L’aggiunta costante di indirizzi e-mail nei campi “a” e “cc” appartiene al passato. Se si ha una corrispondenza regolare con un gruppo di persone, è meglio creare un gruppo di e-mail in Gmail. Si tratta di una soluzione più pratica, soprattutto per il coordinamento dei progetti di costruzione, gli aggiornamenti della strategia di vendita, le comunicazioni periodiche in ufficio e altro ancora.
La creazione di un gruppo di e-mail è un modo migliore per inviare un’e-mail di gruppo. Esistono due modi per creare un gruppo e-mail, che verranno illustrati in seguito. Per prima cosa, analizziamo i vantaggi dell’invio tramite un gruppo di e-mail.
Quali sono i vantaggi di avere un gruppo e-mail?
Non dovrete più digitare diversi indirizzi e-mail in continuazione.
Sì, esiste la funzione di riempimento automatico. Nel caso di un gruppo, invece, è sufficiente digitare le prime lettere del nome del gruppo (che apparirà anche nel riempimento automatico). A differenza dell’inserimento di singoli indirizzi e-mail, è necessario digitare le prime tre lettere o giù di lì di diversi nomi.
Non c’è il rischio di perdere qualcuno.
Tutti i membri del gruppo di corrispondenza regolare sono automaticamente inclusi. Non c’è bisogno di preoccuparsi se si è dimenticato di fare un bonifico a qualcun altro.
Niente più e-mail respinte.
L’e-mail viene respinta se è stato inserito un indirizzo e-mail errato. Quando si dispone di un gruppo di e-mail, non è più necessario digitare diversi indirizzi e-mail.
Risparmio di tempo
L’inserimento delle prime lettere del nome del gruppo (il resto lo farà la funzione di riempimento automatico) affatica meno i muscoli delle dita rispetto all’inserimento di una dozzina di nomi.
Come creare una lista di gruppi e-mail?
Esistono due modi per creare una lista di gruppi e-mail.
Uno è quello dei Contatti condivisi per l’applicazione Gmail.
1. Aprire l’applicazione. Se non l’avete ancora installato, seguite il link su come installare gratuitamente ContactsFlow™ (formerly Shared Contacts for Gmail™).
2. Fare clic sull’icona verde ⊕︀ per creare un nuovo elenco di contatti.
3. Digitare il nome del gruppo e fare clic su “Salva”.
4. Ora è possibile trovare i gruppi appena creati nel riquadro di sinistra. Fare clic sull’icona gialla ⊕︀ per aggiungere contatti al gruppo.
5. Esistono due modi per aggiungere i contatti. È possibile selezionare i contatti che si desidera aggiungere o utilizzare la barra di ricerca. Al termine, fare clic su “Aggiungi questo contatto a questo elenco di contatti”.
6. Quando si torna a Gmail, è ora possibile digitare semplicemente il nome del gruppo.
Il secondo metodo per creare una lista di e-mail è attraverso i gruppi di Google.
1. Accedere a Google Groups.
2. Fare clic su “Crea gruppo”.
3. Immettere il nome del gruppo e fare clic su “Avanti”.
4. Scegliere le impostazioni di privacy del gruppo e fare clic su “Avanti”.
5. Aggiungere i membri del gruppo. Al termine, fare clic su “Crea gruppo”.
6. Tornare a Gmail. A questo punto è sufficiente digitare il nome del gruppo.
Un breve confronto
Entrambi gli approcci sono abbastanza facili da configurare. Tuttavia, Contatti condivisi per Gmail offre di più, in quanto consente di condividere i contatti come si fa con Google Docs. Se si condivide l’elenco con coloro che fanno parte del gruppo, gli indirizzi e-mail di tutti appariranno anche nei loro contatti, a differenza di quanto accade utilizzando semplicemente i gruppi di Google.
Inoltre, Google Groups visualizzerà solo il nome del gruppo nel campo “a”. Sebbene l’aspetto sia meno ingombrante, si perde la trasparenza di chi fa parte del gruppo. È possibile passare il mouse sul nome del gruppo per dare una rapida occhiata ai membri. Ma cliccando su “+ more” per visualizzare il resto dei membri si aprirà un’altra scheda.
Inoltre, quando si decide di escludere un membro dall’e-mail del gruppo, non è più possibile utilizzare il gruppo Google.
D’altra parte, Contatti condivisi per Gmail mostrerà i nomi di ciascun membro salvati nei contatti anziché il nome del gruppo. È possibile visualizzare facilmente chi fa parte del gruppo e cancellare chi non si ritiene debba ricevere l’e-mail.
Conclusione
Gli utenti di Gmail rappresentano il 28% della quota di mercato dei client di posta elettronica, con oltre 1,8 miliardi di utenti. Sarebbe vantaggioso per voi e per la vostra azienda se sapeste come massimizzare il suo potenziale. Per questo è utile conoscere meglio gli utili componenti aggiuntivi e le altre applicazioni compatibili, come i contatti condivisi di Google.
- Come gestire i contatti condivisi
- Vantaggi delle applicazioni per la gestione dei contatti
- 10 buone pratiche per la gestione dei contatti
