Se non lo sapevate ancora, la piattaforma di gestione SaaS BetterCloud ha annunciato l’interruzione delle funzioni di condivisione dei contatti.
Il motivo è che dal 1° gennaio 2022 Google interromperà il supporto per la vecchia API di condivisione dei contatti e BetterCloud non si aggiornerà alla nuova API.
Sono cose che succedono, ma significa che se in precedenza avete usato BetterCloud per la condivisione dei contatti su Google, ora vi trovate di fronte a un problema.
In questo articolo vi offriremo un’alternativa a BetterCloud e vi illustreremo i passi da compiere per assicurarvi di poter continuare a condividere e gestire i contatti senza problemi nella vostra organizzazione dopo questo cambiamento.
Per saperne di più: Cos’è la condivisione dei contatti e perché è importante?
Cosa succederà esattamente?
BetterCloud ha deciso di concentrarsi sul suo core business: essere uno strumento di gestione SaaS per gli amministratori per automatizzare le attività tecniche e gestire la sicurezza dei dati dei loro utenti.
In passato molti utenti hanno utilizzato lo strumento solo per la gestione e la condivisione dei contatti, ma come già detto, questa non sarà più un’opzione a breve.
In pratica, a partire dal 1° gennaio 2022 le organizzazioni che utilizzano BetterCloud vedranno le seguenti restrizioni:
- L’amministratore del dominio Google non sarà in grado di aggiungere nuovi contatti alle etichette condivise.
- Gli utenti con accesso di modifica non saranno più in grado di aggiungere o aggiornare i contatti attraverso Bettercloud.
- Le informazioni di contatto non saranno accessibili sui dispositivi mobili
- Nessuno potrà creare nuovi contatti condivisi
- Le diverse autorizzazioni (Solo visualizzazione, Può modificare) non funzionano più.
Il semplice risultato è che la vostra organizzazione si ritroverà rapidamente con una base di contatti che non si evolverà e molti dati saranno presto obsoleti.
La funzione di condivisione dei contatti smetterà di funzionare e quando qualcuno del vostro team aggiornerà un contatto condiviso, le modifiche non saranno sincronizzate con gli altri utenti e tornerete ad aggiornare manualmente ogni singolo contatto.
In questo articolo vi mostreremo come passare senza problemi da Bettercloud a Shared Contacts for Gmail® per mantenere una base di contatti centralizzata e sicura.
Per saperne di più: Breve guida alla gestione dei contatti
Cosa cambia con i Contatti condivisi per Gmail®?
Questo grafico fornisce una migliore comprensione dei miglioramenti nella gestione dei contatti dopo la transizione da Bettercloud a Shared Contacts for Gmail® :
Grafico di confronto BetterCloud / Contatti condivisi per Gmail
| BetterCloud | Contatti condivisi per Gmail | |
| Cruscotto web | SÌ | SÌ |
| Sincronizzazione a Etichette dei contatti Google | Ogni 48 ore | Immediato |
| Nome dei gruppi di contatti | “Tag” | “Etichette” o “Elenchi di contatti”. |
| Autorizzazioni granulari (solo visualizzazione, modifica, cancellazione, condivisione) | SÌ | SÌ |
| Sincronizzazione da Google Contacts (per gli utenti autorizzati) | NO | Immediato (con Chrome) altrimenti, 3 volte all’ora |
| Unione automatica dei contatti duplicati | NO | SÌ |
| Condivisione con gli utenti e i gruppi Google | NO | SÌ |
| Condivisione con altri utenti del dominio e con gli utenti di Gmail | NO | SÌ |
| Commenti e menzioni dei colleghi nei Contatti | NO | SÌ |
| Gestire i contatti condivisi dai dispositivi Android dispositivi | NO | SÌ |
| Gestire i contatti condivisi dai dispositivi iOs | NO | SÌ |
| Gestire i contatti condivisi da Gmail | NO | SÌ |
| Gestire i contatti condivisi da Google Drive | NO | SÌ |
| Backup illimitato dei contatti | NO | SÌ |
| Sistema di licenze | Per l’intero dominio Google | Per utente |
Cosa bisogna fare?
In breve, ciò che accadrà è che le etichette che ora appaiono come condivise in BetterCloud non lo saranno più, il che renderà presto obsolete le informazioni sui contatti.
Se si desidera continuare a condividere i contatti con tutto il team, le persone scelte per gestire i contatti condivisi dovranno condividerli nuovamente in Contatti condivisi per Gmail® con tutti gli stessi utenti con cui erano condivisi in precedenza.
Se avete un gran numero di utenti o di etichette, vi consigliamo di leggere questo articolo per semplificare al massimo il vostro compito.
Dopo aver condiviso le etichette dei contatti tramite Shared Contacts for Gmail®, si vedranno ancora le etichette originali “Bettercloud”.
Per rimuovere questi duplicati, è sufficiente accedere a BetterCloud e “discondividerli” tutti, ovvero rimuovere l’accesso di tutti gli utenti attraverso BetterCloud e cancellare queste etichette come segue:
Come migrare da BetterCloud a Contatti condivisi per Gmail in pochi clic
Il nostro team può effettuare la migrazione gratuitamente. Se si desidera implementare la transizione da soli, è possibile leggere questa guida o seguire i passaggi indicati di seguito:
Tempo necessario: 2 minuti.
Per migrare i contatti condivisi da BetterCloud a Contatti condivisi per Gmail®, basta seguire questi piccoli passi:
- Accedete alla dashboard di Shared Contacts for Gmail®.
Cliccate sul link “Accedi con Google”.
- Selezionate le etichette condivise e fate clic su “condividi”.
È possibile condividere le etichette singolarmente facendo clic sull’icona blu o selezionando più etichette contemporaneamente. Le etichette sono l’equivalente dei “tag” in BetterCloud.
- Aggiungere i collaboratori che devono vedere questi contatti
Si consiglia di aggiungere prima gli “spettatori”, cioè coloro che potranno visualizzare solo i contatti condivisi.
- Congratulazioni! I vostri tag BetterCloud vengono nuovamente condivisi.
Ora sono sincronizzati in tempo reale con le etichette dei Contatti Google.
Si noti che questa operazione deve essere eseguita prima del 1° gennaio 2022, altrimenti il processo di “unsharing” non funzionerà.
In ogni caso, potete sempre contattarci per aiutarvi a migrare da BetterCloud senza problemi.
Un’altra tecnica (per evitare la duplicazione delle etichette) è la seguente:
- Per prima cosa, rimuovere tutte le etichette esistenti che sono state condivise in BetterCloud.
- Una volta fatto questo, condivideteli di nuovo con Contatti condivisi per Gmail® come mostrato in precedenza.
È relativamente semplice. Tuttavia, diventa un compito più arduo se l’organizzazione dispone di un numero multiplo di etichette da decondividere e ricondividere con un gran numero di utenti.
Se questa procedura vi sembra troppo complessa o lunga, noi di Shared Contacts for Gmail® possiamo aiutarvi.
Il nostro supporto è a disposizione per rendere la transizione il più agevole possibile.
Possiamo aiutarvi a rivalutare il vostro intero sistema di gestione dei contatti
BetterCloud è molto più di uno strumento di condivisione dei contatti, ma Shared Contacts for Gmail® è un’interfaccia basata sul cloud progettata per la condivisione e la gestione dei contatti, quindi è semplice da usare e aiuta a semplificare tutti i processi di gestione dei contatti.
Mentre vi aiutiamo a passare da BetterCloud, possiamo anche aiutarvi a ottimizzare le vostre pratiche di gestione dei contatti e a sfruttare al meglio il vostro nuovo strumento di gestione dei contatti, esaminando i vostri processi e assicurandoci che tutto sia a posto.
Con i Contatti condivisi per Gmail®, avrete a disposizione:
- Una chiara comprensione dei contatti nella vostra organizzazione e un modo semplice per gestirli
- Un sistema che porta i contatti condivisi e la condivisione dei contatti a portata di mano dei vostri utenti, ovunque si trovino (i contatti condivisi li seguiranno in Gmail, Drive, nei loro telefoni cellulari, in Whatsapp, nel loro CRM e in centinaia di altre app integrate).
- Uno strumento molto intuitivo, progettato appositamente per semplificare il processo di gestione dei contatti.
- Un sistema che consente di migliorare la collaborazione e la produttività tra i team.
Offriamo coaching e assistenza su misura per le esigenze di gestione dei contatti del vostro team e della vostra organizzazione e vi guideremo passo dopo passo nella transizione.
Se siete interessati, potete contattarci oggi stesso per saperne di più su come possiamo aiutare il vostro team a rendere nuovamente facile la gestione e la condivisione dei contatti.
- Come migrare i contatti da BetterCloud a Contatti condivisi
- Deprezzamento dell’API dei contatti di Google, BetterCloud e Contatti condivisi
- Annuncio dell’interruzione della funzione di condivisione dei contatti da parte del supporto di BetterCloud
- Annuncio di Google della deprecazione dell’API di Google Contatti
- Funzioni di Contatti condivisi per i domini di Google Workspace e G Suite
