen of de doelen zijn bereikt. Bijgevolg helpt het bij de beslissing om het evenement volgend jaar te herhalen met enkele verbeteringen of om deze strategie helemaal te laten varen.
Meet de volgende parameters:
1. Realisatie kernconcept
- Waren het management en de organisatoren tevreden over de algemene uitvoering van het evenement?
- Werden de doelen efficiënt bereikt?
- Waren er verrassende ontwikkelingen of ontdekkingen?
2. Budgetbeheer
- Hoe verhouden de uitgaven zich tot het oorspronkelijke budget?
- Waren er besparingsmogelijkheden voor het volgende evenement?
- Heeft het evenement een goede return on investment?
3. Publieksbetrokkenheid
- Waren de deelnemers actief betrokken bij het evenement?
- Wat was het algemene sentiment?
- Was er veel sociale media-aandacht voor het evenement?
4. Leveranciers
- Heb je speciale aanbiedingen of kortingen gekregen van de leveranciers?
- Rechtvaardigde de kwaliteit van de goederen en diensten de kosten?
- Waren er opvallende problemen zoals vertragingen of problemen met leveranciers?
5. Sponsors
- Hoe tevreden waren de sponsors over hun betrokkenheid bij het evenement?
- Hebben sponsors meetbare inzichten verkregen in hun investering?
- Werden er sterke relaties opgebouwd of versterkt met sponsors tijdens het evenement?
Conclusie
Het organiseren van een succesvol evenement vereist gedetailleerde planning, solide budgettering, effectieve uitvoering en uitgebreide evaluatie. Elke fase vereist aandacht voor detail, een soepele samenwerking en een streven naar kwaliteit.
Door duidelijke doelen te stellen, belanghebbenden erbij te betrekken en zich aan te passen aan onvoorziene uitdagingen, kunnen organisatoren gedenkwaardige ervaringen creëren die indruk maken op de deelnemers. Iedereen zal tevreden zijn met het resultaat.
