O espaço de trabalho Google, ou Gsuite e Google apps como é conhecido anteriormente, é uma poderosa e massivamente popular colecção de software, repleta de negócios, educação, colaboração e ferramentas de produtividade que tornam milhões de pessoas mais eficientes na produção.
A utilização individual do espaço de trabalho é gratuita e as empresas pagam por características adicionais tais como, pelo menos de tempos a tempos, domínios personalizados, armazenamento ilimitado na nuvem, apoio ao cliente, e outros serviços adicionais.
Ao mesmo tempo, é seguro dizer que a maioria dos seus utilizadores estão satisfeitos com as características mais populares e não estão plenamente conscientes de como tirar partido de tudo o que o Google Workspace oferece. Podem utilizar apenas definições padrão e características básicas do Gmail, Google Docs e folhas de cálculo, agendar os seus dias agitados no Google Calendário e talvez utilizar os Google Slides e Formulários de vez em quando.
No entanto, as possibilidades do Google Workspace são muito mais vastas, e queremos ajudá-lo a atingir todo o potencial do software que utiliza todos os dias. É por isso que reunimos sete dicas para utilizar o Google Workspace como um profissional.
1. Tirar o máximo partido do Gmail
Comecemos pelo Gmail, pois, em média, os profissionais gastam ⅓ do seu tempo de trabalho a verificar e a responder ao e-mail. Raramente é feito de uma só vez, mas, em vez disso, somos constantemente interrompidos por notificações por e-mail, o que é bastante prejudicial para a nossa produtividade.
Felizmente, o Gmail ganhou popularidade graças à sua interface intuitiva e de fácil utilização, mas tem algumas limitações, e há sempre espaço para melhorias.
Algumas dicas podem ajudá-lo a desobstruir a sua caixa de correio e a tornar o trabalho mais eficiente sem ter de ser um superutilizador do Google Mail.
Leia mais: Criar, atualizar e partilhar contactos diretamente a partir do Gmail
Mover e-mails prioritários para o topo
Por defeito, os e-mails no Gmail são apresentados por ordem cronológica. É uma abordagem intuitiva, mas também se pode decidir mostrar primeiro mensagens mais críticas.
Pode marcar mensagens manualmente – usando estrelas – mas o Gmail também ajuda com a sua caixa de correio prioritário. Para o activar, vá às definições e escolha ‘Importante primeiro’ em vez de ‘Padrão’ – verá primeiro o e-mail que é importante e não lido, estrelado, e depois tudo o resto.
Gerir cuidadosamente os filtros
Os filtros são outra funcionalidade útil que visa melhorar a produtividade do correio electrónico no Gmail.
Embora recomendemos ir além dos filtros padrão do Google, é importante salientar que a adição de demasiados filtros tende a atrasar o Gmail. Em vez disso, pelo menos numa perspectiva de produtividade, é aconselhável escolher os seus filtros e manter o menor número possível deles.
Escolha a densidade de visualização correcta
Escolher uma densidade de visualização parece ser uma característica menor, mas pode melhorar significativamente a pesquisa de correio electrónico. Recentemente, o Gmail começou a mostrar os anexos directamente na caixa de correio primário por defeito, e poderá achá-lo útil se receber muitos e-mails com anexos valiosos.
Por outro lado, se achar que distrai, é possível escolher uma opção ‘Confortável’ nas configurações e obter uma caixa de correio mais clara.
Fundir contas Google e contas não-Google
Mesmo que o Gmail seja a sua caixa de correio preferida, ainda pode utilizar outros fornecedores de correio electrónico, por exemplo, no trabalho.
Além disso, pode também utilizar algumas contas do Google Workspace e considerar a troca entre elas improdutiva. Felizmente, pode fundi-los num só e até responder a um e-mail a partir de qualquer endereço que queira – basta escolhê-lo a partir da lista pendente antes de enviar uma mensagem.
2. Optimizar o Google Docs
Os documentos, folhas e diapositivos do Google estão entre as aplicações mais utilizadas do ecossistema Google. São o local onde se pode criar e colaborar na nuvem do google.
Isto é o que faz delas uma parte popular das diferentes aplicações do google workspace. Numerosos profissionais em todo o mundo utilizam o Google Docs. Este simples mas poderoso editor de texto é uma ferramenta essencial para escritores, gestores de conteúdos, editores de cópia, e todos os que trabalham com texto.
Além disso, é também amplamente utilizado para tomar notas, fazer actas de reuniões, listas de afazeres, colaborar em documentos, e muitas outras tarefas. A maioria das pessoas usa as suas configurações padrão, mas quem não usa o Google Docs como um profissional?
Fazer a investigação no Google Docs
A escrita tende a exigir pelo menos alguma pesquisa online, e a maioria dos utilizadores do Google Docs abrem um novo separador e pesquisam no Google tudo o que precisam de saber ou verificar. Parece simples, mas cada separador está cheio de potenciais distractores.
Nem toda a gente sabe que existe uma funcionalidade inteligente chamada Explore onde se abre uma pequena aba na lateral do documento, e pode pesquisar, ler e citar fontes. Acabaram-se as distracções em linha durante a realização da pesquisa!
Editar imagens com Google Docs
Outra característica que o ajuda a permanecer dentro do documento durante todo o processo de criação do conteúdo é a edição de imagens sem sair do Google Docs. Esta funcionalidade útil não é tão conhecida como merece ser.
A forma como funciona é simples. Depois de importar uma imagem, pode clicar sobre ela para activar um menu adicional. É claro que está longe de ser um software de edição de imagem avançado, mas pode ser suficiente para algumas aplicações básicas.
3. Fazer as Folhas de Cálculo Fazer a Magia
As folhas de cálculo do Google não se destinam apenas aos profissionais que trabalham com dados e números. Podem também ajudar em muitas tarefas, tanto no trabalho como em casa. Embora as folhas de cálculo tenham a reputação de serem ferramentas complexas e profissionais, é bastante fácil aprender o básico – há dicas e truques para as tirar o máximo partido delas.
Não tenha medo de macros
As macros são introduzidas para facilitar a sua vida através da automatização de tarefas repetitivas. Em vez de executar alguns passos uma e outra vez, é melhor gravar uma macro que a repita para si. Graças a isso, obtém-se muito mais tempo para fazer o que se gosta ou em que é óptimo.
4. Descobrir Add-Ons úteis
Embora o Google Spreadsheets seja uma ferramenta abrangente, pode ser ainda mais potente graças a inúmeros add-ons que são fáceis de instalar.
Pode fazê-lo directamente a partir da ferramenta – abra um ficheiro, clique em Add-ons a partir do menu superior e depois em ‘Obter add-ons’.
Ou pode navegar a partir da enorme biblioteca de add-ons de terceiros que se integram bem com o Google Spreadsheets. Um dos mais populares e valiosos Add-ons é o ‘Power tools’ – instale-o para dividir texto, comparar dados, livrar-se de espaços desnecessários, combinar e fundir dados, e muito mais. As ferramentas eléctricas são úteis se precisar de folhas de cálculo do Google para trabalhar no texto pelo menos tanto quanto os números.
Se gosta mais de matemática e ciências, vai gostar de um complemento WolframAlpha – esta ferramenta ajuda-o a encontrar cálculos matemáticos, factos científicos e históricos e muito mais.
Ler mais: Criar, atualizar e partilhar contactos diretamente a partir do Google Workspace™
5. Deixe o Google Calendar ser o seu assistente
O Calendário Gmail é uma grande ferramenta que o ajuda a planear os seus dias. Está a lutar para se manter no topo de todas as suas tarefas e reuniões, pelo menos de vez em quando, e talvez sinta que deveria contratar um assistente?
Talvez devesse mesmo, mas se precisar apenas de alguém que o recorde da sua agenda diária e da sua lista de tarefas, não precisa de um assistente e nem de uma aplicação de produtividade. O Google Calendar pode fazer tudo isso por si. Pensamos que mais pessoas devem estar cientes desta característica conveniente!
Converter o Google Calendar numa ferramenta de produtividade
O Google introduziu uma nova ferramenta útil que melhora a produtividade diária – Tarefas. Permite criar listas de tarefas simples, incluindo subtarefas e tarefas recorrentes. Assim que guardar a tarefa e ligar as tarefas ao seu calendário (a partir do menu à esquerda), o seu calendário torna-se também uma ferramenta simples (mas eficiente) de produtividade.
Leia mais: Aceder a contactos partilhados a partir do Google Calendar
6. Tocar nos Poderes das Integrações
Já mencionámos os add-ons das folhas de cálculo do Google, mas eles são apenas o início de como diferentes integrações de terceiros podem melhorar o Google Suite. Contactos Partilhados para Gmail é um excelente exemplo de uma integração Gmail que permite aos utilizadores adicionar e actualizar contactos partilhados e torna o tempo gasto em correio electrónico significativamente mais produtivo.
Leia mais: Integração Zapier – Contactos partilhados para Gmail®
7. Partilhe os seus Contactos Google
Infelizmente, o Gmail não permite que os utilizadores partilhem contactos entre si. É um estrangulamento significativo para muitas equipas que dependem do Gmail para enviar e-mails a potenciais clientes, clientes, ou utilizadores e não podem utilizar uma base de dados de contactos Gmail sincronizada.
Os Contactos Partilhados para o Gmail resolvem este problema, tornando possível partilhar e actualizar contactos com membros da equipa e gerir permissões. A aplicação pode ser facilmente descarregada do mercado oficial do Google Workspace Marketplace e perfeitamente integrada com o Gmail.
Uma nova lista de endereços partilhada aparece no Google Contacts e está pronta a ser utilizada. Se é um utilizador do Google Workspace, sabe com certeza que é uma solução abrangente que permite gerir várias caixas de correio, criar e partilhar diferentes tipos de ficheiros, trabalhar com texto, números, e conteúdo visual. E permite-lhe manter-se a par do seu calendário e muito mais.
Ainda assim, os designers e engenheiros da Google não podem responder às necessidades de todos, e é por isso que permitem ferramentas de terceiros para preencher as lacunas e melhorar a colecção. Na Shared Contacts for Gmail, notámos que a impossibilidade de partilhar contactos com colegas de trabalho diminui a produtividade de uma equipa, e criámos uma ferramenta que lhe permite utilizar o Gmail como um profissional.
