- Introdução
- Criar uma lista de contactos partilhável no painel de contactos partilhados para o Gmail
- Criar uma lista de contactos partilhável a partir dos Contactos do Google
- Benefícios
- Onde utilizar
- Resumo
Introdução
Uma lista de contactos partilhável é o grupo de contactos que utiliza em comum com os seus colegas. Os contactos partilhados abrem caminho a uma melhor coordenação entre as equipas e a uma comunicação mais fluida. Como resultado, a sua organização desfruta de um trabalho de equipa perfeito e de eficiência no trabalho.
Os subscritores do Microsoft Outlook têm esta funcionalidade prontamente disponível. No entanto, os utilizadores dos Contactos do Google também podem usufruir dos privilégios de uma lista de contactos partilhável através dos Contactos partilhados para Gmail®.
Os Contactos partilhados para Gmail® permitem à sua equipa aceder facilmente a uma base de dados de contactos colaborativa, a partir de qualquer dispositivo e de qualquer aplicação. É tão fácil como partilhar o Google Docs e pode definir as permissões de quem pode criar, ver, editar ou eliminar contactos em cada lista.
Leitura adicional: Gestão de permissões de contactos partilhados
Criar uma lista de contactos partilhável no painel de contactos partilhados para o Gmail®.
1. No painel de contactos partilhados para o Gmail®, clique no ícone “criar uma nova lista de contactos” 
2. Aparece uma janela onde pode introduzir o nome da sua lista de contactos partilháveis.
3. Adicione os colaboradores com quem pretende partilhar a lista de contactos.
Pode partilhar a sua lista de contactos com qualquer pessoa ou grupo da sua empresa. Consequentemente, também pode ser partilhado com pessoas fora da sua organização. Isto só é possível quando a pessoa ou o grupo com quem está a partilhar instala também a aplicação.
4. Agora que criou a lista de contactos partilháveis, é altura de adicionar os contactos com os quais pretende partilhar, clicando no ícone “adicionar contactos” 
5. Pode adicionar um contacto existente ou adicionar um novo contacto para criar uma lista de contactos partilhável.
6. Adicione vários contactos, marcando tantas entradas quantas as necessárias. Confirmar a lista clicando no botão vermelho abaixo.
7. Por último, o utilizador e os seus colegas têm uma lista de contactos partilhada.
Criar uma lista de contactos partilhável a partir dos contactos do Google
Tal como mencionado anteriormente, os Contactos do Google não possuem uma funcionalidade que permita partilhar uma lista de contactos com outra pessoa. Para criar uma lista de contactos partilhável, instale primeiro os Contactos partilhados para Gmail®.
1. Aceda aos seus contactos do Google.
2. Clique no ícone “criar etiqueta 
3. Introduza o nome da etiqueta que pretende para a sua lista de contactos partilháveis. Em seguida, clique em “Guardar”.
4. Localize os contactos que pretende partilhar. Clique no ícone “mais acções” 
5. Atribua o contacto à etiqueta que criou para a sua lista de contactos partilháveis.
Repita este processo para todos os contactos que pretende incluir na etiqueta.
6. Abra a aplicação Contactos partilhados para Gmail®.
7. Localize a lista de contactos partilháveis que criou a partir dos Contactos do Google. Em seguida, clique no ícone “partilhar lista de contactos” à direita.
8. Adicione os colaboradores com quem pretende partilhar a lista de contactos.
Pode partilhar a sua lista de contactos com qualquer pessoa ou grupo da sua empresa. Consequentemente, também pode ser partilhado com pessoas fora da sua organização. Isto só é possível quando a pessoa ou o grupo com quem está a partilhar instala também a aplicação.
9. Agora, já partilhou os seus contactos com os seus colegas.
Vantagens de uma lista de contactos partilhável
Colaboração fácil
A lista de contactos partilhada pode ser facilmente acedida por vários utilizadores autorizados para todos os membros da equipa. Isto simplifica os esforços de comunicação, permitindo assim que as equipas trabalhem em conjunto de forma mais eficaz e actualizem as informações de contacto de clientes potenciais, clientes ou clientes fiéis.
Leia mais: Como a gestão de contactos ajuda a colaboração
Base de dados de contactos centralizada
Quando a sua equipa trabalha com uma base de dados de contactos única e partilhável, evitam-se discrepâncias. Por sua vez, o fluxo de trabalho seria mais eficiente, uma vez que todos têm acesso às informações de contacto exactas das pessoas que constam da lista de contactos da empresa.
Integração com outras aplicações
Uma lista de contactos partilhável é baseada na nuvem. Assim, permite-lhe a si e à sua equipa utilizar a lista de contactos partilhada em diferentes aplicações. Algumas aplicações de gestão de contactos que permitem criar uma lista de contactos partilhável integram-se mesmo com vários CRM. Isto traduz-se em poupanças e muito mais.
Leia mais: Como usar o G Suite/Google Workspace como seu CRM: Um guia prático
Acesso a partir de qualquer lugar
Ser uma lista de contactos baseada na nuvem tem mais vantagens. Permite-lhe telefonar ou enviar mensagens aos contactos partilhados a partir de qualquer dispositivo autorizado. Isto é muito conveniente para equipas remotas ou pessoas em movimento.
Melhor comunicação interna
Se a sua start-up ainda não tiver o LDAP do Google Workspace, uma lista de contactos partilhada pode ser o diretório da empresa. Isto pode oferecer muitos privilégios, como uma melhor integração e apoio às vendas, entre outros.
Leia mais: Vantagens de uma aplicação de diretório de empresas
Onde utilizar uma lista de contactos partilhável
Organizações empresariais
Nas empresas e negócios, os contactos partilhados podem ser utilizados para manter uma base de dados centralizada de clientes, parceiros, fornecedores e outros contactos importantes. Isto garante que todos os funcionários têm acesso às mesmas informações de contacto, promovendo uma melhor comunicação e gestão da relação com o cliente.
Grupos baseados em projectos
Dentro de uma equipa ou departamento, os contactos partilhados podem ser utilizados para gerir as informações dos membros internos da equipa. Como resultado, todos podem contactar os seus colegas para colaboração, discursos sobre projectos e actualizações de progresso.
Eventos e conferências
Na gestão de eventos, a lista de contactos partilháveis pode ser utilizada para organizar a lista de participantes, oradores, patrocinadores e outras partes interessadas. Desta forma, é mais fácil coordenar os RSVP, a logística e até o feedback.
Instituições académicas
As escolas e universidades podem utilizar contactos partilhados para gerir informações de professores, funcionários e estudantes. Pode facilitar a comunicação entre os diferentes departamentos e melhorar a coordenação.
Leia mais: Gestão de contactos no Google Workspace for Education
Organizações sem fins lucrativos
As organizações sem fins lucrativos podem beneficiar de contactos partilhados para acompanhar os doadores, voluntários e beneficiários, assegurando uma comunicação eficaz e esforços de divulgação.
Redes profissionais
Os contactos partilhados podem ser utilizados em redes profissionais ou associações para manter um diretório de membros, permitindo que os membros se liguem e colaborem uns com os outros facilmente.
Equipas remotas e distribuídas
Os contactos partilhados são particularmente úteis para equipas remotas ou distribuídas, permitindo que os membros da equipa acedam aos detalhes de contacto dos colegas, independentemente da sua localização física.
Resumo
Em conclusão, uma lista de contactos partilhável pode ser benéfica para a sua organização, seja para comunicação interna ou externa. Uma base de dados de contactos centralizada garante que todos têm acesso às informações de contacto actualizadas de colegas de trabalho, clientes, vendedores, fornecedores, parceiros e outras partes interessadas.
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