Op het eerste gezicht lijken Google Directory en Google Contacts misschien twee kanten van dezelfde medaille. Ze beheren tenslotte allebei contactgegevens, toch? Maar deze twee door elkaar halen kan leiden tot kritieke fouten, vooralals het gaat om mobiele toegang, nummerweergave en dagelijkse samenwerking.
Laten we eens kijken hoe ze verschillen, wat de meest voorkomende valkuilen zijn en hoe je de kloof kunt overbruggen met tools zoals Shared Contacts for Gmail™.
Wat is Google Directory?
De Google Directory (of Google Workspace Directory) is het gecentraliseerde adresboek voor een organisatie die Google Workspace gebruikt. Deze wordt beheerd door Google Workspace-admins en omvat:
- Alle gebruikers in de organisatie.
- Groepen (mailinglijsten, gezamenlijke inboxen).
- Gedeelde externe contactpersonen (handmatig toegevoegd door beheerders met een product van derden zoals Shared Contacts for Gmail™).
Zie het als het telefoonboek van het bedrijf dat ervoor zorgt dat iedereen weet hoe ze hun collega’s en gedeelde bronnen (zoals support- of verkoopteams) kunnen bereiken.
Het kan ook worden geassimileerd aan een LDAP-server (onze Active Directory) die deel zou uitmaken van je Google Workspace beheerconsole.
Beperking:
De Google Directory is niet ontworpen voor samenwerking tussen contactpersonen of voor het beheren van persoonlijke of teamcontacten. Het is puur administratief.
Wat is Google Contacten?
Google Contacten is persoonlijk. Elke gebruiker beheert hier zijn eigen contacten:
- Persoonlijke contacten (klanten, verkopers, familie & vrienden).
- Gedeelde contactpersonen (indien gesynchroniseerd vanuit externe tools zoals Gedeelde contactpersonen voor Gmail™GSC).
Het integreert rechtstreeks met Gmail, Google Agenda en, nog belangrijker, mobiele apparaten en toontalle details van je contactpersonen in telefoonboeken, nummerweergave en automatische aanvulsuggesties.
Veelgemaakte fouten bij het verwarren van de twee
1. Ervan uitgaan dat Google Directory-contactpersonen verschijnen op mobiele apparaten:
- Fout! Google Directory-contacten worden niet standaard gesynchroniseerd met de telefoons van gebruikers.
- Als je iemand van je Google Workspace-organisatie wilt bellen, kun je hem mogelijk niet vinden als je hem niet handmatig hebt toegevoegd op je telefoon.
2. Verwachten dat Google Directory nummerweergave bijwerkt:
- Weer fout. Nummerweergave op mobiele telefoons werkt alleen met Google Contacten die zijn gesynchroniseerd met het apparaat.
- Adresboekcontacten blijven onzichtbaar tenzij ze gesynchroniseerd zijn met Google Contacten. Als iemand van je organisatie belt, kan de telefoon dus “Onbekend nummer” weergeven omdat het contact niet in je mobiele telefoonboek staat.
3. Aangepaste velden of opmerkingen toevoegen in Google Directory:
- De Directory heeft beperkte aanpassingsmogelijkheden. Je kunt geen velden toevoegen zoals “verjaardag”, “notities laatste vergadering”, “schoenmaat” of “favoriete kleur” of tags zoals je dat kunt in Google Contacten.
4. Toegangscontrole over het hoofd zien:
- Google Directory: Alleen beheerders kunnen deze beheren.
- Google Contacten: Eindgebruikers beheren hun eigen contacten of gedeelde labels.
Beperkingen van elk systeem
| Functie | Google Adresboek | Google Contacts |
| Beheerd door | Google-werkruimtebeheerders | Individuele gebruikers & Google Workspace-admins |
| Zichtbaar in mobiel telefoonboek |  Nee (tenzij gesynchroniseerd via een tool) |  Ja |
| Integratie van nummerweergave | Geen | Ja |
| Aanpassing (aangepaste velden, notities) | Zeer beperkt | Volledig aanpasbaar |
| Gedeelde externe contacten | Ja, maar beheerd door de beheerder | Ja |
| Automatische synchronisatie met apparaten | Geen | Ja |
| Automatisch aanvullen in Gmail/Calendar/Drive | Ja | Ja |
Waarom dit belangrijk is: De zaak van ontbrekende nummerweergave
Stel je voor dat een werknemer wordt gebeld door de CEO of een belangrijke klant. Maar in plaats van de naam toont de telefoon“Onbekend nummer“. Waarom? Omdat Google Directory geen contacten naar het telefoonboek of de beller-ID van je iPhone of Android-apparaat pusht .
Dit probleem breekt communicatieworkflows af, waardoor werknemers contactinformatie handmatig opnieuw moeten invoeren of, erger nog, belangrijke gesprekken moeten missen.
De oplossing: Google Directory synchroniseren met Google Contacten
Om het volledige potentieel van de Google Directory te ontsluiten en ervoor te zorgen dat contactpersonen beschikbaar zijn op mobiele apparaten, moeten beheerders een synchronisatietool zoals Shared Contacts for Gmail™ installeren.
Shared Contacts for Gmail™ overbrugt de kloof door:
- Google Directory-contacten synchroniseren met Google Contacten.
- Contacten zichtbaar maken op mobiele telefoons (inclusief nummerweergave en telefoonboek).
- Ervoor zorgen dat automatisch aanvullen werkt in Gmail, Agenda en Drive.
- Contacten delen met medewerkers in de hele organisatie.
Laatste afhaalmaaltijd
- Google Directory → Het zakelijke telefoonboek, beheerd door beheerders, maar onzichtbaar op mobiel.
- Google Contacten → Je persoonlijke en gedeelde adresboek, volledig toegankelijk en aanpasbaar op alle apparaten.
- Ga er niet van uit dat contacten in Telefoongidsen je mobiele behoeften dekken.
- Als je nummerweergave, mobiele toegang en volledige zichtbaarheid van contactpersonen wilt, heb je een synchronisator zoals Shared Contacts for Gmail™ nodig.
