L’accesso continuo del vostro team a un database di contatti collaborativi consente un flusso di lavoro più fluido e uno scambio di informazioni più rapido. Sebbene la collaborazione sia fondamentale, non tutte le informazioni del database dei contatti possono essere condivise, come i numeri di telefono di casa o gli indirizzi postali.
Ecco che Contatti condivisi per Gmail è una soluzione efficace per risolvere questo problema. Con questo strumento è possibile nascondere in modo selettivo dati specifici dei propri contatti. Ora avete il controllo di condividere solo le informazioni che corrispondono alle vostre preferenze, garantendo un’esperienza di collaborazione più sicura e personalizzata.
I vantaggi principali dei campi nascosti
- Scegli quali campi devono essere visibili o nascosti
Oltre alle informazioni sui contatti aziendali, il proprietario dell’elenco dei contatti potrebbe aver salvato gli indirizzi e-mail e i numeri di telefono personali dei suoi contatti professionali. Con la funzione dei campi nascosti, il proprietario può scegliere di rivelare solo i numeri di telefono dell’azienda e di mantenere privati i dati personali, evitando di dover duplicare le voci (una per l’azienda e una per la persona) quando si condividono le informazioni di contatto.
- Seleziona chi può visualizzare e modificare i campi
La visibilità dei campi di contatto può essere impostata solo dal proprietario. Tuttavia, è possibile assegnare a un altro utente il livello di autorizzazione di proprietario qualora lo si ritenga necessario. Il proprietario/i dell’elenco di contatti può quindi condividere l’elenco di contatti con altri utenti con i campi visualizzabili personalizzati.
- Revoca istantaneamente l’accesso ai dati sensibili con un solo clic
Nel caso in cui il proprietario si renda conto che un campo di dati di contatto non avrebbe dovuto essere condiviso, può facilmente modificare lo stato di visibilità dei campi di contatto. La modifica si riflette in tempo reale.
- Permessi gestibili a livello di utente o gruppo
Il proprietario dell’elenco dei contatti può regolare facilmente i campi visualizzati tra gli utenti condivisi, sia che si tratti di un singolo utente che di un gruppo. In quest’ultimo caso, il proprietario deve creare un’etichetta per rendere la regolazione più semplice e veloce.
Vantaggi di nascondere campi specifici in un database di contatti
Protezione della privacy
È fondamentale mantenere la fiducia e il rispetto delle norme sulla privacy per quanto riguarda i dati personali. Nascondere informazioni sensibili come indirizzi di casa, numeri di telefono o indirizzi e-mail personali aiuta a proteggere la privacy delle persone presenti nel vostro database di contatti.
Miglioramento della sicurezza
La limitazione dell’accesso a determinate informazioni aumenta la sicurezza complessiva del database dei contatti. Quando si limita l’accesso a dettagli specifici, si riduce il rischio di uso non autorizzato o di potenziali violazioni dei dati.
Condivisione personalizzata
La personalizzazione dei campi di contatto condivisi apre la strada a una collaborazione più personalizzata ed efficiente. I membri del team possono concentrarsi sui dettagli rilevanti. In questo modo, è possibile semplificare la comunicazione e il flusso di lavoro senza problemi di privacy o distrazioni da parte di dati irrilevanti.
Professionalità
Presentare un’immagine professionale è essenziale nelle comunicazioni commerciali. Quando si condividono solo informazioni pertinenti, si mantiene un livello di civiltà. Un database di contatti ben rifinito dimostra che è stato ben curato, non semplicemente raccolto e accantonato.
Riduzione del disordine
I campi nascosti consentono di eliminare i dettagli estranei o irrilevanti dall’elenco dei contatti condivisi. In questo modo, per i membri del team è più facile trovare e concentrarsi sulle informazioni più importanti per i loro compiti. Ciò contribuisce a creare un ambiente di lavoro più organizzato ed efficiente.
Per saperne di più: Mantenere lo spazio di lavoro pulito e privo di disordine
Conformità alle normative
Le aziende affidabili aderiscono a enti normativi come il GDPR europeo e il California Consumer Privacy Act, tra gli altri. Queste istituzioni garantiscono una rigorosa conformità in materia di privacy dei dati personali.
La possibilità di nascondere selettivamente alcuni dati di contatto rafforza ulteriormente l’impegno della vostra azienda nei confronti delle leggi sulla protezione dei dati. In questo modo si evitano potenziali problemi legali.
Mitigazione del rischio
La possibilità di nascondere i dati sensibili riduce il rischio di abuso di informazioni o di attacchi di social engineering. Questo approccio proattivo alla gestione del rischio contribuisce a rendere la struttura organizzativa più sicura e resiliente.
Casi di studio sull’utilizzo della funzione campi nascosti
In ambito educativo:
Siete un insegnante che ha creato e condiviso il database dei contatti della vostra classe con la stessa classe per una migliore collaborazione. Con la funzione Campi nascosti di Contatti condivisi per Gmail, è possibile nascondere facilmente informazioni sensibili come l’indirizzo di casa o l’indirizzo e-mail personale.
Potete disporre di tali informazioni, ma non necessariamente dei membri della classe. Si tratta di un passo necessario per la protezione della privacy.
Per saperne di più: Gestione contatti condivisi per Google for Education
Nel settore immobiliare:
Il CRM può contenere molte informazioni sui potenziali clienti, tra cui date di nascita, posizioni aziendali e altri dati personali. Questi dati potrebbero non essere significativi per gli altri membri del team che hanno solo il compito di inviare e-mail di notifica o di assistenza alle transazioni.
Utilizzando Shared Contacts for Gmail per condividere il database dei clienti con i membri del team, non solo si risparmia il costo della sede del CRM. Avete anche apprezzato la funzione dei campi nascosti, grazie alla quale potete condividere in modo personalizzato i dati sensibili.
Per saperne di più: 10 applicazioni da 10 dollari in giù per gli agenti immobiliari
Nelle organizzazioni non profit:
Quando conducete una ricerca sui donatori o preparate i moduli di iscrizione, è probabile che raccogliate anche dati sensibili dei vostri benefattori. In conformità al GDPR e ad altre normative governative sulla privacy dei dati, le informazioni devono essere trattate con la massima riservatezza.
Sfruttate la funzione dei campi nascosti di Shared Contacts for Gmail per migliorare la sicurezza durante l’elaborazione delle informazioni di contatto dei vostri donatori.
