Google workspace, of Gsuite en Google apps zoals het vroeger bekend stond, is een krachtige en massaal populaire verzameling software, vol met zakelijke, educatieve, samenwerkings- en productiviteitstools die miljoenen mensen efficiënter laten produceren.
Individueel werkruimtegebruik is gratis en bedrijven betalen voor extra functies zoals, althans van tijd tot tijd, aangepaste domeinen, onbeperkte cloudopslag, klantenondersteuning en andere extra diensten.
Tegelijkertijd is het veilig om te zeggen dat de meeste gebruikers tevreden zijn met de populairste functies en niet volledig weten hoe ze gebruik kunnen maken van alles wat Google Workspace biedt. Ze gebruiken misschien alleen de standaardinstellingen en basisfuncties van Gmail, Google Docs en Spreadsheets, plannen hun hectische dagen in Google Agenda en gebruiken misschien af en toe Google Slides en Forms.
De mogelijkheden van Google Workspace zijn echter veel uitgebreider, en wij willen u helpen het volledige potentieel te benutten van de software die u dagelijks gebruikt. Daarom hebben we zeven tips verzameld om Google Workspace als een pro te gebruiken.
1. Haal het meeste uit Gmail
Laten we beginnen met Gmail, want gemiddeld besteden professionals â…“ van hun werktijd aan het controleren en beantwoorden van e-mail. Het gebeurt zelden in één keer, maar in plaats daarvan worden we voortdurend onderbroken door e-mailmeldingen, wat nogal nadelig is voor onze productiviteit.
Gelukkig heeft Gmail aan populariteit gewonnen dankzij zijn intuïtieve en gebruiksvriendelijke interface, maar het heeft enkele beperkingen, en er is altijd ruimte voor verbetering.
Een paar tips kunnen u helpen uw mailbox op te ruimen en efficiënter te werken zonder dat u een supergebruiker van Google Mail hoeft te zijn.
Lees meer: Contacten rechtstreeks vanuit Gmail maken, bijwerken en delen
Verplaats prioritaire e-mails naar de top
Standaard worden e-mails in Gmail in chronologische volgorde weergegeven. Het is een intuïtieve aanpak, maar u kunt ook besluiten om meer kritische berichten eerst te tonen.
U kunt berichten handmatig als noodzakelijk markeren – met behulp van sterren – maar Gmail helpt ook met zijn prioriteitsmailbox. Om het in te schakelen, ga je naar instellingen en kies je ‘Belangrijk eerst’ in plaats van ‘Standaard’ – dan zie je eerst de e-mail die belangrijk en ongelezen is, met een sterretje, en daarna al het andere.
Filters zorgvuldig beheren
Filters zijn een andere handige functie die de e-mailproductiviteit in Gmail moet verbeteren.
Hoewel we aanraden om verder te gaan dan de standaardfilters van Google, is het belangrijk te benadrukken dat het toevoegen van te veel filters Gmail vertraagt. In plaats daarvan is het, althans vanuit het oogpunt van productiviteit, raadzaam uw filters te kiezen en er zo weinig mogelijk van te bewaren.
Kies de juiste weergavedichtheid
Het kiezen van een weergavedichtheid lijkt een kleinigheid, maar het kan het zoeken naar e-mail aanzienlijk verbeteren. Sinds kort toont Gmail de bijlagen standaard direct in de primaire mailbox, en dat kan handig zijn als u veel e-mails met waardevolle bijlagen ontvangt.
Als u het daarentegen storend vindt, kunt u in de instellingen de optie ‘Comfortabel’ kiezen en een duidelijkere mailbox krijgen.
Google- en niet-Google-accounts samenvoegen
Zelfs als Gmail uw favoriete mailbox is, gebruikt u wellicht nog andere e-mailproviders, bijvoorbeeld op uw werk.
Bovendien gebruikt u misschien een paar Google Workspace-accounts en vindt u het wisselen tussen die accounts onproductief. Gelukkig kunt u ze samenvoegen en zelfs een e-mail beantwoorden vanaf elk gewenst adres – kies het gewoon uit de keuzelijst voordat u een bericht verstuurt.
2. Google Docs optimaliseren
Google docs, sheets en slides behoren tot de meest gebruikte toepassingen van het Google ecosysteem. Zij zijn de plek waar je kunt creëren en samenwerken in de google cloud.
Hierdoor zijn ze een populair onderdeel van de verschillende google workspace apps. Talloze professionals over de hele wereld gebruiken Google Docs. Deze eenvoudige maar krachtige teksteditor is een essentieel hulpmiddel voor schrijvers, inhoudsmanagers, tekstbewerkers en iedereen die met tekst werkt.
Bovendien wordt het ook veel gebruikt voor het maken van aantekeningen, notulen van vergaderingen, to-do lijsten, samenwerken aan documenten en tal van andere taken. De meeste mensen gebruiken de standaardinstellingen, maar wie gebruikt Google Docs niet als een pro?
Doe het onderzoek in Google Docs
Voor het schrijven is op zijn minst wat online onderzoek nodig, en de meeste gebruikers van Google Docs openen een nieuw tabblad en googelen wat ze moeten weten of controleren. Het lijkt eenvoudig, maar elk tabblad zit vol potentiële afleiders.
Niet iedereen weet dat er een slimme functie is, Explore genaamd, waarbij een klein tabblad wordt geopend aan de zijkant van het document, en je bronnen kunt zoeken, lezen en citeren. Geen online afleiding meer tijdens het onderzoek!
Afbeeldingen bewerken met Google Docs
Een andere functie waarmee u tijdens het hele proces voor het maken van inhoud in het document kunt blijven, is het bewerken van afbeeldingen zonder Google Docs te verlaten. Deze handige functie is niet zo bekend als ze zou moeten zijn.
De manier waarop het werkt is eenvoudig. Na het importeren van een afbeelding kunt u erop klikken om een extra menu in te schakelen. Natuurlijk is het verre van geavanceerde beeldbewerkingssoftware, maar het kan voldoende zijn voor sommige basistoepassingen.
3. Laat de spreadsheets de magie doen
Google Spreadsheets zijn niet alleen bedoeld voor professionals die met gegevens en cijfers werken. Ze kunnen ook helpen met veel taken, zowel op het werk als thuis. Hoewel spreadsheets de reputatie hebben complexe en professionele hulpmiddelen te zijn, is het vrij eenvoudig om de basis te leren – er zijn tips en trucs om er het meeste uit te halen.
Wees niet bang voor macro’s
Macro’s worden geïntroduceerd om uw leven gemakkelijker te maken door repetitieve taken te automatiseren. In plaats van sommige stappen steeds opnieuw uit te voeren, is het beter een macro op te nemen die ze voor u herhaalt. Daardoor krijg je veel meer tijd om te doen wat je leuk vindt of waar je goed in bent.
4. Ontdek nuttige add-ons
Hoewel Google Spreadsheets een uitgebreid hulpmiddel is, kan het nog krachtiger worden dankzij talrijke add-ons die gemakkelijk te installeren zijn.
Dat kan rechtstreeks vanuit de tool – open een bestand, klik op Add-ons in het bovenste menu en vervolgens op ‘Get add-ons’.
Of u kunt bladeren uit de enorme bibliotheek van add-ons van derden die goed integreren met Google Spreadsheets. Een van de meest populaire en waardevolle Add-ons is ‘Power tools’ – installeer het om tekst te splitsen, gegevens te vergelijken, onnodige spaties te verwijderen, gegevens te matchen en samen te voegen, en meer. Power tools zijn handig als je Google Spreadsheets minstens zo nodig hebt om aan de tekst te werken als aan getallen.
Als je meer van wiskunde en wetenschap houdt, zul je WolframAlpha leuk vinden – deze tool helpt je bij het vinden van wiskundige berekeningen, wetenschappelijke en historische feiten en meer.
Lees meer: Contactpersonen rechtstreeks vanuit Google Workspace™ maken, bijwerken en delen
5. Laat Google Agenda uw assistent zijn
De Gmail Agenda is een geweldig hulpmiddel om je dagen te plannen. Hebt u moeite om al uw taken en vergaderingen bij te houden, althans van tijd tot tijd, en hebt u misschien het gevoel dat u een assistent moet inhuren?
Misschien moet je dat echt doen, maar als je alleen iemand nodig hebt die je herinnert aan je dagelijkse planning en to-do lijst, heb je geen assistent nodig en ook geen productiviteitsapp. Google Agenda kan dat allemaal voor u doen. Wij vinden dat meer mensen op de hoogte moeten zijn van deze handige functie!
Maak van Google Agenda een productiviteitstool
Google heeft een nieuwe handige tool geïntroduceerd die de dagelijkse productiviteit verbetert – Taken. U kunt er eenvoudige takenlijsten mee maken, inclusief subtaken en terugkerende taken. Zodra u de taak opslaat en taken aan uw agenda koppelt (via het menu links), wordt uw agenda ook een eenvoudig (maar efficiënt) productiviteitshulpmiddel.
Lees meer: Toegang tot gedeelde contactpersonen vanuit Google Agenda
6. Maak gebruik van de kracht van integraties
We hebben de add-ons van Google Spreadsheets al genoemd, maar dat is nog maar het begin van hoe verschillende integraties van derden Google Suite kunnen verbeteren. Gedeelde contacten voor Gmail is een uitstekend voorbeeld van een Gmail-integratie waarmee gebruikers gedeelde contacten kunnen toevoegen en bijwerken, en de tijd die aan e-mail wordt besteed aanzienlijk productiever maken.
Lees meer: Zapier-integratie – Gedeelde contactpersonen voor Gmail®
7. Uw Google-contacten delen
Helaas staat Gmail niet toe dat gebruikers contacten met elkaar delen. Het is een belangrijk knelpunt voor veel teams die op Gmail vertrouwen om prospects, klanten of gebruikers te e-mailen en niet één gesynchroniseerde Gmail-contactendatabase kunnen gebruiken.
Gedeelde contacten voor Gmail lost dit probleem op door het mogelijk te maken contacten te delen en bij te werken met teamleden en machtigingen te beheren. De app kan eenvoudig worden gedownload van de officiële Google Workspace Marketplace en is naadloos geïntegreerd met Gmail.
Een nieuw gedeeld adresboek verschijnt in Google Contacten en is klaar voor gebruik. Als u Google Workspace gebruikt, weet u zeker dat het een uitgebreide oplossing is voor het beheer van verschillende mailboxen, het aanmaken en delen van verschillende soorten bestanden, het werken met tekst, cijfers en visuele inhoud. En het stelt u in staat uw agenda en meer bij te houden.
Toch kunnen ontwerpers en ingenieurs van Google niet aan ieders behoeften voldoen, en daarom staan ze tools van derden toe om de gaten op te vullen en de collectie te verbeteren. Bij Shared Contacts for Gmail hebben we gemerkt dat het niet kunnen delen van contacten met collega’s de productiviteit van een team vermindert, en we hebben een tool gemaakt waarmee je Gmail als een pro kunt gebruiken.
