Donner à votre équipe un accès transparent à une base de données de contacts collaborative permet de fluidifier le travail et d’accélérer l’échange d’informations. Bien qu’une collaboration transparente soit essentielle, toutes les informations de votre base de données de contacts ne peuvent pas être partagées, comme les numéros de téléphone à domicile ou les adresses postales.
Les Contacts partagés pour Gmail constituent une solution efficace pour résoudre ce problème. Cet outil vous permet de masquer de manière sélective des données spécifiques de vos contacts. Désormais, vous avez la possibilité de ne partager que les informations qui correspondent à vos préférences, ce qui garantit une expérience de collaboration plus sûre et plus personnalisée.
Principaux avantages des champs cachés
- Choisissez les champs qui doivent être visibles ou cachés
Outre les coordonnées professionnelles, le propriétaire de la liste de contacts peut avoir enregistré les adresses électroniques et les numéros de téléphone personnels de ses contacts professionnels. Grâce à la fonction des champs masqués, le propriétaire peut choisir de ne révéler que les numéros professionnels tout en gardant les détails personnels confidentiels, ce qui lui évite d’avoir à saisir deux fois les informations (une pour le professionnel et une pour le personnel) lorsqu’il partage les coordonnées de ses contacts.
- Sélectionnez les personnes autorisées à consulter et à modifier les champs
La visibilité des champs de contact ne peut être définie que par le propriétaire. Toutefois, il est possible de donner à un autre utilisateur le niveau d’autorisation du propriétaire si cela s’avère nécessaire. Le(s) propriétaire(s) de la liste de contacts peut (peuvent) alors partager la liste de contacts avec d’autres utilisateurs avec les champs visibles personnalisés.
- Révoquer instantanément l’accès aux données sensibles en un seul clic
Si le propriétaire se rend compte qu’un champ de données de contact n’aurait pas dû être partagé, il peut facilement modifier le statut de visibilité des champs de contact. L’ajustement est reflété en temps réel.
- Permissions gérables au niveau de l’utilisateur ou du groupe
Le propriétaire de la liste de contacts peut facilement régler les champs affichés parmi les utilisateurs partagés, qu’il s’agisse d’un seul utilisateur ou d’un groupe. Dans ce dernier cas, le propriétaire doit créer une étiquette afin de rendre l’ajustement plus rapide et plus facile.
Avantages du masquage de champs spécifiques dans une base de données de contacts
Protection de la vie privée
Il est essentiel de maintenir la confiance et la conformité avec les réglementations en matière de protection de la vie privée concernant les données personnelles. La dissimulation d’informations sensibles telles que les adresses personnelles, les numéros de téléphone ou les adresses électroniques personnelles permet de protéger la vie privée des personnes figurant dans votre base de données de contacts.
Renforcement de la sécurité
Limiter l’accès à certaines informations renforce la sécurité globale de votre base de données de contacts. Lorsque vous limitez l’accès à des détails spécifiques, le risque d’utilisation non autorisée ou de violation potentielle des données est réduit.
Partage personnalisé
L’adaptation des champs de contact partagés ouvre la voie à une collaboration plus personnalisée et plus efficace. Les membres de l’équipe peuvent se concentrer sur les détails pertinents. Cela permet de rationaliser la communication et le flux de travail sans se préoccuper de la protection de la vie privée ni se laisser distraire par des données non pertinentes.
Professionnalisme
Présenter une image professionnelle est essentiel dans la communication d’entreprise. Lorsque vous ne partagez que des informations pertinentes, vous maintenez un niveau de civilité. Une base de données de contacts soignée montre qu’elle a été bien entretenue, et pas seulement collationnée et mise en rayon.
Moins d’encombrement
Les champs cachés vous permettent d’éliminer les détails superflus ou non pertinents de votre liste de contacts partagée. Ainsi, les membres de l’équipe peuvent plus facilement trouver et se concentrer sur les informations les plus importantes pour leurs tâches. Cela contribue à un environnement de travail plus organisé et plus efficace.
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Respect des règlements
Les entreprises dignes de confiance adhèrent à des organismes de réglementation tels que le GDPR européen et le California Consumer Privacy Act, entre autres. Ces institutions veillent au strict respect de la confidentialité des données personnelles.
La possibilité de masquer sélectivement certaines coordonnées renforce encore l’engagement de votre entreprise à respecter les lois sur la protection des données. Les problèmes juridiques potentiels sont ainsi évités.
Atténuation des risques
La possibilité de masquer les données sensibles réduit le risque d’utilisation abusive des informations ou d’attaques par ingénierie sociale. Cette approche proactive de la gestion des risques contribue à une structure organisationnelle plus sûre et plus résistante.
Études de cas sur l’utilisation de la fonctionnalité des champs cachés
Dans le domaine de l’éducation :
Vous êtes un enseignant qui a créé et partagé la base de données de contacts de votre classe avec la même classe pour une meilleure collaboration. Grâce à la fonction de champs masqués de Contacts partagés pour Gmail, vous pouvez facilement dissimuler des informations sensibles telles que les adresses personnelles ou les adresses électroniques.
Vous pouvez utiliser ces informations, mais pas nécessairement les membres de la classe eux-mêmes. Il s’agit d’une étape nécessaire pour la protection de la vie privée.
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Dans l’immobilier :
Le CRM peut contenir de nombreuses informations sur les prospects, notamment leur date de naissance, leur poste au sein de l’entreprise et d’autres détails personnels. Ces données peuvent ne pas être significatives pour d’autres membres de l’équipe qui sont simplement chargés d’envoyer des courriels de notification ou d’apporter une aide à la transaction.
Lorsque vous utilisez Contacts partagés pour Gmail pour partager la base de données clients avec ces membres de l’équipe, vous n’économisez pas seulement le coût d’un siège CRM onéreux. Vous avez également apprécié la fonction de champs cachés qui vous permet de partager des données sensibles de manière personnalisée.
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Dans les organisations à but non lucratif :
Lorsque vous effectuez vos recherches sur les donateurs ou que vous remplissez les formulaires d’inscription, il est probable que vous collectiez également des données sensibles auprès de vos bienfaiteurs. Conformément au GDPR et aux autres réglementations gouvernementales concernant la confidentialité des données, les informations doivent être traitées avec la plus grande confidentialité.
Profitez de la fonctionnalité des champs cachés de Contacts partagés pour Gmail pour améliorer la sécurité lors du traitement des coordonnées de vos donateurs.
