En tant que propriétaire et gestionnaire d’entreprise, la mise en place d’un bon système de comptabilité apporte beaucoup de sécurité supplémentaire. En d’autres termes, savoir comment vont vos bénéfices, quelles sont les dépenses les plus essentielles, ce qui doit être payé et à quel moment est un élément clé de la gestion.
Vous aurez ainsi une meilleure idée de votre situation financière et des mesures à mettre en œuvre pour assurer la croissance de l’entreprise. À l’avenir, ces données pourront être utilisées pour développer de nouvelles stratégies et de nouveaux projets.
Mais, le plus souvent, les gestionnaires sont multitâches et n’ont guère le temps de s’occuper de choses comme la comptabilité. Et lorsque les services doivent transmettre leurs propres préoccupations financières à une autre équipe, il peut y avoir des pertes de données, des fichiers manquants et d’autres problèmes, ce qui entraîne des retards de paiement, des amendes et d’autres problèmes financiers.
Il est donc important de comprendre quelles sont les priorités en matière de comptabilité et comment vous pouvez utiliser la technologie pour créer un système numérique efficace afin de répondre aux principaux besoins de votre entreprise.
Pourquoi une petite entreprise a-t-elle besoin d’un système comptable ?
Supposons, par exemple, que votre entreprise se développe et qu’elle doive faire appel à de nouveaux sous-traitants pour offrir ses services à ses clients. Comment votre comptabilité peut-elle répondre à leurs besoins ? L’entreprise est-elle prête à recevoir et à payer les factures à temps, à acheter les outils nécessaires, à payer les impôts dus ?
Ou, par exemple, si votre entreprise travaille dans le domaine de la logistique et exige des chauffeurs de camion qu’ils mettent leur véhicule à jour. Où sont envoyés les reçus des services d’entretien ? Qui organise ces documents et comment ?
Le paiement des employés est une autre situation où le temps est un facteur sensible. Outre le respect des lois et des bonnes pratiques, le fait de payer les gens à temps crée un meilleur environnement de travail, car les gens savent que votre entreprise remplit ses obligations. Avec les bons outils, vous pouvez mettre en place des paiements automatiques et des demandes de factures, ce qui réduit le temps consacré à ces tâches.
Connaître son équilibre
La tenue d’une bonne comptabilité présente un avantage majeur : le bilan. En fait, de nombreux chefs d’entreprise perdent de l’argent parce qu’ils ne font pas attention à tout ce qui est dépensé et à la manière dont les investissements sont réalisés.
Par exemple, vous pouvez savoir ce que vous dépensez en logiciels, mais pas dans quelle mesure ils profitent aux employés ni quelle part de vos dépenses mensuelles ils représentent. D’un autre côté, vous savez combien chaque client paie, mais vous n’avez peut-être pas une bonne comparaison des heures consacrées à chacun d’entre eux.
Si tout est ajouté à un bilan et à d’autres documents, vous pouvez comparer visuellement des éléments tels que les actifs de l’entreprise, les rapports financiers mensuels et hebdomadaires, les dépenses moyennes par type et par projet, etc.
Cela a un impact énorme sur la santé de votre entreprise. Grâce aux données financières, il est beaucoup plus facile d’élaborer des plans futurs et de créer une stratégie de croissance. Qu’il s’agisse de développer de nouveaux produits et services ou d’engager une équipe plus importante, le fait de disposer de bilans documentés donne du poids à vos décisions.
Comment la technologie peut-elle vous aider à mieux tenir votre comptabilité ?
Bien qu’un bon système comptable soit essentiel, il semble difficile à mettre en place, compte tenu des variables. Il y a beaucoup de choses à savoir lorsque l’on met en place sa comptabilité. Vous devez définir vos priorités – embauchez-vous des sous-traitants ? Opérer dans des lieux différents ? – et d’adapter le système aux besoins de votre entreprise.
La technologie peut être d’une grande aide : avec des fonctionnalités telles que le stockage en nuage pour conserver vos bilans, la co-édition de documents et les boîtes de réception partagées, vous pouvez créer l’espace de travail numérique idéal qui permet à votre équipe comptable de travailler mieux et plus vite.
5 façons de rationaliser votre système
Savez-vous de quel type de comptabilité votre entreprise a besoin ? Voici les cinq étapes de sa mise en place.
Obtenir une boîte de réception partagée telle que DragApp
Une boîte de réception partagée est une boîte de réception collective à laquelle tous les membres de l’équipe peuvent accéder. Par exemple, supposons que vous ayez une adresse électronique invoices@companyname à laquelle vous transmettez tous les documents provenant de sous-traitants.
Habituellement, les employés de l’équipe comptable doivent se connecter à ce compte et trier les tâches dans leur boîte de réception ou se transmettre le courrier entrant pour y travailler.
Cela peut être une source d’inquiétude car cela peut ralentir le processus. En outre, le partage des informations de connexion signifie que votre compte est plus exposé aux problèmes de sécurité et aux défaillances, ce qui constitue un problème majeur pour les données financières sensibles.
La solution consiste à configurer une boîte de réception partagée directement à partir de vos propres comptes Gmail. Avec un outil de boîte de réception partagée comme DragApp, vous pouvez transformer une adresse e-mail existante en une boîte de réception que les utilisateurs autorisés peuvent consulter directement à partir de leurs propres comptes. Ainsi, vous n’aurez pas à partager vos informations de connexion et à passer d’un compte à l’autre. Au lieu de cela, tous les utilisateurs voient les messages entrants en temps réel et adaptent le flux de travail des échelons en conséquence.
Une autre caractéristique qui rend Drag idéal pour les équipes financières est qu’il comprend des tableaux et des affectations. En d’autres termes, les utilisateurs peuvent transformer les courriers électroniques en fiches de tâches et les organiser dans un tableau de tâches. Ils peuvent ensuite assigner ces tâches à leur équipe. Cela crée un type de travail d’équipe plus collaboratif et plus efficace, ce qui est essentiel pour les petites entreprises.
Effectuer des révisions fréquentes
Avec un outil comme Drag qui inclut la gestion des tâches, vous évitez de rater des courriers entrants et de mal communiquer. C’est essentiel pour une équipe financière, car vous ne manquerez pas de délais et ne paierez pas de pénalités de retard. Le flux de travail est amélioré et cela a un impact direct sur vos finances.
Au fur et à mesure que vous développez votre système, il est important de prévoir du temps pour analyser les rapports et les bilans afin de comprendre où va l’argent et comment mieux planifier l’avenir.
Respecter les délais de paiement et de facturation
Qu’il s’agisse des déclarations fiscales ou du paiement des fournisseurs, une réponse rapide est essentielle pour une comptabilité saine. C’est souvent un défi pour les propriétaires de petites entreprises, car ils doivent être multitâches, mais c’est essentiel.
La technologie peut être votre alliée dans cette situation. Tout d’abord, la documentation. Si vous travaillez avec un cabinet comptable externe, créez un Google Drive avec les états financiers et autres fichiers et ajoutez-les dès que vous les recevez. Vous pouvez ensuite vous y référer rapidement et les transmettre à votre comptable si nécessaire.
Outre le fait que tout doit être documenté et clair, vous devez consacrer du temps chaque mois à l’organisation des paiements et à l’examen des états financiers. Inscrivez-le sur votre calendrier comme une obligation récurrente. Profitez-en pour en savoir plus sur l’état de votre bilan – vous n’aurez plus de surprises à la fin du trimestre.
Garder le contact
Avec l’essor des équipes mondiales et distantes, il se peut que vous et le responsable de la comptabilité ne soyez même pas au même endroit. Et certains de vos employés, sous-traitants et fournisseurs ne le sont peut-être pas non plus. Mais la comptabilité et la tenue des comptes nécessitent de nombreux allers-retours avec les mêmes personnes. Alors, comment y remédier ?
Grâce à des outils tels que le gestionnaire de contacts partagés, vous pouvez propager les contacts de vos équipes dans tous vos outils de communication, avec des contacts internes et externes.
Par exemple, si un sous-traitant demande sur WhatsApp à qui il doit envoyer sa facture, vous pouvez simplement partager les coordonnées du gestionnaire de factures. En revanche, si votre cabinet comptable vous demande les coordonnées d’un employé, vous pouvez les partager, même si le cabinet comptable ne fait pas partie de votre domaine Google.
En d’autres termes, au lieu que les contacts ne soient accessibles qu’à l’intérieur du domaine, votre annuaire est facilement et en toute sécurité partagé par d’autres plates-formes et entre les entreprises.
Tout mettre en place depuis n’importe où
L’une des principales préoccupations des propriétaires et des gestionnaires d’entreprises est la nécessité d’accéder à l’annuaire de contacts depuis n’importe où. De plus, ils n’ont peut-être pas tous les numéros de téléphone et les adresses électroniques de leurs contacts enregistrés sur leurs appareils mobiles.
Avec Contacts partagés pour Gmail, vous pouvez accéder à ces informations à partir de votre propre compte, que ce soit dans votre navigateur, via une application mobile ou d’autres outils, tels que Google Drive. Quel que soit le moment ou l’endroit où vous devez atteindre des personnes, vous n’êtes pas limité à vos propres contacts. Au lieu de cela, vous pouvez simplement faire une recherche dans l’annuaire et trouver la personne dont vous avez besoin.
Par exemple, si vous rencontrez un client et que vous devez envoyer son contrat à vos services comptables et juridiques, il vous suffit de l’enregistrer dans votre application Google Drive. Recherchez ensuite l’équipe comptable et juridique dans l’annuaire et transmettez-lui le message. Aucune étape supplémentaire n’est nécessaire.
Prêt à mettre en place un système comptable plus performant et plus accessible ? En savoir plus sur la façon dont la technologie aide les petites entreprises à se développer!
