Para além do básico: funcionalidade de campos ocultos para melhorar a gestão de contactos

Dar à sua equipa acesso contínuo a uma base de dados de contactos colaborativa permite um fluxo de trabalho mais fluido e uma troca de informações mais rápida. Embora a colaboração sem falhas seja crucial, nem todas as informações da sua base de dados de contactos podem ser adequadas para partilha, como números de telefone de casa ou endereços postais.

Os contactos partilhados para o Gmail são uma solução eficaz para resolver este problema. Com esta ferramenta, pode ocultar seletivamente dados específicos dos seus contactos. Agora, tem o controlo para partilhar apenas as informações que estão de acordo com as suas preferências, garantindo uma experiência de colaboração mais segura e personalizada.

Vantagens de ocultar campos específicos numa base de dados de contactos

Proteção da privacidade

É crucial manter a confiança e a conformidade com os regulamentos de privacidade relativos aos dados pessoais. A ocultação de informações sensíveis, como endereços residenciais, números de telefone ou endereços de correio eletrónico pessoais, ajuda a proteger a privacidade dos indivíduos na sua base de dados de contactos.

Reforço da segurança

Limitar o acesso a determinadas informações aumenta a segurança global da sua base de dados de contactos. Quando restringe o acesso a detalhes específicos, o risco de utilização não autorizada ou de potenciais violações de dados é reduzido.

Partilha personalizada

A adaptação dos campos de contacto partilhados abre caminho a uma colaboração mais personalizada e eficiente. Os membros da equipa podem concentrar-se em pormenores relevantes. Deste modo, simplifica a comunicação e o fluxo de trabalho sem preocupações de privacidade ou distracções de dados irrelevantes.

Profissionalismo

A apresentação de uma imagem profissional é essencial nas comunicações empresariais. Quando se partilham apenas informações pertinentes, mantém-se um nível de civismo. Uma base de dados de contactos polida reflecte que foi bem cuidada e não simplesmente recolhida e arquivada.

funcionalidade de campos ocultos - profissionalismo

Menos desarrumação

Os campos ocultos permitem-lhe manter afastados os detalhes estranhos ou irrelevantes da sua lista de contactos partilhados. Assim, os membros da equipa têm mais facilidade em encontrar e concentrar-se nas informações mais importantes para as suas tarefas. Isto contribui para um ambiente de trabalho mais organizado e eficiente.

Leia mais: Mantenha o seu espaço de trabalho limpo e sem desarrumação

Conformidade com os regulamentos

As empresas fiáveis aderem a organismos regulamentares como o RGPD da Europa e a Lei da Privacidade do Consumidor da Califórnia, entre outros. Estas instituições garantem o cumprimento rigoroso da privacidade dos dados pessoais.

A possibilidade de ocultar seletivamente alguns dados de contacto reforça ainda mais o compromisso da sua empresa para com as leis de proteção de dados. Deste modo, evitam-se potenciais problemas jurídicos.

Mitigação de riscos

A capacidade de ocultar dados sensíveis reduz o risco de utilização indevida de informações ou de ataques de engenharia social. Esta abordagem proactiva à gestão do risco contribui para uma estrutura organizacional mais segura e resistente.

Estudos de casos de utilização da funcionalidade de campos ocultos

Na educação:

É um professor que criou e partilhou a base de dados de contactos da sua turma com a mesma turma para uma melhor colaboração. Com a funcionalidade de campos ocultos dos Contactos partilhados para Gmail, pode ocultar facilmente informações sensíveis, tais como endereços de casa ou endereços de e-mail pessoais.

Pode utilizar essas informações, mas não necessariamente os próprios membros da turma. Trata-se de um passo necessário para a proteção da privacidade.

Leia mais: Gestor de Contactos Partilhados do Google para a Educação

No sector imobiliário:

O CRM pode conter muitas informações sobre os potenciais clientes, incluindo datas de aniversário, cargos na empresa e outros pormenores pessoais. Estes dados podem não ser significativos para outros membros da equipa que apenas têm a tarefa de enviar e-mails de notificação ou apoio a transacções.

Quando utiliza Contactos partilhados para Gmail para partilhar a base de dados de clientes com estes membros da equipa, não só poupa o dispendioso custo de um lugar no CRM. Também gostou da funcionalidade de campos ocultos, em que pode fazer uma partilha personalizada de dados sensíveis.

Leia mais: 10 aplicações de 10 dólares ou menos para agentes imobiliários

Em organizações sem fins lucrativos:

Ao realizar a sua pesquisa de doadores ou ao definir os formulários de inscrição, é provável que também esteja a recolher dados sensíveis dos seus benfeitores. Em conformidade com o RGPD e outros regulamentos governamentais relativos à privacidade dos dados, as informações devem ser tratadas com a máxima confidencialidade.

Tire partido da funcionalidade de campos ocultos dos Contactos partilhados para Gmail para aumentar a segurança enquanto processa as informações de contacto dos seus doadores.

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