Communicatiekloven kunnen vaak voorkomen binnen het kantoor. Dit beïnvloedt de productiviteit van de werknemers. Bovendien heeft het een negatieve invloed op de betrokkenheid en het enthousiasme van het personeel, wat leidt tot ontevredenheid over het werk.
Verschillende factoren zoals generatieverschillen, inefficiënte communicatiemiddelen en zelfs een ongezonde bedrijfscultuur dragen bij tot misverstanden. Dit artikel wil een aantal tips geven over hoe je de communicatiekloof op het werk kunt overbruggen.
Actief luisteren
Terloops wachten tot je aan de beurt bent om te spreken is geen goede manier van communiceren. Actief luisteren vereist dat je een bewuste poging doet om niet alleen de woorden te horen die de ander zegt.
Je moet ook proberen de volledige boodschap te begrijpen die de andere partij probeert over te brengen. Parafraseren en herhalen wat er gezegd is, helpt om te laten zien dat je hun notie opvangt in plaats van te horen wat jij denkt dat ze zeiden.
Andere actieve luistertechnieken zijn onder andere:
- Andere activiteiten vermijden tijdens het gesprek.
- Het opmerken en gebruiken van non-verbale signalen.
- Geen oordeel en advies geven.
Empathie
Empathie is één streepje beter dan sympathie. Sympathie ontstaat wanneer je iemands emoties begrijpt vanuit jouw perspectief. Aan de andere kant houdt empathie in dat je hun emoties voelt vanuit hun standpunt.
Uit een onderzoek in 2023 van EY US Consulting blijkt dat 87% van de werknemers aangeeft dat empathie essentieel is voor het bevorderen van een inclusieve omgeving. Inclusie geeft werknemers het gevoel erbij te horen. Vertaald naar het organisatieniveau kan dit leiden tot een gezondere werkomgeving, met betere resultaten en minder ziekteverzuim.
Samenwerking en teamwerk
Effectief samenwerken met anderen om gemeenschappelijke doelen te bereiken helpt niet alleen de groei van het bedrijf, maar ook de persoonlijke ontwikkeling van de werknemers zelf.
Het delen van informatie, zoals de lijst met zakelijke contactpersonen, zou een fluitje van een cent moeten zijn. Een betrouwbare app voor contactbeheer helpt om dit doel te bereiken. Andere middelen en bronnen moeten ook gemakkelijk toegankelijk zijn voor iedereen met voldoende toegangsniveau.
Kennis van het sociale gedrag van elk teamlid, zoals hoe ze hun ideeën uiten, hun mening geven en conflicten oplossen, is essentieel om effectief samen te werken.
Lees meer: Hoe Contactbeheer helpt bij samenwerking
Feedback
Feedback van klanten draagt bij aan de verbetering van het product. Dit kan ook worden toegepast om de interne bedrijfscultuur te verbeteren.
Werknemers vragen naar hun mening over het oude of nieuwe bedrijfsbeleid helpt het managementsysteem te verbeteren. Het ontwikkelen van een cultuur waarin managers en medewerkers openstaan voor feedback op elk communicatieniveau dient als een kans voor groei.
Openheid
Openheid vult de feedbackcultuur aan. Als je openstaat voor mogelijkheden, kom je veel verder dan wanneer je elk idee dat je op je werk krijgt, van tafel veegt.
Praten met collega’s die hun mening over het onderwerp al klaar hebben, ontmoedigt een gastvrije werkomgeving. Het vermogen om verschillende standpunten te overwegen zonder vooringenomenheid of gereserveerd oordeel helpt bij het verbeteren van relaties, creativiteit en probleemoplossende vaardigheden.
Eerlijkheid
Het kan lastig zijn om eerlijke antwoorden te vinden in een rommelige situatie, vooral als dit grote vertragingen of verspilling van middelen veroorzaakt. Als de werknemers echter weten dat het management fouten toelaat, zullen ze zich meer op hun gemak voelen als er iets mis is.
Bijgevolg, als het personeel ziet dat het management problemen altijd toedekt of negeert in plaats van ze rechtstreeks aan te pakken, kunnen ze denken dat het in orde is om hetzelfde te doen. Managers moeten open zijn over problemen die ze tegenkomen of de fouten die ze maken om te laten zien dat ze om hun werknemers geven en eerlijk zijn. Dit kan veel betekenen, vooral voor werknemers op afstand die misschien niet zien wat er achter de schermen gebeurt.
Tactvol
Brutale eerlijkheid dient niet altijd, vandaar tact. Tact draait om het begrijpen van andere mensen en gevoelig zijn voor hun meningen, overtuigingen, ideeën en gevoelens.
Leren hoe je een directe boodschap overbrengt zonder een onaangename emotionele reactie op te roepen, verkleint de communicatiekloof op kantoor. Tactvol zijn is meer dan het juiste zeggen, het omvat ook de juiste timing. Het kan handig zijn bij het brengen van moeilijk nieuws, het vragen om een over-the-top gunst of het geven van kritiek.
Aanpassingsvermogen
Volgens Dr. Michael O’Connor, co-auteur met Dr. Tony Alessandra van het boek The Platinum Rule, kan aanpassingsvermogen in twee delen worden bekeken. De eerste is flexibiliteit, oftewel onze bereidheid om ons aan te passen. De andere is veelzijdigheid, oftewel ons vermogen om ons aan te passen.
Aanpassingsvermogen betekent niet per se dat je moet veranderen wie je bent. Het is meer een kwestie van je communicatieaanpak aanpassen aan de situatie.
Nuttige tips over de verschillende communicatiestijlen:
- Assertieve mensen: Probeer ze niet te onderbreken. Luister actief, kijk alert en laat je niet afleiden.
- Agressieve mensen: Blijf kalm. Houd oogcontact en eis geen gehoorzaamheid.
- Passieve mensen: Wees direct. Vermijd om ideeën meteen af te wijzen. Beschik over zakelijke hulpmiddelen om hen te helpen zich op een minder confronterende manier open te stellen.
Lees meer: Reageren op een Google-contact
- Passief-agressief: Stel directe vragen om zijn doelen te identificeren. Ga met iemand anders mee om een ander perspectief op het gesprek te krijgen. Stel duidelijke verwachtingen en grenzen aan de verwachte resultaten.
- Manipulatief: Wees direct en vasthoudend en straal vertrouwen en kracht uit in je houding. Blijf gefocust op het doel
Lichaamstaal
Communiceren bestaat niet alleen uit gesproken woorden. Professor in de psychologie Albert Mehrabian gaf in zijn boek Silent Messages zelfs aan dat 55% lichaamstaal is, 38% stemtoon en 7% gesproken woord. Er waren wat vraagtekens bij deze cijfers omdat situaties kunnen verschillen en zelfs de psychologische aard van de sprekers niet uniform is.
Het is echter nog steeds belangrijk om op je lichaamstaal te letten terwijl je spreekt of luistert. Open, ontspannen schouders en naar voren leunen laten zien dat je betrokken bent, echt luistert en openstaat voor ideeën, terwijl je met gevouwen armen en naar achteren leunend overkomt alsof je afstandelijk bent, niet betrokken en niet openstaat voor nieuwe manieren om dingen te doen.
Toon goede wil om communicatiekloven te voorkomen
Bij het bespreken van beleidskwesties kan het een uitdaging zijn om goodwill te tonen. De resulterende debatten kunnen verhit raken en het gesprek wordt controversiëler. Zowel management als werknemers hebben de neiging om op een gegeven moment hun objectiviteit te verliezen.
Gebruik deze strategieën om goodwill te tonen tijdens debatten:
- Wees respectvol. Zelfs als je het niet eens bent met de mening van een ander, hoef je niet afwijzend te doen.
- Vermijd persoonlijke aanvallen. Als je een andere mening hebt over het onderwerp, concentreer je dan op het eigenlijke onderwerp in plaats van persoonlijke aanvallen te doen op de spreker. Je bedenkingen over de kwalificaties of professionaliteit van een andere persoon moeten op de juiste manier worden geadresseerd, maar mogen niet het middelpunt van de discussie vormen.
- Zoek een gemeenschappelijke basis. Er kunnen punten van overeenkomst zijn in het discours die het waard zijn om te benadrukken. Doe dit om deelnemers in staat te stellen hun gezicht te redden als ze het gevoel hebben dat hun mening anders is dan de jouwe.
Presentatie
Bij sommige discussies werden visuele hulpmiddelen gebruikt. Zorg ervoor dat de presentatie duidelijk en boeiend materiaal oplevert. Het moet ook beknopt zijn en lange paragrafen vermijden. Schetsen helpen om de continuïteit van het onderwerp bij te houden.
De presentator moet goed voorbereid zijn en vragen verwelkomen. Houd oogcontact met het publiek en lees niet alleen de dia’s door.
Duidelijkheid in schriftelijke communicatie
Nu kantoren op afstand steeds gebruikelijker worden, is schriftelijke communicatie belangrijker dan ooit. Kantoormemo’s, bijgewerkte lijsten met zakelijke contacten en andere documenten moeten gemakkelijk toegankelijk zijn voor degenen die de juiste autorisatie hebben.
Gebruik tools voor het delen van bestanden in de cloud om revisieproblemen te verminderen. Het hebben van meerdere versies kan verwarring veroorzaken, wat resulteert in extra stress en frustratie voor het team.
Effectieve communicatie is de sleutel tot zakelijk succes. Daarom vergroot een competent communicatiesysteem de kennisbasis van je bedrijf, stimuleert het een cultuur van teamwerk en maakt het samenwerking in de hele organisatie mogelijk.
Conclusie
Het overbruggen van de communicatiekloof is cruciaal voor effectieve samenwerking. Door een duidelijke en open dialoog aan te moedigen, komen verschillende perspectieven samen, wat begrip en synergie bevordert. Dit proces vereist actief luisteren, empathie en het aanpassen van communicatiestijlen, naast andere bovengenoemde technieken.
Succesvolle overbrugging verbetert relaties, minimaliseert misverstanden en creëert een harmonieuze omgeving die bevorderlijk is voor gedeelde doelen en innovatie.
- Werknemers zeggenschap geven: De voordelen van door de gebruiker beheerde contactgegevens in LDAP
- Een groep maken met alle leden van uw organisatie
- Hoe technologie de groei van kleine bedrijven bevordert
