Como proprietário e gestor de uma empresa, manter um bom sistema de contabilidade traz muita segurança extra. Ou seja, saber como estão a correr os lucros, quais as despesas mais essenciais, o que tem de ser pago e quando, é uma parte fundamental da gestão.
Com isso em mente, terá uma melhor noção da sua situação financeira e do que deve ser implementado para manter a empresa em crescimento. No futuro, estes dados podem ser utilizados para desenvolver novas estratégias e projectos.
Mas, na maior parte das vezes, os gestores são multitarefas com pouco tempo para tratar de assuntos como a contabilidade. E quando os departamentos têm de encaminhar as suas próprias preocupações financeiras para outra equipa, pode haver perda de dados, ficheiros perdidos e outros problemas, que causam atrasos nos pagamentos, multas e outras preocupações financeiras.
Por isso, é importante perceber quais são as prioridades da contabilidade e como pode utilizar a tecnologia para criar um sistema digital e eficiente que satisfaça as principais necessidades da sua empresa.
Porque é que uma pequena empresa precisa de um sistema de contabilidade?
Digamos, por exemplo, que a sua empresa está a crescer e precisa de subcontratar novas pessoas para oferecer os seus serviços aos clientes. Como é que a sua contabilidade pode cumprir os seus pagamentos? A empresa está preparada para receber e pagar as facturas a tempo, para comprar as ferramentas necessárias, para pagar os impostos devidos?
Ou, por exemplo, se a sua empresa trabalha com logística e exige que os condutores de camiões mantenham os seus veículos actualizados. Para onde enviam os recibos dos serviços de manutenção? Quem organiza estes documentos e como?
Outra situação em que o tempo é sensível é o pagamento aos seus empregados. Para além de respeitar as leis e as boas práticas, pagar às pessoas a tempo e horas cria um ambiente de trabalho muito melhor, uma vez que as pessoas sabem que a sua empresa cumpre as suas obrigações. Com as ferramentas certas, é possível configurar pagamentos automáticos e pedidos de facturação, o que reduz o tempo gasto nestas tarefas.
Conheça o seu saldo
Há uma grande vantagem em manter um bom sistema de contabilidade: o seu balanço. De facto, muitos gestores de empresas perdem dinheiro porque não estão atentos a tudo o que é gasto e ao desempenho dos investimentos.
Por exemplo, pode saber quanto gasta em software, mas não quanto beneficia os empregados ou quanto representa das suas despesas mensais. Por outro lado, sabe quanto paga cada cliente, mas talvez não tenha uma boa comparação das horas dedicadas a cada um deles.
Se tudo for adicionado a um balanço e a outra documentação, é possível comparar visualmente elementos como os activos da empresa, relatórios financeiros mensais e semanais, despesas médias por tipo e por projecto, etc.
Isto tem um enorme impacto na saúde da sua empresa. Com os dados financeiros, é muito mais fácil desenvolver planos futuros e criar uma estratégia de crescimento. Desde o desenvolvimento de novos produtos e serviços até à contratação de uma equipa maior, ter balanços documentados dá peso às suas decisões.
Como é que a tecnologia o pode ajudar a fazer melhor a contabilidade?
Embora um bom sistema contabilístico seja essencial, parece difícil de realizar, dadas as variáveis. Há muitas coisas a saber quando se prepara a contabilidade. É necessário definir as prioridades – está a contratar empreiteiros? Operar em locais diferentes? – e adaptar o sistema às necessidades da sua empresa.
A tecnologia pode ajudar muito: com funcionalidades como o armazenamento em nuvem para guardar os seus balanços, a co-edição de documentos e as caixas de entrada partilhadas, pode criar o espaço de trabalho digital ideal que permite à sua equipa de contabilidade trabalhar melhor e mais rapidamente.
5 formas de optimizar o seu sistema
Sabe de que tipo de contabilidade a sua empresa precisa? Eis os cinco passos para o configurar.
Obter uma caixa de entrada partilhada, como a DragApp
Uma caixa de entrada partilhada é uma caixa de entrada de correio electrónico colectiva a que todos os membros da equipa podem aceder. Por exemplo, digamos que tem um endereço de correio electrónico invoices@companyname para onde reencaminha todos os documentos dos subcontratantes.
Normalmente, os empregados da equipa de contabilidade teriam de iniciar sessão nesta conta e ordenar as tarefas na sua caixa de entrada ou reencaminhar o correio recebido para si próprios para trabalharem nele.
Este facto pode ser motivo de preocupação, uma vez que pode atrasar o processo. Além disso, a partilha de informações de início de sessão significa que a sua conta está mais sujeita a problemas e falhas de segurança – um grande problema para dados financeiros sensíveis.
A solução alternativa consiste em configurar uma caixa de entrada partilhada directamente a partir das suas próprias contas Gmail. Com uma ferramenta de caixa de entrada partilhada como o DragApp, pode transformar um endereço de correio electrónico existente numa caixa de entrada que os utilizadores autorizados podem ver a partir das suas próprias contas. Desta forma, não terá de partilhar informações de início de sessão e alternar constantemente entre contas. Em vez disso, todos os utilizadores vêem as mensagens recebidas em tempo real e ajustam o seu fluxo de trabalho em conformidade.
Outra característica que torna o Drag ideal para as equipas financeiras é o facto de incluir quadros e tarefas. Ou seja, os utilizadores podem transformar os e-mails em cartões de tarefas e organizá-los num quadro de afazeres. Depois, podem atribuir essas tarefas à sua equipa. Isto cria um tipo de trabalho de equipa mais colaborativo e eficiente, que é essencial para as pequenas empresas.
Fazer revisões frequentes
Com uma ferramenta como o Drag, que inclui a gestão de tarefas, evita a perda de correio e falhas de comunicação. Isto é fundamental para uma equipa financeira, porque não se perdem prazos nem se pagam taxas de atraso. O fluxo de trabalho é melhorado e isso tem um impacto directo nas suas finanças.
À medida que desenvolve o seu sistema, é importante reservar algum tempo para analisar relatórios e balanços, para que possa compreender para onde vai o dinheiro e como planear melhor o futuro.
Ser pontual nos pagamentos e nas facturas
Desde a declaração de impostos ao pagamento de fornecedores, uma resposta atempada é fundamental para uma contabilidade saudável. Isto tende a ser um desafio para os proprietários de pequenas empresas, uma vez que têm de fazer várias tarefas, mas é essencial.
A tecnologia pode ser sua aliada nesta situação. Em primeiro lugar, a documentação. Se trabalha com uma empresa de contabilidade externa, crie um Google Drive com demonstrações financeiras e outros ficheiros e adicione-os assim que os receber. Depois, pode consultá-los rapidamente e reencaminhá-los para o seu contabilista, se necessário.
Para além de ter tudo documentado e claro, deve reservar algum tempo todos os meses para organizar os pagamentos e analisar os extractos financeiros. Marque-a no seu calendário como uma obrigação recorrente. Depois, aproveite este tempo para saber mais sobre o estado do seu balanço – agora, não há mais surpresas no final do trimestre.
Manter as pessoas em contacto
Com o aumento das equipas globais e remotas, você e o gestor de contabilidade podem nem sequer estar no mesmo local. E alguns dos seus empregados, contratantes e fornecedores também podem não o fazer. Mas a contabilidade e a escrituração requerem muitas idas e vindas com as mesmas pessoas. Então, como resolver o problema?
Com ferramentas como um gestor de contactos partilhados, pode propagar os contactos das suas equipas através das suas ferramentas de comunicação, com contactos internos e externos.
Por exemplo, se um subcontratante perguntar no WhatsApp a quem deve enviar a factura, pode simplesmente partilhar as informações de contacto do gestor de facturas. Por outro lado, se a sua empresa de contabilidade pedir as informações de contacto de um funcionário, pode partilhá-las, mesmo que a empresa de contabilidade não faça parte do seu Domínio Google.
Ou seja, em vez de os contactos estarem acessíveis apenas dentro do domínio, o seu directório é partilhado de forma fácil e segura através de outras plataformas e entre empresas.
Ter tudo configurado a partir de qualquer lugar
Uma das maiores preocupações dos proprietários e gestores de empresas é a necessidade de aceder ao directório de contactos a partir de qualquer lugar. E podem não ter todos os números de telefone e endereços de correio electrónico guardados nos seus dispositivos móveis.
Com os Contactos partilhados para Gmail, pode aceder a estas informações a partir da sua própria conta, quer seja no seu navegador, através de uma aplicação móvel ou noutras ferramentas, como o Google Drive. Independentemente do momento ou do local em que se encontra, quando tem de contactar pessoas, não está limitado aos seus próprios contactos. Em vez disso, pode simplesmente pesquisar na lista e encontrar quem precisa.
Por exemplo, se estiver numa reunião com um cliente e precisar de enviar o respectivo contrato para os seus ficheiros contabilísticos e jurídicos, pode simplesmente guardá-lo na sua aplicação Google Drive. Em seguida, procure na lista a equipa de contabilidade e a equipa jurídica e reencaminhe-a. Não são necessários passos adicionais.
Pronto para implementar um sistema de contabilidade melhor e mais acessível? Leia mais sobre como a tecnologia ajuda as pequenas empresas a crescer!
