Facilitar a su equipo un acceso sin fisuras a una base de datos de contactos colaborativa permite un flujo de trabajo más fluido y un intercambio de información más rápido. Aunque la colaboración sin fisuras es crucial, no toda la información de su base de datos de contactos puede ser adecuada para compartir, como los números de teléfono particulares o las direcciones postales.
Una solución eficaz para resolver este problema es Shared Contacts for Gmail. Con esta herramienta, tendrás la posibilidad de ocultar selectivamente datos específicos de tus contactos. Ahora tiene el control para compartir sólo la información que se ajuste a sus preferencias, lo que garantiza una experiencia de colaboración más segura y personalizada.
Ventajas clave de los campos ocultos
- Elige qué campos deben estar visibles u ocultos
Además de la información de contacto empresarial, el propietario de la lista de contactos puede haber guardado las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono personales de sus contactos profesionales. Con la función de campos ocultos, el propietario puede elegir revelar sólo los números de la empresa y mantener en privado los datos personales, evitando la necesidad de duplicar las entradas (una para la empresa y otra para los datos personales) al compartir la información de contacto.
- Selecciona quién puede ver y editar los campos
La visibilidad de los campos de contacto sólo puede establecerla el propietario. Sin embargo, es posible dar a otro usuario el nivel de permiso de propietario si se considera necesario. El propietario o propietarios de la lista de contactos pueden entonces compartir la lista de contactos con otros usuarios con los campos visibles personalizados.
- Revoca instantáneamente el acceso a datos sensibles con un solo clic
Si el propietario se da cuenta de que un campo de datos de contacto no debería haberse compartido, puede cambiar fácilmente el estado de visibilidad de los campos de contacto. El ajuste se refleja en tiempo real.
- Permisos gestionables a nivel de usuario o de grupo
El propietario de la lista de contactos puede regular fácilmente los campos mostrados entre los usuarios compartidos, ya sea para un solo usuario o para un grupo. Para este último, el propietario debe crear una etiqueta para que el ajuste sea más rápido y sencillo.
Ventajas de ocultar campos específicos en una base de datos de contactos
Protección de la intimidad
Es crucial mantener la confianza y el cumplimiento de la normativa sobre privacidad de los datos personales. Ocultar información sensible, como domicilios particulares, números de teléfono o direcciones de correo electrónico personales, ayuda a proteger la privacidad de las personas de su base de datos de contactos.
Mejora de la seguridad
Limitar el acceso a determinada información mejora la seguridad general de su base de datos de contactos. Al restringir el acceso a detalles específicos, se reduce el riesgo de uso no autorizado o de posibles violaciones de datos.
Compartir a medida
Adaptar los campos de contacto compartidos allana el camino para una colaboración más personalizada y eficaz. Los miembros del equipo pueden centrarse en los detalles relevantes. De este modo, se agiliza la comunicación y el flujo de trabajo sin preocupaciones por la privacidad ni distracciones por datos irrelevantes.
Profesionalidad
Presentar una imagen profesional es esencial en la comunicación empresarial. Cuando sólo se comparte la información pertinente, se mantiene un nivel de civismo. Una base de datos de contactos pulida refleja que ha sido bien cuidada, no simplemente cotejada y archivada.
Menos desorden
Los campos ocultos te permiten mantener despejados los detalles extraños o irrelevantes de tu lista de contactos compartidos. Así, a los miembros del equipo les resulta más fácil encontrar y centrarse en la información más importante para sus tareas. Esto contribuye a un entorno de trabajo más organizado y eficiente.
Más información: Mantenga su espacio de trabajo limpio y libre de desorden
Cumplimiento de la normativa
Las empresas de confianza se adhieren a organismos reguladores como el GDPR de Europa y la Ley de Privacidad del Consumidor de California, entre otros. Estas instituciones garantizan un estricto cumplimiento en materia de privacidad de los datos personales.
La posibilidad de ocultar selectivamente algunos datos de contacto refuerza aún más el compromiso de su empresa con las leyes de protección de datos. Así se evitan posibles problemas legales.
Mitigación de riesgos
Ofrecer la posibilidad de ocultar datos sensibles reduce el riesgo de uso indebido de la información o de ataques de ingeniería social. Este enfoque proactivo de la gestión de riesgos contribuye a una estructura organizativa más segura y resistente.
Casos prácticos de utilización de la función de campos ocultos
En educación:
Eres un profesor que ha creado y compartido la base de datos de contactos de su clase con la misma clase para una mejor colaboración. Con la función de campos ocultos de Contactos compartidos para Gmail, puedes ocultar fácilmente información confidencial, como domicilios particulares o direcciones de correo electrónico personales.
Puede hacer uso de esa información, pero no necesariamente los propios miembros de la clase. Se trata de un paso necesario para la protección de la privacidad.
Más información: Administrador de contactos compartidos para Google for Education
En el sector inmobiliario:
El CRM puede contener mucha información sobre los clientes potenciales, como cumpleaños, cargos en la empresa y otros datos personales. Estos datos pueden no ser significativos para otros miembros del equipo que sólo se encargan de enviar correos electrónicos de notificación o de la asistencia en las transacciones.
Cuando utilizas Contactos compartidos para Gmail para compartir la base de datos de clientes con estos miembros del equipo, no sólo ahorras el costoso asiento en CRM. También ha disfrutado de la función de campos ocultos, que le permite compartir datos confidenciales de forma personalizada.
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En organizaciones sin ánimo de lucro:
Cuando investigue a los donantes o prepare los formularios de inscripción, es probable que también recopile datos confidenciales de sus benefactores. En cumplimiento del GDPR y otras normativas gubernamentales relativas a la privacidad de los datos, la información debe tratarse con la máxima confidencialidad.
Aprovecha la función de campos ocultos de Contactos compartidos para Gmail para mejorar la seguridad al procesar la información de contacto de tus donantes.
