Os Contactos partilhados para Gmail™ oferecem campos personalizados que podes utilizar para organizar e personalizar informações de contacto essenciais. A adição de campos de contacto personalizados pode ajudar a transformar o teu Google Workspace num mini-CRM.
Este artigo permite-te descobrir formas de melhorar a gestão de contactos através de campos de contacto personalizados.
Aprende a criar campos personalizados
O que são campos personalizados?
Os campos personalizados são categorias adicionais, definidas pelo utilizador num cartão de contacto, que vão além dos campos padrão, como o nome, o número de telefone e o endereço de e-mail. Estes campos permitem-te armazenar informações relevantes sobre o teu contacto, como o tipo de subscrição, datas de renovação do contrato ou nomes de contas de redes sociais.
Como é que os campos de contacto personalizados beneficiam a tua organização?
Estas são várias formas de a tua empresa maximizar a utilização do campo de contacto personalizado Contactos partilhados para Gmail™.
Substitui o CRM
Não precisas de subscrições de CRM dispendiosas para personalizar a tua base de dados de contactos. Com a funcionalidade de campos personalizados dos Contactos partilhados para Gmail™, podes transformar o teu Google Workspace num mini-CRM.
Por exemplo, uma oficina de reparação automóvel pode visualizar facilmente detalhes como o tipo, marca e modelo do veículo ou a última visita à oficina diretamente na entrada de contacto – não é necessário verificar uma folha de cálculo separada.
Leia mais: Como usar o G Suite/Google Workspace como seu CRM: Um guia prático
Melhoria da organização dos dados de contacto
Os nomes de campo personalizáveis permitem que as entradas de contacto apresentem detalhes mais relevantes. Dados claros e estruturados aumentam a precisão e a fiabilidade, melhorando a higiene geral dos dados.
Por exemplo, podes reduzir a desordem das notas adicionando campos dedicados a informações normalmente registadas, melhorando a organização.
Lê mais: Melhores práticas para a higiene dos dados de contacto
Controlo do administrador sobre a criação de campos personalizados
O administrador da conta cria campos de contacto personalizados e aplica-os automaticamente a todas as entradas de contacto. Os utilizadores simplesmente selecionam o campo apropriado e introduzem o valor, eliminando a necessidade de criar campos individualmente.
Por exemplo, numa lista de contactos de um torneio de bowling, o administrador pode definir uma vez campos como “Tamanho do sapato”, “Preferência de peso da bola” e “Nível de habilidade”, que aparecerão para todos os contactos.
Coerência entre contactos
Os Contactos partilhados para Gmail™ permitem que os campos personalizados sejam criados em todo o livro de endereços, ao contrário dos Contactos do Google, onde têm de ser definidos individualmente. Todos os membros da equipa utilizam a mesma lista padronizada quando criam ou actualizam contactos, evitando erros e mantendo os dados limpos e uniformes.
Isto elimina a redundância e as etiquetas inconsistentes como “preferência de peso de bola”, “peso de bola” ou “peso de bola preferido”.
Redução da carga de trabalho do utilizador
Com campos personalizados predefinidos, adicionar informações a novos contactos é mais rápido e fácil. Em vez de criar campos a partir do zero, os utilizadores preenchem os campos pré-existentes. Isto não só poupa tempo como também reduz o risco de erro.
Como os contactos partilhados para o Gmail actualizam os campos personalizados dos contactos do Google
| Detalhe | Em Contactos do Google | Em Contactos partilhados para o Gmail™ |
| Criação de campos personalizados | O nome do campo personalizado deve ser introduzido pelo utilizador em cada entrada de contacto. | Criação única pelo administrador. |
| Onde aparecem os campos personalizados recentemente criados | Cada nome de campo personalizado está associado a um único contacto, a menos que seja reintroduzido manualmente para outros contactos. | Assim que o nome do campo personalizado for criado, aparecerá em todos os contactos do diretório. |
| Uniformidade dos nomes dos campos | A possibilidade de incoerência surge quando diferentes utilizadores criam nomes de campos em momentos diferentes. | Assegura uma uniformidade consistente em todo o diretório. |
| Introduzir valores de campo | Clica em “Campo personalizado” para introduzires o valor do campo e, em seguida, clica em “Etiqueta” para adicionares o nome do campo personalizado. | Escreve o valor do campo para o nome do campo pré-determinado. |
FAQ para contactos partilhados para os campos personalizados do Gmail™
Não. Apenas os administradores de aplicações podem criar o nome do campo personalizado.
Qualquer colaborador com permissão suficiente no contacto ou etiqueta pode definir o valor do campo personalizado (editor, pode eliminar, gestor e proprietário). Sabe mais sobre permissões aqui.
Todos os colaboradores com acesso à entrada de contacto podem ver o campo personalizado se existir um valor definido.
Conclusão: Campos personalizados para uma gestão de contactos à medida
Os campos de contacto personalizados são essenciais para empresas com requisitos de dados únicos. A nossa funcionalidade melhorada de campos personalizados simplifica o processo, ajudando a sua equipa a concentrar-se no que é importante – construir excelentes relações com os clientes.
