Añadir constantemente direcciones de correo electrónico en los campos “para” y “cc” es cosa del pasado. Si mantienes correspondencia regular con un grupo de personas, es mejor crear un grupo de correo electrónico en Gmail. Esto es más práctico, sobre todo para la coordinación de proyectos de construcción, actualizaciones de estrategias de ventas, memorandos de oficina habituales, etc.
Crear un grupo de correo electrónico es una mejor manera de enviar un correo electrónico de grupo. Hay dos maneras de crear un grupo de correo electrónico que se discutirán más adelante. En primer lugar, exploremos las ventajas de enviar a través de un grupo de correo electrónico.
¿Cuáles son las ventajas de tener un grupo de correo electrónico?
Se acabó teclear varias direcciones de correo electrónico todo el tiempo.
Sí, existe la función de autorrelleno. Sin embargo, con un grupo, sólo tienes que escribir las primeras letras del nombre del grupo (también aparecerá en el autorrelleno). A diferencia de la introducción de direcciones de correo electrónico individuales, tienes que escribir las tres primeras letras de varios nombres.
No hay riesgo de perderse a alguien.
Se incluye automáticamente a todos los miembros de ese grupo de correspondencia regular. No te preocupes si te olvidaste de enviar una copia a otra persona.
Se acabaron los correos electrónicos devueltos.
El correo electrónico se devuelve si has introducido una dirección incorrecta. Cuando se dispone de un grupo de correo electrónico, ya no es necesario escribir varias direcciones de correo electrónico.
Ahorra tiempo
Introducir las primeras letras del nombre del grupo (ya que el autorrelleno se encargará del resto) tensa menos los músculos de los dedos que introducir una docena de nombres.
¿Cómo crear una lista de grupos de correo electrónico?
Hay dos formas de crear una lista de grupos de correo electrónico.
Una es a través de la aplicación Contactos compartidos para Gmail.
1. Abre la aplicación. Si aún no lo has instalado, sigue el enlace sobre cómo instalar Contactos compartidos para Gmail de forma gratuita.
2. Haz clic en el icono verde ⊕︀ para crear una nueva lista de contactos.
3. Escriba el nombre del grupo y haga clic en “Guardar”.
4. Ahora, puede encontrar sus grupos recién creados en el panel izquierdo. Haz clic en el icono amarillo ⊕︀ para añadir contactos a tu grupo.
5. Hay dos formas de añadir contactos. Puedes marcar los contactos que deseas añadir o utilizar la barra de búsqueda. Haz clic en “Añadir este contacto a esta lista de contactos” cuando hayas terminado.
6. Al volver a Gmail, ahora sólo tienes que escribir el nombre del grupo.
El segundo método para crear una lista de correo electrónico es a través de los grupos de Google.
1. Accede a Grupos de Google.
2. Haga clic en “Crear grupo”.
3. Introduzca el nombre del grupo y haga clic en “Siguiente”.
4. Elija la configuración de privacidad del grupo y haga clic en “Siguiente”.
5. Añade miembros al grupo. Cuando hayas terminado, haz clic en “Crear grupo”.
6. Vuelve a tu cuenta de Gmail. Ahora, sólo tienes que escribir el nombre del grupo.
Breve comparación
Ambos enfoques son bastante fáciles de configurar. Sin embargo, Contactos compartidos para Gmail ofrece más, ya que te permite compartir contactos como compartes Google Docs. Si compartes esa lista con los que forman parte del grupo, las direcciones de correo electrónico de todos aparecerán también en sus contactos, a diferencia de lo que ocurre simplemente con los grupos de Google.
Además, Grupos de Google sólo mostrará el nombre del grupo en el campo “para”. Aunque parece menos desordenado, pierde la transparencia de quién está en ese grupo. Sin embargo, puedes pasar el ratón por encima del nombre del grupo para echar un vistazo rápido a sus miembros. Pero si haces clic en “+ más” para ver el resto de los miembros, se abrirá otra pestaña.
Además, cuando decides excluir a un miembro del correo electrónico del grupo, ya no puedes utilizar el grupo de Google.
Por otro lado, Contactos compartidos para Gmail mostrará los nombres de cada miembro guardados en tus contactos en lugar del nombre del grupo. Puedes ver fácilmente quién está en el grupo y eliminar a quien creas que no necesita recibir ese correo electrónico.
Conclusión
Los usuarios de Gmail representan el 28% de la cuota de mercado de los clientes de correo electrónico, con más de 1.800 millones de usuarios. Sería beneficioso para usted y su empresa si supiera cómo maximizar su potencial. Aprender más sobre complementos útiles y otras aplicaciones compatibles, como los contactos compartidos de Google, te ayudará a conseguirlo.
- Cómo gestionar los contactos compartidos
- Ventajas de las aplicaciones de gestión de contactos
- 10 mejores prácticas para la gestión de contactos
