- Einführung
- Erstellen Sie eine freizugebende Kontaktliste im Shared Contacts for Gmail Dashboard
- Erstellen Sie eine gemeinsam nutzbare Kontaktliste aus Google Contacts
- Vorteile
- Wo zu verwenden
- Zusammenfassung
Einführung
Eine gemeinsam nutzbare Kontaktliste ist die Kontaktgruppe, die Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen nutzen. Die gemeinsamen Kontakte ebnen den Weg für eine bessere Koordination zwischen den Teams und eine reibungslosere Kommunikation. Das Ergebnis: Ihr Unternehmen profitiert von nahtloser Teamarbeit und Arbeitseffizienz.
Abonnenten von Microsoft Outlook steht diese Funktion ohne weiteres zur Verfügung. Nutzer von Google Contacts können jedoch auch die Privilegien einer gemeinsam nutzbaren Kontaktliste über Shared Contacts for Gmail® genießen.
Shared Contacts for Gmail® ermöglicht Ihrem Team den nahtlosen Zugriff auf eine gemeinsame Kontaktdatenbank – von jedem Gerät und jeder Anwendung aus. Es ist so einfach wie die gemeinsame Nutzung von Google Docs, wobei Sie die Berechtigungen festlegen können, wer Kontakte in jeder Liste erstellen, anzeigen, bearbeiten oder löschen darf.
Lesen Sie mehr: Berechtigungsverwaltung für gemeinsame Kontakte
Erstellen einer gemeinsam nutzbaren Kontaktliste in Shared Contacts for Gmail® Dashboard
1. Klicken Sie im Shared Contacts for Gmail® Dashboard auf das Symbol “Neue Kontaktliste erstellen” 
2. Es erscheint ein Popup-Fenster, in das Sie den Namen der Liste der gemeinsam nutzbaren Kontakte eingeben können.
3. Fügen Sie die Mitarbeiter hinzu, für die Sie die Kontaktliste freigeben möchten.
Sie können Ihre Kontaktliste mit jeder Person oder Gruppe innerhalb Ihres Unternehmens teilen. Sie können also auch mit Personen außerhalb Ihrer Organisation geteilt werden. Dies ist nur möglich, wenn die Person oder die Gruppe, mit der Sie sich austauschen, die App ebenfalls installiert.
4. Nachdem Sie die Liste der freizugebenden Kontakte erstellt haben, können Sie nun die Kontakte, die Sie freigeben möchten, hinzufügen, indem Sie auf das Symbol “Kontakte hinzufügen” 
5. Sie können entweder einen vorhandenen Kontakt hinzufügen oder einen neuen Kontakt hinzufügen, um eine gemeinsam nutzbare Kontaktliste zu erstellen.
6. Fügen Sie mehrere Kontakte hinzu, indem Sie so viele Einträge wie nötig markieren. Bestätigen Sie die Liste, indem Sie auf die rote Schaltfläche unten klicken.
7. Schließlich haben Sie und Ihre Kollegen eine gemeinsame Kontaktliste.
Erstellen einer gemeinsam nutzbaren Kontaktliste aus Google-Kontakten
Wie bereits erwähnt, gibt es in Google Kontakte keine Funktion, mit der Sie eine Kontaktliste für andere Personen freigeben können. Um eine gemeinsam nutzbare Kontaktliste zu erstellen, installieren Sie zunächst Shared Contacts for Gmail®.
1. Greifen Sie auf Ihre Google-Kontakte zu.
2. Klicken Sie auf das Symbol “Etikett erstellen 
3. Geben Sie den Namen des Labels ein, das Sie für Ihre Liste der gemeinsam nutzbaren Kontakte wünschen. Klicken Sie anschließend auf “Speichern”.
4. Suchen Sie die Kontakte, die Sie freigeben möchten. Klicken Sie auf das Symbol “Weitere Aktionen” 
5. Weisen Sie den Kontakt dem Label zu, das Sie für Ihre Liste der gemeinsam nutzbaren Kontakte erstellt haben.
Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Kontakte, die Sie in das Etikett aufnehmen möchten.
6. Öffnen Sie die App “Gemeinsame Kontakte für Gmail®”.
7. Suchen Sie die freizugebende Kontaktliste, die Sie aus Google Kontakte erstellt haben. Klicken Sie dann auf das Symbol “Kontaktliste freigeben” auf der rechten Seite.
8. Fügen Sie die Mitarbeiter hinzu, für die Sie die Kontaktliste freigeben möchten.
Sie können Ihre Kontaktliste mit jeder Person oder Gruppe innerhalb Ihres Unternehmens teilen. Sie können also auch mit Personen außerhalb Ihrer Organisation geteilt werden. Dies ist nur möglich, wenn die Person oder die Gruppe, mit der Sie sich austauschen, die App ebenfalls installiert.
9. Nun haben Sie Ihre Kontakte für Ihre Kollegen freigegeben.
Vorteile einer gemeinsam nutzbaren Kontaktliste
Einfache Zusammenarbeit
Auf die gemeinsame Kontaktliste können mehrere autorisierte Benutzer für alle Teammitglieder zugreifen. Dies vereinfacht die Kommunikation und ermöglicht es den Teams, effektiver zusammenzuarbeiten und aktuelle Kontaktinformationen für Interessenten, Kunden oder treue Kunden zu erhalten.
Lesen Sie weiter: Wie Kontaktmanagement die Zusammenarbeit unterstützt
Zentralisierte Kontaktdatenbank
Wenn Ihr Team mit einer einzigen, gemeinsam nutzbaren Kontaktdatenbank arbeitet, werden Unstimmigkeiten vermieden. Der Arbeitsablauf wird dadurch effizienter, da jeder auf die korrekten Kontaktinformationen der Personen in der Kontaktliste des Unternehmens zugreift.
Integration mit anderen Anwendungen
Eine gemeinsam nutzbare Kontaktliste ist Cloud-basiert. So können Sie und Ihr Team die gemeinsame Kontaktliste in verschiedenen Anwendungen nutzen. Einige Kontaktmanagement-Apps, mit denen Sie eine gemeinsam nutzbare Kontaktliste erstellen können, lassen sich sogar mit einer Reihe von CRMs integrieren. Dies führt zu Einsparungen und vielem mehr.
Lesen Sie mehr: Wie Sie G Suite/Google Workspace als Ihr CRM verwenden: Ein praktischer Leitfaden
Zugriff von überall
Eine cloudbasierte Kontaktliste hat weitere Vorteile. Sie können die freigegebenen Kontakte von jedem autorisierten Gerät aus anrufen oder ihnen Nachrichten schicken. Dies ist besonders praktisch für Teams oder Einzelpersonen, die unterwegs sind.
Bessere interne Kommunikation
Wenn Ihr Start-up noch nicht über Google Workspace LDAP verfügt, kann eine gemeinsam genutzte Kontaktliste das Unternehmensverzeichnis sein. Dies kann viele Vorteile mit sich bringen, wie z. B. eine bessere Einarbeitung und Verkaufsunterstützung.
Lesen Sie weiter: Vorteile einer Firmenverzeichnis-App
Wo kann eine gemeinsam nutzbare Kontaktliste verwendet werden?
Wirtschaftliche Organisationen
In Unternehmen und Betrieben können gemeinsame Kontakte verwendet werden, um eine zentralisierte Datenbank mit Kunden, Partnern, Lieferanten und anderen wichtigen Kontakten zu führen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter Zugang zu denselben Kontaktdaten haben, was eine bessere Kommunikation und ein besseres Kundenbeziehungsmanagement begünstigt.
Projektbezogene Gruppen
Innerhalb eines Teams oder einer Abteilung können die gemeinsamen Kontakte genutzt werden, um die Informationen der internen Teammitglieder zu verwalten. So kann jeder seine Kollegen für die Zusammenarbeit, für Projektdiskussionen und Fortschrittsberichte erreichen.
Veranstaltungen und Konferenzen
Im Veranstaltungsmanagement kann die gemeinsam nutzbare Kontaktliste verwendet werden, um die Liste der Teilnehmer, Redner, Sponsoren und anderen Beteiligten zu organisieren. So lassen sich Einladungen, Logistik und sogar Feedback leichter koordinieren.
Akademische Einrichtungen
Schulen und Universitäten können gemeinsame Kontakte nutzen, um Informationen über Lehrkräfte, Mitarbeiter und Studenten zu verwalten. Es kann dazu beitragen, die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen zu erleichtern und die Koordination zu verbessern.
Lesen Sie mehr: Kontaktverwaltung in Google Workspace für Bildung
Gemeinnützige Organisationen
Nonprofit-Organisationen können von gemeinsamen Kontakten profitieren, um den Überblick über Spender, Freiwillige und Begünstigte zu behalten und so eine effektive Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit zu gewährleisten.
Professionelle Netzwerke
Gemeinsame Kontakte können in beruflichen Netzwerken oder Verbänden genutzt werden, um ein Mitgliederverzeichnis zu führen, das es den Mitgliedern ermöglicht, auf einfache Weise miteinander in Verbindung zu treten und zusammenzuarbeiten.
Entfernte und verteilte Teams
Gemeinsame Kontakte sind besonders nützlich für entfernte oder verteilte Teams, da sie den Teammitgliedern den Zugriff auf die Kontaktdaten ihrer Kollegen ermöglichen, unabhängig von ihrem physischen Standort.
Zusammenfassung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine gemeinsam nutzbare Kontaktliste für Ihr Unternehmen von Vorteil sein kann, sei es für die interne oder externe Kommunikation. Eine zentrale Kontaktdatenbank stellt sicher, dass jeder Zugriff auf die aktuellen Kontaktdaten von Mitarbeitern, Kunden, Anbietern, Lieferanten, Partnern und anderen Beteiligten hat.
- Verwalten Ihrer gemeinsamen Kontakte
- Ist es sicher, meine Kontakte freizugeben?
- 8 Tipps zur Auswahl der richtigen Kontaktmanagement-App
