Wenn Sie Ihrem Team einen nahtlosen Zugang zu einer kollaborativen Kontaktdatenbank ermöglichen, wird der Arbeitsablauf reibungsloser und der Informationsaustausch schneller. Obwohl eine nahtlose Zusammenarbeit von entscheidender Bedeutung ist, eignen sich nicht alle Informationen aus Ihrer Kontaktdatenbank für die gemeinsame Nutzung, z. B. private Telefonnummern oder Postadressen.
Shared Contacts für Google Mail ist eine effektive Lösung für dieses Problem. Mit diesem Tool haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Daten Ihrer Kontakte selektiv auszublenden. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, nur die Informationen weiterzugeben, die Ihren Präferenzen entsprechen, und so eine sichere und maßgeschneiderte Zusammenarbeit zu gewährleisten.
Die wichtigsten Vorteile von Hidden Fields
- Wählen Sie, welche Felder sichtbar oder verborgen sein sollen
Zusätzlich zu den geschäftlichen Kontaktinformationen hat der Besitzer der Kontaktliste möglicherweise auch die persönlichen E-Mail-Adressen und Telefonnummern seiner beruflichen Kontakte gespeichert. Mit der Funktion für ausgeblendete Felder kann der Eigentümer festlegen, dass nur die geschäftlichen Nummern angezeigt werden, während die persönlichen Daten geheim bleiben. So werden doppelte Einträge (einer für geschäftliche und einer für private Kontakte) bei der Weitergabe der Kontaktinformationen vermieden.
- Wählen Sie aus, wer die Felder sehen und bearbeiten kann
Die Sichtbarkeit der Kontaktfelder kann nur vom Eigentümer eingestellt werden. Es ist jedoch möglich, einem anderen Benutzer die Berechtigungsstufe des Eigentümers zu erteilen, wenn dies für notwendig erachtet wird. Der/die Eigentümer der Kontaktliste können dann die Kontaktliste mit den angepassten sichtbaren Feldern für andere Benutzer freigeben.
- Entziehen Sie den Zugriff auf sensible Daten mit nur einem Klick
Falls der Eigentümer neu erkennt, dass ein Kontaktdatenfeld nicht freigegeben werden sollte, kann er den Sichtbarkeitsstatus der Kontaktfelder einfach ändern. Die Anpassung erfolgt in Echtzeit.
- Auf Benutzer- oder Gruppenebene verwaltbare Berechtigungen
Der Eigentümer der Kontaktliste kann die angezeigten Felder für die gemeinsam genutzten Benutzer leicht anpassen, sei es für einen einzelnen Benutzer oder eine Gruppe. Für letztere muss der Besitzer ein Etikett erstellen, um die Anpassung schneller und einfacher zu machen.
Vorteile des Ausblendens bestimmter Felder in einer Kontaktdatenbank
Schutz der Privatsphäre
Es ist von entscheidender Bedeutung, das Vertrauen und die Einhaltung der Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten zu wahren. Das Verbergen von sensiblen Informationen wie Privatadressen, Telefonnummern oder persönlichen E-Mail-Adressen hilft, die Privatsphäre der Personen in Ihrer Kontaktdatenbank zu schützen.
Verbesserung der Sicherheit
Die Beschränkung des Zugriffs auf bestimmte Informationen erhöht die allgemeine Sicherheit Ihrer Kontaktdatenbank. Wenn Sie den Zugriff auf bestimmte Details beschränken, verringert sich das Risiko einer unbefugten Nutzung oder möglicher Datenverletzungen.
Benutzerdefinierte Freigabe
Die Anpassung der freigegebenen Kontaktfelder ebnet den Weg für eine individuellere und effizientere Zusammenarbeit. Die Teammitglieder können sich auf die relevanten Details konzentrieren. Auf diese Weise werden Kommunikation und Arbeitsabläufe rationalisiert, ohne dass Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes oder Ablenkung durch irrelevante Daten entstehen.
Professionalität
Ein professionelles Erscheinungsbild ist in der Geschäftskommunikation unerlässlich. Wenn Sie nur sachdienliche Informationen weitergeben, bewahren Sie ein gewisses Maß an Höflichkeit. Eine ausgefeilte Kontaktdatenbank zeigt, dass sie gut gepflegt und nicht einfach nur zusammengetragen und abgelegt wurde.
Geringere Unordnung
Die ausgeblendeten Felder ermöglichen es Ihnen, überflüssige oder irrelevante Details aus Ihrer gemeinsamen Kontaktliste zu entfernen. So fällt es den Teammitgliedern leichter, die für ihre Aufgaben wichtigsten Informationen zu finden und sich darauf zu konzentrieren. Dies trägt zu einem besser organisierten und effizienteren Arbeitsumfeld bei.
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Einhaltung von Vorschriften
Vertrauenswürdige Unternehmen halten sich an Vorschriften wie die europäische Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) und den California Consumer Privacy Act. Diese Einrichtungen gewährleisten die strikte Einhaltung der Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten.
Die Möglichkeit, bestimmte Kontaktdaten selektiv auszublenden, unterstreicht die Verpflichtung Ihres Unternehmens zur Einhaltung der Datenschutzgesetze. Dadurch werden mögliche rechtliche Probleme vermieden.
Risikominderung
Die Möglichkeit, sensible Daten zu verbergen, senkt das Risiko des Informationsmissbrauchs oder von Social-Engineering-Angriffen. Dieser proaktive Ansatz im Risikomanagement trägt zu einer sichereren und widerstandsfähigeren Organisationsstruktur bei.
Fallstudien zur Verwendung der Funktion “Verborgene Felder
Im Bildungswesen:
Sie sind eine Lehrkraft, die die Kontaktdatenbank Ihrer Klasse erstellt und zur besseren Zusammenarbeit mit derselben Klasse geteilt hat. Mit der Funktion “Versteckte Felder” von Shared Contacts für Google Mail können Sie sensible Informationen wie Privatadressen oder persönliche E-Mail-Adressen einfach verbergen.
Sie können diese Informationen nutzen, aber nicht unbedingt die Mitglieder der Klasse selbst. Dies ist ein notwendiger Schritt zum Schutz der Privatsphäre.
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In Immobilien:
Das CRM kann viele Informationen über die Interessenten enthalten, darunter Geburtstage, Positionen im Unternehmen und andere persönliche Angaben. Diese Daten sind für andere Teammitglieder, die nur mit dem Versand von Benachrichtigungs-E-Mails oder dem Transaktionssupport betraut sind, möglicherweise nicht von Bedeutung.
Wenn Sie Shared Contacts für Google Mail verwenden, um die Kundendatenbank mit diesen Teammitgliedern zu teilen, sparen Sie nicht nur die teuren CRM-Sitzkosten. Sie haben auch die Funktion der versteckten Felder genossen, mit der Sie sensible Daten individuell freigeben können.
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In Non-Profit-Organisationen:
Wenn Sie Ihre Spenderrecherche durchführen oder die Anmeldeformulare ausfüllen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie auch sensible Daten von Ihren Spendern sammeln. In Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) und anderen behördlichen Vorschriften zum Datenschutz müssen Informationen mit äußerster Vertraulichkeit behandelt werden.
Nutzen Sie die Funktion der verborgenen Felder von Shared Contacts für Gmail, um die Sicherheit bei der Verarbeitung der Kontaktinformationen Ihrer Spender zu erhöhen.
