Voor het geval je het nog niet wist, het SaaS-beheerplatform BetterCloud heeft aangekondigd te stoppen met het delen van contactpersonen.
De reden is dat Google vanaf 1 januari 2022 de ondersteuning van hun oude API voor het delen van contacten stopzet, en BetterCloud niet upgradet naar hun nieuwe API.
Deze dingen gebeuren – maar het betekent dat als u voorheen BetterCloud gebruikte voor het delen van uw Google-contacten, u nu met een probleem wordt geconfronteerd.
In dit artikel bieden we u een alternatief voor BetterCloud en doorlopen we de stappen die u moet nemen om ervoor te zorgen dat het delen en beheren van contacten in uw organisatie ook na deze verandering soepel blijft verlopen.
Lees meer: Wat is het delen van contacten en waarom is het belangrijk?
Wat gaat er precies gebeuren?
BetterCloud besloot zich te concentreren op zijn kernactiviteit, namelijk een SaaS-beheertool voor beheerders om technische taken te automatiseren en de beveiliging van de gegevens van hun gebruikers te beheren.
Veel gebruikers gebruikten de tool in het verleden alleen voor het beheren en delen van contacten, maar zoals gezegd is dat binnenkort geen optie meer.
In de praktijk zien organisaties die BetterCloud gebruiken vanaf 1 januari 2022 de volgende beperkingen:
- Hun Google-domeinbeheerder kan geen nieuwe contactpersonen toevoegen aan gedeelde labels
- Gebruikers met bewerkingstoegang kunnen geen contacten meer toevoegen of bijwerken via Bettercloud.
- Contactgegevens zijn niet toegankelijk op mobiele apparaten
- Niemand zal nieuwe gedeelde contacten kunnen aanmaken
- De verschillende machtigingen (Alleen bekijken, Kan bewerken) zullen niet meer werken
Het simpele gevolg is dat uw organisatie snel met een contactenbestand komt te zitten dat niet evolueert, en dat veel gegevens snel verouderd zullen zijn.
De functie voor het delen van contacten werkt niet meer, en wanneer iemand in uw team een gedeeld contact bijwerkt, worden de wijzigingen niet gesynchroniseerd met andere gebruikers en bent u weer terug bij het handmatig bijwerken van elk afzonderlijk contact.
In dit artikel laten we u zien hoe u soepel kunt overstappen van Bettercloud naar Shared Contacts for Gmail® om een gecentraliseerd en veilig contactenbestand te behouden.
Lees meer: De korte gids voor contactbeheer
Wat verandert er met Gedeelde Contacten voor Gmail®?
Deze grafiek geeft een beter inzicht in de verbeteringen in uw contactbeheerpraktijk na de overgang van Bettercloud naar Shared Contacts for Gmail® :
BetterCloud / Gedeelde contacten voor Gmail® vergelijkingstabel
| BetterCloud | Gedeelde contacten voor Gmail® | |
| Web Dashboard | JA | JA |
| Synchronisatie naar Google Contacten labels | Elke 48 uur | Onmiddellijk |
| Naam van de groepen contacten | “Tags” | “Labels” of “Contactlijsten” |
| Granulaire machtigingen (Alleen bekijken, Kan bewerken, Kan verwijderen, Kan delen) | JA | JA |
| Synchronisatie vanuit Google Contacts (voor geautoriseerde gebruikers) | GEEN | Onmiddellijk (met Chrome) anders, 3 keer per uur |
| Automatisch samenvoegen van dubbele contacten | GEEN | JA |
| Delen met gebruikers en Google-groepen | GEEN | JA |
| Delen met andere domeingebruikers en Gmail-gebruikers | GEEN | JA |
| Commentaar & vermeldt collega’s in Contacten | GEEN | JA |
| Beheer gedeelde contacten van Android apparaten | GEEN | JA |
| Gedeelde contacten beheren vanaf iOs toestellen | GEEN | JA |
| Gedeelde contacten beheren vanuit Gmail | GEEN | JA |
| Gedeelde contacten beheren vanuit Google Drive | GEEN | JA |
| Onbeperkte back-up van contacten | GEEN | JA |
| Licentiesysteem | Voor het hele Google-domein | Per gebruiker |
Wat moet je doen?
Kortom, wat er gaat gebeuren is dat de labels die nu als gedeeld verschijnen in BetterCloud niet meer gedeeld worden, waardoor de informatie over de contacten straks verouderd is.
Als u contacten wilt blijven delen met uw hele team, moeten de mensen die u hebt gekozen om uw gedeelde contacten te beheren, deze opnieuw delen in Shared Contacts for Gmail® met dezelfde gebruikers waarmee ze eerder werden gedeeld.
Als u een groot aantal gebruikers of labels hebt, raden wij u aan dit artikel te lezen om uw taak eenvoudig te maken.
Na het delen van de contactlabels via Shared Contacts for Gmail® ziet u nog steeds de oorspronkelijke “Bettercloud”-labels.
Om deze duplicaten te verwijderen, logt u in op BetterCloud en “unshare” u ze allemaal, dat wil zeggen verwijder de toegang van alle gebruikers via BetterCloud en verwijder deze labels als volgt:
In een paar klikken migreren van BetterCloud naar gedeelde contactpersonen voor Gmail
Ons team kan de migratie gratis voor u uitvoeren. Als je de overgang zelf wilt uitvoeren, kun je deze handleiding lezen of de onderstaande stappen volgen:
Benodigde tijd: 2 minuten.
Om uw gedeelde contacten te migreren van BetterCloud naar Shared Contacts for Gmail®, volgt u gewoon deze kleine stappen:
- Aanmelden op het dashboard van Shared Contacts for Gmail®
Klik op de link “Aanmelden met Google”.
- Selecteer uw gedeelde labels en klik op “delen”.
Je kunt labels afzonderlijk delen door op het blauwe pictogram te klikken of door meerdere labels tegelijk te selecteren. De labels zijn het equivalent van “tags” in BetterCloud.
- Voeg de medewerkers toe die deze contacten moeten zien
We raden aan om eerst de “kijkers” toe te voegen, d.w.z. degenen die alleen de gedeelde contactpersonen kunnen bekijken.
- Gefeliciteerd! Uw BetterCloud-tags worden weer gedeeld.
Ze worden nu in real-time gesynchroniseerd met uw Google Contacts labels.
Merk op dat deze operatie vóór 1 januari 2022 moet worden uitgevoerd, anders zal dit “unsharing”-proces niet werken.
In ieder geval kunt u altijd contact met ons opnemen om de migratie vanuit BetterCloud soepel te laten verlopen.
Een andere techniek (om dubbele etiketten te voorkomen) is de volgende:
- Verwijder eerst alle bestaande labels die voorheen in BetterCloud werden gedeeld.
- Zodra dit is gebeurd, deelt u ze opnieuw met Shared Contacts for Gmail®, zoals hierboven aangegeven.
Dit is relatief eenvoudig. Het wordt echter een grotere taak als je organisatie een groot aantal labels heeft om te unsharen en opnieuw te delen met een groot aantal gebruikers.
Als dit proces u te ingewikkeld of tijdrovend lijkt, kunnen wij van Shared Contacts for Gmail® u ermee helpen.
Onze ondersteuning is er om uw overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen.
Wij kunnen u helpen uw hele contactbeheersysteem opnieuw te beoordelen
Hoewel BetterCloud veel meer is dan een tool voor het delen van contacten, is Shared Contacts for Gmail® een cloudgebaseerde interface die is ontworpen voor het delen en beheren van contacten, dus het is eenvoudig te gebruiken en helpt u bij het stroomlijnen van al uw contactbeheerprocessen.
Terwijl we u helpen bij de overgang van BetterCloud, kunnen we u ook helpen bij het optimaliseren van uw contactbeheerpraktijken en het optimaal benutten van uw nieuwe contactbeheertool door uw processen te doorlopen en ervoor te zorgen dat alles in orde is.
Met Gedeelde contacten voor Gmail® krijgt u:
- Een duidelijk inzicht in de contacten in uw organisatie en een eenvoudige manier om ze te beheren
- Een systeem dat gedeelde contacten en het delen van contacten binnen handbereik van uw gebruikers brengt, waar ze ook zijn (de gedeelde contacten volgen hen in Gmail, Drive, hun mobiele telefoons, Whatsapp, hun CRM en honderden andere geïntegreerde apps).
- Een zeer intuïtieve tool die speciaal is ontworpen om uw contactbeheerproces te stroomlijnen
- Een systeem dat verbeterde samenwerking en productiviteit tussen teams mogelijk maakt.
Wij bieden coaching en ondersteuning die specifiek zijn afgestemd op de behoeften van uw team en organisatie op het gebied van contactbeheer, en wij begeleiden u stap voor stap bij de overgang.
Als u geïnteresseerd bent, kunt u vandaag nog contact met ons opnemen om te ontdekken hoe wij uw team kunnen helpen om het beheren en delen van contacten weer gemakkelijk te maken.
- Contactpersonen migreren van BetterCloud naar gedeelde contactpersonen
- Google Contacts API Deprecation, BetterCloud en gedeelde contacten
- BetterCloud ondersteuning aankondiging van stopzetting van de functie voor het delen van contacten
- Google Aankondiging van Google Contacts API deprecatie
- Functies voor gedeelde contacten voor Google Workspace- en G Suite-domeinen
