- Introduzione
- Creare un elenco di contatti condivisibile nella dashboard Contatti condivisi per Gmail
- Creare un elenco di contatti condivisibile da Google Contacts
- Vantaggi
- Dove usare
- Sintesi
Introduzione
Un elenco di contatti condivisibile è il gruppo di contatti che utilizzate in comune con i vostri colleghi. I contatti condivisi aprono la strada a un migliore coordinamento tra i team e a una comunicazione più fluida. Di conseguenza, la vostra organizzazione può contare su un lavoro di squadra e un’efficienza lavorativa senza soluzione di continuità.
Gli abbonati a Microsoft Outlook hanno a disposizione questa funzione. Tuttavia, gli utenti di Google Contacts possono godere dei privilegi di un elenco di contatti condivisibile attraverso Shared Contacts for Gmail®.
Shared Contacts for Gmail® consente al vostro team di accedere senza problemi a un database di contatti collaborativo, da qualsiasi dispositivo e da qualsiasi app. È facile come condividere Google Docs, dove è possibile impostare le autorizzazioni per creare, visualizzare, modificare o eliminare i contatti in ogni elenco.
Per saperne di più: Gestione delle autorizzazioni per i contatti condivisi
Creare un elenco di contatti condivisibile nella dashboard Contatti condivisi di Gmail
1. Dalla dashboard Contatti condivisi per Gmail® , fare clic sull’icona “Crea un nuovo elenco di contatti” 
2. Viene visualizzata una finestra a comparsa in cui è possibile inserire il nome dell’elenco di contatti da condividere.
3. Aggiungere i collaboratori con cui si desidera condividere l’elenco dei contatti.
È possibile condividere l’elenco dei contatti con chiunque o con qualsiasi gruppo all’interno dell’azienda. Di conseguenza, può essere condiviso anche con persone esterne all’organizzazione. Questo è possibile solo se anche la persona o il gruppo con cui si sta condividendo installa l’applicazione.
4. Ora che è stato creato l’elenco dei contatti condivisibili, è il momento di aggiungere i contatti da condividere facendo clic sull’icona “aggiungi contatti” 
5. È possibile aggiungere un contatto esistente o un nuovo contatto per creare un elenco di contatti condivisibile.
6. Aggiungere più contatti selezionando tutte le voci necessarie. Confermare l’elenco facendo clic sul pulsante rosso in basso.
7. Infine, voi e i vostri colleghi avete un elenco di contatti condiviso.
Creare un elenco di contatti condivisibile da Google Contacts
Come accennato in precedenza, Google Contatti non dispone di una funzione che consenta di condividere un elenco di contatti con altre persone. Per creare un elenco di contatti condivisibile, installare prima Contatti condivisi per Gmail®.
1. Accedere alla Rubrica Google.
2. Fare clic sull’icona “Crea etichetta 
3. Digitare il nome dell’etichetta desiderata per l’elenco dei contatti condivisibili. Fare quindi clic su “Salva”.
4. Trovare i contatti che si desidera condividere. Fare clic sull’icona “altre azioni” 
5. Assegnare il contatto all’etichetta creata per l’elenco dei contatti condivisibili.
Ripetere questa procedura per tutti i contatti che si desidera includere nell’etichetta.
6. Aprire l’applicazione Contatti condivisi per Gmail®.
7. Trovate l’elenco di contatti condivisibile creato da Google Contatti. Quindi, fare clic sull’icona “condividi elenco contatti” a destra.
8. Aggiungere i collaboratori con cui si desidera condividere l’elenco dei contatti.
È possibile condividere l’elenco dei contatti con chiunque o con qualsiasi gruppo all’interno dell’azienda. Di conseguenza, può essere condiviso anche con persone esterne all’organizzazione. Questo è possibile solo se anche la persona o il gruppo con cui si sta condividendo installa l’applicazione.
9. Ora avete condiviso i vostri contatti con i vostri colleghi.
Vantaggi di un elenco di contatti condivisibile
Collaborazione facile
L’elenco dei contatti condiviso può essere facilmente accessibile da diversi utenti autorizzati per tutti i membri del team. Questo snellisce gli sforzi di comunicazione, consentendo ai team di lavorare insieme in modo più efficace e di avere informazioni di contatto aggiornate per lead, clienti o clienti fedeli.
Per saperne di più: Come la gestione dei contatti aiuta la collaborazione
Database di contatti centralizzato
Quando il team lavora su un unico database di contatti condivisibile, si evitano le discrepanze. A sua volta, il flusso di lavoro sarà più efficiente, poiché tutti accederanno alle informazioni di contatto precise di coloro che sono presenti nell’elenco dei contatti aziendali.
Integrazione con altre app
Un elenco di contatti condivisibile è basato su cloud. In questo modo, consente a voi e al vostro team di utilizzare l’elenco dei contatti condiviso in diverse applicazioni. Alcune app di gestione dei contatti che permettono di creare un elenco di contatti condivisibile si integrano anche con diversi CRM. Questo si traduce in risparmi e molto altro.
Per saperne di più: Come utilizzare G Suite/Google Workspace come CRM: Una guida pratica
Accesso da qualsiasi luogo
Un elenco di contatti basato sul cloud presenta ulteriori vantaggi. Permette di chiamare o inviare messaggi ai contatti condivisi da qualsiasi dispositivo autorizzato. Ciò comporta una grande comodità per i team remoti o per gli individui in movimento.
Migliore comunicazione interna
Se la vostra start-up non dispone ancora di Google Workspace LDAP, un elenco di contatti condiviso può essere la directory aziendale. Questo può offrire molti privilegi, come il miglioramento dell’onboarding e delle vendite di supporto, tra gli altri.
Per saperne di più: I vantaggi di un’app per l’elenco delle aziende
Dove utilizzare un elenco di contatti condivisibile
Organizzazioni imprenditoriali
Nelle aziende e nelle imprese, i contatti condivisi possono essere utilizzati per mantenere un database centralizzato di clienti, partner, venditori e altri contatti importanti. In questo modo si garantisce che tutti i dipendenti abbiano accesso alle stesse informazioni di contatto, favorendo una migliore comunicazione e gestione delle relazioni con i clienti.
Gruppi basati su progetti
All’interno di un team o di un reparto, i contatti condivisi possono essere utilizzati per gestire le informazioni dei membri interni del team. Di conseguenza, tutti possono rivolgersi ai colleghi per collaborare, discutere di progetti e aggiornare i progressi.
Eventi e conferenze
Nella gestione degli eventi, l’elenco dei contatti condivisibili può essere utilizzato per organizzare l’elenco dei partecipanti, dei relatori, degli sponsor e di altre parti interessate. In questo modo è più facile coordinare gli RSVP, la logistica e persino i feedback.
Istituzioni accademiche
Le scuole e le università possono utilizzare i contatti condivisi per gestire le informazioni su docenti, personale e studenti. Può aiutare a facilitare la comunicazione tra i diversi dipartimenti e a migliorare il coordinamento.
Per saperne di più: Gestione dei contatti in Google Workspace for Education
Organizzazioni non profit
Le organizzazioni non profit possono beneficiare di contatti condivisi per tenere traccia di donatori, volontari e beneficiari, assicurando una comunicazione efficace e sforzi di sensibilizzazione.
Reti professionali
I contatti condivisi possono essere utilizzati nelle reti professionali o nelle associazioni per mantenere una directory di membri, consentendo ai membri di connettersi e collaborare facilmente tra loro.
Team remoti e distribuiti
I contatti condivisi sono particolarmente utili per i team remoti o distribuiti, in quanto consentono ai membri del team di accedere ai dettagli di contatto dei colleghi indipendentemente dalla loro posizione fisica.
Sintesi
In conclusione, un elenco di contatti condivisibile può essere utile alla vostra organizzazione, sia per la comunicazione interna che per quella esterna. Un database di contatti centralizzato garantisce a tutti l’accesso alle informazioni aggiornate di collaboratori, clienti, venditori, fornitori, partner e altre parti interessate.
- Come gestire i contatti condivisi
- È sicuro condividere i miei contatti?
- 8 consigli per scegliere la giusta app di gestione dei contatti
