Dar à sua equipa acesso contínuo a uma base de dados de contactos colaborativa permite um fluxo de trabalho mais fluido e uma troca de informações mais rápida. Embora a colaboração sem falhas seja crucial, nem todas as informações da sua base de dados de contactos podem ser adequadas para partilha, como números de telefone de casa ou endereços postais.
Os contactos partilhados para o Gmail são uma solução eficaz para resolver este problema. Com esta ferramenta, pode ocultar seletivamente dados específicos dos seus contactos. Agora, tem o controlo para partilhar apenas as informações que estão de acordo com as suas preferências, garantindo uma experiência de colaboração mais segura e personalizada.
Principais vantagens dos campos ocultos
- Escolhe os campos que devem ser visíveis ou ocultos
Para além das informações de contacto profissional, o proprietário da lista de contactos pode ter guardado os endereços de e-mail pessoais e os números de telefone dos seus contactos profissionais. Com a funcionalidade de campos ocultos, o proprietário pode optar por revelar apenas os números profissionais, mantendo os detalhes pessoais privados, evitando a necessidade de entradas duplicadas (uma para profissionais e outra para pessoais) ao partilhar as informações de contacto.
- Seleciona quem pode ver e editar os campos
A visibilidade dos campos de contacto só pode ser definida pelo proprietário. No entanto, é possível atribuir a outro utilizador o nível de permissão de proprietário, se tal for considerado necessário. O(s) proprietário(s) da lista de contactos pode(m) então partilhar a lista de contactos com outros utilizadores com os campos visíveis personalizados.
- Revoga instantaneamente o acesso a dados sensíveis com apenas um clique
Se o proprietário se aperceber recentemente de que um campo de dados de contacto não deveria ter sido partilhado, pode facilmente alterar o estado de visibilidade dos campos de contacto. O ajuste é refletido em tempo real.
- Permissões geríveis ao nível do utilizador ou do grupo
O proprietário da lista de contactos pode facilmente regular os campos apresentados entre os utilizadores partilhados, quer se trate de um único utilizador ou de um grupo. Neste último caso, o proprietário deve criar uma etiqueta para tornar o ajuste mais rápido e fácil.
Vantagens de ocultar campos específicos numa base de dados de contactos
Proteção da privacidade
É crucial manter a confiança e a conformidade com os regulamentos de privacidade relativos aos dados pessoais. A ocultação de informações sensíveis, como endereços residenciais, números de telefone ou endereços de correio eletrónico pessoais, ajuda a proteger a privacidade dos indivíduos na sua base de dados de contactos.
Reforço da segurança
Limitar o acesso a determinadas informações aumenta a segurança global da sua base de dados de contactos. Quando restringe o acesso a detalhes específicos, o risco de utilização não autorizada ou de potenciais violações de dados é reduzido.
Partilha personalizada
A adaptação dos campos de contacto partilhados abre caminho a uma colaboração mais personalizada e eficiente. Os membros da equipa podem concentrar-se em pormenores relevantes. Deste modo, simplifica a comunicação e o fluxo de trabalho sem preocupações de privacidade ou distracções de dados irrelevantes.
Profissionalismo
A apresentação de uma imagem profissional é essencial nas comunicações empresariais. Quando se partilham apenas informações pertinentes, mantém-se um nível de civismo. Uma base de dados de contactos polida reflecte que foi bem cuidada e não simplesmente recolhida e arquivada.
Menos desarrumação
Os campos ocultos permitem-lhe manter afastados os detalhes estranhos ou irrelevantes da sua lista de contactos partilhados. Assim, os membros da equipa têm mais facilidade em encontrar e concentrar-se nas informações mais importantes para as suas tarefas. Isto contribui para um ambiente de trabalho mais organizado e eficiente.
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Conformidade com os regulamentos
As empresas fiáveis aderem a organismos regulamentares como o RGPD da Europa e a Lei da Privacidade do Consumidor da Califórnia, entre outros. Estas instituições garantem o cumprimento rigoroso da privacidade dos dados pessoais.
A possibilidade de ocultar seletivamente alguns dados de contacto reforça ainda mais o compromisso da sua empresa para com as leis de proteção de dados. Deste modo, evitam-se potenciais problemas jurídicos.
Mitigação de riscos
A capacidade de ocultar dados sensíveis reduz o risco de utilização indevida de informações ou de ataques de engenharia social. Esta abordagem proactiva à gestão do risco contribui para uma estrutura organizacional mais segura e resistente.
Estudos de casos de utilização da funcionalidade de campos ocultos
Na educação:
É um professor que criou e partilhou a base de dados de contactos da sua turma com a mesma turma para uma melhor colaboração. Com a funcionalidade de campos ocultos dos Contactos partilhados para Gmail, pode ocultar facilmente informações sensíveis, tais como endereços de casa ou endereços de e-mail pessoais.
Pode utilizar essas informações, mas não necessariamente os próprios membros da turma. Trata-se de um passo necessário para a proteção da privacidade.
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No sector imobiliário:
O CRM pode conter muitas informações sobre os potenciais clientes, incluindo datas de aniversário, cargos na empresa e outros pormenores pessoais. Estes dados podem não ser significativos para outros membros da equipa que apenas têm a tarefa de enviar e-mails de notificação ou apoio a transacções.
Quando utiliza Contactos partilhados para Gmail para partilhar a base de dados de clientes com estes membros da equipa, não só poupa o dispendioso custo de um lugar no CRM. Também gostou da funcionalidade de campos ocultos, em que pode fazer uma partilha personalizada de dados sensíveis.
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Em organizações sem fins lucrativos:
Ao realizar a sua pesquisa de doadores ou ao definir os formulários de inscrição, é provável que também esteja a recolher dados sensíveis dos seus benfeitores. Em conformidade com o RGPD e outros regulamentos governamentais relativos à privacidade dos dados, as informações devem ser tratadas com a máxima confidencialidade.
Tire partido da funcionalidade de campos ocultos dos Contactos partilhados para Gmail para aumentar a segurança enquanto processa as informações de contacto dos seus doadores.
