- Introduction
- Créer une liste de contacts partageables dans le tableau de bord Contacts partagés pour Gmail
- Créer une liste de contacts partageable à partir de Google Contacts
- Avantages
- Où utiliser
- Résumé
Introduction
Une liste de contacts partageable est le groupe de contacts que vous utilisez en commun avec vos collègues. Les contacts partagés ouvrent la voie à une meilleure coordination entre les équipes et à une communication plus fluide. Votre organisation bénéficie ainsi d’un travail d’équipe et d’une efficacité sans faille.
Les abonnés à Microsoft Outlook disposent de cette fonctionnalité. Toutefois, les utilisateurs de Google Contacts peuvent également bénéficier des privilèges d’une liste de contacts partageable grâce à Contacts partagés pour Gmail®.
Shared Contacts for Gmail® permet à votre équipe d’accéder en toute transparence à une base de données de contacts collaborative, à partir de n’importe quel appareil et de n’importe quelle application. C’est aussi simple que de partager des documents Google Docs dans lesquels vous pouvez définir les autorisations de création, de consultation, de modification ou de suppression des contacts dans chaque liste.
En savoir plus : Gestion des autorisations pour les contacts partagés
Créer une liste de contacts partageable dans Contacts partagés pour Gmail® Dashboard
1. Dans le tableau de bord Contacts partagés pour Gmail®, cliquez sur l’icône “Créer une nouvelle liste de contacts” 
2. Une fenêtre contextuelle s’affiche pour vous permettre de saisir le nom de votre liste de contacts partageables.
3. Ajoutez les collaborateurs avec lesquels vous souhaitez partager la liste de contacts.
Vous pouvez partager votre liste de contacts avec n’importe qui ou n’importe quel groupe au sein de votre entreprise. Par conséquent, il peut également être partagé avec des personnes extérieures à votre organisation. Cela n’est possible que si la personne ou le groupe avec lequel vous partagez installe également l’application.
4. Maintenant que vous avez créé la liste de contacts partageables, il est temps d’ajouter les contacts avec lesquels vous souhaitez partager en cliquant sur l’icône “ajouter des contacts” 
5. Vous pouvez soit ajouter un contact existant, soit ajouter un nouveau contact pour créer une liste de contacts partageable.
6. Ajoutez plusieurs contacts en cochant autant d’entrées que nécessaire. Confirmez la liste en cliquant sur le bouton rouge ci-dessous.
7. Enfin, vous et vos collègues disposez d’une liste de contacts partagée.
Création d’une liste de contacts partageable à partir de Google Contacts
Comme indiqué précédemment, Google Contacts ne dispose pas d’une fonction permettant de partager une liste de contacts avec quelqu’un d’autre. Pour créer une liste de contacts partageables, installez d’abord Contacts partagés pour Gmail®.
1. Accédez à vos contacts Google.
2. Cliquez sur l’icône “créer une étiquette 
3. Saisissez le nom de l’étiquette que vous souhaitez attribuer à votre liste de contacts partageables. Cliquez ensuite sur “Enregistrer”.
4. Recherchez les contacts que vous souhaitez partager. Cliquez sur l’icône “Plus d’actions” 
5. Attribuez le contact à l’étiquette que vous avez créée pour votre liste de contacts partageables.
Répétez cette opération pour tous les contacts que vous souhaitez inclure dans l’étiquette.
6. Ouvrez l’application Contacts partagés pour Gmail®.
7. Recherchez la liste de contacts partageables que vous avez créée à partir de Google Contacts. Cliquez ensuite sur l’icône “Partager la liste de contacts” à droite.
8. Ajoutez les collaborateurs avec lesquels vous souhaitez partager la liste de contacts.
Vous pouvez partager votre liste de contacts avec n’importe qui ou n’importe quel groupe au sein de votre entreprise. Par conséquent, il peut également être partagé avec des personnes extérieures à votre organisation. Cela n’est possible que si la personne ou le groupe avec lequel vous partagez installe également l’application.
9. Vous avez maintenant partagé vos contacts avec vos collègues.
Avantages d’une liste de contacts partageable
Une collaboration facile
La liste de contacts partagée est facilement accessible à un certain nombre d’utilisateurs autorisés pour tous les membres de l’équipe. Les efforts de communication sont ainsi rationalisés, ce qui permet aux équipes de travailler ensemble plus efficacement et de disposer d’informations de contact actualisées pour les prospects, les clients ou les clients fidèles.
En savoir plus : Comment la gestion des contacts facilite la collaboration
Base de données centralisée des contacts
Lorsque votre équipe travaille sur une base de données de contacts unique et partageable, les divergences sont évitées. En retour, le flux de travail sera plus efficace car tout le monde accède aux informations de contact exactes des personnes figurant dans la liste de contacts de l’entreprise.
Intégration avec d’autres applications
Une liste de contacts partageable est basée sur le nuage. Cela vous permet, à vous et à votre équipe, d’utiliser la liste de contacts partagée dans différentes applications. Certaines applications de gestion des contacts qui vous permettent de créer une liste de contacts partageable s’intègrent même à un certain nombre de systèmes de gestion de la relation client (CRM). Cela se traduit par des économies et bien plus encore.
En savoir plus : Comment utiliser G Suite/Google Workspace comme CRM : Un guide pratique
Accès depuis n’importe où
Le fait d’être une liste de contacts basée sur le cloud présente d’autres avantages. Il vous permet d’appeler les contacts partagés ou de leur envoyer des messages à partir de n’importe quel appareil autorisé. Cela est très pratique pour les équipes à distance ou les personnes en déplacement.
Une meilleure communication interne
Si votre start-up ne dispose pas encore de Google Workspace LDAP, une liste de contacts partagée peut constituer l’annuaire de l’entreprise. Cela peut offrir de nombreux avantages tels que l’amélioration de l’accueil et de l’assistance aux ventes, entre autres.
Lire la suite : Les avantages d’une application d’annuaire d’entreprise
Où utiliser une liste de contacts partageables
Organisations professionnelles
Dans les entreprises, les contacts partagés peuvent être utilisés pour maintenir une base de données centralisée de clients, de partenaires, de fournisseurs et d’autres contacts importants. Ainsi, tous les employés ont accès aux mêmes informations de contact, ce qui favorise une meilleure communication et une meilleure gestion des relations avec les clients.
Groupes basés sur des projets
Au sein d’une équipe ou d’un service, les contacts partagés peuvent être utilisés pour gérer les informations des membres de l’équipe interne. Ainsi, chacun peut s’adresser à ses collègues pour collaborer, discuter de projets et faire le point sur l’avancement des travaux.
Événements et conférences
Dans le cadre de la gestion d’événements, la liste de contacts partageables peut être utilisée pour organiser la liste des participants, des intervenants, des sponsors et d’autres parties prenantes. Il est ainsi plus facile de coordonner les RSVP, la logistique et même le retour d’information.
Institutions académiques
Les écoles et les universités peuvent utiliser les contacts partagés pour gérer les informations relatives aux enseignants, au personnel et aux étudiants. Il peut faciliter la communication entre les différents services et améliorer la coordination.
En savoir plus : Gestion des contacts dans Google Workspace for Education
Organisations à but non lucratif
Les organisations à but non lucratif peuvent bénéficier de contacts partagés pour suivre les donateurs, les bénévoles et les bénéficiaires, ce qui garantit l’efficacité de la communication et des efforts de sensibilisation.
Réseaux professionnels
Les contacts partagés peuvent être utilisés dans les réseaux professionnels ou les associations pour tenir un annuaire des membres, ce qui permet à ces derniers de se connecter et de collaborer facilement.
Équipes distantes et réparties
Les contacts partagés sont particulièrement utiles pour les équipes distantes ou réparties, car ils permettent aux membres de l’équipe d’accéder aux coordonnées de leurs collègues, quel que soit leur emplacement physique.
Résumé
En conclusion, une liste de contacts partageable peut être bénéfique à votre organisation, que ce soit pour la communication interne ou externe. Une base de données centralisée permet à chacun d’accéder aux coordonnées actualisées de ses collègues, clients, vendeurs, fournisseurs, partenaires et autres parties prenantes.
- Comment gérer vos contacts partagés
- Est-il prudent de partager mes contacts ?
- 8 conseils pour choisir la bonne application de gestion des contacts
