La gestione dei contatti consente di organizzare i contatti aziendali. È uno strumento fondamentale per la produttività e per ottenere una migliore conoscenza dei clienti. La directory centralizzata aiuta anche a rendere più fluida la collaborazione e a migliorare la comunicazione. Conoscere le migliori pratiche per la gestione dei contatti apre la strada a un uso efficace delle tecnologie e a una maggiore efficienza delle risorse.
Quando non si ha una corretta gestione dei contatti, il flusso di lavoro viene notevolmente stravolto. Sarebbe difficile identificare la posizione di un determinato contatto nella pipeline di vendita. Inoltre, il team potrebbe aver inviato alla casella di posta del cliente materiale di marketing ridondante.
Evitate questi problemi mettendo in pratica questi consigli per migliorare la gestione dei contatti.
1. Scegliere la giusta applicazione per la gestione dei contatti
Non tutte le app di gestione dei contatti sono uguali. Alcuni offrono più funzioni di altri. Alcuni si integrano con più canali di messaggistica. In ogni caso, avere una lista di controllo che definisca i vostri standard sarebbe utile per verificare se l’app soddisfa i requisiti della vostra azienda.
2. Raccolta strategica dei dati
Siate esperti dei luoghi frequentati dal vostro mercato di riferimento. Un ricco database di lead può sembrare promettente, ma non servirà a nulla se il vostro prodotto o servizio non è quello di cui hanno bisogno o che desiderano. Nel raccogliere i dati di contatto dei potenziali clienti, assicuratevi che si impegnino. Inoltre, costruite misure solide per farli entrare in relazione con il vostro marchio mentre interagite progressivamente con loro.
3. Risolvere il problema in quel momento
Etichettate i dati in modo appropriato man mano che li raccogliete. Metteteli in etichette ben definite. Ad esempio, organizzateli in base al tipo di contenuti di marketing a cui possono riferirsi. Ordinare i contatti man mano che li si memorizza. In questo modo, non sarà più necessario ripetere tutto solo per definire il gruppo di appartenenza.
4. Gestire le autorizzazioni di conseguenza
Una delle migliori pratiche per la gestione dei contatti consiste nel definire correttamente i livelli di accesso al database dei contatti. Non tutti devono avere l’autorizzazione a cancellare una voce o a condividere l’intero elenco. In questo modo si mantiene l’integrità del database dei contatti, in quanto solo il personale chiave può gestire i dati.
5. Praticare l’igiene dei dati
La gestione dei contatti avviene senza problemi grazie a dati puliti. Non ha senso mantenere indirizzi e-mail inattivi (e-mail rimbalzate) o che hanno esplicitamente espresso il loro disinteresse per il vostro prodotto. Inoltre, le voci duplicate popolano inutilmente l’elenco e i materiali di marketing ridondanti inviati al contatto possono apparire come spam.
6. Confermare la sincronizzazione
Verificate casualmente se l’intero database dei contatti è condiviso correttamente su tutte le vostre piattaforme di messaggistica. Assicuratevi che il numero totale di contatti che appaiono sulle etichette sia uguale per tutti. I problemi di sincronizzazione sono spesso temporanei. Tuttavia, problemi tecnici come impostazioni improprie dell’auto-sych o della cache possono causare inefficienze nel flusso di lavoro.
7. Garantire la sicurezza
Optate per un’applicazione di gestione dei contatti che aderisca a standard di sicurezza e privacy consolidati come GDPR, CCPA e Google Technology Premier Partnership. Proteggete i vostri dati da attività fraudolente come l’hacking e il phishing applicando le misure rigorose stabilite da queste organizzazioni.
8. Rivedere i dati eliminati
Controllare di tanto in tanto i dati eliminati per verificare se ci sono cancellazioni accidentali o disconnessioni sbagliate. Alcune app per la gestione dei contatti consentono un tempo illimitato per il recupero dei dati, quindi questo non sarà un problema. Se questo non è il caso, tuttavia, fate la visita di controllo ogni due mesi.
9. Coltivare i contatti
I lead di vendita vanno assolutamente coltivati, poiché la conversione da prospect a clienti è la linfa vitale dell’azienda. Inoltre, è necessario prendersi cura dei clienti per trasformarli in clienti fedeli.
D’altra parte, dovete anche rafforzare le relazioni professionali tra i fornitori e le altre parti interessate. I cordiali saluti di stagione aiutano l’altra parte a sentire l’umanità al di là della struttura aziendale.
10. Enfatizzare i valori dell’azienda
Stabilite che il vostro team è in linea con la politica aziendale per quanto riguarda il trattamento dei clienti. I valori fondamentali più efficaci dicono al mondo in cosa crede la vostra azienda. Pertanto, il vostro team deve trasmetterlo correttamente nelle interazioni con i clienti.
Conclusione sulle migliori pratiche per la gestione dei contatti:
La gestione dei contatti è un’arte e una scienza. Non si può semplicemente quantificare ogni interazione, soprattutto perché è ancora di natura umana. Tuttavia, la tecnologia può aiutare a stabilire un quadro di riferimento. È ancora più importante proteggere le risorse di dati di contatto e capire che questa responsabilità non è solo del team dati, ma dell’intera azienda.
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