As equipas e os gestores das grandes organizações têm frequentemente dificuldade em saber quem devem contactar. Isto pode ser difícil no dia-a-dia. É por isso que um sistema de directório de contactos para toda a empresa (Google Workspace LDAP sincronizado ou não com o Microsoft Active Directory) é um recurso importante.
A globalização aumentou a necessidade de comunicação e surgiram novas tecnologias que promovem a colaboração entre equipas. É essencial saber a quem se deve dirigir neste novo cenário.
Por exemplo, o Whatsapp tornou-se a plataforma de mensagens de texto padrão, mas consegue encontrar alguém na sua organização no Whatsapp?
Os colaboradores enfrentam frequentemente um desafio. Onde podem encontrar informações de contacto se nunca interagiram com a pessoa antes?
Para enviar um e-mail no Gmail ou partilhar um documento no Google Drive, é necessário ter o nome de utilizador da pessoa. É essencial saber o nome de utilizador antes de enviar. Caso contrário, o Google Workspace não preencherá os campos automaticamente…
O mesmo se pode dizer dos contactos telefónicos. Normalmente, as pessoas apenas adicionam as informações de contacto dos seus colaboradores mais próximos nos seus telefones de trabalho, mas como poderão contactar outra pessoa?
Esta questão afecta toda a comunicação da empresa. Se não tiver adicionado manualmente uma pessoa aos seus contactos do Google, é impossível fazer uma triagem e encontrar a pessoa com quem precisa de falar. Assim, quanto maior e mais dispersa for a empresa, maior será o desperdício de tempo que os empregados enfrentam na procura de informação.
É possível poupar tempo e melhorar a comunicação em toda a empresa, dispondo de um directório de pessoal sempre disponível. Neste artigo, vamos explorar as vantagens deste sistema, como implementá-lo e actualizá-lo.
Quando é que precisa de um directório LDAP de contactos actualizado?
Ter informações de contacto actualizadas para as pessoas com quem trabalha é essencial para um melhor fluxo de trabalho. Por vezes, é necessário contactar outras sucursais e departamentos (que, por vezes, se encontram noutros domínios da Google) para organizar projectos. Muitas vezes, a colaboração dentro da empresa aumenta a produtividade e a criatividade. Pode também trazer melhores soluções para os desafios.
Mas como todas as interfaces de utilizador e dispositivos não estão sincronizados com todos os servidores LDAPS da sua organização, isto é difícil de fazer. Normalmente, os empregados só conseguem encontrar as pessoas com quem já interagiram, sem meios para recordar ou descobrir outras pessoas que possam contactar.
Por exemplo, se uma pessoa precisar de enviar as informações de um fornecedor para o departamento financeiro, mas estiver numa fábrica e nunca tiver conhecido a equipa financeira. Como é que descobrem o colega de trabalho a quem devem perguntar? É aqui que um directório de toda a empresa se torna útil.
Ou que tal um seminário entre pessoas de diferentes departamentos? Se não os adicionou previamente no Whatsapp ou em qualquer outro sistema de mensagens, como é que vai saber o número deles para se encontrarem para a saída nocturna?
E nas vendas e no marketing, onde muitas vezes as pessoas precisam de contactar as equipas de apoio técnico e de apoio ao cliente para obter assistência? Tem de haver uma forma mais rápida de saber com quem se deve falar.
Naturalmente, isto ultrapassa o ambiente habitual do escritório e afecta também as fontes externas. Se um membro da equipa precisar de contactar o advogado da empresa para obter aconselhamento, mas não souber o seu nome, pode ser difícil concluir as tarefas a tempo. Se houver uma emergência com um camião de entregas, como podem contactar o gestor central para evitar atrasos se não tiverem as informações actualizadas?
Quais são as maiores preocupações em relação aos servidores LDAP?
Os servidores LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) são um tipo de servidor que fornece um serviço de directório hierárquico para armazenar e organizar informações num ambiente. Informações sobre utilizadores, grupos, dispositivos e outros recursos.
Este método é normalmente utilizado em ambientes empresariais para fornecer uma base de dados centralizada de contas de utilizador e outras informações que podem ser acedidas por várias aplicações e serviços. Utilizam uma arquitectura cliente-servidor, em que os clientes (pessoas e aplicações) podem consultar as informações de directório armazenadas no servidor. O servidor responde a esses pedidos.
No Google Workspace, a função LDAP está incluída na consola de administração do Google.
No entanto, existem alguns problemas com este sistema, apesar de ser amplamente utilizado em diferentes empresas e contextos económicos:
Falta de sincronização e acessibilidade
Idealmente, o servidor LDAP deve ser acessível a partir de qualquer dispositivo e utilizador ligado à rede, mesmo offline. No entanto, o problema que as empresas que utilizam o Google Workspace enfrentam é que o directório completo da empresa não está totalmente sincronizado com dispositivos móveis (especialmente iPhones), com determinadas ferramentas ou aplicações (como o Zoom ou o CRM) ou com utilizadores fora do domínio principal do Google.
Por exemplo, os empregados têm sempre de adicionar manualmente os dados de contacto dos seus colegas nos seus telemóveis. Ou seja: se costuma interagir com alguém através de correio electrónico ou do Google Meet, tem de encontrar o número de telefone dessa pessoa e adicioná-lo à sua agenda de contactos telefónicos. E todos os seus colegas terão de efectuar exactamente a mesma operação se um dia quiserem telefonar a essa pessoa!
Como sincronizar o LDAP do Google Workspace com dispositivos móveis e outras ferramentas
Preocupações com TI, privacidade e segurança
Um dos problemas dos servidores LDAP, como os directórios de domínios do Google Workspace, é que necessitam de acesso de administrador para serem actualizados. Muitas vezes, as equipas de TI são responsáveis pela configuração do sistema e pela adição de informações, partilhando-as depois com a empresa.
No entanto, mantê-los actualizados não é a principal prioridade das TI. No entanto, podem não permitir que os próprios utilizadores actualizem as informações de contacto, uma vez que isso requer permissões de administrador e representa um risco de segurança para as violações de dados.
Como actualizar os dados de contacto dos empregados por não-administradores
No Google Workspace, se partilhar o seu directório com os utilizadores do seu domínio, este dará automaticamente acesso a todos os detalhes de contacto de todos. No entanto, pode querer ocultar algumas informações (como os números de telefone ou endereços pessoais, ou notas e comentários) de determinados utilizadores. A falta de características de segurança ao nível do campo pode desencorajar as organizações de se entregarem totalmente à partilha de contactos de directório.
Como ocultar campos de contacto específicos no Google LDAP?
Falta de actualizações
Com isso, surge a questão da informação inutilizável. Se tiver uma lista telefónica, mas os campos – como os números de telefone, por exemplo – não forem actualizados regularmente, isso significa que as pessoas perderão tempo a tentar contactar contactos inacessíveis. Depois de encontrarem a informação correcta, têm de adicionar os mesmos detalhes manualmente nos seus dispositivos. Isto causa uma grande perda de produtividade e falta de comunicação dentro da empresa.
Como permitir que os funcionários actualizem o seu próprio perfil LDAP
Possibilidade de partilha não ideal
Se precisar de partilhar muitas informações de contacto com outras pessoas – investidores, freelancers, fornecedores, consultores externos, etc. – como pode fazê-lo facilmente? Por exemplo, se o serviço de contabilidade requer uma comunicação constante com a equipa de vendas, como é que a empresa pode ter a certeza de que conhece todas as pessoas no interior e que pode contactá-las em qualquer altura? Ou quem é responsável por um projecto ou cliente específico?
Seria ideal que tivessem acesso à própria lista, especialmente segmentada por departamentos com os quais têm contacto.
A mesma questão faz parte da comunicação interprofissional. Se uma empresa trabalhar em todo o mundo e necessitar de muita colaboração assíncrona entre equipas, é importante que os subdirectórios sejam totalmente integrados e que as pessoas possam ultrapassar os limites geográficos e hierárquicos.
Infelizmente, tudo o que foi referido anteriormente é impossível com o Google Workspace pronto a utilizar. Por exemplo, não existe qualquer forma de partilhar o Directório do Google Workspace com utilizadores fora da sua organização.
Como partilhar os seus contactos Google LDAP com outros domínios Google?
5 passos fundamentais para um melhor sistema de listas de contactos
Assim, para tornar a comunicação melhor, mais rápida e mais clara, é importante ter um sistema de contacto que permita às pessoas encontrarem rapidamente quem precisam. Existem alguns passos essenciais para o conseguir:
Dar aos utilizadores o poder de actualizar
Uma das partes mais importantes de uma lista de contactos é mantê-la actualizada. No entanto, com muitas exigências e alterações de que nem sempre estão conscientes, as equipas de TI não podem tratar totalmente desta questão. É por isso que os sistemas que permitem aos utilizadores actualizar os seus próprios perfis de contacto (telefone, biografia, etc.) são muito mais fáceis.
Incentive os membros da equipa a adicionar notas e comentários, para além das informações básicas de contacto, e lembre-os de que manter os seus dados actualizados é melhor para a colaboração e a tranquilidade.
Delegar responsabilidades
Em alternativa, também pode permitir que os gestores de departamento ou assistentes administrativos actualizem as informações LDAP das suas próprias equipas.
Retirar esta responsabilidade dos ombros das equipas de TI é uma táctica de poupança de tempo. Também garantirá que as actualizações dos dados de contacto provêm directamente da fonte.
Sincronizar com outras ferramentas
Para que uma lista de contactos seja totalmente útil, tem de estar acessível a qualquer hora e em qualquer lugar. AKA: reconhecível por toda a rede. Ou seja, não só os utilizadores, mas também os dispositivos e as aplicações que apresentam informações sobre os utilizadores. Integrar os seus contactos em ferramentas como o Gmail, o Google Drive, o Whatsapp, o Zoom e muitas outras é importante – assim, se decidir colaborar com alguém, pode fazê-lo sem problemas.
Partilhar e organizar conforme necessário
Os melhores servidores de directórios de contactos têm um excelente método de partilha. São facilmente visualizados por toda a empresa, mantendo-se seguros através da protecção tecnológica.
Lembre-se: os utilizadores nem sempre sabem o nome da pessoa que querem contactar. Por vezes, conhece-se a sua região, o seu departamento ou apenas a sua fotografia. Certifique-se de que disponibiliza uma funcionalidade de pesquisa para os utilizadores procurarem quem precisam com base na hierarquia, especialização ou localização.
Como organizar melhor os seus contactos no Google Workspace
Como encontrar qualquer contacto com a Pesquisa avançada
Informações de contacto seguras
Partilhar informações de contacto é óptimo, mas não à custa da privacidade. Certifique-se de que o seu sistema de gestão de listas permite o acesso dos contactos certos aos utilizadores certos. Além disso, certifique-se de que, quando um contacto é partilhado, apenas as pessoas certas podem ver/actualizar os dados certos. Por exemplo, uma escola deve partilhar as informações básicas de todos (endereço de correio electrónico, nome, fotografia de perfil), mas pode querer ocultar os endereços pessoais ou as notas adicionadas pelos professores sobre os alunos do pessoal não administrativo. Um LDAP seguro é a chave.
Vantagens das listas partilhadas
Quando uma empresa fornece ao seu pessoal acesso omnipresente a uma lista completa e actualizada, garante uma comunicação mais fácil e menos mal-entendidos. Desta forma, todos têm um melhor fluxo de trabalho e podem concentrar-se melhor nas tarefas que têm em mãos.
Saiba mais sobre as melhores práticas no nosso guia de gestão de contactos!
