21 strategie per un evento di successo

Gli esseri umani sono creature sociali. Dalle feste del raccolto di metà autunno in Cina, all’inizio delle Olimpiadi in Grecia, alle celebrazioni del Capodanno in mesi diversi a seconda della cultura o della religione, le persone si riuniscono. Un’attenta pianificazione e una meticolosa attenzione ai dettagli contribuiscono alle strategie dell’organizzatore per un evento di successo.

Questo articolo vi darà consigli, dalla fattibilità alle scene del sipario finale, su come realizzare un evento proficuo.

Fase di pianificazione

Definire gli obiettivi

Eventi diversi hanno obiettivi diversi. Il lancio di un prodotto richiede generalmente il maggior numero possibile di persone del mercato di riferimento, mentre le conferenze aziendali hanno un numero limitato di partecipanti.

Il classico metodo delle 5 W e H (chi, cosa, dove, quando, perché e come) funziona bene per semplificare la traccia. Tuttavia, le 5 C possono aiutarvi a definire in modo più dettagliato gli obiettivi per ogni fase dell’evento:

  1. Concetto. Stabilire il concetto è la base dell’evento. Questo include il tema generale e l’obiettivo della relazione.
  2. Coordinamento. Per la buona riuscita dell’evento occorre coordinarsi molto. Assicuratevi che i canali di comunicazione, la logistica, il budget e persino i piani di emergenza siano adeguatamente coperti.
  3. Folla. Questa parte coinvolge tutte le persone che partecipano all’evento. Dai VIP, ai relatori, agli uscieri, ai partecipanti in generale, l’organizzatore dell’evento deve prevedere le esigenze di tutti prima, durante e talvolta anche dopo il programma.
  4. Culmine. L’evento stesso. Avere un quadro chiaro di come il concetto deve essere eseguito. Considerate tutti i rischi e come eliminarli.
  5. Chiusura. Quando la questione si conclude, l’organizzatore dell’evento può essere ancora impegnato con le pulizie, la raccolta di feedback e l’analisi dei dati.

Budget oculato

La creazione di un budget solido permette agli organizzatori di eventi di generare idee all’interno di parametri realistici. Per questo motivo, il budget deve essere stabilito in anticipo. Di seguito sono riportati diversi approcci al modo in cui gli eventi vengono messi a bilancio e come potete adattarvi di conseguenza.

  1. Budgeting incrementale. Se si tratta di un evento annuale, il budget può basarsi sulla situazione precedente. Potrebbe essere necessario un piccolo aggiustamento in base ai costi imprevisti che ora devono essere messi in conto, alle forniture eccessive che ora possono essere eliminate e all’aumento dei prezzi delle risorse.
  2. Budgeting basato sulle attività. I fondi per eventi come esposizioni, fiere e conferenze possono variare a seconda del numero di partecipanti, sponsor o presenze. Ci sono costi generali, ma alcune spese come le dimensioni della sede, il numero di personale di sicurezza o la qualità degli omaggi devono essere adattate di conseguenza.
  3. Budgeting fisso. Se l’evento che state organizzando ha un budget rigido, le spese devono essere ripartite di conseguenza. Il budget dipenderà dagli obiettivi pragmatici definiti. Stabilire una priorità per le spese.
  4. Il budgeting a base zero. Questo tipo di budgeting dal basso verso l’alto inizia con l’organizzazione dell’evento che giustifica ai finanziatori ogni singola spesa. Non è prevista l’approvazione di alcuna spesa se non ritenuta necessaria. Può essere un metodo noioso, ma almeno i responsabili del denaro sanno esattamente cosa otterranno.

Per saperne di più: 5 passi per migliorare la contabilità aziendale

Cose da considerare nella stesura del bilancio:

  • Sede
  • Relatori e altro personale chiave
  • Uscieri e altro personale
  • Intrattenimento (artista, attività)
  • Decorazioni (palco, segnaletica, tema generale)
  • Spese tecnologiche (luci, suoni, AVP)
  • Marketing (volantini, annunci a pagamento, comunicati stampa, campagne sui social media)
  • Fondo di emergenza (sostituzione altoparlanti più costosi, maggiore affluenza di ospiti)
  • Spese alimentari
  • Gratuità, souvenir e omaggi (se presenti)
  • Permessi e licenze
  • Trasporto e altri aspetti logistici
  • Sicurezza
  • Assicurazione
Budget oculato
La creazione di un budget solido consente agli organizzatori dell'evento di generare idee all'interno di parametri realistici.

Creare una linea temporale

Formulate un calendario realistico che includa tutte le attività che precedono l’evento. Un diagramma di Gantt può aiutare a vedere le attività che si sovrappongono e l’intera sequenza.

È importante rimanere organizzati e in regola. Realizzare tutti i compiti necessari si rivela essenziale per la buona riuscita dell’evento.

Selezionare la sede giusta

Trovare una location adatta per il vostro evento può essere una sfida. Trovare una sede che soddisfi tutti i requisiti dell’occasione può essere scoraggiante. Nella scelta dell’ubicazione, considerare i seguenti fattori:

  • Accessibilità ai partecipanti
  • Bilancio
  • Capacità
  • Parcheggio
  • Regole su cibo e bevande
  • Acustica
  • Servizi e comfort
  • Sicurezza

Capire il proprio pubblico

Poiché quasi tutti gli eventi sono incentrati sul pubblico, voi e il vostro team dovete garantire il benessere dei partecipanti. Ricercate le preferenze, le esigenze e le aspettative del vostro pubblico.

Conoscere l’ospite aiuta gli organizzatori a trasmettere meglio l’obiettivo dell’evento. Inoltre, l’evento ottiene risultati positivi e recensioni favorevoli da parte dei partecipanti soddisfatti.

Sviluppare un piano di marketing

A seconda della portata dell’evento, del pubblico di riferimento e del budget a disposizione, potete utilizzare uno di questi strumenti per promuovere il vostro evento:

  • Marketing sui social media
  • Campagne e-mail
  • Pubblicità online a pagamento
  • Annunci stampa
  • Manifesti e volantini localizzati
  • Campagne di relazioni pubbliche

Assicuratevi il tempo necessario per pubblicizzare l’occasione ed estendere la sua portata a un pubblico più ampio. Inoltre, pubblicizzatelo regolarmente prima della data dell’evento per creare entusiasmo.

Coordinamento del team di allestimento

Una comunicazione fluida ed efficace è fondamentale per il successo di un evento. Un database di contatti condiviso di venditori, fornitori e altri appaltatori per il vostro team crea un ambiente di lavoro efficiente.

Shared Contacts for Gmail consente al vostro team di accedere senza problemi a un database di contatti collaborativo su qualsiasi dispositivo e app. Inoltre, questo gestore di contatti rispetta programmi di sicurezza e privacy come il GDPR e il CCPA. In questo modo, i contatti condivisi sono sicuri e protetti.

Coordinamento del team di allestimento per un evento di successo. Contatti condivisi per Gmail vi aiuta a centralizzare i vostri contatti

Coinvolgere sponsor e partner

A parte l’ovvia ragione dell’aumento del budget, la ricerca di sponsorizzazioni o partnership è anche una via di marketing. Potete aggiungere all’accordo che gli sponsor annuncino il vostro evento sui loro account di social media.

Incorporare le promozioni sui social media da parte loro sarebbe quasi a costo zero per voi. In questo modo non solo si espande istantaneamente il raggio d’azione, ma si favorisce anche una strategia pubblicitaria reciprocamente vantaggiosa.

Creare un piano di emergenza

Una pianificazione adeguata evita prestazioni scadenti. Include valutazioni dei rischi e strategie di mitigazione. Le emergenze più comuni e le modalità di preparazione sono le seguenti:

  • Condizioni meteorologiche avverse. Se non è possibile trovare un’ubicazione alternativa al coperto, è necessario poter proteggere ulteriormente le apparecchiature elettriche dalle intemperie.
  • Forza maggiore. È necessario stabilire piani di evacuazione, numeri di contatto per le emergenze e altri protocolli di sicurezza in caso di incendi, terremoti o assembramenti.
  • Malfunzionamento dell’apparecchiatura. Questo aspetto è per lo più di competenza del fornitore (luci, audio, effetti speciali, ecc.), quindi assicuratevi che sia incluso nel contratto. Tuttavia, possono essere utili oggetti di riparazione di base come nastro adesivo, nastro elettrico e alcune corde.
  • Emergenze sanitarie. Alcuni eventi possono essere fisicamente impegnativi per i partecipanti. In questi casi, è necessario collocare un posto di primo soccorso e tenere pronta un’ambulanza. In caso contrario, deve essere disponibile un numero di contatto per le emergenze e deve essere tracciato l’ospedale più vicino.
  • Cancellazione di fornitori o venditori. Gli organizzatori dell’evento devono disporre di una lista di riserva o di un’opzione alternativa per ogni servizio appaltato. Dovrebbe essere stanziata anche una quota di bilancio per i tassi di premio.
  • Interruzioni di viaggio. Per gli eventi in cui sono presenti oratori di spicco, è necessario prevedere modalità di trasporto alternative. Questo vale anche per gli eventi che si tengono in luoghi speciali dove gli organizzatori organizzano l’arrivo e la partenza degli ospiti.

Fase di preparazione

Registrazione facile e accogliente

Alcuni eventi beneficiano della pre-registrazione per avere una buona stima del numero di partecipanti. In questi casi, il processo di iscrizione deve essere semplice e mobile-friendly.

Potete incrementare le iscrizioni offrendo tariffe early bird, sconti per referenti o gruppi, o articoli speciali di merchandising per chi si iscrive in anticipo.

Supervisione della logistica

Monitorare il modo in cui le cose vengono distribuite sul posto. Alcuni allestimenti devono essere presenti in anticipo, come le luci, i suoni e altre decorazioni o tecnologie per il palco. Verificate che tutti i sistemi funzionino bene insieme con un ampio margine di tempo prima dell’evento vero e proprio, in modo da poter apportare eventuali modifiche.

Inoltre, prestate attenzione a dettagli come il parcheggio, la segnaletica e la disposizione dei posti a sedere. Assicurare un flusso regolare dei partecipanti per un evento di successo.

Fornire personale adeguato e competente

Avere un equipaggio capace è indispensabile per la buona riuscita dell’evento. Si assicurano che il piano sia ben eseguito e che i partecipanti vivano un’esperienza positiva. Inoltre, è importante che siano trattati bene, in modo che, in caso di eventi futuri, possiate già contare su un team affidabile e collaudato.

D’altra parte, una carenza di personale può portare all’insoddisfazione dei partecipanti. Può provocare lunghe file di attesa e un servizio scadente. Queste prove possono riflettersi negativamente sull’evento.

Integrazione tecnologica adeguata

La mappatura delle proiezioni, i display a LED e i touchscreen interattivi sono esempi dei progressi tecnologici di cui godiamo oggi e che possono migliorare l’esperienza degli ospiti. Vale la pena esplorare questi allestimenti per aggiungere un fattore wow al vostro evento, soprattutto se il budget lo consente.

Potete anche sfruttare le numerose app disponibili per la gestione degli eventi, la registrazione e persino il coinvolgimento. Tuttavia, assicuratevi che anche la cybersecurity sia in funzione.

Considerazioni sul catering

Alcuni eventi non necessitano di cibo per il pubblico in generale, ma solo per gli organizzatori e il personale. In altre occasioni, invitare bancarelle di cibo intorno alla sede sarebbe vantaggioso. Ma in caso di necessità di un catering per eventi, è bene considerare i seguenti punti:

Alcuni eventi possono non richiedere la fornitura di cibo per il pubblico in generale, e il catering è limitato agli organizzatori e al personale. Tuttavia, ci sono casi in cui la presenza di stand gastronomici posizionati in modo strategico all’interno del locale può offrire notevoli vantaggi.

Se si rende necessaria l’assunzione di un catering per eventi, considerare attentamente i seguenti punti:

  • Capacità e qualità. Trovate un catering che offra i requisiti alimentari del vostro evento (buffet, cena al piatto, cocktail) e assicuratevi che possa servire il numero di ospiti. Fate una prova di assaggio anche per il loro menu per evitare delusioni.
  • Considerate la distanza. Le spese di trasporto possono incidere significativamente sui costi se il catering si trova lontano dal luogo dell’evento. Inoltre, la congestione del traffico potrebbe ostacolare il loro arrivo in tempo. Pertanto, è fondamentale comunicare in anticipo questo potenziale problema con il ristoratore.
  • Flessibilità. Date le diverse restrizioni dietetiche, i requisiti religiosi e le preferenze personali che possono essere presenti in una folla, i ristoratori devono dimostrare capacità di adattamento. L’offerta di menu deve essere sufficientemente completa per soddisfare efficacemente questi diversi limiti.

Evento vero e proprio

Trovare un intrattenimento e un impegno adeguati

L’intrattenimento è uno dei modi migliori per far parlare del vostro evento giorni dopo la sua realizzazione. Il tema scelto non solo diverte, ma serve anche a riflettere l’immagine dell’azienda. Per questo motivo, gli organizzatori dell’evento devono assicurarsi che l’emcee e gli animatori siano scelti in modo adeguato.

Inoltre, l’integrazione di attività interattive come distributori automatici di foto, esperienze di realtà aumentata nello spazio e giochi accattivanti negli stand non solo affascina i partecipanti, ma li immerge anche negli obiettivi dell’evento. Quando gli ospiti si divertono, tendono a creare legami migliori con gli altri. Questo eleva l’energia e l’atmosfera generale dell’occasione.

Strategie per un evento di successo - Intrattenimento e coinvolgimento

Offrire opportunità di networking

Anche se il vostro evento non è incentrato principalmente sul networking, fornire in modo proattivo opportunità di socializzazione ai partecipanti può migliorare significativamente l’esperienza complessiva. Gli ospiti non solo sono soddisfatti dello scopo principale dell’evento, ma sono anche felici di stringere nuovi legami.

Potete facilitare la creazione di reti tra i partecipanti attraverso vari mezzi, come rompighiaccio, sessioni di networking dedicate o l’utilizzo di piattaforme online progettate per mettere in contatto i partecipanti.

Rimanere flessibili

Anche se avete pianificato l’evento con cura, possono verificarsi degli imprevisti. Dovete essere in grado di adattarvi e affrontare questo tipo di situazioni. È consigliabile avere a disposizione un budget extra per questo tipo di attività.

Una mentalità flessibile vi aiuterà a gestire i cambiamenti senza problemi. Mantenete la calma e trattate le sfide come un’opportunità di miglioramento.

Privilegiare la sicurezza

Garantire un’ampia presenza di personale che pattuglia la sede aiuta a mitigare i potenziali rischi che possono insorgere. Non solo servono come deterrente, ma svolgono anche un ruolo cruciale nell’affrontare tempestivamente qualsiasi problema di sicurezza che possa emergere.

Inoltre, sono essenziali per far rispettare le misure di sicurezza e protezione, assicurandosi che le uscite di emergenza non siano ostruite e affrontando qualsiasi comportamento di disturbo da parte degli ospiti. La loro vigile supervisione contribuisce a mantenere un ambiente sicuro e protetto per tutti i partecipanti durante l’evento.

Post-evento

Meccanismo di feedback

Sondaggi incentivati, postazioni di feedback o anche personale itinerante che chiede in giro sono alcuni modi per raccogliere valutazioni dal pubblico. I dati raccolti possono essere utilizzati per capire cosa ha funzionato bene e quali sono le aree da migliorare.

Anche vedere molti tag, like e commenti può indicare un evento di successo. Rispondere diligentemente ai feedback aumenta anche la vostra presenza sui social media più a lungo.

Strategie per un evento di successo - Meccanismo di feedback

Conduzione dei follow-up

Potete inviare un’e-mail di ringraziamento ai partecipanti e alle parti interessate. Abbinatelo a un annuncio del prossimo evento o a un collage dei momenti salienti.

In alternativa, potete semplicemente pubblicare sui social media foto e filmati memorabili. Incoraggiate i partecipanti a condividere anche i loro.

Valutare e imparare

La valutazione fornisce agli organizzatori una prova tangibile del successo dell’evento. Questa fase aiuta a determinare se gli obiettivi sono stati raggiunti. Di conseguenza, aiuta a decidere se ripetere l’evento l’anno prossimo con alcuni miglioramenti o abbandonare completamente questa strategia.

Prendere le misure dei seguenti parametri:

1. Realizzazione del concetto di base

  • Il management e gli organizzatori hanno espresso soddisfazione per l’esecuzione complessiva dell’evento?
  • Gli obiettivi sono stati raggiunti in modo efficiente?
  • Ci sono stati sviluppi o scoperte sorprendenti?

2. Gestione del budget

  • Come sono le spese rispetto al budget originale?
  • Ci sono aree di risparmio per il prossimo evento?
  • L’evento ha un buon ritorno sull’investimento?

3. Coinvolgimento del pubblico

  • I partecipanti si sono impegnati attivamente durante l’evento?
  • Qual è stato il sentimento generale espresso?
  • L’evento ha suscitato un notevole clamore sui social media?

4. Fornitori

  • Siete riusciti a ottenere offerte speciali o sconti dai fornitori?
  • La qualità dei beni e dei servizi ha giustificato il loro costo?
  • Ci sono stati problemi di rilievo, come ritardi o problemi con i fornitori?

5. Gli sponsor

  • Quanto sono stati soddisfatti gli sponsor del loro coinvolgimento nell’evento?
  • Gli sponsor hanno ottenuto informazioni misurabili sul loro investimento?
  • Sono state stabilite o rafforzate relazioni forti con gli sponsor durante l’evento?

Conclusione

L’organizzazione di un evento di successo richiede una pianificazione dettagliata, un solido budget, un’esecuzione efficace e una valutazione completa. Ogni fase richiede attenzione ai dettagli, una collaborazione fluida e una spinta alla qualità.

Stabilendo obiettivi chiari, coinvolgendo le parti interessate e adattandosi alle sfide impreviste, gli organizzatori possono creare esperienze memorabili che risuonano con i partecipanti. Questi lasceranno tutti soddisfatti del risultato.

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