Een bedrijvengids bestaat in verschillende vormen. Gewoonlijk heeft u uw regelmatig geraadpleegde telefoonnummers op een papier dat binnen uw gezichtsveld is opgehangen. Hoe dan ook, dit is het digitale tijdperk, alles kan nu papierloos.
Voorbij zijn de dagen dat er ergens op je bureau een papier is geplakt met de contactgegevens van wie je te maken hebt met andere afdelingen. Of toch niet? Misschien heeft je werkplek nu een gedeeld spreadsheetbestand waar je het kunt opzoeken als je het nog niet uit je hoofd kent. Anders weet u wie u moet lastigvallen als u de contactgegevens van de vervangende werknemer niet kunt vinden. Een bedrijfsgids die direct toegankelijk is vanaf uw mobiele telefoon of desktop bespaart u en iedereen in uw organisatie al deze nuances.
1. Efficiënte communicatie
Met de bedrijvengids-app hoeft u niet langer te zoeken naar de contactgegevens van uw teamleden. U hoeft het telefoonnummer niet in te voeren zoals u het ziet op het briefje aan de muur of te kopiëren/plakken van vorige transacties.
De contactgegevens van iedereen in het bedrijf verschijnen in het autocomplete formulier op het ontvangersveld van uw favoriete berichtenapp. Je vraagt niet langer rond voor het nummer van de nieuwe man.
2. Onboarding verbeteren
Over een nieuweling gesproken, een bedrijfsgids vergemakkelijkt zijn aanpassing aan de werkplek. Hij kan iedereen in de organisatie gemakkelijk zien. Hij kan iedereen makkelijk bereiken als hij de juiste toestemming heeft.
Een werkende bedrijvengids verkort de inwerkperiode van nieuwe werknemers. Zijn productiviteit neemt toe omdat hij zijn tijd gebruikt om het eigenlijke werk te doen in plaats van rond te vragen wie wat doet in uw bedrijf.
3. Bespaart tijd
Ik citeer Paul J. Meyer, een van ‘s werelds autoriteiten op het gebied van persoonlijke en professionele ontwikkeling: “De meeste tijd wordt verspild, niet in uren, maar in minuten. Een emmer met een klein gat in de bodem raakt net zo leeg als een emmer die opzettelijk wordt omgeschopt.”
Het zoeken naar een e-mailadres kan slechts enkele seconden duren. Helaas zou het herhaaldelijk uitvoeren van deze actie uren in een jaar opstapelen. Een betrouwbaar contactbeheersysteem elimineert deze onproductieve tijd.
4. Overal toegang tot de bedrijfsgids
Neem dit scenario: Je vond een lek in de bijkeuken. Het is handiger om de onderhoudsploeg direct vanaf uw mobiele telefoon te e-mailen dan naar uw desktop te gaan. Er kunnen tientallen redenen zijn waarom je die kleine zaak vergeet. Een directe e-mail in plaats van een memo op je telefoon bespaart je tijd en moeite.
5. Ondersteuning van de verkoop
Het marketing- en verkoopteam kunnen de klantenlijst gemakkelijk delen met een goede app voor contactbeheer. Dit betekent niet noodzakelijkerwijs een CRM. CRM stoelen kunnen prijzig zijn. De inwerkkosten en andere uitgaven zijn andere boekingen.
Men kan in de bedrijfsmap een map “Leads” en “Clients” aanmaken die alleen toegankelijk is voor de verkoop- en marketingafdelingen. Belangrijk is dat u de genoemde mappen beveiligt. Je wilt niet dat iedereen toegang heeft tot dit soort contacten.
Als uw bedrijf contacten kan delen, bespaart u dus op de maandelijkse betalingen voor de CRM-zetel. Alleen degenen die de functies zoals voorspellingen en gegevensanalyse echt nodig hebben, zullen gebruik maken van het CRM. De rest die het kan doen met alleen het delen van contacten hoeft niet aan boord van het CRM te zijn.
6. Beveilig de communicatie
In verband met het onderwerp van het beveiligen van de map, zoals hierboven vermeld, kies je de app voor contactbeheer waarmee je machtigingen kunt instellen. Machtigingen zijn belangrijk om ongeoorloofde toegang tot bepaalde contactgroepen te voorkomen.
Admins hoeven bijvoorbeeld geen toegang te hebben tot de klantenlijst. Daarom moet u de “Leads” en “Clients” beperken tot de afdelingen marketing en verkoop.
Wat de interne groep betreft, kunt u ook de contactgegevens van het C-niveau alleen zichtbaar maken voor de managers, als de eerste dat wenst. Dit voorkomt dat de bedrijfshiërarchie wordt omzeild. Sommige managers uit het MKB vinden het echter niet erg om ideeën te krijgen van dossiermedewerkers.
7. Deel meer dan contactgegevens
Werknemers kunnen gemakkelijk zoeken op naam, vestigingsplaats, afdeling of functie. In de bedrijvengids kunnen deze gegevens onder het contact worden geplaatst. Dit geeft iedereen kennis over de bedrijfsorganisatie.
Sommige contactbeheer-apps hebben zelfs een notitiefunctie en taggen je collega’s over iets wat je hebt geschreven. U kunt deze functie gebruiken om commentaar toe te voegen. U moet dit natuurlijk doen met toestemming van de betrokkene. Voorbeelden van aantekeningen zijn “zij is veganist” of “hij is een Jood.” Zeker, deze korte notities kunnen mensen herinneren aan de algemene voorkeuren van de wensen en behoeften van hun collega.
8. Bewaakt uw gegevens
Selecteer de software voor bedrijvengidsen die GDPR-compliant is of andere normen die de gegevensprivacy hoog houden. Dit is belangrijk zodat u weet dat uw gegevens niet worden gehackt of gebruikt door derden.
9. Beschermde overdracht
Wanneer een werknemer met de naam Cora het bedrijf verlaat, hoeft zij haar contactenlijst niet meer over te dragen aan haar opvolger, Lalaine. De contactbeheerder hoeft alleen Cora’s toegang te annuleren en Lalaine eraan toe te wijzen.
Dit is praktisch, vooral als Cora AWOL ging. Daardoor hoeft de beheerder Cora niet meer te vinden, althans niet voor de klantenlijst waarmee Cora in gesprek is. Op haar beurt heeft Cora niet langer onmiddellijk toegang tot de genoemde lijst. De beheerder hoeft zich geen zorgen te maken over zoekgeraakte bestanden of gebrek aan toegang tot Cora’s backlogs.
10. Bijgewerkte bedrijvengids
Sommige bedrijven hebben een groot personeelsverloop. Het bijhouden van een gedeeld spreadsheetbestand met de contactgegevens kan lastig zijn. Het zou tijdrovend zijn om de contactlijst voor elke afzonderlijke contactendatabank bij te werken.
Met een gecentraliseerde bedrijvengids is slechts één update nodig. De rest van de organisatie krijgt dezelfde bijgewerkte informatie op hun gedeelde contactpersonenlijst.
Dit elimineert het gedoe van het niet kennen van het nummer van de laatste administrateur die zorgt voor de verlofaanvraag. Aan de andere kant weet je misschien terloops dat Marcelo gepromoveerd is, ook al maakt hij dat niet bekend. Je team kan hem vragen om een karaoke avond te sponsoren als viering!
- 8 tips voor het kiezen van de juiste app voor contactbeheer
- 7 tips om Google Workspace als een professional te gebruiken
- Hoe u G Suite/Google Workspace kunt gebruiken als uw CRM: Een bruikbare gids
