Door je team naadloos toegang te geven tot een gezamenlijke database met contactpersonen, verloopt de workflow soepeler en kan informatie sneller worden uitgewisseld. Hoewel naadloze samenwerking cruciaal is, is niet alle informatie uit je contactendatabase geschikt om te delen, zoals telefoonnummers thuis of postadressen.
Shared Contacts for Gmail is een effectieve oplossing om dit probleem aan te pakken. Met deze tool kun je specifieke gegevens van je contacten selectief verbergen. Nu heb je de controle om alleen die informatie te delen die overeenkomt met jouw voorkeuren, wat zorgt voor een veiligere en meer op maat gemaakte samenwerkingservaring.
Belangrijkste voordelen van verborgen velden
- Kies welke velden zichtbaar of verborgen moeten zijn
Naast zakelijke contactgegevens kan de eigenaar van de contactlijst ook de persoonlijke e-mailadressen en telefoonnummers van zijn professionele contacten hebben opgeslagen. Met de functie verborgen velden kan de eigenaar ervoor kiezen om alleen de zakelijke nummers te onthullen en de persoonlijke gegevens privé te houden, zodat er geen dubbele invoer nodig is (één voor zakelijk en één voor persoonlijk) bij het delen van de contactgegevens.
- Selecteer wie de velden mag bekijken en bewerken
De zichtbaarheid van de contactvelden kan alleen worden ingesteld door de eigenaar. Het is echter mogelijk om een andere gebruiker het machtigingsniveau eigenaar te geven als dat nodig wordt geacht. De eigenaar(s) van de contactlijst kan (kunnen) vervolgens de contactlijst delen met andere gebruikers met de aangepaste zichtbare velden.
- Met één klik de toegang tot gevoelige gegevens intrekken
Als de eigenaar zich onlangs realiseerde dat een veld met contactgegevens niet gedeeld had mogen worden, kan hij eenvoudig de zichtbaarheidsstatus van de contactvelden wijzigen. De aanpassing wordt in realtime weergegeven.
- Machtigingen beheerbaar op gebruikers- of groepsniveau
De eigenaar van de contactlijst kan eenvoudig de weergegeven velden regelen voor de gedeelde gebruikers, of het nu gaat om een enkele gebruiker of een groep. In het laatste geval moet de eigenaar een label maken om de aanpassing sneller en gemakkelijker te maken.
Voordelen van het verbergen van specifieke velden in een contactendatabase
Privacybescherming
Het is van cruciaal belang om het vertrouwen te behouden en de privacyregels met betrekking tot persoonlijke gegevens na te leven. Het verbergen van gevoelige informatie zoals huisadressen, telefoonnummers of persoonlijke e-mailadressen helpt de privacy van personen in je contactendatabase te beschermen.
Veiligheidsverbetering
Door de toegang tot bepaalde informatie te beperken, wordt de algehele beveiliging van uw contactendatabase verbeterd. Wanneer je de toegang tot specifieke gegevens beperkt, wordt het risico op ongeoorloofd gebruik of mogelijke gegevensschendingen verkleind.
Delen op maat
Door de gedeelde contactvelden op maat te maken, wordt de weg vrijgemaakt voor een meer aangepaste en efficiëntere samenwerking. Teamleden kunnen zich concentreren op relevante details. Dit stroomlijnt de communicatie en workflow zonder zorgen over privacy of afleiding door irrelevante gegevens.
Professionaliteit
Een professionele uitstraling is essentieel in zakelijke communicatie. Als je alleen relevante informatie deelt, behoud je een niveau van beleefdheid. Een opgepoetste contactendatabank laat zien dat er goed voor is gezorgd, en niet alleen is verzameld en opgeborgen.
Minder rommel
Met de verborgen velden kun je de overbodige of irrelevante details uit je gedeelde contactenlijst verwijderen. Zo kunnen teamleden gemakkelijker de informatie vinden die voor hun taken het belangrijkst is en zich daarop concentreren. Dit draagt bij tot een meer georganiseerde en efficiënte werkomgeving.
Lees meer: Houd je werkplek schoon en vrij van rommel
Naleving van regelgeving
Betrouwbare bedrijven houden zich aan regelgevende instanties zoals de Europese GDPR en de California Consumer Privacy Act. Deze instellingen zorgen voor strikte naleving met betrekking tot de privacy van persoonlijke gegevens.
De mogelijkheid om bepaalde contactgegevens selectief te verbergen, versterkt de toewijding van uw bedrijf aan de wetten voor gegevensbescherming. Zo worden mogelijke juridische problemen vermeden.
Risicobeperking
De mogelijkheid om gevoelige gegevens te verbergen verlaagt het risico op misbruik van informatie of social engineering-aanvallen. Deze proactieve benadering van risicobeheer draagt bij aan een veiligere en veerkrachtigere organisatiestructuur.
Praktijkvoorbeelden van het gebruik van verborgen velden
In het onderwijs:
U bent een leerkracht die de contactendatabase van uw klas heeft gemaakt en gedeeld met dezelfde klas voor een betere samenwerking. Met de functie Verborgen velden van Gedeelde contactpersonen voor Gmail kun je gevoelige informatie zoals thuisadressen of persoonlijke e-mailadressen eenvoudig verbergen.
Je kunt gebruik maken van die informatie, maar niet noodzakelijkerwijs van de leden van de klasse zelf. Dit is een noodzakelijke stap voor privacybescherming.
Lees meer: Beheer van gedeelde contacten voor Google for Education
In onroerend goed:
Het CRM kan veel informatie bevatten over de prospects, zoals verjaardagen, functies binnen het bedrijf en andere persoonlijke gegevens. Deze gegevens zijn mogelijk niet van belang voor andere teamleden die alleen zijn belast met het verzenden van kennisgevingse-mails of transactieondersteuning.
Als je Shared Contacts for Gmail gebruikt om de klantendatabase te delen met deze teamleden, bespaar je niet alleen op de dure kosten van een CRM-stoel. Je hebt ook genoten van de functie voor verborgen velden waarmee je gevoelige gegevens op maat kunt delen.
Lees meer: 10 Apps $10 en lager voor makelaars
In non-profitorganisaties:
Als je je donateuronderzoek uitvoert of die inschrijfformulieren klaarzet, is de kans groot dat je ook gevoelige gegevens van je weldoeners verzamelt. In overeenstemming met de GDPR en andere overheidsvoorschriften met betrekking tot gegevensprivacy, moet informatie uiterst vertrouwelijk worden behandeld.
Maak gebruik van de functie verborgen velden van Shared Contacts for Gmail om de beveiliging te verbeteren tijdens het verwerken van de contactgegevens van je donateurs.
