Colmare le lacune comunicative sul posto di lavoro

Le lacune nella comunicazione possono essere comuni all’interno dell’ufficio. Ciò influisce sulla produttività dei dipendenti. Inoltre, influenza negativamente l’impegno e l’entusiasmo del personale, portando all’insoddisfazione lavorativa.

Diversi fattori, come le differenze generazionali, gli strumenti di comunicazione inefficienti e persino una cultura aziendale malsana, contribuiscono alle incomprensioni. Questo articolo intende dare alcuni suggerimenti su come colmare le lacune comunicative sul posto di lavoro.

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Ascolto attivo

Aspettare casualmente il proprio turno di parola non è una buona pratica di comunicazione. L’ascolto attivo richiede uno sforzo consapevole per ascoltare non solo le parole che l’interlocutore pronuncia.

Dovete anche cercare di capire il messaggio completo che l’interlocutore sta cercando di trasmettere. Parafrasare e ripetere ciò che è stato detto aiuta a dimostrare che si sta cogliendo il loro concetto piuttosto che sentire ciò che si pensa abbiano detto.

Altre tecniche di ascolto attivo sono:

  • Evitare altre attività durante la conversazione.
  • Notare e utilizzare i segnali non verbali.
  • Rifiutare il giudizio e i consigli.

L’empatia

L’empatia è una marcia in più rispetto alla simpatia. La simpatia si manifesta quando si comprendono le emozioni di qualcuno dal proprio punto di vista. D’altra parte, l’empatia consiste nel provare le emozioni dal loro punto di vista.

Uno studio del 2023 di EY US Consulting mostra che l’87% dei dipendenti afferma che l’empatia è essenziale per promuovere un ambiente inclusivo. L’inclusione garantisce ai dipendenti un senso di appartenenza. Tradotto a livello di organizzazione, può portare a un ambiente di lavoro più sano, con risultati migliori e riduzione dell’assenteismo.

Collaborazione e lavoro di squadra

Lavorare efficacemente con gli altri per raggiungere obiettivi comuni aiuta non solo la crescita dell’azienda, ma anche lo sviluppo personale dei dipendenti stessi.

Condividere le informazioni, come l’elenco dei contatti aziendali, dovrebbe essere un gioco da ragazzi. Un’app affidabile per la gestione dei contatti aiuta a raggiungere questo obiettivo. Anche altri beni e risorse devono essere facilmente accessibili a chiunque abbia un livello di autorizzazione sufficiente.

Conoscere i comportamenti sociali di ciascun membro del team, come il modo in cui esprime le proprie idee, le proprie opinioni e risolve i conflitti, è essenziale per collaborare in modo efficace.

Per saperne di più: Come la gestione dei contatti aiuta la collaborazione

Feedback

Il feedback dei clienti contribuisce al miglioramento del prodotto. Questo può essere applicato anche per migliorare la cultura all’interno dell’azienda.

Chiedere ai dipendenti la loro opinione sulle politiche aziendali vecchie o nuove aiuta a migliorare il sistema di gestione. Sviluppare una cultura in cui i dirigenti e i funzionari siano aperti al feedback a qualsiasi livello di comunicazione è un’opportunità di crescita.

Colmare le lacune comunicative sul posto di lavoro_feedback

Apertura mentale

L’apertura mentale completa la cultura del feedback. Essere aperti alle possibilità vi farà fare molti più passi avanti che respingere ogni idea che vi viene presentata al lavoro.

Parlare con colleghi che hanno già le idee chiare sull’argomento scoraggia un ambiente di lavoro accogliente. La capacità di considerare diversi punti di vista senza pregiudizi o giudizi riservati aiuta a migliorare le relazioni, la creatività e la capacità di risolvere i problemi.

L’onestà

Può essere difficile trovare risposte oneste in una situazione incasinata, soprattutto se ciò causa grandi ritardi o sprechi di risorse. Tuttavia, se i dipendenti sanno che la direzione concede una certa tolleranza per gli errori, si sentiranno più a loro agio nel farsi avanti quando qualcosa non va.

Di conseguenza, se il personale vede che la dirigenza copre o ignora sempre i problemi invece di affrontarli di petto, può pensare che sia giusto fare lo stesso. I manager devono essere aperti sui problemi che stanno affrontando o sugli errori commessi per dimostrare che ci tengono e sono onesti con i dipendenti. Questo può essere molto utile, soprattutto per i dipendenti remoti che potrebbero non vedere cosa succede dietro le quinte.

Tatto

L’onestà brutale non sempre serve, quindi è necessario il tatto. Il tatto è incentrato sulla comprensione degli altri e sulla sensibilità alle loro opinioni, credenze, idee e sentimenti.

Imparare a trasmettere un messaggio diretto senza evocare una reazione emotiva spiacevole riduce le lacune comunicative in ufficio. Il tatto non si limita a dire la cosa giusta, ma comprende anche il giusto tempismo. Può essere utile per dare notizie difficili, chiedere un favore esagerato o fare una critica di qualche tipo.

Adattabilità

Secondo il dottor Michael O’Connor, coautore con il dottor Tony Alessandra del libro The Platinum Rule, l’adattabilità può essere vista in due parti. Il primo è la flessibilità, ovvero la nostra disponibilità ad adattarci. L’altra è la versatilità, ovvero la nostra capacità di adattamento.

Adattabilità non significa necessariamente cambiare la propria identità. Si tratta piuttosto di adattare il proprio approccio comunicativo per adattarlo meglio alla situazione.

Utili indicazioni sui diversi stili di comunicazione:

  • Persone assertive: Cercate di non interromperle. Ascoltate attivamente, fate attenzione e non distraetevi.
  • Persone aggressive: Mantenere la calma. Mantenete il contatto visivo e non pretendete di essere rispettati.
  • Persone passive: Siate diretti. Non scartate subito le idee. Disporre di strumenti aziendali per aiutarli ad aprirsi in modo meno conflittuale.

Per saperne di più: Come commentare un contatto Google

  • Passivo-aggressivo: Fate domande dirette per identificare i suoi obiettivi. Accompagnate un’altra persona per avere un’altra prospettiva sulla conversazione. Stabilite aspettative e limiti chiari per quanto riguarda i risultati attesi.
  • Manipolativo: Siate diretti e persistenti e proiettate sicurezza e forza nella vostra posizione. Rimanere concentrati sull’obiettivo

Il linguaggio del corpo

Comunicare non significa solo parlare. Il professore di psicologia Albert Mehrabian, nel suo libro Silent Messages, ha addirittura specificato che le cifre sono 55% per il linguaggio del corpo, 38% per il tono della voce e 7% per il parlato. Ci sono state alcune contestazioni su questi numeri, poiché le situazioni possono variare e anche la natura psicologica dei relatori non è uniforme.

È comunque importante prestare attenzione al linguaggio del corpo mentre si parla o si ascolta. Le spalle aperte e rilassate e il piegamento in avanti dimostrano che si è impegnati, che si ascolta davvero e che si è aperti alle idee, mentre le braccia conserte e il piegamento all’indietro possono dare l’impressione di essere distanti, non coinvolti e non aperti a nuovi modi di fare le cose.

Colmare le lacune comunicative sul posto di lavoro_linguaggio del corpo

Dimostrare buona volontà per evitare lacune nella comunicazione

Quando si discute di questioni politiche, può essere una sfida dimostrare la buona volontà. I dibattiti che ne derivano possono diventare accesi e la conversazione diventa più controversa. Sia i dirigenti che i dipendenti tendono a perdere l’obiettività a un certo punto.

Utilizzate queste strategie per dimostrare la vostra buona volontà durante i dibattiti:

  • Siate rispettosi. Anche se non siete d’accordo con l’opinione di un’altra persona, non c’è bisogno di essere sprezzanti.
  • Evitare gli attacchi personali. Se avete un’opinione contraria sull’argomento, concentratevi sulla questione vera e propria piuttosto che fare attacchi personali contro l’oratore. Le vostre riserve sulle qualifiche o sulla professionalità di un’altra persona devono essere affrontate in modo adeguato, ma non devono essere il centro della discussione.
  • Cercare un terreno comune. Ci possono essere aree di accordo nel discorso che meritano di essere evidenziate. Questo per consentire ai partecipanti di salvare la faccia se ritengono che il loro punto di vista sia diverso dal vostro.

Presentazione

Alcune discussioni hanno comportato l’uso di supporti visivi. Assicurarsi che la presentazione fornisca materiali chiari e coinvolgenti. Inoltre, deve essere conciso ed evitare lunghi paragrafi. Gli schemi aiutano a mantenere la continuità dell’argomento.

Il relatore deve essere ben preparato e accogliere le domande. Mantenete il contatto visivo con il pubblico e non limitatevi a leggere le diapositive.

Chiarezza nella comunicazione scritta

Oggi che la configurazione di uffici remoti è più comune, la comunicazione scritta gioca un ruolo più che mai vitale. I promemoria dell’ufficio, gli elenchi aggiornati dei contatti aziendali e altri documenti devono essere facilmente accessibili a chi è autorizzato a farlo.

Utilizzate gli strumenti di condivisione dei file nel cloud per ridurre i problemi di revisione. La presenza di più versioni può creare confusione, con conseguente stress e frustrazione per il team.

Una comunicazione efficace è la chiave del successo aziendale. Pertanto, un sistema di comunicazione competente aumenta la base di conoscenze dell’azienda, alimenta una cultura del lavoro di squadra e rende la collaborazione un gioco da ragazzi in tutta l’organizzazione.

Conclusione

Colmare le lacune comunicative è fondamentale per una collaborazione efficace. Promuovendo un dialogo chiaro e aperto, le diverse prospettive convergono, favorendo la comprensione e la sinergia. Questo processo richiede l’ascolto attivo, l’empatia e l’adattamento degli stili di comunicazione, oltre ad altre tecniche già citate.

Un bridging di successo migliora le relazioni, riduce al minimo le incomprensioni e coltiva un ambiente armonioso che favorisce la condivisione degli obiettivi e l’innovazione.

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