Los humanos somos criaturas sociales. Desde las fiestas de la cosecha del Medio Otoño en China, pasando por el inicio de los Juegos Olímpicos en Grecia, hasta las celebraciones del Año Nuevo en diferentes meses según la cultura o la religión, la gente se reúne. Una planificación cuidadosa y una atención meticulosa a los detalles contribuyen a las estrategias del organizador para que el acto sea un éxito.
Este artículo le dará consejos desde la viabilidad hasta las escenas finales del telón sobre cómo ejecutar un evento fructífero.
Fase de planificación
Defina sus objetivos
Cada acontecimiento tiene objetivos diferentes. Los lanzamientos de productos suelen ir dirigidos al mayor número posible de personas del mercado objetivo, mientras que las conferencias de empresa tienen un número limitado de asistentes.
El método clásico de las 5 W y H (quién, qué, dónde, cuándo, por qué y cómo) funciona bien para simplificar el esquema. Sin embargo, las 5 C pueden ayudarle a ser más detallista a la hora de definir sus objetivos para cada etapa del evento:
- Concepto. Establecer el concepto es la base del acto. Esto incluye el tema general y el objetivo del asunto.
- Coordinación. Hay que coordinar mucho para que el acto sea un éxito. Asegúrese de que los canales de comunicación, la logística, el presupuesto e incluso los planes de contingencia están debidamente cubiertos.
- Multitud. Esta parte implica a todas las personas que participan en la ocasión. Desde las personalidades, los oradores y los ujieres hasta los asistentes en general, el organizador del acto debe prever las necesidades de todos antes, durante y, a veces, incluso después del programa.
- Culminación. El acontecimiento en sí. Tener una idea clara de cómo debe ejecutarse el concepto. Considera todos los riesgos y cómo eliminarlos.
- Cierre. Cuando el asunto concluye, el organizador del evento puede seguir ocupado con la limpieza, la recogida de opiniones y el análisis de datos.
Presupuesto inteligente
La creación de un presupuesto sólido permite a los organizadores de eventos generar ideas dentro de parámetros realistas. De ahí que el presupuesto deba establecerse desde el principio. A continuación se exponen varios enfoques sobre cómo se presupuestan los eventos y cómo puede usted adaptarse en consecuencia.
- Presupuesto incremental. Si se trata de un acontecimiento anual, el presupuesto puede basarse en la situación anterior. Puede ser necesario un pequeño ajuste en función de los costes imprevistos que ahora deben contabilizarse, los suministros excesivos que ahora pueden eliminarse y el aumento de los precios de los recursos.
- Presupuestación por actividades. Los fondos para actos como exposiciones, ferias comerciales y conferencias pueden variar en función del número de participantes, patrocinadores o asistentes. Hay gastos generales, pero algunos gastos como el tamaño del local, el número de personal de seguridad o la calidad de los obsequios deben ajustarse en consecuencia.
- Presupuesto fijo. Si el acto que está organizando tiene un presupuesto rígido, los gastos deben asignarse en consecuencia. La presupuestación dependería de los objetivos pragmáticos definidos. Establezca una prioridad para los gastos.
- Presupuestación basada en cero. Este tipo de presupuestación ascendente comienza con la justificación por parte del organizador del evento a los financieros de cada uno de los gastos. No es seguro que se apruebe ningún gasto a menos que se considere necesario. Puede que sea un método tedioso, pero al menos los responsables del dinero saben exactamente lo que van a recibir.
Leer más: 5 pasos para mejorar la contabilidad de tu empresa
Aspectos a tener en cuenta en la elaboración del presupuesto:
- Lugar
- Ponentes y otro personal clave
- Ujieres y demás personal
- Entretenimiento (artista, actividad)
- Decoración (escenario, señalización, tema general)
- Gastos de tecnología (luces, sonidos, AVP)
- Marketing (folletos, anuncios de pago, comunicados de prensa, campañas en redes sociales)
- Fondo de emergencia (altavoces de sustitución mayor coste, mayor participación de invitados)
- Gastos de alimentación
- Propinas, recuerdos y obsequios (si los hubiera)
- Permisos y licencias
- Transporte y otros aspectos logísticos
- Seguridad
- Seguros
Crear un calendario
Elabore un calendario realista que incluya todas las actividades previas al acontecimiento. Un diagrama de Gantt puede ayudarle a ver las actividades que se solapan y toda la secuencia.
Mantenerse organizado y en el buen camino es importante. Llevar a cabo todas las tareas necesarias resulta esencial para el éxito de un evento.
Seleccione el lugar adecuado
Conseguir un lugar adecuado para su evento puede ser todo un reto. Encontrar un lugar que cumpla todos los requisitos de la ocasión puede resultar desalentador. A la hora de elegir una ubicación, tenga en cuenta los siguientes factores:
- Accesibilidad para los asistentes
- Presupuesto
- Capacidad
- Aparcamiento
- Normas sobre alimentos y bebidas
- Acústica
- Servicios e instalaciones
- Seguridad
Entienda a su público
Dado que casi todos los eventos giran en torno al público, usted y su equipo deben velar por el bienestar de los asistentes. Investigue las preferencias, necesidades y expectativas de su público.
Conocer al invitado ayuda a los organizadores a transmitir mejor el objetivo del acto. Además, el evento obtiene resultados positivos y críticas favorables de asistentes satisfechos.
Desarrollar un plan de marketing
Dependiendo de la magnitud del acto, del público al que vaya dirigido y de su presupuesto, puede utilizar uno de estos medios para promocionar su evento:
- Marketing en redes sociales
- Campañas por correo electrónico
- Publicidad de pago en línea
- Anuncios impresos
- Carteles y folletos localizados
- Campañas de relaciones públicas
Asegúrese de disponer de tiempo suficiente para dar publicidad a la ocasión y extender su alcance a un público más amplio. Además, anúncielo con regularidad antes de la fecha del acontecimiento para crear expectación.
Coordinación del equipo de preparación
Una comunicación fluida y eficaz es fundamental para el éxito de un evento. Una base de datos de contactos compartida de vendedores, proveedores y otros contratistas para su equipo crea un entorno de trabajo eficiente.
Contactos compartidos para Gmail permite a tu equipo acceder sin problemas a una base de datos de contactos colaborativa desde cualquier dispositivo y aplicación. Además, este gestor de contactos se atiene a programas de seguridad y privacidad como GDPR y CCPA. Por lo tanto, tus contactos compartidos están a salvo y seguros.
Involucrar a patrocinadores y socios
Aparte de la razón obvia de que incrementa el presupuesto, la búsqueda de patrocinios o asociaciones actúa también como una vía de marketing. Puedes añadir al acuerdo que tus patrocinadores anuncien tu evento en sus propias cuentas de redes sociales.
Incorporar promociones en las redes sociales por su parte no supondría prácticamente ningún coste para usted. Esto no sólo amplía su alcance al instante, sino que también fomenta una estrategia publicitaria mutuamente beneficiosa.
Crear un plan de contingencia
Una planificación adecuada evita malos resultados. Incluye evaluaciones de riesgos y estrategias de mitigación. Las emergencias más comunes y cómo prepararse para ellas son las siguientes:
- Condiciones meteorológicas adversas. Si no es posible una ubicación interior alternativa, debe disponerse de la posibilidad de impermeabilizar aún más los equipos eléctricos.
- Fuerza mayor. Deben establecerse planes de evacuación, números de contacto de emergencia y otros protocolos de seguridad en caso de incendio, terremoto o estampida.
- Mal funcionamiento del equipo. En la mayoría de los casos, esto es responsabilidad del proveedor (iluminación, sonido, efectos especiales, etc.), así que asegúrate de que esté incluido en el contrato. Sin embargo, los elementos básicos de reparación, como la cinta aislante, la cinta aislante eléctrica y algunas cuerdas, pueden resultar útiles.
- Emergencias sanitarias. Algunos eventos pueden suponer un esfuerzo físico para los participantes. En tales casos, debe colocarse un puesto de primeros auxilios y una ambulancia en estado de alerta. En caso contrario, debe disponerse de un número de contacto de emergencia mientras se localiza el hospital más cercano.
- Cancelación del proveedor o vendedor. Los organizadores del evento deben disponer de una lista de reserva u opción alternativa para cada servicio contratado. También debe asignarse una dotación presupuestaria para las tasas de primas.
- Interrupciones en los viajes. En los actos en los que intervengan oradores principales, deberá tenerse en cuenta la posibilidad de organizar medios de transporte alternativos. Esto también se aplica a los eventos que se celebran en lugares especiales donde los organizadores organizan las llegadas y salidas de los invitados.
Fase de preparación
Registro fácil y acogedor
Algunos eventos se benefician de la preinscripción para tener una buena estimación del número de participantes. En estos casos, el proceso de registro debe ser sencillo y apto para móviles.
Puede impulsar la inscripción ofreciendo tarifas anticipadas, descuentos por recomendación o por grupo, o artículos de merchandising especiales para quienes se inscriban con antelación.
Supervisar la logística
Supervise cómo se despliegan las cosas en el lugar de celebración. Algunas instalaciones deben estar preparadas de antemano, como la iluminación, el sonido y otros decorados o tecnologías. Compruebe si todos los sistemas funcionan bien juntos con tiempo suficiente antes del evento real para hacer ajustes.
Además, preste atención a detalles como el aparcamiento, la señalización y la disposición de los asientos. Garantice la fluidez de los asistentes para que el evento sea un éxito.
Proporcionar personal adecuado y competente
Contar con un equipo competente es indispensable para el éxito de un acontecimiento. Garantizan la buena ejecución del plan y, por tanto, una experiencia positiva para los asistentes. También compensa que se les trate bien para que, en futuros eventos, ya cuentes con un equipo fiable y probado.
Por otra parte, la falta de personal puede provocar insatisfacción entre los asistentes. Puede provocar largas colas de espera y un servicio deficiente. Estos calvarios pueden perjudicar al acontecimiento.
Integración tecnológica adecuada
El mapping de proyección, las pantallas LED y las pantallas táctiles interactivas son ejemplos de avances tecnológicos de los que disfrutamos hoy en día y que pueden mejorar la experiencia de los huéspedes. Merece la pena explorar estos montajes para añadir un factor sorpresa a su evento, sobre todo si el presupuesto lo permite.
También puede aprovechar las numerosas aplicaciones disponibles para la gestión de eventos, la inscripción e incluso la participación. Sin embargo, asegúrese de que la ciberseguridad también está en su sitio.
Consideraciones sobre el catering
Algunos actos no necesitan avituallamiento para el público en general, sino sólo para los organizadores y el personal. En otras ocasiones, sería ventajoso invitar a puestos de comida alrededor del lugar de celebración. Pero en caso de necesitar un servicio de catering para eventos, hay que tener en cuenta los siguientes puntos:
Determinados actos pueden no necesitar avituallamiento para el público en general, limitándose el catering a los organizadores y el personal. Sin embargo, hay casos en los que disponer de puestos de comida estratégicamente situados alrededor del recinto puede ofrecer claras ventajas.
Si es necesario contratar un servicio de catering para un evento, considere detenidamente los siguientes puntos:
- Capacidad y calidad. Busque un servicio de catering que cumpla los requisitos de su evento (bufé, cena en plato, cócteles) y asegúrese de que puede servir al número de invitados. Pruebe también su menú para evitar decepciones.
- Considera la distancia. Los gastos de transporte pueden afectar significativamente a los costes si el servicio de catering se encuentra lejos del lugar del evento. Además, la congestión del tráfico podría impedir su llegada a tiempo. Por lo tanto, es fundamental comunicar de antemano este posible problema al proveedor.
- Flexibilidad. Dada la diversidad de restricciones dietéticas, requisitos religiosos y preferencias personales que puede haber entre una multitud, los servicios de catering deben demostrar su capacidad de adaptación. Su oferta de menús debe ser lo suficientemente amplia como para adaptarse eficazmente a estos distintos límites.
Evento propiamente dicho
Encontrar el entretenimiento y el compromiso adecuados
El entretenimiento es una de las mejores maneras de hacer que se hable de su evento días después de que haya ocurrido. El tema elegido no sólo entretiene, sino que sirve de reflejo de la imagen de la empresa. Por ello, los organizadores del acto deben asegurarse de que el maestro de ceremonias y los animadores se eligen correctamente.
Además, la integración de actividades interactivas como máquinas expendedoras de fotos, experiencias espaciales de realidad aumentada y juegos cautivadores en los stands no sólo cautiva a los asistentes, sino que los sumerge en los objetivos del evento. A medida que los huéspedes se divierten, tienden a fomentar mejores conexiones con los demás. Esto eleva la energía general y el ambiente de la ocasión.
Ofrezca oportunidades de establecer contactos
Incluso si su evento no se centra principalmente en el establecimiento de contactos, ofrecer de forma proactiva oportunidades para que los asistentes socialicen puede mejorar significativamente la experiencia global. De este modo, los invitados no sólo quedan satisfechos con el objetivo principal del acto, sino también encantados de forjar nuevas conexiones.
Puede facilitar la creación de redes entre los asistentes por diversos medios, como rompehielos, sesiones dedicadas a la creación de redes o la utilización de plataformas en línea diseñadas para conectar a los participantes.
Manténgase flexible
Aunque haya planificado el evento a conciencia, pueden surgir imprevistos. Debe ser capaz de adaptarse y hacer frente a este tipo de situaciones. Merece la pena disponer de un presupuesto extra para ello.
Una mentalidad flexible le ayudará a afrontar los cambios sin problemas. Mantenga la calma y considere los retos como una oportunidad para mejorar.
Prioridad a la seguridad
Garantizar una amplia presencia de personal patrullando el recinto ayuda a mitigar cualquier riesgo potencial que pueda surgir. No sólo sirven como elemento disuasorio, sino que también desempeñan un papel crucial a la hora de abordar con prontitud cualquier problema de seguridad que pueda surgir.
Además, son esenciales para hacer cumplir con diligencia las medidas de seguridad y protección, lo que incluye garantizar que las salidas de emergencia permanezcan despejadas y hacer frente a cualquier comportamiento perturbador de los huéspedes. Su atenta supervisión contribuye a mantener un entorno seguro para todos los asistentes durante todo el evento.
Después del evento
Mecanismo de retroalimentación
Encuestas incentivadas, estaciones de feedback o incluso personal flotante preguntando por ahí son algunas formas de recoger evaluaciones del público. Los datos recogidos pueden utilizarse para comprender qué ha funcionado bien y qué aspectos deben mejorarse.
Ver muchas etiquetas, “me gusta” y comentarios también puede indicar que el evento ha tenido éxito. Responder con diligencia a los comentarios también impulsa su presencia en las redes sociales durante más tiempo.
Realizar seguimientos
Puede enviar un correo electrónico de agradecimiento masivo a los asistentes y partes interesadas. Agréguelo a un anuncio del próximo evento o a un collage de los momentos más destacados.
También puedes publicar en las redes sociales fotos y carretes memorables. Anime a los asistentes a compartir también las suyas.
Evaluar y aprender
La evaluación proporciona a los organizadores pruebas tangibles del éxito de un acto. Esta fase le ayuda a determinar si se han alcanzado los objetivos. En consecuencia, ayuda a decidir si repetir el evento el año que viene con algunas mejoras o abandonar por completo esta estrategia.
Tome medidas de los siguientes parámetros:
1. Realización del concepto básico
- ¿Expresaron la dirección y los organizadores su satisfacción por la ejecución general del acto?
- ¿Se cumplieron los objetivos con eficacia?
- ¿Hubo alguna novedad o descubrimiento sorprendente?
2. 2. Gestión presupuestaria
- ¿Cómo se comparan los gastos con el presupuesto original?
- ¿Hubo áreas de ahorro en el próximo evento?
- ¿Tiene el acto un buen retorno de la inversión?
3. Participación del público
- ¿Participaron activamente los asistentes durante el acto?
- ¿Cuál fue el sentimiento general expresado?
- ¿Hubo mucha expectación en las redes sociales?
4. Proveedores
- ¿Consiguió ofertas especiales o descuentos de los proveedores?
- ¿La calidad de los bienes y servicios justifica su coste?
- ¿Hubo algún problema notable, como retrasos o problemas con los proveedores?
5. Patrocinadores
- ¿Cuál es el grado de satisfacción de los patrocinadores con su participación en el acto?
- ¿Obtuvieron los patrocinadores información mensurable sobre su inversión?
- ¿Se establecieron o reforzaron relaciones sólidas con los patrocinadores a lo largo del acto?
Conclusión
Organizar un evento con éxito requiere una planificación detallada, un presupuesto sólido, una ejecución eficaz y una evaluación exhaustiva. Cada etapa exige atención al detalle, una colaboración fluida y un afán de calidad.
Estableciendo objetivos claros, implicando a las partes interesadas y adaptándose a los retos imprevistos, los organizadores pueden crear experiencias memorables que resuenen entre los asistentes. Todo el mundo quedará satisfecho con el resultado.
