Als bedrijfseigenaar en manager brengt een goed systeem voor je boekhouding veel extra zekerheid. Dat wil zeggen, weten hoe het met je winst gaat, welke uitgaven het belangrijkst zijn, wat er betaald moet worden en wanneer, is een belangrijk onderdeel van management.
Met dat in gedachten heb je een beter idee van je financiële status en wat er moet worden geïmplementeerd om het bedrijf te laten groeien. In de toekomst kunnen deze gegevens worden gebruikt om nieuwe strategieën en projecten te ontwikkelen.
Maar managers zijn meestal multitaskers met weinig tijd om zaken als boekhouding te regelen. En wanneer afdelingen hun eigen geldzaken moeten doorsturen naar een ander team, kunnen er gegevens verloren gaan, bestanden worden gemist en andere problemen ontstaan die late betalingen, boetes en andere financiële problemen veroorzaken.
Het is dus belangrijk om te begrijpen wat de prioriteiten van de boekhouding zijn en hoe je technologie kunt gebruiken om een digitaal, efficiënt systeem te creëren om aan de belangrijkste behoeften van je bedrijf te voldoen.
Waarom heeft een klein bedrijf een boekhoudsysteem nodig?
Stel bijvoorbeeld dat je bedrijf groeit en dat je nieuwe mensen moet uitbesteden om je diensten aan klanten te kunnen aanbieden. Hoe kan je boekhouding aan hun betalingen voldoen? Is het bedrijf bereid om facturen op tijd te ontvangen en te betalen, om het nodige gereedschap te kopen, om de verschuldigde belastingen te betalen?
Of bijvoorbeeld als je bedrijf naast logistiek ook vrachtwagenchauffeurs nodig heeft om hun voertuigen up-to-date te houden. Waar sturen ze de onderhoudsbewijzen naartoe? Wie organiseert deze documenten en hoe?
Een andere situatie waarin tijd gevoelig is, is het betalen van je werknemers. Naast het naleven van wetten en goede praktijken, zorgt het op tijd betalen van mensen voor een veel betere werkomgeving, omdat mensen weten dat je bedrijf hun verplichtingen nakomt. Met de juiste tools kun je automatische betalingen en factuurverzoeken instellen, waardoor je minder tijd kwijt bent aan deze taken.
Ken uw balans
Er is een groot voordeel aan een goede boekhouding: je balans. In feite verliezen veel bedrijfsmanagers geld omdat ze niet goed opletten wat er wordt uitgegeven en hoe de investeringen presteren.
Je weet bijvoorbeeld wel wat je uitgeeft aan software, maar niet hoeveel werknemers er voordeel bij hebben of hoeveel van je maandelijkse uitgaven dit vertegenwoordigt. Aan de andere kant weet je hoeveel elke klant betaalt, maar misschien heb je geen goede vergelijking van de uren die je aan elke klant besteedt.
Als alles wordt toegevoegd aan een balans en andere documentatie, kun je zaken als bedrijfsactiva, maandelijkse en wekelijkse financiële rapporten, gemiddelde uitgaven per type en per project, enz. visueel vergelijken .
Dit heeft een enorme impact op de gezondheid van je bedrijf. Met financiële gegevens is het veel gemakkelijker om toekomstplannen te ontwikkelen en een groeistrategie uit te stippelen. Van het ontwikkelen van nieuwe producten en diensten tot het aannemen van een groter team, het hebben van gedocumenteerde balansen geeft je beslissingen gewicht.
Hoe kan technologie je helpen beter te boekhouden?
Hoewel een goed boekhoudsysteem essentieel is, lijkt het moeilijk te realiseren gezien de variabelen. Er komt veel kijken bij het opzetten van je boekhouding. Je moet prioriteiten stellen – huur je aannemers in? Werken ze op verschillende plaatsen? – en het systeem aanpassen aan de behoeften van je bedrijf.
Technologie kan veel helpen: met functies zoals cloudopslag voor het bewaren van je balansen, het gezamenlijk bewerken van documenten en gedeelde inboxen kun je de ideale digitale werkruimte creëren waarmee je boekhoudteam beter en sneller kan werken.
5 manieren om je systeem te stroomlijnen
Weet jij wat voor soort boekhouding jouw bedrijf nodig heeft? Hier zijn de vijf stappen om het op te zetten.
Gebruik een gedeelde inbox zoals DragApp
Een gedeelde inbox is een collectieve e-mailinbox waar alle teamleden toegang toe hebben. Stel bijvoorbeeld dat je een e-mailadres facturen@bedrijfsnaam hebt waar je alle documenten van onderaannemers naartoe stuurt.
Meestal moeten de medewerkers van het boekhoudteam inloggen op deze account en ofwel de taken in hun inbox sorteren of de binnenkomende mail naar zichzelf doorsturen om eraan te werken.
Dit kan een reden tot bezorgdheid zijn omdat het het proces kan vertragen. Bovendien betekent het delen van inloggegevens dat je account vatbaarder is voor beveiligingsproblemen en storingen – een groot probleem voor gevoelige financiële gegevens.
De workaround is het instellen van een gedeelde inbox direct vanuit je eigen Gmail-accounts. Met een gedeelde inbox zoals DragApp kun je een bestaand e-mailadres omzetten in een inbox die gebruikers kunnen zien vanuit hun eigen account. Op die manier hoef je geen inloggegevens te delen en steeds tussen accounts te wisselen. In plaats daarvan zien alle gebruikers de inkomende berichten in realtime en kunnen ze hun workflow hierop aanpassen.
Een andere functie die Drag ideaal maakt voor financiële teams is dat het borden en opdrachten bevat. Dat wil zeggen dat gebruikers e-mails kunnen omzetten in taakkaarten en ze kunnen organiseren in een takenbord. Vervolgens kunnen ze deze taken aan hun team toewijzen. Dit zorgt voor meer samenwerking en efficiënt teamwerk, wat essentieel is voor kleine bedrijven.
Regelmatig reviseren
Met een tool zoals Drag die taakbeheer bevat, vermijd je het missen van inkomende mail en miscommunicatie. Dit is essentieel voor een financieel team, omdat je dan geen deadlines mist of te late kosten betaalt. De workflow wordt verbeterd en dat heeft een directe impact op je financiën.
Bij het ontwikkelen van je systeem is het belangrijk om tijd in te plannen om rapporten en balansen te analyseren, zodat je begrijpt waar het geld naartoe gaat en hoe je beter kunt plannen voor de toekomst.
Op tijd zijn met betalingen en facturen
Van belastingaangifte tot het betalen van leveranciers, een tijdige reactie is essentieel voor een gezonde boekhouding. Dit is vaak een uitdaging voor eigenaren van kleine bedrijven, omdat ze moeten multitasken, maar het is essentieel.
Technologie kan in deze situatie je bondgenoot zijn. Eerst documentatie. Als je met een extern boekhoudkantoor werkt, maak dan een Google Drive aan met financiële overzichten en andere bestanden en voeg ze toe zodra je ze ontvangt. Vervolgens kun je ze snel raadplegen en indien nodig doorsturen naar je accountant.
Naast het feit dat je alles gedocumenteerd en duidelijk moet hebben, moet je elke maand wat tijd uittrekken om de betalingen te organiseren en de financiële overzichten door te nemen. Zet het in je agenda als een terugkerende verplichting. Gebruik deze tijd dan om meer te weten te komen over je balansstatus – nu heb je geen verrassingen meer aan het einde van het kwartaal.
Mensen in contact houden
Met de opkomst van wereldwijde teams op afstand zijn jij en de boekhoudmanager misschien niet eens op dezelfde plek. En sommige van je werknemers, aannemers en leveranciers misschien ook niet. Maar boekhouden en boekhouden vereist veel heen-en-weer gepraat met vaak dezelfde mensen. Dus, hoe los je het op?
Met tools zoals een Shared Contacts Manager kun je de contacten van je teams verspreiden over je communicatietools, met interne en externe contacten.
Als een onderaannemer bijvoorbeeld op WhatsApp vraagt naar wie hij zijn factuur moet sturen, kun je gewoon de contactgegevens van de Factuurmanager delen. Aan de andere kant, als je boekhoudkantoor om de contactgegevens van een werknemer vraagt, kun je deze delen, zelfs als het boekhoudkantoor geen deel uitmaakt van je Google-domein.
Dat wil zeggen, in plaats van dat contactpersonen alleen toegankelijk zijn binnen het domein, wordt je adresboek eenvoudig en veilig gedeeld via andere platforms en tussen bedrijven.
Overal laten instellen
Een van de grootste zorgen van bedrijfseigenaren en managers is dat ze overal toegang moeten hebben tot de adressenlijst. En misschien hebben ze niet alle telefoonnummers en e-mailadressen van contactpersonen opgeslagen op hun mobiele apparaten.
Met Gedeelde contactpersonen voor Gmail heb je toegang tot deze informatie vanuit je eigen account, of het nu in je browser is, via een mobiele app of via andere tools, zoals Google Drive. Het maakt niet uit waar of wanneer je mensen moet bereiken, je bent niet beperkt tot je eigen contacten. In plaats daarvan kun je gewoon in het telefoonboek zoeken en vinden wie je nodig hebt.
Als je bijvoorbeeld een afspraak hebt met een klant en je moet zijn contract doorsturen naar je boekhouding en juridische bestanden, dan kun je het gewoon opslaan in je Google Drive app. Zoek vervolgens het boekhoudkundige en juridische team in het telefoonboek en stuur het naar hen door. Geen extra stappen nodig.
Klaar om een beter, toegankelijker boekhoudsysteem te implementeren? Lees meer over hoe technologie kleine bedrijven helpt groeien!
