Una directory aziendale favorisce la collaborazione e aumenta la produttività. Semplifica l’onboarding per i nuovi assunti, mentre anche i dipendenti più esperti beneficiano di un facile accesso alle informazioni di contatto aggiornate. In questo modo si risparmia tempo nella ricerca di colleghi in altri reparti, assicurando flussi di lavoro senza interruzioni.
In precedenza, Contatti condivisi per Gmail offriva una visibilità limitata della rubrica. Gli utenti potevano completare automaticamente i contatti della loro rubrica, ma non potevano visualizzare l’elenco completo della rubrica direttamente dalla dashboard.
In questo post ci occuperemo dei recenti aggiornamenti della funzione Directory. Verranno affrontati anche i problemi legati alla vecchia versione. Inoltre, discuteremo di come questi miglioramenti miglioreranno l’esperienza dell’utente e la collaborazione.
Il problema: la directory è nascosta al team
Nella versione precedente della nostra piattaforma, la funzione Directory, uno strumento prezioso per la collaborazione e la comunicazione tra team, era spesso nascosta alla vista. Solo gli amministratori potevano vedere e attivare la Directory e, anche se era abilitata, rimaneva invisibile a tutti gli altri, compresi gli altri amministratori. Questa mancanza di visibilità portava molti utenti a non sfruttare i vantaggi che la Directory poteva offrire.
Caso di studio: La storia dei due amministratori
Consideriamo un amministratore di nome Adam che installa l’applicazione e decide di esplorare la funzione Directory. Fa clic su “Abilita directory” e l’intera directory del dominio diventa visibile, ma solo per lui. Per tutti gli altri, compresi gli altri amministratori come Eve, la directory è completamente invisibile. Ciò significa che quando l’Admin Eve assume la gestione dell’applicazione, non ha modo di sapere che la Directory esiste, tanto meno che Adam l’ha già attivata.
Inoltre, anche se Eve è a conoscenza della Directory, non può vederla e condividerla con altri utenti a meno che Adam non la condivida esplicitamente con lei. Questa limitazione ha rappresentato una barriera significativa alla collaborazione e ha diminuito l’efficacia complessiva della funzione. Di conseguenza, la Directory è rimasta in gran parte inosservata e sottoutilizzata dalla maggior parte degli utenti del dominio, lasciando inalterato il suo pieno potenziale.
La soluzione: Aumentare la consapevolezza della directory
Per risolvere questo problema e garantire che tutti siano a conoscenza della funzione Directory, abbiamo implementato aggiornamenti significativi per migliorarne la visibilità:
Anteprima della directory quando la sincronizzazione è disabilitata
Ora tutti, non solo l’amministratore che l’ha attivata, possono vedere una schermata di anteprima della Directory, anche quando la sincronizzazione della Directory è disattivata. L’anteprima mostra un’istantanea di circa una dozzina di utenti, dando a tutti la possibilità di capire cos’è la Directory e come possono usarla.
- Per gli amministratori, l’anteprima include un messaggio che li invita ad attivare la funzione Directory completa. Questo semplice invito garantisce che tutti gli amministratori siano a conoscenza della funzione e possano attivarla quando necessario.
- Per i non amministratori, la schermata di anteprima include un messaggio che li incoraggia a chiedere all’amministratore di abilitare la Directory. Questa comunicazione assicura che gli utenti che non hanno il permesso di attivare la Directory siano comunque consapevoli della sua esistenza e possano attivarla per il loro utilizzo.
Visibilità completa della directory per tutti gli amministratori
Una volta che un amministratore abilita la Directory, questa diventa visibile a tutti gli altri amministratori. Ora, ogni amministratore può vedere quando la Directory è attiva, visualizzare i membri della Directory e condividerla con gli altri. Questa visibilità condivisa assicura che tutti gli amministratori siano informati e possano gestire e utilizzare collettivamente la funzione Directory.
Visibilità della directory per i non amministratori
Per gli utenti non amministratori, la Directory rimane in modalità anteprima anche dopo essere stata attivata. Tuttavia, un messaggio chiaro li invita a richiedere l’accesso all’amministratore. Questo migliora l’esperienza dell’utente garantendo che gli utenti non amministratori siano a conoscenza della funzione.
Inoltre, ora sanno anche come accedervi se necessario. Anche se non possono attivare la funzione da soli, ora hanno un percorso chiaro per richiederla. Questo riduce la confusione e promuove un uso più ampio del database dei contatti.
L’impatto: Consapevolezza e collaborazione
Queste modifiche hanno un impatto significativo sull’esperienza complessiva dell’utente e sulla collaborazione tra i team:
- Maggiore consapevolezza: Tutti all’interno dell’organizzazione saranno a conoscenza della funzione Directory, con conseguente maggiore adozione e utilizzo.
- Miglioramento della collaborazione: Rendendo la Directory facilmente accessibile e condivisibile, i team possono connettersi, comunicare e collaborare in modo più efficace.
- Maggiore produttività: La Directory può semplificare diverse attività, come la ricerca di membri del team e la condivisione di informazioni, aumentando la produttività.
Conclusione:
Il miglioramento della visibilità della funzione Directory segna un importante passo avanti nello sviluppo della nostra piattaforma. Assicurandoci che tutti siano a conoscenza di questo prezioso strumento, consentiamo ai team di collaborare e di raggiungere i loro obiettivi in modo più efficiente.
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