Falls Sie es noch nicht wussten: Die SaaS-Verwaltungsplattform BetterCloud hat angekündigt, dass sie ihre Kontaktfreigabefunktionen einstellen wird.
Der Grund dafür ist, dass Google ab dem 1. Januar 2022 die Unterstützung für die alte Kontaktfreigabe-API einstellt und BetterCloud nicht auf die neue API umsteigt.
Solche Dinge passieren – aber wenn Sie bisher BetterCloud für die gemeinsame Nutzung von Google-Kontakten verwendet haben, stehen Sie jetzt vor einem Problem.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen eine Alternative zu BetterCloud vor und erläutern die Schritte, die Sie unternehmen müssen, um sicherzustellen, dass die gemeinsame Nutzung und Verwaltung von Kontakten in Ihrem Unternehmen auch nach dieser Umstellung reibungslos funktioniert.
Lesen Sie weiter: Was ist die gemeinsame Nutzung von Kontakten und warum ist sie wichtig?
Was genau wird passieren?
BetterCloud beschloss, sich auf sein Kerngeschäft als SaaS-Verwaltungstool für Administratoren zu konzentrieren, um technische Aufgaben zu automatisieren und die Sicherheit der Daten ihrer Nutzer zu verwalten.
Viele Nutzer haben das Tool in der Vergangenheit nur zur Kontaktverwaltung und -freigabe verwendet, aber wie bereits erwähnt, wird dies bald keine Option mehr sein.
In der Praxis gelten für Unternehmen, die BetterCloud nutzen, ab dem 1. Januar 2022 die folgenden Einschränkungen:
- Ihr Google-Domain-Administrator kann keine neuen Kontakte zu gemeinsamen Labels hinzufügen.
- Benutzer mit Bearbeitungsrechten können über Bettercloud keine Kontakte mehr hinzufügen oder aktualisieren.
- Kontaktinformationen werden auf mobilen Geräten nicht zugänglich sein
- Niemand wird neue gemeinsame Kontakte erstellen können
- Die verschiedenen Berechtigungen (Nur anzeigen, Bearbeiten können) funktionieren nicht mehr.
Das einfache Ergebnis ist, dass Ihre Organisation schnell mit einer Kontaktbasis endet, die sich nicht weiterentwickelt, und dass viele der Daten bald veraltet sein werden.
Die Funktion zur gemeinsamen Nutzung von Kontakten funktioniert nicht mehr, und wenn jemand in Ihrem Team einen gemeinsam genutzten Kontakt aktualisiert, werden die Änderungen nicht mit anderen Benutzern synchronisiert, und Sie müssen wieder jeden einzelnen Kontakt manuell aktualisieren.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie problemlos von Bettercloud zu Shared Contacts for Gmail® wechseln können, um eine zentralisierte und sichere Kontaktbasis zu erhalten.
Lesen Sie weiter: Der kurze Leitfaden zum Kontaktmanagement
Was wird sich mit Shared Contacts für Gmail® ändern?
Dieses Diagramm vermittelt ein besseres Verständnis für die Verbesserungen in Ihrer Kontaktverwaltungspraxis nach dem Wechsel von Bettercloud zu Shared Contacts for Gmail® :
BetterCloud / Shared Contacts für Gmail® Vergleichstabelle
BetterCloud | Gemeinsame Kontakte für Gmail® | |
Web-Dashboard | YES | YES |
Synchronisierung auf Google Kontakte Etiketten | Alle 48 Stunden | Unmittelbar |
Name der Kontaktgruppen | “Tags” | “Etiketten” oder “Kontaktlisten” |
Granulare Berechtigungen (nur anzeigen, bearbeiten, löschen, freigeben) | YES | YES |
Synchronisierung von Google Contacts (für autorisierte Benutzer) | NO | Unmittelbar (mit Chrome) sonst, 3 Mal pro Stunde |
Auto-Merge von doppelten Kontakten | NO | YES |
Freigabe für Nutzer und Google-Gruppen | NO | YES |
Gemeinsame Nutzung mit anderen Domain-Benutzern und Gmail-Benutzern | NO | YES |
Kommentar & Erwähnung von Kollegen in Kontakten | NO | YES |
Verwalten Sie freigegebene Kontakte von Android Geräten | NO | YES |
Verwalten gemeinsamer Kontakte von iOs-Geräten | NO | YES |
Verwalten von freigegebenen Kontakten aus Google Mail | NO | YES |
Verwalten Sie freigegebene Kontakte aus Google Drive | NO | YES |
Unbegrenzte Sicherung von Kontakten | NO | YES |
Lizenzvergabesystem | Für die gesamte Google-Domäne | Pro Benutzer |
Was müssen Sie tun?
Kurz gesagt: Die Etiketten, die jetzt in BetterCloud als geteilt erscheinen, werden nicht mehr geteilt, wodurch die Informationen über die Kontakte bald veraltet sein werden.
Wenn Sie Ihre Kontakte weiterhin für Ihr gesamtes Team freigeben möchten, müssen die Personen, die Sie für die Verwaltung Ihrer freigegebenen Kontakte ausgewählt haben, diese in Shared Contacts for Gmail® erneut für alle Nutzer freigeben, für die sie zuvor freigegeben waren.
Wenn Sie eine große Anzahl von Benutzern oder Etiketten haben, empfehlen wir Ihnen, diesen Artikel zu lesen, damit Ihre Aufgabe kinderleicht wird.
Nach der Freigabe der Kontaktbeschriftungen durch Shared Contacts for Gmail® sehen Sie immer noch die “Bettercloud”-Originalbeschriftungen.
Um diese Duplikate zu entfernen, melden Sie sich einfach bei BetterCloud an und “entsperren” sie alle, d. h. entfernen Sie den Zugang aller Benutzer über BetterCloud und löschen Sie diese Etiketten wie folgt:
Wie man mit wenigen Klicks von BetterCloud zu Shared Contacts für Gmail migriert
Unser Team kann die Migration kostenlos für Sie durchführen. Wenn Sie die Umstellung selbst vornehmen möchten, können Sie diesen Leitfaden lesen oder die folgenden Schritte befolgen:
Benötigte Zeit: 2 Minuten.
Um Ihre gemeinsamen Kontakte von BetterCloud zu Shared Contacts for Gmail® zu migrieren, folgen Sie einfach diesen kleinen Schritten:
- Anmeldung bei Shared Contacts für Gmail® Dashboard
Klicken Sie auf den Link “Mit Google anmelden”.
- Wählen Sie Ihre gemeinsamen Etiketten aus und klicken Sie auf “Teilen”.
Sie können Etiketten einzeln freigeben, indem Sie auf das blaue Symbol klicken oder mehrere Etiketten auf einmal auswählen. Die Beschriftungen sind das Äquivalent zu “Tags” in BetterCloud. - Fügen Sie die Mitarbeiter hinzu, die diese Kontakte sehen müssen
Wir empfehlen, zunächst die “Betrachter” hinzuzufügen, d. h. diejenigen, die nur die freigegebenen Kontakte sehen können. - Herzlichen Glückwunsch! Ihre BetterCloud-Tags werden wieder freigegeben.
Sie werden jetzt in Echtzeit mit Ihren Google-Kontakt-Etiketten synchronisiert.
Beachten Sie, dass dieser Vorgang vor dem 1. Januar 2022 durchgeführt werden muss, da sonst die Aufhebung der Teilung nicht möglich ist.
In jedem Fall können Sie sich jederzeit an uns wenden, damit die Migration von BetterCloud reibungslos vonstatten geht.
Eine andere Technik (um doppelte Etiketten zu vermeiden) ist die folgende:
- Heben Sie zunächst die Freigabe aller vorhandenen Etiketten auf, die zuvor in BetterCloud freigegeben waren.
- Sobald dies geschehen ist, teilen Sie sie erneut mit Shared Contacts for Gmail® wie oben gezeigt
Dies ist relativ einfach. Es wird jedoch zu einer größeren Aufgabe, wenn Ihr Unternehmen über eine Vielzahl von Etiketten verfügt, die es für eine große Anzahl von Benutzern freizugeben und wieder freizugeben gilt.
Wenn Ihnen dieser Prozess zu komplex oder zeitaufwändig erscheint, können wir von Shared Contacts for Gmail® Ihnen dabei helfen.
Unsere Unterstützung ist da, um Ihnen den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Wir können Ihnen helfen, Ihr gesamtes Kontaktmanagementsystem neu zu bewerten
BetterCloud ist weit mehr als ein Tool zur gemeinsamen Nutzung von Kontakten. Shared Contacts for Gmail® ist eine Cloud-basierte Schnittstelle, die für die gemeinsame Nutzung und Verwaltung von Kontakten entwickelt wurde, so dass sie einfach zu bedienen ist und Ihnen hilft, alle Ihre Kontaktverwaltungsprozesse zu optimieren.
Während wir Ihnen bei der Umstellung von BetterCloud helfen, können wir Ihnen auch dabei helfen, Ihre Kontaktmanagement-Praktiken zu optimieren und das Beste aus Ihrem neuen Kontaktmanagement-Tool herauszuholen, indem wir Ihre Prozesse durchgehen und sicherstellen, dass alles im Lot ist.
Mit Shared Contacts für Gmail® erhalten Sie:
- Ein klares Verständnis der Kontakte in Ihrer Organisation und eine einfache Möglichkeit, diese zu verwalten
- Ein System, das gemeinsame Kontakte und die gemeinsame Nutzung von Kontakten für Ihre Nutzer verfügbar macht, egal wo sie sich gerade befinden (die gemeinsamen Kontakte folgen ihnen in Google Mail, Drive, ihren Mobiltelefonen, Whatsapp, ihrem CRM und Hunderten von anderen integrierten Anwendungen)
- Ein sehr intuitives Tool, das speziell für die Rationalisierung Ihres Kontaktmanagementprozesses entwickelt wurde
- Ein System, das eine bessere teamübergreifende Zusammenarbeit und Produktivität ermöglicht
Wir bieten Ihnen Coaching und Unterstützung, die speziell auf die Bedürfnisse Ihres Teams und Ihrer Organisation im Bereich Kontaktmanagement zugeschnitten sind, und wir begleiten Sie Schritt für Schritt bei der Umstellung.
Wenn Sie Interesse haben, können Sie sich noch heute mit uns in Verbindung setzen, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Ihr Team dabei unterstützen können, die Verwaltung und den Austausch von Kontakten wieder einfach zu machen.
- Wie man Kontakte von BetterCloud zu Shared Contacts migriert
- Veraltete Google Contacts API, BetterCloud und gemeinsam genutzte Kontakte
- BetterCloud-Support kündigt die Einstellung der Kontaktfreigabefunktion an
- Google Ankündigung der Abschaffung der Google Contacts API
- Gemeinsame Kontaktfunktionen für Google Workspace- und G Suite-Domänen