Een bedrijvengids bevordert een soepele samenwerking en verhoogt de productiviteit. Het vereenvoudigt het inwerken van nieuwe medewerkers, terwijl zelfs ervaren medewerkers profiteren van eenvoudige toegang tot bijgewerkte contactgegevens. Dit bespaart tijd bij het zoeken naar collega’s op andere afdelingen en zorgt voor naadloze workflows.
Voorheen bood Shared Contacts for Gmail een beperkte zichtbaarheid van het telefoonboek. Hoewel gebruikers contactpersonen uit hun telefoonboek automatisch konden aanvullen, konden ze de volledige lijst met contactpersonen niet rechtstreeks vanuit het dashboard bekijken.
In deze post duiken we in de recente updates van de Directory-functie. Ook de uitdagingen met de oude versie komen aan bod. Verder bespreken we hoe deze verbeteringen de gebruikerservaring en samenwerking zullen verbeteren.
Het probleem: de map is verborgen voor het team
In de eerdere versie van ons platform was de Directory-functie, een waardevol hulpmiddel voor teamsamenwerking en communicatie, vaak onzichtbaar. Alleen beheerders konden de Directory zien en activeren, en zelfs als deze was ingeschakeld, bleef deze onzichtbaar voor alle anderen, inclusief andere beheerders. Dit gebrek aan zichtbaarheid leidde ertoe dat veel gebruikers de voordelen van de Directory misliepen.
Casestudie: Het verhaal van de twee beheerders
Overweeg een beheerder genaamd Adam die de app installeert en besluit om de Directory functie te verkennen. Hij klikt op “Directory inschakelen” en de hele domeindirectory wordt zichtbaar, maar alleen voor hem. Voor alle anderen, inclusief andere beheerders zoals Eve, is de Directory volledig onzichtbaar. Dit betekent dat wanneer Admin Eve het beheer van de app overneemt, ze niet eens weet dat de Directory bestaat, laat staan dat Adam deze al heeft geactiveerd.
Bovendien, zelfs als Eva op de hoogte is van de Directory, kan ze deze niet zien en delen met andere gebruikers tenzij Adam deze expliciet met haar deelt. Deze beperking vormde een significante belemmering voor samenwerking en verminderde de algehele effectiviteit van de functie. Als gevolg hiervan bleef de Directory grotendeels onopgemerkt en onderbenut door de meeste gebruikers in het domein, waardoor het volledige potentieel onbenut bleef.
De oplossing: De naamsbekendheid vergroten
Om dit probleem aan te pakken en ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van de functie Directory, hebben we belangrijke updates doorgevoerd om de zichtbaarheid te verbeteren:
Voorbeeld van map wanneer synchronisatie is uitgeschakeld
Nu kan iedereen, niet alleen de beheerder die het heeft geactiveerd, een voorbeeldscherm van de Adreslijst zien, zelfs als de Adreslijst-synchronisatie is uitgeschakeld. Deze preview toont een momentopname van ongeveer een dozijn gebruikers, zodat iedereen een idee krijgt van wat de Directory is en hoe ze het kunnen gebruiken.
- Voor beheerders bevat de preview een bericht waarin ze worden uitgenodigd om de volledige Directory-functie in te schakelen. Dit eenvoudige duwtje in de rug zorgt ervoor dat alle beheerders op de hoogte zijn van de functie en actie kunnen ondernemen om deze te activeren wanneer dat nodig is.
- Voor niet-beheerders bevat het voorbeeldscherm een bericht dat hen aanmoedigt om hun beheerder te vragen de Directory in te schakelen. Deze mededeling zorgt ervoor dat gebruikers die geen toestemming hebben om de Directory te activeren, toch op de hoogte zijn van het bestaan ervan en stappen kunnen ondernemen om de Directory voor hun gebruik in te schakelen.
Volledig directoryoverzicht voor alle beheerders
Zodra een beheerder de Adreslijst inschakelt, wordt deze zichtbaar voor alle andere beheerders. Nu kan elke beheerder zien wanneer de adreslijst actief is, de leden van de adreslijst bekijken en deze delen met anderen. Deze gedeelde zichtbaarheid zorgt ervoor dat alle beheerders op de hoogte blijven en de adresboekfunctie gezamenlijk kunnen beheren en gebruiken.
Zichtbaarheid in directory voor niet-beheerders
Voor niet-beheerders blijft de Directory in de voorbeeldmodus staan, zelfs nadat deze is ingeschakeld. Er wordt nu echter een duidelijk bericht weergegeven waarin ze worden uitgenodigd om toegang aan te vragen bij hun beheerder. Dit verbetert de gebruikerservaring door ervoor te zorgen dat niet-beheerders op de hoogte zijn van de functie.
Bovendien weten ze nu ook hoe ze er toegang toe kunnen krijgen als dat nodig is. Hoewel ze de functie niet zelf kunnen activeren, hebben ze nu een duidelijk pad om deze aan te vragen. Dit vermindert verwarring en bevordert een breder gebruik van de contactendatabase.
De impact: Bewustwording en samenwerking
Deze veranderingen hebben een grote impact op de algehele gebruikerservaring en teamsamenwerking:
- Verhoogde bekendheid: Iedereen binnen de organisatie zal nu op de hoogte zijn van de Directory-functie, wat leidt tot een grotere acceptatie en gebruik.
- Verbeterde samenwerking: Door de Directory eenvoudig toegankelijk en deelbaar te maken, kunnen teams effectiever verbinding maken, communiceren en samenwerken.
- Verbeterde productiviteit: De Directory kan verschillende taken stroomlijnen, zoals het vinden van teamleden en het delen van informatie, wat uiteindelijk de productiviteit verhoogt.
Conclusie:
De verbeterde zichtbaarheid van de Directory-functie betekent een grote stap voorwaarts in de ontwikkeling van ons platform. Door ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van deze waardevolle tool, stellen we teams in staat om samen te werken en hun doelen efficiënter te bereiken.
- Voordelen van een Company Directory App
- Google Directory, LDAP, AD, GAL: kies de juiste architectuur
- Een samenwerkingscultuur creëren voor uitmuntendheid op de werkplek
