As falhas de comunicação podem ser comuns no escritório. Isto afecta a produtividade dos trabalhadores. Além disso, influencia negativamente o empenho e o entusiasmo do pessoal, conduzindo à insatisfação no trabalho.
Vários factores, como diferenças geracionais, ferramentas de comunicação ineficazes e até uma cultura empresarial pouco saudável, contribuem para os mal-entendidos. Este artigo pretende dar algumas dicas sobre como colmatar as falhas de comunicação no local de trabalho.
Escuta ativa
Esperar casualmente pela sua vez de falar não é uma boa prática de comunicação. A escuta ativa exige um esforço consciente para ouvir não apenas as palavras que a outra pessoa está a dizer.
Deve também tentar compreender a mensagem completa que a outra parte está a tentar transmitir. Parafrasear e repetir o que foi dito ajuda a mostrar que está a captar a noção deles em vez de ouvir o que pensa que eles disseram.
Outras técnicas de escuta ativa incluem
- Evitar outras actividades durante a conversa.
- Perceber e utilizar pistas não verbais.
- Não emitir pareceres e conselhos.
Empatia
A empatia é um pouco melhor do que a simpatia. A simpatia surge quando compreendemos as emoções de alguém a partir da nossa perspetiva. Por outro lado, a empatia implica sentir as emoções das pessoas do ponto de vista delas.
Um estudo de 2023 da EY US Consulting revela que 87% dos trabalhadores afirmam que a empatia é essencial para promover um ambiente inclusivo. A inclusão proporciona aos trabalhadores um sentimento de pertença. Traduzida para o nível da organização, pode conduzir a um ambiente de trabalho mais saudável, com melhores resultados e menor absentismo.
Colaboração e trabalho de equipa
Trabalhar eficazmente com os outros para atingir objectivos comuns ajuda não só o crescimento da empresa, mas também o desenvolvimento pessoal dos próprios empregados.
Partilhar informações, como a lista de contactos comerciais, deve ser fácil. Ter uma aplicação de gestão de contactos fiável ajuda a atingir este objetivo. Outros activos e recursos também devem estar facilmente acessíveis a qualquer pessoa com um nível de autorização suficiente.
Conhecer os comportamentos sociais de cada membro da equipa, como a forma como exprimem as suas ideias, expressam as suas opiniões e resolvem conflitos, é essencial para colaborar eficazmente.
Feedback
O feedback dos clientes contribui para a melhoria do produto. Isto também pode ser aplicado para melhorar a cultura intra-empresarial.
Perguntar aos empregados a sua opinião sobre as políticas da empresa, antigas ou novas, ajuda a melhorar o sistema de gestão. O desenvolvimento de uma cultura em que tanto os gestores como os quadros superiores estejam abertos ao feedback a qualquer nível de comunicação constitui uma oportunidade de crescimento.
Abertura de espírito
A abertura de espírito complementa a cultura do feedback. Estar aberto às possibilidades leva-o muito mais longe do que rejeitar todas as ideias que lhe são apresentadas no trabalho.
Falar com colegas que já têm a sua opinião formada sobre o assunto desencoraja um ambiente de trabalho acolhedor. A capacidade de considerar vários pontos de vista sem preconceitos ou juízos reservados ajuda a melhorar as relações, a criatividade e a capacidade de resolução de problemas.
Honestidade
Pode ser complicado encontrar respostas honestas numa situação complicada, especialmente se isso causar grandes atrasos ou desperdício de recursos. No entanto, se os trabalhadores souberem que a direção admite os erros, sentir-se-ão mais à vontade para se manifestarem quando algo não está bem.
Consequentemente, se o pessoal vir que a direção está sempre a encobrir ou a ignorar os problemas em vez de os enfrentar de frente, pode pensar que não há problema em fazer o mesmo. Os gestores devem ser abertos em relação aos problemas que enfrentam ou aos erros cometidos para mostrar que se preocupam e são honestos com os empregados. Isto pode ser muito útil, especialmente para os funcionários remotos que podem não ver o que se passa nos bastidores.
Tato
A honestidade brutal nem sempre serve, daí o tato. O tato centra-se na compreensão das outras pessoas e na sensibilidade às suas opiniões, crenças, ideias e sentimentos.
Aprender a transmitir uma mensagem direta sem evocar uma resposta emocional desagradável diminui as falhas de comunicação no escritório. O tato não se limita a dizer a coisa certa, mas inclui também o momento certo. Pode ser útil para dar notícias difíceis, pedir um favor exagerado ou fazer uma crítica de qualquer tipo.
Adaptabilidade
De acordo com o Dr. Michael O’Connor, coautor com o Dr. Tony Alessandra do livro The Platinum Rule, a adaptabilidade pode ser vista em duas partes. A primeira é a flexibilidade, que é a nossa vontade de nos adaptarmos. A outra é a versatilidade, que é a nossa capacidade de adaptação.
A adaptabilidade não significa necessariamente mudar quem somos. É mais uma questão de ajustar a sua abordagem de comunicação para melhor se adequar à situação.
Conselhos úteis sobre os diferentes estilos de comunicação:
- Pessoas assertivas: Tentar não as interromper. Ouça ativamente, esteja atento e não se distraia.
- Pessoas agressivas: Manter a calma. Mantenha o contacto visual e não exija o cumprimento.
- Pessoas passivas: Sejam directas. Evitar rejeitar imediatamente as ideias. Ter ferramentas comerciais que os ajudem a abrir-se de uma forma menos conflituosa.
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- Passivo-agressivo: Fazer perguntas directas para ajudar a identificar os seus objectivos. Acompanhe outra pessoa para obter outra perspetiva da conversa. Definir expectativas e limites claros relativamente aos resultados esperados.
- Manipulador: Seja direto e persistente e projecte confiança e força na sua postura. Concentrar-se no objetivo
Linguagem corporal
A comunicação não envolve apenas as palavras faladas. O professor de psicologia Albert Mehrabian especificou mesmo no seu livro, Silent Messages (Mensagens Silenciosas), os números de 55% para a linguagem corporal, 38% para o tom de voz e 7% para a palavra falada. Estes números foram objeto de algumas contestações, uma vez que as situações podem variar e mesmo a natureza psicológica dos oradores não é uniforme.
No entanto, continua a ser importante estar atento à sua linguagem corporal enquanto fala ou ouve. Ombros abertos e relaxados e inclinação para a frente mostram que está empenhado, que está realmente a ouvir e que está aberto a ideias, ao passo que braços cruzados e inclinação para trás podem fazer parecer que está distante, que não está envolvido e que não está aberto a novas formas de fazer as coisas.
Mostrar boa vontade para evitar falhas de comunicação
Quando se discutem questões políticas, pode ser um desafio demonstrar boa vontade. Os debates daí resultantes podem tornar-se acalorados e a conversa torna-se mais controversa. Tanto os gestores como os trabalhadores tendem a perder a objetividade a dada altura.
Utilize estas estratégias para mostrar boa vontade durante os debates:
- Ser respeitoso. Mesmo que não concorde com a opinião de outra pessoa, não precisa de ser desdenhoso.
- Evitar ataques pessoais. Se tiver uma opinião contrária em relação ao tópico, concentre-se na questão em si e não faça ataques pessoais contra o orador. As suas reservas sobre as qualificações ou o profissionalismo de outra pessoa devem ser abordadas corretamente, mas não devem ser o centro da discussão.
- Procurar um terreno comum. Pode haver áreas de concordância no discurso que merecem ser destacadas. Faça isto para permitir que os participantes se defendam se sentirem que as suas opiniões são diferentes das suas.
Apresentação
Alguns debates envolveram recursos visuais. Assegurar que a apresentação é clara e cativante. Deve também ser conciso e evitar parágrafos longos. Os esboços ajudam a manter o controlo da continuidade do tema.
O apresentador deve estar bem preparado e aceitar perguntas. Mantenha o contacto visual com a audiência e não se limite a ler os diapositivos.
Clareza na comunicação escrita
Agora que a configuração do escritório remoto é mais comum, a comunicação escrita desempenha um papel mais vital do que nunca. Memorandos de escritório, listas de contactos comerciais actualizadas e outros documentos devem ser facilmente acessíveis a quem tem a devida autorização para o fazer.
Utilizar ferramentas de partilha de ficheiros na nuvem para reduzir os problemas de revisão. Ter várias versões pode confundir, resultando em mais stress e frustração para a equipa.
Uma comunicação eficaz é a chave para o sucesso empresarial. Assim, um sistema de comunicação competente aumenta a base de conhecimentos da sua empresa, fomenta uma cultura de trabalho em equipa e permite uma colaboração fácil em toda a organização.
Conclusão
Colmatar as falhas de comunicação é crucial para uma colaboração eficaz. Ao promover um diálogo claro e aberto, as diversas perspectivas convergem, promovendo a compreensão e a sinergia. Este processo requer uma escuta ativa, empatia e adaptação dos estilos de comunicação, entre outras técnicas acima referidas.
O estabelecimento de pontes bem sucedidas melhora as relações, minimiza os mal-entendidos e cultiva um ambiente harmonioso propício à partilha de objectivos e à inovação.
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