Als Unternehmer und Manager bringt ein gutes System für Ihre Buchhaltung eine Menge zusätzlicher Sicherheit. Das heißt, zu wissen, wie sich Ihre Gewinne entwickeln, welche Ausgaben am wichtigsten sind, was wann bezahlt werden muss, ist ein wichtiger Bestandteil der Verwaltung.
Auf diese Weise haben Sie eine bessere Vorstellung von Ihrer finanziellen Situation und davon, was Sie tun müssen, damit das Unternehmen weiter wächst. In Zukunft können diese Daten zur Entwicklung neuer Strategien und Projekte genutzt werden.
Aber in den meisten Fällen sind Manager Multitasker, die kaum Zeit haben, Dinge wie die Buchhaltung zu erledigen. Und wenn Abteilungen ihre eigenen Geldangelegenheiten an ein anderes Team weiterleiten müssen, kann es zu Datenverlusten, fehlenden Dateien und anderen Problemen kommen, die zu verspäteten Zahlungen, Geldstrafen und anderen finanziellen Problemen führen.
Daher ist es wichtig zu verstehen, welche Prioritäten in der Buchhaltung gelten und wie Sie die Technologie nutzen können, um ein digitales, effizientes System zu schaffen, das die wichtigsten Anforderungen in Ihrem Unternehmen erfüllt.
Warum braucht ein kleines Unternehmen ein Buchhaltungssystem?
Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Unternehmen wächst und benötigt neue Mitarbeiter als Subunternehmer, um Ihren Kunden Dienstleistungen anbieten zu können. Wie kann Ihre Buchhaltung deren Zahlungen erfüllen? Ist das Unternehmen bereit, Rechnungen pünktlich zu erhalten und zu bezahlen, die notwendigen Werkzeuge zu kaufen und die geschuldeten Steuern zu zahlen?
Oder wenn Ihr Unternehmen in der Logistik tätig ist und von den LKW-Fahrern verlangt, dass sie ihre Fahrzeuge auf dem neuesten Stand halten. Wohin schicken sie die Quittungen für die Wartungsarbeiten? Wer organisiert diese Dokumente und wie?
Eine weitere Situation, in der Zeit eine Rolle spielt, ist die Bezahlung Ihrer Mitarbeiter. Neben der Einhaltung von Gesetzen und bewährten Praktiken schafft die pünktliche Bezahlung ein viel besseres Arbeitsumfeld, da die Mitarbeiter wissen, dass Ihr Unternehmen seinen Verpflichtungen nachkommt. Mit den richtigen Tools können Sie automatische Zahlungen und Rechnungsanforderungen einrichten, was den Zeitaufwand für diese Aufgaben verringert.
Ihr Gleichgewicht kennen
Eine gute Buchführung hat einen großen Vorteil: Ihre Bilanz. Tatsächlich verlieren viele Unternehmensleiter Geld, weil sie nicht genau darauf achten, was ausgegeben wird und wie sich die Investitionen entwickeln.
So wissen Sie vielleicht, wie viel Sie für Software ausgeben, aber nicht, wie viel die Mitarbeiter davon profitieren oder wie hoch der Anteil an Ihren monatlichen Ausgaben ist. Auf der anderen Seite wissen Sie, wie viel jeder Kunde zahlt, aber vielleicht haben Sie keinen guten Vergleich der jedem einzelnen Kunden gewidmeten Stunden.
Wenn alles in eine Bilanz und andere Unterlagen aufgenommen wird, können Sie Dinge wie Unternehmensvermögen, monatliche und wöchentliche Finanzberichte, durchschnittliche Ausgaben nach Art und Projekt usw. visuell vergleichen .
Dies hat einen enormen Einfluss auf die Gesundheit Ihres Unternehmens. Mit Finanzdaten ist es viel einfacher, Zukunftspläne zu entwickeln und eine Wachstumsstrategie zu erstellen. Von der Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen bis zur Einstellung eines größeren Teams – dokumentierte Bilanzen geben Ihren Entscheidungen Gewicht.
Wie kann die Technik Ihnen helfen, Ihre Buchhaltung besser zu machen?
Ein gutes Buchhaltungssystem ist zwar unerlässlich, aber in Anbetracht der vielen Variablen scheint es schwierig zu sein. Bei der Einrichtung Ihrer Buchhaltung gibt es eine Menge zu beachten. Sie müssen die Prioritäten klären – stellen Sie Auftragnehmer ein? An verschiedenen Orten tätig? – und passen das System an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an.
Technologie kann dabei sehr hilfreich sein: Mit Funktionen wie Cloud-Speicher für Ihre Bilanzen, gemeinsamer Bearbeitung von Dokumenten und gemeinsamen Posteingängen können Sie den idealen digitalen Arbeitsbereich schaffen, der es Ihrem Buchhaltungsteam ermöglicht, besser und schneller zu arbeiten.
5 Möglichkeiten zur Rationalisierung Ihres Systems
Wissen Sie, welche Art von Buchhaltung Ihr Unternehmen benötigt? Hier sind die fünf Schritte zur Einrichtung.
Holen Sie sich einen gemeinsamen Posteingang wie DragApp
Ein gemeinsamer Posteingang ist ein gemeinsamer E-Mail-Posteingang, auf den alle Teammitglieder zugreifen können. Nehmen wir an, Sie haben eine E-Mail-Adresse invoices@companyname, an die Sie alle Dokumente von Unterauftragnehmern weiterleiten.
Normalerweise müssten sich die Mitarbeiter des Buchhaltungsteams bei diesem Konto anmelden und entweder die Aufgaben in ihrem Posteingang sortieren oder die eingehende Post an sich selbst weiterleiten, um sie zu bearbeiten.
Dies kann ein Grund zur Sorge sein, da es den Prozess verlangsamen könnte. Außerdem bedeutet die gemeinsame Nutzung von Anmeldeinformationen, dass Ihr Konto anfälliger für Sicherheitsbedenken und Ausfälle ist – ein großes Problem für sensible Finanzdaten.
Die Umgehung ist die Einrichtung eines gemeinsamen Posteingangs direkt über Ihre eigenen Google Mail-Konten. Mit einem Tool für den gemeinsamen Posteingang wie DragApp können Sie eine bestehende E-Mail-Adresse in einen Posteingang umwandeln, den autorisierte Benutzer direkt von ihren eigenen Konten aus sehen können. Auf diese Weise müssen Sie keine Anmeldeinformationen weitergeben und nicht ständig zwischen Konten wechseln. Stattdessen sehen alle Benutzer die eingehenden Nachrichten in Echtzeit und passen die Arbeitsabläufe der Ebenen entsprechend an.
Ein weiteres Merkmal, das Drag ideal für Finanzteams macht, ist, dass es Tafeln und Aufgaben enthält. Das heißt, die Benutzer können E-Mails in Aufgabenkarten umwandeln und sie in einem To-Do-Board organisieren. Anschließend können sie diese Aufgaben ihrem Team zuweisen. Dies führt zu einer kooperativen und effizienten Teamarbeit, die für kleine Unternehmen unerlässlich ist.
Häufige Revisionen durchführen
Mit einem Tool wie Drag, das eine Aufgabenverwaltung beinhaltet, vermeiden Sie, dass Sie eingehende Post verpassen oder dass es zu Missverständnissen kommt. Dies ist für ein Finanzteam von entscheidender Bedeutung, da Sie keine Fristen versäumen oder Verzugszinsen zahlen müssen. Der Arbeitsablauf wird verbessert, und das wirkt sich direkt auf Ihre Finanzen aus.
Bei der Entwicklung Ihres Systems ist es wichtig, dass Sie Zeit für die Analyse von Berichten und Bilanzen einplanen, damit Sie verstehen, wohin das Geld fließt und wie Sie besser für die Zukunft planen können.
Pünktlichkeit bei Zahlungen und Rechnungen
Von der Steuererklärung bis zur Bezahlung von Lieferanten ist eine rechtzeitige Reaktion der Schlüssel zu einer gesunden Buchführung. Für Kleinunternehmer ist dies oft eine Herausforderung, da sie mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen müssen, aber es ist unerlässlich.
Die Technik kann in dieser Situation Ihr Verbündeter sein. Erstens: Dokumentation. Wenn Sie mit einer externen Buchhaltungsfirma zusammenarbeiten, richten Sie ein Google Drive mit Finanzberichten und anderen Dateien ein und fügen Sie sie hinzu, sobald Sie sie erhalten. Dann können Sie schnell darauf zurückgreifen und sie bei Bedarf an Ihren Buchhalter weiterleiten.
Sie sollten nicht nur alles dokumentieren und klarstellen, sondern sich auch jeden Monat etwas Zeit nehmen, um die Zahlungen zu organisieren und die Jahresabschlüsse durchzugehen. Tragen Sie es als wiederkehrende Verpflichtung in Ihren Kalender ein. Nutzen Sie diese Zeit, um mehr über den Stand Ihrer Bilanz zu erfahren – so gibt es am Ende des Quartals keine Überraschungen mehr.
Menschen in Kontakt halten
Mit der Zunahme globaler, dezentraler Teams befinden sich Sie und der Leiter der Buchhaltung möglicherweise nicht einmal am selben Ort. Und einige Ihrer Mitarbeiter, Auftragnehmer und Lieferanten vielleicht auch nicht. Aber Buchhaltung und Buchführung erfordern ein ständiges Hin und Her mit oft denselben Personen. Wie kann man es also beheben?
Mit Werkzeugen wie dem Shared Contacts Manager können Sie die Kontakte Ihrer Teams über alle Kommunikationsmittel hinweg mit internen und externen Kontakten austauschen.
Wenn beispielsweise ein Subunternehmer auf WhatsApp fragt, an wen er seine Rechnung schicken soll, können Sie einfach die Kontaktinformationen des Rechnungsmanagers weitergeben. Wenn Ihre Buchhaltungsfirma nach den Kontaktdaten eines Mitarbeiters fragt, können Sie diese weitergeben, auch wenn die Buchhaltungsfirma nicht zu Ihrer Google-Domain gehört.
Das bedeutet, dass die Kontakte nicht mehr nur innerhalb der Domäne zugänglich sind, sondern dass Ihr Verzeichnis einfach und sicher über andere Plattformen und unternehmensübergreifend genutzt werden kann.
Alles von überall aus einrichten lassen
Eine der größten Sorgen von Geschäftsinhabern und Managern ist, dass sie von überall her auf das Kontaktverzeichnis zugreifen müssen. Und sie haben vielleicht nicht jede einzelne Telefonnummer und E-Mail-Adresse auf ihren mobilen Geräten gespeichert.
Mit Shared Contacts für Google Mail können Sie von Ihrem eigenen Konto aus auf diese Informationen zugreifen, sei es in Ihrem Browser, über eine mobile App oder über andere Tools wie Google Drive. Egal wann und wo Sie sind, wenn Sie Menschen erreichen müssen, sind Sie nicht auf Ihre eigenen Kontakte beschränkt. Stattdessen können Sie einfach das Verzeichnis durchsuchen und die gewünschte Person finden.
Wenn Sie sich beispielsweise mit einem Kunden treffen und dessen Vertrag an Ihre Buchhaltungs- und Rechtsabteilung senden müssen, können Sie ihn einfach in Ihrer Google Drive-App speichern. Suchen Sie dann das Buchhaltungs- und Rechtsteam im Verzeichnis und leiten Sie es an sie weiter. Keine zusätzlichen Schritte erforderlich.
Sind Sie bereit, ein besseres, leichter zugängliches Buchhaltungssystem einzuführen? Lesen Sie mehr darüber, wie Technologie das Wachstum kleiner Unternehmen fördert!
