- Inleiding
- Maak een lijst met deelbare contactpersonen in het dashboard Gedeelde contactpersonen voor Gmail
- Een deelbare contactenlijst maken vanuit Google Contacten
- Voordelen
- Waar te gebruiken
- Samenvatting
Inleiding
Een deelbare contactlijst is de contactgroep die je samen met je collega’s gebruikt. De gedeelde contacten maken de weg vrij voor een betere coördinatie tussen de teams en een vlottere communicatie. Het resultaat is dat uw organisatie kan genieten van naadloos teamwork en een efficiënte manier van werken.
Abonnees van Microsoft Outlook hebben deze functie direct tot hun beschikking. Gebruikers van Google Contacten kunnen echter ook profiteren van de voordelen van een lijst met gedeelde contactpersonen via Gedeelde contactpersonen voor Gmail®.
Shared Contacts for Gmail® geeft je team naadloze toegang tot een gezamenlijke database met contactpersonen, vanaf elk apparaat, elke app. Het is net zo eenvoudig als het delen van Google Documenten waarin je de rechten kunt instellen die contactpersonen op elke lijst mogen maken, bekijken, bewerken of verwijderen.
Lees meer: Beheer van gedeelde contactpersonen
Een deelbare lijst met contactpersonen maken in het Dashboard Gedeelde contactpersonen voor Gmail®
1. Klik op het dashboard van Gedeelde contactpersonen voor Gmail® op het pictogram ‘een nieuwe contactlijst maken’ 
2. Er verschijnt een pop-upvenster waarin je de naam van je lijst met deelbare contactpersonen kunt invoeren.
3. Voeg de medewerkers toe met wie u de contactenlijst wilt delen.
Je kunt je lijst met contactpersonen delen met iedereen of elke groep binnen je bedrijf. Het kan dus ook worden gedeeld met mensen buiten je organisatie. Dit is alleen mogelijk als de persoon of groep waarmee je deelt de app ook installeert.
4. Nu je de deelbare contactenlijst hebt gemaakt, is het tijd om de contacten waarmee je wilt delen toe te voegen door te klikken op het pictogram ‘contacten toevoegen’ 
5. Je kunt een bestaand contact toevoegen of een nieuw contact toevoegen om een lijst met deelbare contactpersonen te maken.
6. Voeg meerdere contacten toe door zoveel items als nodig aan te vinken. Bevestig de lijst door op de rode knop hieronder te klikken.
7. Tot slot hebben jij en je collega’s een gedeelde lijst met contactpersonen.
Een deelbare lijst met contactpersonen maken vanuit Google Contacten
Zoals eerder vermeld, heeft Google Contacten geen functie waarmee je een contactenlijst met iemand anders kunt delen. Om een lijst met deelbare contactpersonen te maken, installeert u eerst Shared Contacts for Gmail®.
1. Ga naar uw Google Contacten.
2. Klik op het pictogram ‘label maken 
3. Typ de gewenste labelnaam voor uw lijst met deelbare contactpersonen. Klik daarna op ‘Opslaan’.
4. Zoek de contacten die je wilt delen. Klik op het pictogram ‘meer acties’ 
5. Wijs de contactpersoon toe aan het label dat u hebt gemaakt voor uw lijst met deelbare contactpersonen.
Herhaal dit proces voor alle contactpersonen die je in het label wilt opnemen.
6. Open de app Gedeelde contactpersonen voor Gmail®.
7. Zoek de lijst met deelbare contacten die u hebt gemaakt in Google Contacten. Klik vervolgens op het pictogram ‘lijst met contactpersonen delen’ aan de rechterkant.
8. Voeg de medewerkers toe met wie u de contactenlijst wilt delen.
Je kunt je lijst met contactpersonen delen met iedereen of elke groep binnen je bedrijf. Het kan dus ook worden gedeeld met mensen buiten je organisatie. Dit is alleen mogelijk als de persoon of groep waarmee je deelt de app ook installeert.
9. Nu heb je je contacten gedeeld met je collega’s.
Voordelen van een deelbare lijst met contactpersonen
Gemakkelijk samenwerken
De gedeelde lijst met contactpersonen is gemakkelijk toegankelijk voor een aantal geautoriseerde gebruikers voor iedereen in het team. Dit stroomlijnt de communicatie-inspanningen, waardoor teams effectiever kunnen samenwerken en up-to-date contactinformatie krijgen voor leads, klanten of loyale klanten.
Lees meer: Hoe Contactbeheer helpt bij samenwerking
Gecentraliseerde contactendatabase
Wanneer je team werkt met één enkele, deelbare contactendatabase, worden discrepanties vermeden. Op zijn beurt zou de workflow efficiënter zijn omdat iedereen toegang heeft tot de juiste contactgegevens van degenen in de zakelijke contactlijst.
Integratie met andere apps
Een deelbare contactenlijst is cloudgebaseerd. Zo kunnen jij en je team de gedeelde contactenlijst in verschillende toepassingen gebruiken. Sommige apps voor contactbeheer waarmee je een deelbare lijst met contactpersonen kunt maken, integreren zelfs met een aantal CRM’s. Dit vertaalt zich in besparingen en nog veel meer.
Lees meer: Hoe u G Suite/Google Workspace kunt gebruiken als uw CRM: Een bruikbare gids
Overal toegang
Een contactpersonenlijst in de cloud heeft nog meer voordelen. Het geeft je de mogelijkheid om de gedeelde contacten te bellen of berichten te sturen vanaf elk geautoriseerd apparaat. Dit biedt veel gemak voor externe teams of mensen die onderweg zijn.
Betere interne communicatie
Als je start-up nog geen Google Workspace LDAP heeft, kan een gedeelde lijst met contactpersonen de bedrijfsdirectory zijn. Dit kan veel voordelen bieden, zoals een verbeterde onboarding en ondersteunende verkoop.
Lees meer: Voordelen van een Bedrijfsmap App
Waar kunt u een deelbare lijst met contactpersonen gebruiken?
Zakelijke organisaties
In bedrijven en ondernemingen kunnen gedeelde contacten worden gebruikt om een gecentraliseerde database bij te houden van klanten, partners, verkopers en andere belangrijke contacten. Dit zorgt ervoor dat alle medewerkers toegang hebben tot dezelfde contactgegevens, wat de communicatie en het relatiebeheer ten goede komt.
Projectgroepen
Binnen een team of afdeling kunnen de gedeelde contactpersonen worden gebruikt om de informatie van interne teamleden te beheren. Hierdoor kan iedereen zijn collega’s bereiken voor samenwerking, projectbesprekingen en voortgangsupdates.
Evenementen en conferenties
Bij evenementbeheer kan de deelbare contactlijst worden gebruikt om de lijst van deelnemers, sprekers, sponsors en andere belanghebbenden te organiseren. Dit maakt RSVP’s, logistiek en zelfs feedback gemakkelijker te coördineren.
Academische instellingen
Scholen en universiteiten kunnen gedeelde contactpersonen gebruiken om informatie over docenten, personeel en studenten te beheren. Het kan de communicatie tussen verschillende afdelingen vergemakkelijken en de coördinatie verbeteren.
Lees meer: Contactbeheer in Google Workspace voor het onderwijs
Non-profitorganisaties
Non-profitorganisaties kunnen profiteren van gedeelde contactpersonen om donateurs, vrijwilligers en begunstigden bij te houden, zodat effectieve communicatie en hulpinspanningen gewaarborgd zijn.
Professionele netwerken
Gedeelde contacten kunnen worden gebruikt in professionele netwerken of verenigingen om een ledenlijst bij te houden, zodat leden gemakkelijk met elkaar in contact kunnen komen en kunnen samenwerken.
Externe en gedistribueerde teams
Gedeelde contactpersonen zijn vooral handig voor afgelegen of verspreide teams, omdat teamleden dan toegang hebben tot contactgegevens van collega’s, ongeacht hun fysieke locatie.
Samenvatting
Concluderend kan een deelbare lijst met contactpersonen voordelig zijn voor je organisatie, of het nu voor interne of externe communicatie is. Een gecentraliseerde contactendatabase zorgt ervoor dat iedereen toegang heeft tot de bijgewerkte contactgegevens van collega’s, klanten, verkopers, leveranciers, partners en andere belanghebbenden.
- Uw gedeelde contacten beheren
- Is het veilig om mijn contacten te delen?
- 8 tips voor het kiezen van de juiste app voor contactbeheer
