L’aggiunta costante di indirizzi e-mail nei campi “a” e “cc” appartiene al passato. Se si ha una corrispondenza regolare con un gruppo di persone, è meglio creare un gruppo di e-mail in Gmail. Si tratta di una soluzione più pratica, soprattutto per il coordinamento dei progetti di costruzione, gli aggiornamenti della strategia di vendita, le comunicazioni periodiche in ufficio e altro ancora.
La creazione di un gruppo di e-mail è un modo migliore per inviare un’e-mail di gruppo. Esistono due modi per creare un gruppo e-mail, che verranno illustrati in seguito. Per prima cosa, analizziamo i vantaggi dell’invio tramite un gruppo di e-mail.
Quali sono i vantaggi di avere un gruppo e-mail?
Non dovrete più digitare diversi indirizzi e-mail in continuazione.
Sì, esiste la funzione di riempimento automatico. Nel caso di un gruppo, invece, è sufficiente digitare le prime lettere del nome del gruppo (che apparirà anche nel riempimento automatico). A differenza dell’inserimento di singoli indirizzi e-mail, è necessario digitare le prime tre lettere o giù di lì di diversi nomi.
Non c’è il rischio di perdere qualcuno.
Tutti i membri del gruppo di corrispondenza regolare sono automaticamente inclusi. Non c’è bisogno di preoccuparsi se si è dimenticato di fare un bonifico a qualcun altro.
Niente più e-mail respinte.
L’e-mail viene respinta se è stato inserito un indirizzo e-mail errato. Quando si dispone di un gruppo di e-mail, non è più necessario digitare diversi indirizzi e-mail.
Risparmio di tempo
L’inserimento delle prime lettere del nome del gruppo (il resto lo farà la funzione di riempimento automatico) affatica meno i muscoli delle dita rispetto all’inserimento di una dozzina di nomi.
Come creare una lista di gruppi e-mail?
Esistono due modi per creare una lista di gruppi e-mail.
Uno è quello dei Contatti condivisi per l’applicazione Gmail.
1. Aprire l’applicazione. Se non l’avete ancora installato, seguite il link su come installare gratuitamente Shared Contacts for Gmail.
2. Fare clic sull’icona verde ⊕︀ per creare un nuovo elenco di contatti.
3. Digitare il nome del gruppo e fare clic su “Salva”.
4. Ora è possibile trovare i gruppi appena creati nel riquadro di sinistra. Fare clic sull’icona gialla ⊕︀ per aggiungere contatti al gruppo.
5. Esistono due modi per aggiungere i contatti. È possibile selezionare i contatti che si desidera aggiungere o utilizzare la barra di ricerca. Al termine, fare clic su “Aggiungi questo contatto a questo elenco di contatti”.
6. Quando si torna a Gmail, è ora possibile digitare semplicemente il nome del gruppo.
Il secondo metodo per creare una lista di e-mail è attraverso i gruppi di Google.
1. Accedere a Google Groups.
2. Fare clic su “Crea gruppo”.
3. Immettere il nome del gruppo e fare clic su “Avanti”.
4. Scegliere le impostazioni di privacy del gruppo e fare clic su “Avanti”.
5. Aggiungere i membri del gruppo. Al termine, fare clic su “Crea gruppo”.
6. Tornare a Gmail. A questo punto è sufficiente digitare il nome del gruppo.
Un breve confronto
Entrambi gli approcci sono abbastanza facili da configurare. Tuttavia, Contatti condivisi per Gmail offre di più, in quanto consente di condividere i contatti come si fa con Google Docs. Se si condivide l’elenco con coloro che fanno parte del gruppo, gli indirizzi e-mail di tutti appariranno anche nei loro contatti, a differenza di quanto accade utilizzando semplicemente i gruppi di Google.
Inoltre, Google Groups visualizzerà solo il nome del gruppo nel campo “a”. Sebbene l’aspetto sia meno ingombrante, si perde la trasparenza di chi fa parte del gruppo. È possibile passare il mouse sul nome del gruppo per dare una rapida occhiata ai membri. Ma cliccando su “+ more” per visualizzare il resto dei membri si aprirà un’altra scheda.
Inoltre, quando si decide di escludere un membro dall’e-mail del gruppo, non è più possibile utilizzare il gruppo Google.
D’altra parte, Contatti condivisi per Gmail mostrerà i nomi di ciascun membro salvati nei contatti anziché il nome del gruppo. È possibile visualizzare facilmente chi fa parte del gruppo e cancellare chi non si ritiene debba ricevere l’e-mail.
Conclusione
Gli utenti di Gmail rappresentano il 28% della quota di mercato dei client di posta elettronica, con oltre 1,8 miliardi di utenti. Sarebbe vantaggioso per voi e per la vostra azienda se sapeste come massimizzare il suo potenziale. Per questo è utile conoscere meglio gli utili componenti aggiuntivi e le altre applicazioni compatibili, come i contatti condivisi di Google.
- Come gestire i contatti condivisi
- Vantaggi delle applicazioni per la gestione dei contatti
- 10 buone pratiche per la gestione dei contatti
