L’espace de travail de Google, ou Gsuite et Google apps comme on l’appelait auparavant, est un ensemble de logiciels puissants et massivement populaires, remplis d’outils de travail, d’éducation, de collaboration et de productivité qui rendent des millions de personnes plus efficaces dans la production.
L’utilisation d’un espace de travail individuel est gratuite et les entreprises paient pour des fonctionnalités supplémentaires telles que, au moins de temps en temps, des domaines personnalisés, un stockage illimité sur le cloud, un support client et d’autres services supplémentaires.
Dans le même temps, on peut dire que la plupart de ses utilisateurs se contentent des fonctionnalités les plus populaires et ne savent pas vraiment comment tirer parti de tout ce que Google Workspace offre. Il se peut qu’ils n’utilisent que les paramètres par défaut et les fonctions de base de Gmail, Google Documents et tableurs, qu’ils planifient leurs journées chargées sur Google Agenda et qu’ils utilisent peut-être Google Slides et Forms de temps en temps.
Cependant, les possibilités de Google Workspace sont bien plus vastes, et nous voulons vous aider à exploiter tout le potentiel du logiciel que vous utilisez tous les jours. C’est pourquoi nous avons réuni sept conseils pour utiliser Google Workspace comme un pro.
1. Tirer le meilleur parti de Gmail
Commençons par Gmail, car en moyenne, les professionnels passent ⅓ de leur temps de travail à consulter et à répondre à des emails. On le fait rarement d’un seul coup, mais on est constamment interrompu par des notifications par courrier électronique, ce qui nuit à notre productivité.
Heureusement, Gmail a gagné en popularité grâce à son interface intuitive et conviviale, mais il présente certaines limites, et il est toujours possible de l’améliorer.
Quelques conseils peuvent vous aider à désencombrer votre boîte aux lettres et à travailler plus efficacement sans avoir à être un super utilisateur de Google Mail.
En savoir plus : Créer, mettre à jour et partager des contacts directement à partir de Gmail
Faites passer les courriels prioritaires en tête de liste
Par défaut, les e-mails dans Gmail sont affichés par ordre chronologique. Il s’agit d’une approche intuitive, mais vous pouvez aussi décider d’afficher d’abord les messages les plus critiques.
Vous pouvez marquer les messages comme nécessaires manuellement – en utilisant des étoiles – mais Gmail vous aide également grâce à sa boîte aux lettres prioritaire. Pour l’activer, allez dans les paramètres et choisissez “Important d’abord” au lieu de “Par défaut”. Vous verrez d’abord les e-mails importants et non lus, marqués d’une étoile, puis tous les autres.
Gérer les filtres avec soin
Les filtres sont une autre fonctionnalité utile qui vise à améliorer la productivité du courrier électronique sur Gmail.
Bien que nous recommandions d’aller au-delà des filtres par défaut de Google, il est important de souligner que l’ajout de trop de filtres a tendance à ralentir Gmail. Au contraire, du moins du point de vue de la productivité, il est conseillé de choisir ses filtres et d’en conserver le plus petit nombre possible.
Choisissez la bonne densité d’affichage
Le choix d’une densité d’affichage semble être une fonctionnalité mineure, mais elle peut améliorer considérablement la recherche d’e-mails. Récemment, Gmail a commencé à afficher les pièces jointes directement sur la boîte aux lettres principale par défaut, et vous pouvez trouver cela pratique si vous recevez beaucoup d’emails avec des pièces jointes de valeur.
En revanche, si vous trouvez que cela vous distrait, vous pouvez choisir l’option “Confortable” dans les paramètres et obtenir une boîte aux lettres plus claire.
Fusionner les comptes Google et non-Google
Même si Gmail est votre boîte aux lettres préférée, vous utilisez peut-être d’autres fournisseurs de messagerie, par exemple au travail.
En outre, vous utilisez peut-être plusieurs comptes Google Workspace et trouvez improductif de passer de l’un à l’autre. Heureusement, vous pouvez les fusionner en une seule et même répondre à un courriel à partir de l’adresse de votre choix – il suffit de la choisir dans la liste déroulante avant d’envoyer un message.
2. Optimiser Google Docs
Google docs, sheets et slides sont parmi les applications les plus utilisées de l’écosystème Google. Ils sont le lieu où vous pouvez créer et collaborer dans le nuage google.
C’est ce qui en fait un élément populaire des différentes applications de l’espace de travail de Google. De nombreux professionnels du monde entier utilisent Google Docs. Cet éditeur de texte simple mais puissant est un outil essentiel pour les rédacteurs, les gestionnaires de contenu, les réviseurs et tous ceux qui travaillent avec du texte.
En outre, il est aussi largement utilisé pour prendre des notes, rédiger des comptes rendus de réunion, établir des listes de tâches, collaborer à des documents, et bien d’autres tâches. La plupart des gens utilisent ses paramètres par défaut, mais qui n’utilise pas Google Docs comme un pro ?
Effectuez les recherches dans Google Docs
L’écriture a tendance à nécessiter au moins quelques recherches en ligne, et la plupart des utilisateurs de Google Docs ouvrent un nouvel onglet et googlent tout ce qu’ils ont besoin de savoir ou de vérifier. Cela semble simple, mais chaque onglet est rempli de distracteurs potentiels.
Tout le monde ne sait pas qu’il existe une fonction intelligente appelée Explore, qui permet d’ouvrir un petit onglet sur le côté du document et de rechercher, lire et citer des sources. Plus de distractions en ligne pendant que vous effectuez vos recherches !
Modifier des images avec Google Docs
Une autre fonctionnalité qui vous permet de rester dans le document pendant tout le processus de création de contenu est la modification des images sans quitter Google Docs. Cette fonction pratique n’est pas aussi connue qu’elle le mériterait.
Le fonctionnement est simple. Après avoir importé une image, vous pouvez cliquer sur celle-ci pour activer un menu supplémentaire. Bien sûr, il est loin d’être un logiciel d’édition d’images avancé, mais il peut suffire pour certaines applications de base.
3. Laissez les feuilles de calcul faire leur magie
Les feuilles de calcul Google ne sont pas uniquement destinées aux professionnels qui travaillent avec des données et des chiffres. Ils peuvent également vous aider dans de nombreuses tâches, tant au travail qu’à la maison. Bien que les tableurs aient la réputation d’être des outils complexes et professionnels, il est assez facile d’en apprendre les bases – il existe des conseils et des astuces pour en tirer le meilleur parti.
N’ayez pas peur des macros
Les macros sont introduites pour vous faciliter la vie en automatisant les tâches répétitives. Au lieu d’effectuer certaines étapes encore et encore, il est préférable d’enregistrer une macro qui les répétera pour vous. Grâce à cela, vous avez beaucoup plus de temps pour faire ce que vous aimez ou ce pour quoi vous excellez.
4. Découvrez les modules complémentaires utiles
Bien que Google Spreadsheets soit un outil complet, il peut être encore plus puissant grâce à de nombreux modules complémentaires faciles à installer.
Vous pouvez le faire directement à partir de l’outil – ouvrez un fichier, cliquez sur Add-ons dans le menu supérieur, puis sur “Get add-ons”.
Vous pouvez également consulter la vaste bibliothèque de modules complémentaires tiers qui s’intègrent parfaitement à Google Spreadsheets. L’un des modules complémentaires les plus populaires et les plus utiles est ” Power tools ” – installez-le pour diviser du texte, comparer des données, supprimer les espaces inutiles, faire correspondre et fusionner des données, etc. Les outils puissants sont pratiques si vous avez besoin de Google Spreadsheets pour travailler sur le texte au moins autant que sur les chiffres.
Si vous êtes plus intéressé par les mathématiques et les sciences, vous aimerez le module complémentaire WolframAlpha – cet outil vous aidera à trouver des calculs mathématiques, des faits scientifiques et historiques, et bien d’autres choses encore.
Lire la suite : Créer, mettre à jour et partager des contacts directement depuis Google Workspace™
5. Faites de Google Agenda votre assistant
Le calendrier Gmail est un outil formidable qui vous aide à planifier vos journées. Vous avez du mal à maîtriser toutes vos tâches et réunions, du moins de temps en temps, et vous avez peut-être l’impression que vous devriez engager un assistant ?
Peut-être le devriez-vous vraiment, mais si vous avez seulement besoin de quelqu’un qui vous rappelle votre programme quotidien et votre liste de tâches, vous n’avez pas besoin d’un assistant, ni d’une application de productivité. Google Agenda peut faire tout cela pour vous. Nous pensons que davantage de personnes devraient être au courant de cette fonctionnalité pratique !
Transformez Google Agenda en outil de productivité
Google a introduit un nouvel outil pratique qui améliore la productivité quotidienne – Tasks. Il permet de créer des listes de tâches simples, y compris des sous-tâches et des tâches récurrentes. Une fois que vous avez enregistré la tâche et connecté les tâches à votre calendrier (à partir du menu de gauche), votre calendrier devient également un outil de productivité simple (mais efficace).
En savoir plus : Accès aux contacts partagés à partir de Google Agenda
6. Exploitez la puissance des intégrations
Nous avons déjà mentionné les modules complémentaires de Google Spreadsheets, mais ce n’est que le début de la manière dont les différentes intégrations tierces peuvent améliorer Google Suite. Shared Contacts for Gmail est un excellent exemple d’intégration de Gmail qui permet aux utilisateurs d’ajouter et de mettre à jour des contacts partagés et rend le temps passé sur la messagerie beaucoup plus productif.
En savoir plus : Intégration Zapier – Contacts partagés pour Gmail®
7. Partagez vos contacts Google
Malheureusement, Gmail ne permet pas aux utilisateurs de partager leurs contacts entre eux. C’est un goulot d’étranglement important pour de nombreuses équipes qui utilisent Gmail pour envoyer des e-mails à des prospects, des clients ou des utilisateurs et qui ne peuvent pas utiliser une base de données de contacts Gmail synchronisée.
Shared Contacts for Gmail résout ce problème en permettant de partager et de mettre à jour les contacts avec les membres de l’équipe et de gérer les autorisations. L’application peut être facilement téléchargée depuis la place de marché officielle de Google Workspace et s’intègre parfaitement à Gmail.
Un nouveau carnet d’adresses partagé apparaît sur Google Contacts et est prêt à être utilisé. Si vous êtes un utilisateur de Google Workspace, vous savez certainement qu’il s’agit d’une solution complète qui permet de gérer diverses boîtes aux lettres, de créer et de partager différents types de fichiers, de travailler avec du texte, des chiffres et du contenu visuel. Et il vous permet de tenir à jour votre calendrier et bien plus encore.
Néanmoins, les concepteurs et les ingénieurs de Google ne peuvent pas répondre aux besoins de tout le monde, et c’est pourquoi ils permettent à des outils tiers de combler les lacunes et d’améliorer la collection. Chez Contacts partagés pour Gmail, nous avons remarqué que l’impossibilité de partager des contacts avec des collègues de travail diminue la productivité d’une équipe, et nous avons créé un outil qui vous permet d’utiliser Gmail comme un pro.
