¿Qué es una lista de contactos compartible?

lista de contactos compartible

Introducción

Una lista de contactos compartible es el grupo de contactos que utilizas en común con tus compañeros. Los contactos compartidos allanan el camino para una mejor coordinación entre equipos y una comunicación más fluida. Como resultado, su organización disfruta de un trabajo en equipo y una eficiencia laboral sin fisuras.

Los suscriptores de Microsoft Outlook tienen esta función a su disposición. Sin embargo, los usuarios de Contactos de Google también pueden disfrutar de los privilegios de una lista de contactos compartible a través de Contactos compartidos para Gmail®.

Contactos compartidos para Gmail® permite a tu equipo acceder sin problemas a una base de datos de contactos colaborativa, desde cualquier dispositivo y aplicación. Es tan fácil como compartir Google Docs, en el que puedes establecer los permisos de quién puede crear, ver, editar o eliminar contactos en cada lista.

Más información: Gestión de permisos de los contactos compartidos

Crear una lista de contactos compartible en el panel Contactos compartidos para Gmail

1. En el panel de Contactos compartidos para Gmail®, haz clic en el icono “Crear una nueva lista de contactos” situado en el panel lateral izquierdo.

2. Aparecerá una ventana emergente en la que podrás introducir el nombre de tu lista de contactos compartibles.

3. Añada los colaboradores con los que desea compartir la lista de contactos.

Puede compartir su lista de contactos con cualquier persona o grupo de su empresa. Por consiguiente, también puede compartirse con personas ajenas a su organización. Esto sólo es posible cuando la persona o el grupo con el que compartes también instala la aplicación.

4. Ahora que ha creado la lista de contactos compartibles, es el momento de añadir los contactos con los que compartirá haciendo clic en el icono “añadir contactos” .

5. Puede añadir un contacto existente o añadir uno nuevo para crear una lista de contactos compartible.

6. Añada varios contactos marcando tantas entradas como sea necesario. Confirme la lista haciendo clic en el botón rojo de abajo.

7. Por último, tú y tus colegas disponéis de una lista de contactos compartida.

Crear una lista de contactos compartible a partir de los contactos de Google

Como se ha mencionado anteriormente, los Contactos de Google no disponen de una función que te permita compartir una lista de contactos con otra persona. Para crear una lista de contactos compartible, instala primero Contactos compartidos para Gmail®.

1. Accede a tus contactos de Google.

2. Haga clic en el icono “crear etiqueta situado en el panel izquierdo.

crear una lista de contactos compartible a partir de los contactos de google paso 2

3. Escriba el nombre de etiqueta que desee para su lista de contactos compartibles. A continuación, haga clic en “Guardar”.

crear una lista de contactos compartible a partir de los contactos de google paso 3

4. Busca los contactos que quieras compartir. Haga clic en el icono “más acciones” situado a la derecha de la información del contacto.

crear una lista de contactos compartible a partir de los contactos de google paso 4

5. Asigna el contacto a la etiqueta que creaste para tu lista de contactos compartibles.

Repita este proceso para todos los contactos que desee incluir en la etiqueta.

crear una lista de contactos compartible a partir de los contactos de google paso 5

6. Abre la aplicación Contactos compartidos para Gmail®.

Icono del sitio

7. Busca la lista de contactos compartibles que has creado desde Contactos de Google. A continuación, haz clic en el icono “compartir lista de contactos” de la derecha.

crear una lista de contactos compartible a partir de los contactos de google paso 7

8. Añada los colaboradores con los que desea compartir la lista de contactos.

Puede compartir su lista de contactos con cualquier persona o grupo de su empresa. Por consiguiente, también puede compartirse con personas ajenas a su organización. Esto sólo es posible cuando la persona o el grupo con el que compartes también instala la aplicación.

crear una lista de contactos compartible a partir de los contactos de google paso 8

9. Ahora, has compartido tus contactos con tus colegas.

crear una lista de contactos compartible a partir de los contactos de google paso 9

Ventajas de una lista de contactos compartible

Colaboración sencilla

Todos los miembros del equipo pueden acceder fácilmente a la lista de contactos compartida por varios usuarios autorizados. Esto agiliza los esfuerzos de comunicación, lo que permite a los equipos trabajar juntos de forma más eficaz y actualizar la información de contacto de clientes potenciales, clientes o clientes fieles.

Más información: Cómo ayuda la gestión de contactos a la colaboración

Base de datos de contactos centralizada

Cuando su equipo trabaja en una única base de datos de contactos que se puede compartir, se evitan las discrepancias. A su vez, el flujo de trabajo sería más eficiente, ya que todo el mundo accede a la información de contacto exacta de las personas que figuran en la lista de contactos de la empresa.

Integración con otras aplicaciones

Una lista de contactos compartible basada en la nube. Así, usted y su equipo podrán utilizar la lista de contactos compartida en distintas aplicaciones. Algunas aplicaciones de gestión de contactos que te permiten crear una lista de contactos compartible incluso se integran con varios CRM. Esto se traduce en ahorro y mucho más.

Más información: Cómo utilizar G Suite/Google Workspace como CRM: Guía práctica

Acceso desde cualquier lugar

Ser una lista de contactos basada en la nube tiene más ventajas. Te permite llamar o enviar mensajes a los contactos compartidos desde cualquier dispositivo autorizado. Esto resulta muy práctico para equipos remotos o personas que se desplazan.

Mejor comunicación interna

Si tu empresa aún no dispone de Google Workspace LDAP, una lista de contactos compartida puede ser el directorio de la empresa. Esto puede ofrecer muchos privilegios, como la mejora de la incorporación y el apoyo a las ventas, entre otros.

Más información: Ventajas de una aplicación de directorio de empresas

Dónde utilizar una lista de contactos compartible

Organizaciones empresariales

En empresas y negocios, los contactos compartidos pueden utilizarse para mantener una base de datos centralizada de clientes, socios, proveedores y otros contactos importantes. Esto garantiza que todos los empleados tengan acceso a la misma información de contacto, lo que fomenta una mejor comunicación y gestión de las relaciones con los clientes.

Grupos por proyectos

Dentro de un equipo o departamento, los contactos compartidos pueden utilizarse para gestionar la información de los miembros internos del equipo. De este modo, todo el mundo puede ponerse en contacto con sus colegas para colaborar, hablar de proyectos e informarse de los avances.

Eventos y conferencias

En la gestión de eventos, la lista de contactos compartible puede utilizarse para organizar la lista de asistentes, ponentes, patrocinadores y otras partes interesadas. Esto facilita la coordinación de las confirmaciones de asistencia, la logística e incluso los comentarios.

Instituciones académicas

Las escuelas y universidades pueden utilizar los contactos compartidos para gestionar la información del profesorado, el personal y los estudiantes. Puede ayudar a facilitar la comunicación entre distintos departamentos y mejorar la coordinación.

Más información: Gestión de contactos en Google Workspace for Education

google workspace para la educación

Organizaciones sin ánimo de lucro

Las organizaciones sin ánimo de lucro pueden beneficiarse de los contactos compartidos para hacer un seguimiento de donantes, voluntarios y beneficiarios, garantizando una comunicación y unos esfuerzos de divulgación eficaces.

Redes profesionales

Los contactos compartidos pueden utilizarse en redes profesionales o asociaciones para mantener un directorio de miembros que permita a éstos conectarse y colaborar entre sí fácilmente.

Equipos remotos y distribuidos

Los contactos compartidos son especialmente útiles para equipos remotos o distribuidos, ya que permiten a los miembros del equipo acceder a los datos de contacto de sus compañeros independientemente de su ubicación física.

Resumen

En conclusión, una lista de contactos compartible puede ser beneficiosa para su organización, ya sea para la comunicación interna o externa. Una base de datos de contactos centralizada garantiza que todo el mundo tenga acceso a la información de contacto actualizada de compañeros de trabajo, clientes, vendedores, proveedores, socios y otras partes interesadas.

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